Lesson 1 The layout of Business Letters
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May 15th,2015 15 May,2015
4.称呼 缓和关系，拉近距离。若知道经办人，则用Dear Mr./ Mrs./Miss...;若不知道，则用Dear Sirs,后面用逗号或者分 号、冒号。 5.正文 书信的主题，表达发信人的意见和传达的信息。若内容较 多，则使用联页，在顶端注明收信人名称、日期、页数。 6.结束语 结束函件时的客套话，与称呼相照应。在结尾下隔一行， 在正中或者略靠近右边。 Yours faithfully, Faithfully yours, Respectfully yhours, Yours respectfully, Sincerely yours, Yours sincerely
曲折迂回法（Indirect Plan or Approach）
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3
平铺直叙法（Direct Plan or Approach）
即开门见山，信函以最重要的信息开头，让读者在第一
时间听到好消息或知道要谈及的内容。
布局：1.头条好消息或者最重要的内容。 2.头条消息或问题的补充说明。 3.其他消息或问题。 4.积极向上的结尾。
Page 7
可选部分： 8.事由（The Subject Heading or Caption）
9.经办人（Attention Line）
10.附件（The Enclosure）Encl. or Enc.
11.抄送（Carbon Copy）C.C
12.再启（The Postscript）P.S
Page 6
Lesson 1 The Layout of Business Letters 一、书信的组成部分
必选部分： 1.信头（The Heading） 2.日期（Date Line） 3.封内地址（The Inside Address） 4.称呼（The Salutation） 5.正文（The Body of the Letter） 6.结束语（The Complimentary Close） 7.签名（The Signature）
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8
信头
人经 办 称呼及事由
正文
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9
1.信头 发信人的地址和发信的日期。包括公司名称、地址、电 话、邮箱等。
2.日期
日期最好不要用缩略式，年份全写，月份可用英文缩写， 日期可用数字或者序号。 eg: May 15,2015 15th May,2015 3.封内地址 收信人的公司名、地址一般是列在信函的左上方，在日 期之下，左对齐，无缩进。与信封地址写法相同。地址 格式与信头格式相同。外贸函电来自0094Rokey
Principles of Business Writing 1.国际贸易的信息交流通常是由电子邮件、传真 和书信来实现。 2.外贸函电写作要领：7c’s
Completeness（完整） Concreteness (具体) Clarity（清楚） Conciseness（简洁） Courtesy（礼貌） Consideration (体谅) Correctness (正确)
Page 2
Attention!
一、遣词造句 （常用、简洁词汇，多用主动语态和短句）
二、布局谋篇
（主题句明确，开头或者结尾） 信息：肯定 positive 中性 neutral
否定 negative
说服 persuasive
信函布局： 平铺直叙法（Direct Plan or Approach）
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混合式： 信头、封内地址和 称呼采用平头式， 其他部分采用缩行 式，两种格式混合 即为混合式。
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三、信封的写法：
信封写法和封内地址完全一样，一般采用平头式。收信人 名称地址一般在信封中间偏左，发信人地址在左上角，邮 票贴于右上角。
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信封上还可以附注以下内容：
1.左下角可注明信件邮寄方式或者信件类别。
eg:Par Avion 航空，Via Air Mail
2.如是私人信件或者密件，则可添加以下字样：
Private私人信 Personal个人信 Confidential机密信
3.转交或者托人带信
（1）转交。写完收件人姓名后，在公司之前加c/o. (care of由...转交） （2）托人带信。 不写地址，在收信人名称下注明带信人。
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四、电子邮件和传真
电子邮件和传真在信息内容上与信函没有区别，只是传递 信息的介质和方法不同。 电子邮件意见吧收件人、发件人、主题都格式化了，还可
添加附件、落款、发送与抄送多贵收件人等。从写作和语
言角度来说，这三者是没有区别的。
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20
Thanks for your attention!
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11.抄送 (carbon copy) 若函件要抄送其他单位，想对方知道也抄送其他单位，可 在信件最后左下角注明C.C；若不想让对方知道抄送其他 单位，则在抄送单位信函上注明BCC.(Blind Carbon Copy 秘密抄送) 12.再启 信写完，若要补充一下内容，可在信末加 P.S(Postscript),写出补充的话，由发信人本人简笔签名。 （只写姓名第一个字母）
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外贸函电考试题型：
一、单项选择（20小题，每题1分，共20分） 专业词汇术语，短语搭配，介词使用等。 二、填空题（15小题，每空1分，共25分） 专业词汇术语及搭配 三、英汉翻译（10题，每题2分，共20分） 外贸信函常用句子翻译。 四、汉英翻译。（5题，每题3分，共15分） 外贸信函常用句子翻译。 五、撰写英文书信（20分） 给出汉语书信，撰写英文书信。
适用：询价、询问产品、同意索赔、提供有用或有利信 息。
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4
曲折迂回法（Indirect Plan or Approach）
委婉含蓄，开头有意避开最重要的信息（负面消息），以 一些次要信息开头，可能是正面的，可能是闲话，称为缓 冲垫。 布局：1.缓冲垫（正面或中性信息） 2.解释（如回绝客户要求） 3.负面信息（明说或暗示，不认读者误解） 4.替代方案 5.积极向上的结尾 适用：否定类和说服类信息，如回绝客户要求，通告不幸 事件等。
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二、打信格式：
1.缩行式
2.平头式/齐头式
3.混合式
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缩行式： 除了封内地址外， 其他需要分行的 地方都比前一行 缩进两格或三格。
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平头式： 需要分段的地方，及 每段的开始一行都与 前一行对齐。平头式 各段之间要空一行以 示分段。
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7.签名 包括公司名称、签字、签字人姓名和职务。 可选部分： 8.事由 称呼语下面两行，一般是中对齐，但平头信则为左对齐。 事由简明扼要说明商品名称、数量、信用证或合同号码。 Re:意思是“关于”。 9.经办人 经办人要大写，或者用下划线，在封内地址后。 10.附件 若信函中有附件，则在左下角注明Encl.或Enc.可详细列 明。
May 15th,2015 15 May,2015
4.称呼 缓和关系，拉近距离。若知道经办人，则用Dear Mr./ Mrs./Miss...;若不知道，则用Dear Sirs,后面用逗号或者分 号、冒号。 5.正文 书信的主题，表达发信人的意见和传达的信息。若内容较 多，则使用联页，在顶端注明收信人名称、日期、页数。 6.结束语 结束函件时的客套话，与称呼相照应。在结尾下隔一行， 在正中或者略靠近右边。 Yours faithfully, Faithfully yours, Respectfully yhours, Yours respectfully, Sincerely yours, Yours sincerely
曲折迂回法（Indirect Plan or Approach）
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平铺直叙法（Direct Plan or Approach）
即开门见山，信函以最重要的信息开头，让读者在第一
时间听到好消息或知道要谈及的内容。
布局：1.头条好消息或者最重要的内容。 2.头条消息或问题的补充说明。 3.其他消息或问题。 4.积极向上的结尾。
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可选部分： 8.事由（The Subject Heading or Caption）
9.经办人（Attention Line）
10.附件（The Enclosure）Encl. or Enc.
11.抄送（Carbon Copy）C.C
12.再启（The Postscript）P.S
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Lesson 1 The Layout of Business Letters 一、书信的组成部分
必选部分： 1.信头（The Heading） 2.日期（Date Line） 3.封内地址（The Inside Address） 4.称呼（The Salutation） 5.正文（The Body of the Letter） 6.结束语（The Complimentary Close） 7.签名（The Signature）
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信头
人经 办 称呼及事由
正文
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1.信头 发信人的地址和发信的日期。包括公司名称、地址、电 话、邮箱等。
2.日期
日期最好不要用缩略式，年份全写，月份可用英文缩写， 日期可用数字或者序号。 eg: May 15,2015 15th May,2015 3.封内地址 收信人的公司名、地址一般是列在信函的左上方，在日 期之下，左对齐，无缩进。与信封地址写法相同。地址 格式与信头格式相同。外贸函电来自0094Rokey
Principles of Business Writing 1.国际贸易的信息交流通常是由电子邮件、传真 和书信来实现。 2.外贸函电写作要领：7c’s
Completeness（完整） Concreteness (具体) Clarity（清楚） Conciseness（简洁） Courtesy（礼貌） Consideration (体谅) Correctness (正确)
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Attention!
一、遣词造句 （常用、简洁词汇，多用主动语态和短句）
二、布局谋篇
（主题句明确，开头或者结尾） 信息：肯定 positive 中性 neutral
否定 negative
说服 persuasive
信函布局： 平铺直叙法（Direct Plan or Approach）
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混合式： 信头、封内地址和 称呼采用平头式， 其他部分采用缩行 式，两种格式混合 即为混合式。
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三、信封的写法：
信封写法和封内地址完全一样，一般采用平头式。收信人 名称地址一般在信封中间偏左，发信人地址在左上角，邮 票贴于右上角。
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信封上还可以附注以下内容：
1.左下角可注明信件邮寄方式或者信件类别。
eg:Par Avion 航空，Via Air Mail
2.如是私人信件或者密件，则可添加以下字样：
Private私人信 Personal个人信 Confidential机密信
3.转交或者托人带信
（1）转交。写完收件人姓名后，在公司之前加c/o. (care of由...转交） （2）托人带信。 不写地址，在收信人名称下注明带信人。
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四、电子邮件和传真
电子邮件和传真在信息内容上与信函没有区别，只是传递 信息的介质和方法不同。 电子邮件意见吧收件人、发件人、主题都格式化了，还可
添加附件、落款、发送与抄送多贵收件人等。从写作和语
言角度来说，这三者是没有区别的。
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Thanks for your attention!
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11.抄送 (carbon copy) 若函件要抄送其他单位，想对方知道也抄送其他单位，可 在信件最后左下角注明C.C；若不想让对方知道抄送其他 单位，则在抄送单位信函上注明BCC.(Blind Carbon Copy 秘密抄送) 12.再启 信写完，若要补充一下内容，可在信末加 P.S(Postscript),写出补充的话，由发信人本人简笔签名。 （只写姓名第一个字母）
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外贸函电考试题型：
一、单项选择（20小题，每题1分，共20分） 专业词汇术语，短语搭配，介词使用等。 二、填空题（15小题，每空1分，共25分） 专业词汇术语及搭配 三、英汉翻译（10题，每题2分，共20分） 外贸信函常用句子翻译。 四、汉英翻译。（5题，每题3分，共15分） 外贸信函常用句子翻译。 五、撰写英文书信（20分） 给出汉语书信，撰写英文书信。
适用：询价、询问产品、同意索赔、提供有用或有利信 息。
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曲折迂回法（Indirect Plan or Approach）
委婉含蓄，开头有意避开最重要的信息（负面消息），以 一些次要信息开头，可能是正面的，可能是闲话，称为缓 冲垫。 布局：1.缓冲垫（正面或中性信息） 2.解释（如回绝客户要求） 3.负面信息（明说或暗示，不认读者误解） 4.替代方案 5.积极向上的结尾 适用：否定类和说服类信息，如回绝客户要求，通告不幸 事件等。
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二、打信格式：
1.缩行式
2.平头式/齐头式
3.混合式
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缩行式： 除了封内地址外， 其他需要分行的 地方都比前一行 缩进两格或三格。
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平头式： 需要分段的地方，及 每段的开始一行都与 前一行对齐。平头式 各段之间要空一行以 示分段。
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7.签名 包括公司名称、签字、签字人姓名和职务。 可选部分： 8.事由 称呼语下面两行，一般是中对齐，但平头信则为左对齐。 事由简明扼要说明商品名称、数量、信用证或合同号码。 Re:意思是“关于”。 9.经办人 经办人要大写，或者用下划线，在封内地址后。 10.附件 若信函中有附件，则在左下角注明Encl.或Enc.可详细列 明。