某股份公司档案管理文书归档工作程序
(档案管理)文书档案归档制度
（档案管理）文书档案归档制度西北有色地质勘查局七一七总队《文书档案归档制度》第一章总则第一条为加强本队文书档案管理工作，特制订本制度。
第二条实行文书处理部门或业务部门兼职文书人员立卷制度。
各单位（部门）文书人员或业务部门兼职文书将处理完毕的文件（连同处理结果）整理为归档文件并装盒后，定期移交档案室归档。
第三条本单位各级领导和业务工作人员，将办理完毕的文件材料及时送交文书人员。
公文承办部门或承办人员应保证经办文件的系统完整（公文的各种附件一律不准抽存），为结后连同处理结果一并转交文书人员，以便他们按期整理、组件、归档。
任何个人不得以任何理由将应归档的文件材料据为已有或私自销毁。
工作变动或因故离岗（职）时，应将经办的文件材料向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。
第二章归档范围第四条凡是在本单位工作中形成的并办理完毕的，又具有查考和利用价值能在维护国家、单位权益等方面提供凭证价值和信息的各种门类和不同载体的文件材料，包括文字、声像、实物等均属归档范围。
第五条归档范围详细如下：一、收发文件1、收文、来自两个渠道，一是本单位办公室收到后经文书处理程序分发各业务部门或业务人员承办的文件；二是各业务部门或业务人员直接收到或者向上级部门索取的需本部门承办的文件。
这些文件来自三级行文机关。
（1）上级机关来文，凡反映本单位工作活动和需要本单位贯彻执行的文件，无论是办公室收文分发的，还是各业务部门直接收到的，都属于归档范围。
（2）下级机关来文，凡上报请示需要答复、批复的文件，重要的备案性文件材料或是重要的工作汇报，无论是办公室收文颁发的，还是各业务部门直接收到的，都属于归档范围。
（3）平行机关和无隶属关系机关与本单位协商问题和联系工作的重要的文件材料及平行机关非隶属关系机关制发的非本单位主管业务，但要贯彻执行的重要文件材料，无论是办公室收文分发的还是各业务部门直接收到的，都属于归档范围。
2、发文。
一般有两种形式。
一种是单位或部门有正式文头，经编号，经打印盖章发出的文件（包括本单位制发、转发及与其它单位联合颁发的各种文件的签发稿、印制稿，重要文件的修改稿及两份正文）。
公司档案归档和文书材料归档制度
公司档案归档和文书材料归档制度公司档案归档和文书材料归档制度档案归档制度为了将本公司档案完整齐全地收集、保管起来，建立起内容丰富，结构合理的室藏结构，更好地为单位业务工作和其他工作服务，制定本制度。
第一章归档范围凡是反映本公司工作或业务活动以及其他具有查考利用价值的各种门类、各种载体的文件材料，均属归档之范围。
1、上级机关制发的属于本公司主管业务需执行的文件、普发的非主管业务但需执行的法规性文件、上级召开的需贯彻执行的会议主要文件以及上级领导针对本公司的重要讲话、指示等。
2、本公司党、政、工、团、人事、财会、保卫、基建等工作以及各内部机构形成的有查考、利用价值的各种载体的文件材料。
3、同级单位和非隶属单位需要执行、业务或工作联系密切以及检查本公司工作制发或形成的主要文件。
4、直属下级单位报送的重要的工作计划、总结、请示、干部任免、典型材料、统计报表和法规备案文件材料。
5、本公司重要活动、重大事件以及专门业务形成的文字材料、照片、音像等。
6、公司和个人其他有重要保存价值的文件、资料、图书、实物等。
第二章归档时间需要归档的文件材料，一般按年度进行整理归档，即须在当年上半内，将上一年度本单位形成的以及其他属于归档范围的各种载体的文件材料，按照规定先由文书部门或业务部门收集齐全，整理装订，再移交档案部门进行规范排列和实施集中统一保管。
对于专业方面的专门文件、特殊载体的文件，如基建档案等，可以适当延长收集归档时间，但也要在办理完毕后及时收集、整理、归档。
第三章归档的基本要求1 归档的文件材料须齐全、完整、准确，即每年需归档的文件材料种类、份数以及每份文件页数等，不得残缺不齐。
2、归档的文件材料应系统、条理、规范，即符合文件的自然形成规律，保管期限区分准确，分类科学，组卷合理，卷盒内文件排列有序、条理清楚。
3、归档进室的档案一定符合要求，案卷题名简明确切，归档目录内容完整准确，统一装订整齐美观，案卷排列及编号符合规定。
企业档案管理工作流程
企业档案管理工作流程企业档案管理工作流程是指根据企业档案管理的目标和要求，通过一系列的组织措施和工作程序，对企业档案进行规范化、标准化、系统化的管理。
下面是一个典型的企业档案管理工作流程，主要包括档案采集、档案整理、档案存储、档案利用和档案销毁等环节。
一、档案采集档案采集是指对企业内部产生的各类文件、资料进行收集、整理、归档的过程。
该过程包括以下环节：1.确定档案管理责任人和工作人员，明确各岗位的职责和权限；2.建立档案采集与登记制度，设立相应的档案登记表格，规定各类档案的采集要求；3.根据业务部门的需求，制定各类档案的采集计划；4.组织人员进行实地采集，对档案进行初步整理和分类；5.开展档案检查工作，确保采集的档案内容准确完整；6.对采集到的档案进行登记和编号，建立档案目录，方便后续管理和查找。
二、档案整理档案整理是指根据档案管理的需求和标准，对采集到的档案进行进一步整理、分类、归档的过程。
该过程包括以下环节：1.制定档案分类与归档制度，即根据档案的性质、用途、形式等特点进行分类，明确各类档案的归档要求；2.对已采集到的档案进行分类，按照一定的规则进行编号和命名；3.制定档案文件夹、盒或柜的安排和布局，确保档案的存放有序化；4.制定档案借阅制度，明确借阅权限和流程，确保借阅档案的安全性和及时性；6.建立档案室的档案柜、架布局图，确保档案的存放位置清晰明确。
三、档案存储档案存储是指选择适当的场所和设备，对档案进行长期存放和管理的过程。
该过程包括以下环节：1.选择合适的档案室，确保室内环境干燥、通风、温度适宜，并配备合适的防火设施和安全防护措施；2.确定档案存放位置，建立明确的存放规定，避免档案堆放混乱；3.建立档案存储档案库房的布局图，确保档案存储的有序性；4.建立档案室和档案库房的出入管理制度，设立出入证、门禁系统等，防止未经许可人员进入；5.定期进行档案保管环境的检查和维护，保持室内环境的稳定和安全。
档案整理与归档工作的实施流程
档案整理与归档工作的实施流程档案管理是一项重要的工作，它涉及到组织和管理各种类型的文件和记录，以便能够有效地保存、检索和利用这些信息。
档案整理与归档工作是档案管理的基础，它对于保护和管理档案的有序性和完整性至关重要。
本文将介绍档案整理与归档工作的实施流程，以帮助读者更好地了解和掌握这一工作的要点。
第一步：分析和评估档案整理和归档工作的第一步是进行分析和评估。
这意味着对现有的档案进行全面的调查和研究，以确定哪些档案需要整理和归档，哪些档案需要更新或淘汰。
在这个阶段，还需要评估档案的价值和重要性，并制定相应的管理策略和计划。
第二步：策划和设计在完成分析和评估后，接下来是策划和设计整理与归档工作的具体方案。
这包括确定整理和归档的时间表、人员分工和资源需求。
同时，还需要制定相应的标准和规范，以确保整理和归档工作的一致性和标准化。
第三步：整理和分类整理和分类是档案整理与归档工作的核心环节。
在这一步骤中，需要根据事先制定的标准和规范，对档案进行分类和整理，确保每个档案都能够被准确地归类和标识。
这意味着需要对档案进行清洁、整理、打包和标签等处理，以便后续的归档和管理工作进行。
第四步：归档和保存在完成整理和分类后，接下来是档案的归档和保存。
这包括将整理好的档案按照预定的标准和规范，存放到指定的位置和设备中。
在这个过程中，需要确保档案的安全性和完整性，避免档案的丢失和损坏。
同时，还需要建立相应的档案索引和目录，以便于后续的检索和利用。
第五步：监控和维护档案整理与归档工作并不是一次性的任务，而是一个持续的过程。
因此，监控和维护是保证档案管理有效性的重要环节。
在这个阶段，需要定期检查和维护档案的存储环境和设备，确保档案的安全和可用性。
同时，还需要定期更新档案索引和目录，并进行必要的文档审核和淘汰工作，以保持档案的整洁和有序。
总结：档案整理与归档工作是一个细致而繁琐的过程，它需要系统性的计划和组织，以确保档案的完整性和管理效率。
(档案管理)档案收集及归档程序
1 范围本程序适用于对档案在收集和归档活动中全过程的控制。
本程序适用于重庆长安汽车股份有限公司（以下简称“公司”）本部、全资及控股子公司。
2 目的统一、规范公司在档案收集和归档的流程和要求，及时发现在档案的收集和归档活动中出现的问题，有效地维护档案的完整、准确、系统和安全。
3 术语和定义3.1 企业档案：企业在研发、生产、经营和管理活动中形成的有保存价值的各种形式的文件。
3.2 档案管理：档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用等活动。
3.3 收集：档案馆、档案室接收及征集档案和其他有关文献的活动。
3.4 科学技术档案（以下简称科技档案）：企事业单位和国家机构、社会组织及个人从事生产、科研、基建及管理活动形成的对国家和社会具有保存价值的应当归档保存的科技文件材料。
3.5 文书档案：是反映党务、行政管理等活动的档案。
通常是记录企业所从事的党群管理、生产管理、行政管理等各类管理活动办理完毕的有保存价值的具有完整体式和处理程序的文件材料。
3.6 照片档案：企业在各项活动中直接形成的以静止摄影影像为主要反映方式的有保存价值的历史记录。
照片档案一般包括底片、照片和说明三部分。
3.7 会计档案：对记录和反映公司经济业务的重要史料和证据，包括会计凭证、会计账簿、财务报告、查账报告、验资报告以及与经营管理和投资者权益有关的其它重要文件，如合同、章程、董事会资料等各种会计资料。
3.8 人事档案：是组织、人事、劳动等部门在了解人、使用人过程中形成的，记述和反映个人经历、德才状况的，以个人为单位由组织统一整理、保存起来以备查考的人事材料。
3.9 归档：办理完毕且具有保存价值的文件经系统整理交档案室（馆）保存的过程。
4 职责4.1企业档案工作是企业各项业务和活动的有机组成,应纳入企业领导工作议事日程，纳入企业规章制度及工作流程，纳入企业部门和有关人员的经济责任制或岗位责任制，即“三纳入”。
4.2 企业档案部门或档案人员应参加产品鉴定、科研课题成果审定、项目验收、设备开箱验收等活动，负责检查应归档文件的完整、系统，即“四参加”。
公司档案管理文书归档工作程序
公司档案管理文书归档工作程序1. 背景介绍公司档案管理是组织内部非常重要的一项工作。
文书归档工作程序是保证公司档案管理高效、规范进行的关键环节。
本文将介绍公司档案管理文书归档工作程序的相关内容。
2. 目的公司档案管理文书归档工作程序的目的是确保公司内部文件、资料的有序、安全存储，方便查阅和管理，保证工作效率和信息安全。
3. 工作流程3.1 文件整理•首先，根据文件类型、重要性等进行分类，制定文件整理计划。
•对各类文件进行整理，清理掉无用文件，保留必要文件。
•对文件进行编号、分类标记等工作，便于归档和查找。
3.2 文件归档•将整理好的文件按照一定的规范和流程进行归档。
•制定归档标准，确定归档位置和方式。
•按照文件编号、文件类型等进行有序归档，确保文件的安全性和易查性。
3.3 文件检索•建立文件检索系统，方便员工能够快速查找需要的文件。
•制定文件借阅和归还规程，确保文件的利用在控制之内。
3.4 文件销毁•制定文件保管期限和销毁规定，定期清理过期文件。
•对于需要销毁的文件，按照公司规定的程序进行安全销毁，防止信息泄露。
4. 负责人和责任公司档案管理员负责整个文书归档工作程序的实施和监督，各部门负责人配合完成文件整理和归档工作，全员共同维护公司档案管理的正常运行。
5. 相关制度公司应建立完善的档案管理制度，明确文件处理、归档、借阅、销毁等各项工作的具体流程和要求，确保公司档案管理工作的规范性和稳定性。
6. 结语公司档案管理文书归档工作程序是公司日常运行的基础，只有做好文书归档工作，才能保证公司信息安全、工作高效。
希望各职员认真遵守公司制度，共同维护公司档案管理工作的良好秩序。
公司文书归档工作程序文件
公司文书归档工作程叙文件一、文件归档的背景和意义在现代企业运营中，各种文件的产生是不可避免的。
为了保证文件的安全、便捷的查阅和管理，公司需建立完善的文书归档工作程序。
文书归档工作程叙文件旨在规范公司内部文件的归档流程，确保文件的完整性、准确性和可追溯性。
二、文件归档的目标和原则1. 目标：确保公司文件的安全性、完整性和可追溯性，提高文件管理的效率和便捷性。
2. 原则：（1）分类归档原则：根据文件的性质和用途进行分类，确保归档的文件能够被快速准确地检索。
（2）时效性原则：对于需要保留的文件，按照一定的时限进行归档，确保文件的及时性和有效性。
（3）安全性原则：确保文件的安全，防止文件的遗失、损坏或者泄露。
三、文件归档的具体步骤和流程1. 文件准备：（1）根据文件的性质和用途，进行分类和整理。
（2）对于需要归档的文件，进行整理和清理，确保文件的完整性和准确性。
（3）将文件进行编号和标记，方便后续的检索和管理。
2. 归档操作：（1）选择合适的归档媒介，如纸质档案、电子档案或者混合档案。
（2）将文件按照分类和编号的原则，进行归档。
（3）对于纸质档案，应采取防潮、防火和防虫等措施，确保档案的安全性。
（4）对于电子档案，应建立合适的电子存储系统，确保档案的安全和可追溯性。
3. 归档管理：（1）建立档案管理系统，记录档案的基本信息，如文件名称、编号、归档日期等。
（2）制定档案借阅和归还的规定，确保档案的安全和准确性。
（3）定期进行档案的盘点和整理，确保档案的完整性和及时性。
（4）对于过期的档案，根据公司规定进行处理，如销毁或者转移存储。
四、文件归档的质量控制和评估1. 质量控制：（1）建立档案管理人员的职责和权限，确保归档工作的规范和准确性。
（2）制定档案管理的操作规范和流程，确保归档工作的一致性和标准化。
（3）对于归档工作中的错误和问题，及时进行纠正和改进，确保归档工作的质量。
2. 评估：（1）定期对档案管理工作进行评估，检查档案的完整性和准确性。
公司文书归档工作程序
公司文书归档工作程序一、背景介绍公司文书归档工作程序旨在规范公司内部文书管理，确保文档能够按照一定的规则进行归档和保存，以便日后查阅和审阅。
本文档将详细介绍公司文书归档工作的流程和标准，以确保公司文档管理的高效性和安全性。
二、归档分类公司文书归档按照不同的分类进行，主要包括以下几类： 1. 人事档案：包括员工合同、离职手续等。
2. 财务档案：包括公司财务报表、发票等。
3. 销售档案：包括销售合同、客户信息等。
4. 行政档案：包括公司规章制度、公告通知等。
5.技术档案：包括产品技术资料、研发文件等。
三、文档编号每份文档都应当有唯一的编号，以便进行查找和追踪。
文档编号的格式为：类别-年份-序号，例如：人事-2023-001。
四、归档流程1. 归档准备在归档之前，需要对文档进行整理和分类，确保文档内容清晰明了，无误。
2. 文件打印将需要归档的电子文档打印出来，并标明文档编号和日期。
3. 文件装订对打印好的文档进行装订，确保不会丢失或混乱。
4. 归档存储将装订好的文档按照分类存放在指定的文件柜或档案室中，并做好详细的记录。
五、归档标准为了确保归档工作的质量和效率，公司制定了以下归档标准： 1. 文档存放位置必须明确标明，不得私自改动。
2. 每份文档都必须有清晰的编号和日期，以便查找和识别。
3. 归档时必须根据文件分类要求进行整理，不得混放或随意归档。
4.归档存储环境必须清洁干净，避免受潮或受损。
六、归档责任人公司设立了专门的文书管理员，负责文档的整理、归档和管理。
文书管理员必须严格按照公司规定的流程和标准进行工作，确保文档管理的顺利进行。
七、归档审核公司每年定期对文档归档进行审核，检查是否符合规定的标准和流程。
对于不符合要求的文档，需及时进行整改。
八、归档安全公司文书归档工作需保证文档的安全性，不得泄露或遗失。
所有具有机密性质的文档必须进行加密存储，并设有权限控制。
九、总结公司文书归档工作程序对于公司的管理和发展具有重要意义，只有严格遵守规定的流程和标准，才能确保公司文档管理的高效性和安全性。
文书档案归档流程
文书档案归档流程一、基本定义(一)归档文件检察机关在职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档保存的各种纸质文件材料。
(二)归档文件整理将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。
(三)事由指一件具体的事、一个具体问题，或一段较紧密的工作过程等。
如职务任免、晋升检察官等级或召开一次会议。
(四)件归档文件的整理单位。
一般以每份文件为一件。
文件正本与定稿为一件；正文与附件为一件；转发文与被转发文为一件；来文与复文为一件，本单位复文与外单位来文为一件，本单位去文与外单位复文各为一件；文件处理单有实质内容的有批示或办理情况的与文件为一件；原件与复制件为一件；报表、名册、图册等每册为一件；会议记录一份为一件，可装订成册保存。
二、整理原则遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。
三、整理要求归档的文件材料种类、份数以及每份文件的页数均应齐全完整；已破损的文件应予修整，字迹模糊或易退变的文件应予复制；归档的文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求。
四、整理方法(一)装订归档文件材料要去除金属物，按件采用专用缝纫机装订或专用包角粘连装订。
专用缝纫机装订位置在左侧，装订专用包角粘连装订位置在每份文件材料的左上角。
文件材料过厚可采用“三孔一线”左侧装订方法。
装订时，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；复文在前，来文在后；文件处理单在前，文件在后。
此外，对重要文件历次修改稿都需要留存的，定稿在前，历次修改稿按时间顺序依次在后。
(二)分类、排列归档文件采用年度—保管期限方法分类。
即每个年度的文件按照其价值不同划分永久、定期两种。
定期一般分为30年、10年。
在分类方案的最低一级类目保管期限内，根据机关文件材料归档范围，按文件性质、事由、办结时间先后顺序排列。
会议文件、统计报表等成套文件可集中排列。
公司文件归档流程
公司文件归档流程公司文件归档流程一、介绍在现代企业中，文件归档是一项重要的行政工作。
通过合理的文件归档流程，可以有效管理和保护公司的重要文件，提高工作效率和信息安全性。
本文将介绍一种常见的公司文件归档流程，以帮助人力资源行政专家更好地进行文件管理。
二、文件分类首先，需要将公司的文件进行分类。
常见的文件分类包括人事档案、财务文件、合同文件、行政文件等。
根据文件的性质和用途，可以将文件进行合理的分类，以便于后续的归档和检索。
三、文件整理在进行文件归档之前，需要对文件进行整理。
首先，将文件按照分类进行分组，然后对每组文件进行进一步的整理。
可以按照时间、项目或其他标准将文件进行排序，以便于后续的管理和检索。
四、文件编号为了方便文件的管理和检索，可以为每个文件进行编号。
文件编号可以根据公司的规定进行，也可以根据实际情况进行设计。
编号可以包括日期、部门、文件类型等信息，以确保每个文件都有唯一的标识符。
五、文件归档文件归档是将文件按照一定的规则和顺序存放在文件柜或其他存储设备中的过程。
在进行文件归档时，需要将文件按照分类和编号的要求进行放置，确保每个文件都能够被准确地归档。
六、文件索引为了方便文件的检索，需要建立文件索引。
文件索引可以是电子形式的数据库，也可以是纸质的索引卡片。
索引应包括文件的编号、名称、存放位置等信息，以便于快速找到需要的文件。
七、文件保管归档的文件需要进行定期的保管和维护。
需要定期检查文件的完整性和可读性，确保文件不会丢失或损坏。
对于一些重要的文件，可以进行备份，以防止意外情况的发生。
八、文件销毁根据公司的规定和法律法规的要求，一些文件需要在一定的时间后进行销毁。
销毁的文件应经过合法程序，确保文件的安全性和隐私性。
结语公司文件归档是一项重要的行政工作，通过合理的文件归档流程，可以提高工作效率和信息安全性。
人力资源行政专家应熟悉文件归档的流程和要求，确保公司的文件管理工作能够顺利进行。
公司文件归档流程
公司文件归档流程公司文件归档流程一、引言在现代企业中，文件归档是一项重要而必不可少的工作。
正确的文件归档流程可以帮助企业高效地管理和保护重要文件，提高工作效率和信息安全性。
本文将介绍一种常见的公司文件归档流程，以帮助人力资源行政专家更好地理解和应用。
二、文件分类首先，为了方便归档和检索，需要对文件进行分类。
根据文件的性质和用途，可以将文件分为人力资源相关文件、财务文件、行政文件等不同类别。
每个类别下可以再细分为子类别，以便更好地组织和管理文件。
三、文件整理在归档之前，需要对文件进行整理和清理。
首先，检查文件的完整性和准确性，确保没有缺页或错误。
其次，根据文件的重要性和保存期限，决定是否需要备份和复印文件。
最后，根据文件分类，将文件按照一定的顺序整理好，以便后续的归档工作。
四、文件编目文件编目是文件归档流程中的重要一步。
通过为每个文件添加唯一的编目号，可以方便地对文件进行标识和检索。
编目号可以包括文件类别、文件编号和文件描述等信息，以确保每个文件都能够被准确地定位和找到。
五、文件存储文件存储是文件归档流程中的核心环节。
根据文件的保存期限和重要性，可以选择不同的存储方式。
一般来说，重要的文件可以选择纸质存储，并放置在专用的文件柜或保险柜中。
而一些不太重要或保存期限较短的文件可以选择电子存储，存储在服务器或云端平台上。
六、文件检索文件归档并不仅仅是存储文件，更重要的是能够方便地检索和使用文件。
为了实现快速的文件检索，可以建立一个文件索引系统，记录每个文件的编目号和存储位置。
当需要查找某个文件时，只需通过文件索引系统进行查询，即可快速找到所需文件。
七、文件保护文件保护是文件归档流程中的关键环节。
为了确保文件的安全性和完整性，可以采取一系列的措施，例如设置访问权限、备份文件、定期巡检等。
此外，还可以制定相关的文件保密政策，对涉密文件进行特殊管理和保护。
八、文件销毁根据文件的保存期限和法律法规的要求，一些文件可能需要在一定时间后进行销毁。
- 1、下载文档前请自行甄别文档内容的完整性，平台不提供额外的编辑、内容补充、找答案等附加服务。
- 2、"仅部分预览"的文档,不可在线预览部分如存在完整性等问题,可反馈申请退款(可完整预览的文档不适用该条件!)。
- 3、如文档侵犯您的权益，请联系客服反馈,我们会尽快为您处理(人工客服工作时间：9:00-18:30)。
北京首信股份有限公司
档案管理
文书归档工作程序
附件二
关于归档案卷的质量要求
总的质量要求: 遵循文件材料的形成的规律和特点,保持文件之间的有机联系,区别不同价值, 便于保管和利用。
具体应做到以下几点:
一、归档文件必须齐全完整。
凡是在职能活动中形成的对今后有查考利用价值的文件材料, 均应收集归档。
归档文件材料种类、份数及每份文件的页数, 均应齐全完整。
二、遵循文件的形成规律和特点, 层次分明。
在归档的文材料中,应当将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件分别组在一起, 不得分开；一个项目的材料, 要把项目从立项到结束形成的材料组在一起, 准确地反映企业生产、科研、基建和经营管理等各项活动的真实内容和历史过程,尽量做到一事一卷。
三、卷内文件的排列: 卷内文件材料应保持文件之间的有机联系,区别不同情况进行排列, 密不可分的文件材料应依序排列在一起, 即:批复在前, 请示在后；正件在前, 附件在后；印件在前, 定稿在后；会议记录依会议时间顺序排列, 会议文件要按文件的重要程度顺序排列, 重要的在前；一般工作形成的材料, 结论性的文件在前,依据性的文件在后；产品销售合同应按销售产品种类组卷, 再按供货时间依序排列；上级政策性规定的普发文件按问题单独组卷, 卷内文件依其重要程度排列。
科技文件的排列执行GB/T11822-89国家标准。
四、区分不同价值: 各类文件根据其不同的内容都有不同的保存价值。
组卷过程中
尽量根据不同的保管期限分别组卷。
文件数量很少或一件事密不可分的文件，可不必因价值不同而拆开组卷。
五、跨年度材料的处理: 除产品、项目、设备、仪表、基建项目档案外,不同年度的文件不能放在一起立卷, 但跨年度的请示与批复, 放在批复年立卷；没有批复放在请示年立卷, 跨年度的规划放在针对的第一年立卷, 跨年度的总结放在针对的最后一年立卷；跨年度的会议放在开幕年立卷。
六. 具有长期保存的案卷, 卷内文件有圆笔和铅笔字迹, 要用蓝黑墨水或碳素墨水笔重抄或复印, 连同原件一同归档。
七. 卷内文件的编号：每一本案卷的卷内文件按“件”编号，每件文件用铅笔编写页号，在文件首页的右上角盖“件号章”, 并将件号和每件文件的页数填写清楚。
（“件号章”的其它项，由总裁办档案人员填写）。
图纸在右下角编写页号。
八、装订与装盒：卷内文件以“件”为单位，采取三孔一线的方式进行装订。
然后，按“件”号顺序排列装盒，一盒为一卷。
九、卷内目录的填写: 凡是组成的案卷, 都应填写卷内目录。
卷内目录表的各项要填写齐全。
序号：填写文件的件号。
文号：填写文件制发机关的发文字号,合同可填写合同号。
责任者：应填写文件形成的部门或以印章为准。
题名：填写文件标题，一般应照实抄录，不要随意更改和简化；没有标题或不能说明文件内容的标题，应根据文件内容自拟标题，外加〔〕；会议记录应在卷内目录的文件题名下写明会议的主要内容。
合同、协议在此栏内填写合同内容及对方单位。
日期：填写文件形成的时间，填写时可省略“年”、“月”、“日”，用“.”表示。
没有责任者、年、月、日的文件要考证清楚责任者和年、月、日。
页号：填写每份文件的页数。
十、备考表的填写: 每个案卷必须附有备考表。
卷内文件的情况说明, 都应填在备考表内, 若无情况可说明,也应将立卷人姓名填上, 检查人由单位领导或案卷质量审核者签名。
十一、案卷题名的拟写：每份案卷都应根据卷内文件内容拟写题名。
题名主要由三个部分组成：文件的主要制发机关、案卷内文件主题（文件中心内容）和文种。
也可突出年代特征，即：在制发机关后加文件形成的年代。
用印有“北京首信股份公司”卷盒的股份公司内部文件，可以省略文件制发机关。
十二、归档照片、录像片、录音带要写清载体的摄制时间、地点、所反映事情的内容, 摄制人。
照片要连同底片一起归档。
十三. 归档的电子文档要附有标签，标签内应填写编号、套别、名称、密级、保管期限和软、硬平台等。
股份公司档案实体体系图
说明：股份公司的党群工作类档案主要是各种协会的管理、其它方面由集团总部管理。
附件三
档案实体分类编号办法
1 总则
1.1 为了贯彻执行国家档案局颁发的《工业企业档案分类试行规则》和《邮电工业档案实体分类编号办法》,提高档案管理的科学化、规范化和标准化水平, 更好地为企业经营生产、管理工作服务、特制定本办法。
1.2档案分类原则, 是以公司全部档案为对象, 根据管理职能,结合档案内容和形成特点, 保持档案之间的有机联系,•便于科学管理和开发利用。
2 档案类别的设置
2.1 档案的类别共设置十个大类, 即: 党群工作类、行政管理类、经营管理类、生产技术管理类、产品类、科学技术研究类、基本建设类、设备仪器类、会计档案类、干部职工档案类。
2.2 根据职能活动和档案形成的特点, 每个大类下设置若干个二级类目( 属类 ), 不设置三级类目( 详见附表 )。
2.3 录音、录像、照片、计算机软盘( 磁盘 )和其它非纸质载体形式的档案, 其形
成和反映的内容、作用与纸质载体档案有着不可分割的联系, 不单独设置类目, 视其内容特征同纸质载体档案对应分类编号。
2.4 各部门根据分类办法组织整理案卷, 以利于分类标识和管理。
3 分类标识方法
3.1企业档案实体分类的标识符号采用英文字母顺序标识一级类目( 大类 )；采用阿拉伯数字“双位制”标识二级类目( 属类 )。
3.2 档案实体排架和编号要反映十个基本大类, 从实际出发, 做到科学合理, 经济实用, 保证利用档案的系统性、有效性。
3.2.1党群工作类（A）、行政管理类（B）、经营管理类（C）、生产技术管理类（D）的案卷排架, 按大类一年度一属类进行排列, 不区分保管期限特征(•但同一属类内按照永久、长期、短期顺序排列 )，案卷顺序号按大类流水编号,流水号编制到“999”时, 重新从“1”另行编号, 并用案卷目录号加以区别。
档案编号( 档号 )由全宗号、目录号、分类号、案卷顺序号构成 (全宗号是档案馆给企业的编号，故企业暂不标识 )。
档案编号( 档号 )标识举例示意:
A1. A12. 010
┃┃┃┃
┃┃┃┃
┃┃┃┗━━━━案卷顺序号
┃┃┃
┃┃┗━━━━━━━━分类二级类目( 属类代号 )
┃┗━━━━━━━━━分类一级类目( 大类代号)
┗━━━━━━━━━━━━目录号（A类的第一本目录）
3.2.2 产品类（E）、科研类（F）、基本建设类（G）、设备仪器类（H）的案卷排架
a) 根据公司产品特点, 产品档案原则上按大类一属类一项目进行排列, 案卷顺序号按属类流水编号（适用于手机产品）, 同样将顺序号编制到“999”时重新从“1”另行编号。
对于项目少的产品,可以将多种属类混合流水编号, 用分类号加以区别，流水编号办法同前。
b)设备仪器类，按设备类、仪器类分别排架, 各按技术性文件和管理性文件分别流水编号, 不同属类用分类号区别, 流水号编制办法同前类。
c)产品、基建、设备仪器类档案的编号由目录号、分类号、项目( 型号 )代号、案
卷顺序号构成。
举例示意:
E1. E21. C2000. 001
┃┃┃┃┃
┃┃┃┃┗━━━━━案卷顺序号
┃┃┃┗━━━━━━━产品型号( 项目代号 )
┃┃┗━━━━━━━━━━━分类号二级类目( 属类 )
┃┗━━━━━━━━━━━━分类号一级类目( 大类 )
┗━━━━━━━━━━━━━━目录号（产品档案第一本目录）
3.2.3 科学技术研究类按大类分科研课题排列, 案卷顺序号按大类流水编号, 流水编号办法同前四大类编制办法。
档号( 档案编号 )由目录号, 分类号, 课题代号, 案卷顺序号构成。
3.2.4 会计档案的排架编号, 按大类一属类一年度进行排列, 案卷顺序号按属类流水编号, 流水编制到“999”时, 重新从“1”另行编号,用目录号加以区别。
档号( 档案编号 )由目录号、分类号、案卷顺序号构成。
3.2.5 干部职工档案类, 按《干部档案工作条例》的有关规定，分干部、工人顺序编号。
3.2.6 特殊载体档案，按载体类别分别编号。
即：按照片、录音带、录像片、软盘、光盘、实物分别编号，用特殊载体（TZ）•类别[照片（Z）、录音带（Y）、录像带（X）、软盘（R）光盘（G）、实物（SW）]•顺序号标识。
示例：TZ•R•001； TZ•Z•001……。
4 附则
本办法由总裁办负责实施并解释。
附表：档案实体分类编号表
档案实体分类编号表
档案实体分类编号表
案实体分类编号表
档案实体分类编号表
档案实体分类编号表
档案实体分类编号表
档案实体分类编号表。