档案管理文书归档工作程序
档案管理制度归档制度
档案管理制度归档制度1、前言为了规范档案管理工作，确保档案的完整性、真实性和安全性，提高档案管理工作效率，特制定本档案管理制度归档制度。
2、目的本制度的制定旨在规范档案管理工作流程，明确归档的标准和程序，确保档案管理工作的规范化、科学化和有效性。
3、适用范围本制度适用于单位内所有的档案管理工作。
4、档案管理归档流程4.1 归档前的准备在归档前，应对要归档的档案进行分类整理和清点确认工作，确保归档材料的完整和正确性。
4.2 归档文件的标识在归档前，应对文件进行标识，包括文件的题名、文件号、归档日期等信息，确保档案能够被准确识别和查找。
4.3 归档文件的整理归档文件按照文件题名、文件号等进行整理，确保同一类别的文件能够被集中归档，并且方便检索和利用。
4.4 归档文件的分类根据文件的性质和用途，将文件进行分类，分类依据应符合档案管理相关的规定和标准。
4.5 归档文件的装订归档文件进行装订，确保文件的完整和安全性，并且方便管理和利用。
4.6 归档文件的存放按照档案管理相关的规定和标准，将归档文件存放在专门的档案室内，确保档案的安全性和完整性。
4.7 归档文件的电子化将归档文件进行电子化处理，确保归档文件的安全性和便捷性。
5、档案管理归档要求5.1 档案的归档要求归档的档案应当具有完整性、真实性和安全性，确保档案的可信度和可用性。
5.2 档案的归档标准根据档案管理的相关标准和规范，对档案进行归档，确保档案的规范化和标准化。
5.3 档案的归档程序按照档案管理的相关要求和流程，对档案进行归档，确保档案的程序和规范性。
5.4 档案的归档责任明确档案管理人员的归档责任和权限，确保档案管理工作的有效性和负责任。
6、档案管理归档风险防范为防范档案管理归档过程中的风险，应做好档案管理归档工作中的风险评估和风险调控工作。
7、档案管理归档的评估和监督为了检验档案管理归档工作的有效性和规范性，应进行档案管理归档的评估和监督工作。
公司文书归档工作程序
公司文书归档工作程序一、背景介绍公司文书归档工作程序旨在规范公司内部文书管理，确保文档能够按照一定的规则进行归档和保存，以便日后查阅和审阅。
本文档将详细介绍公司文书归档工作的流程和标准，以确保公司文档管理的高效性和安全性。
二、归档分类公司文书归档按照不同的分类进行，主要包括以下几类： 1. 人事档案：包括员工合同、离职手续等。
2. 财务档案：包括公司财务报表、发票等。
3. 销售档案：包括销售合同、客户信息等。
4. 行政档案：包括公司规章制度、公告通知等。
5.技术档案：包括产品技术资料、研发文件等。
三、文档编号每份文档都应当有唯一的编号，以便进行查找和追踪。
文档编号的格式为：类别-年份-序号，例如：人事-2023-001。
四、归档流程1. 归档准备在归档之前，需要对文档进行整理和分类，确保文档内容清晰明了，无误。
2. 文件打印将需要归档的电子文档打印出来，并标明文档编号和日期。
3. 文件装订对打印好的文档进行装订，确保不会丢失或混乱。
4. 归档存储将装订好的文档按照分类存放在指定的文件柜或档案室中，并做好详细的记录。
五、归档标准为了确保归档工作的质量和效率，公司制定了以下归档标准： 1. 文档存放位置必须明确标明，不得私自改动。
2. 每份文档都必须有清晰的编号和日期，以便查找和识别。
3. 归档时必须根据文件分类要求进行整理，不得混放或随意归档。
4.归档存储环境必须清洁干净，避免受潮或受损。
六、归档责任人公司设立了专门的文书管理员，负责文档的整理、归档和管理。
文书管理员必须严格按照公司规定的流程和标准进行工作，确保文档管理的顺利进行。
七、归档审核公司每年定期对文档归档进行审核，检查是否符合规定的标准和流程。
对于不符合要求的文档，需及时进行整改。
八、归档安全公司文书归档工作需保证文档的安全性，不得泄露或遗失。
所有具有机密性质的文档必须进行加密存储，并设有权限控制。
九、总结公司文书归档工作程序对于公司的管理和发展具有重要意义，只有严格遵守规定的流程和标准，才能确保公司文档管理的高效性和安全性。
文书档案归档说明
文书档案归档说明文书档案归档是将各种文书文件按照一定的规则整理并存档，以便于日后查询和使用。
文书档案归档有助于保证文件的安全性、可靠性和便捷性，提高工作效率和管理水平。
归档文书档案的目的是确保文书的安全保存，方便查阅和利用，减少信息的丧失和错误，提高文件处理的效率和质量。
归档文书档案的具体步骤如下：1. 文件整理：将各类文书按照文件类型进行分类，如公文、合同、凭证等。
然后按照一定的规则进行排序，如按时间、按主题、按编号等。
2. 文件编目：对每个文书进行编目，包括文书名称、编号、时间、起草单位等基本信息。
同时可以根据需要编写文书的简要说明或摘要，便于日后查阅。
3. 文件装订：根据文件的类型和大小，选择合适的装订方式，如文件夹、活页夹、塑料套等。
确保文书整齐、不损坏，并能方便查询和取阅。
4. 文件标识：对于重要文书或文件，可以在封面或文件上标注重要信息，如保密级别、重要性等，便于辨识和管理。
5. 文件存放：将已归档的文书档案放置在专门的文件柜、书架或存档盒中，根据需要进行分区，如按照部门、年份等进行分类，确保档案的整体有序和易于管理。
6. 文件检索：建立清晰明确的档案检索规则，如使用索引或目录等方式，方便日后的检索和查询。
对于需要频繁查阅的文件，可以优先放置于易于取阅的位置。
7. 文件借阅：对于需要外借的文件，要在借阅登记册上记录借阅人、借阅时间等信息，并要求借阅人在规定期限内归还。
确保文件的借阅和使用受到控制。
总之，文书档案归档是一项重要的管理工作，通过科学规范的归档措施，可以有效管理和利用文书档案，提高工作效率和信息管理能力。
文件档案管理制度流程(7篇)
文件档案管理制度流程(7篇)文件档案管理制度流程(7篇)在社会经济不断繁荣富强的今天,无论是什么工作的管理,都少不了规章制度的制定。
那么,你真正懂得怎么制定制度吗下面是由小编给大家带来的文件档案管理制度流程7篇，让我们一起来看看！文件档案管理制度流程篇1一、为规范公司档案管理，增强公司档案的实用性和有效性，特制定本制度。
二、归档范围公司的规划、年度计划、统计资料、财务审计、会计档案、劳动工资、经营情况、人事档案、会议记录、决定、委托书、协议、合同、项目方案、通知等具有参考价值的文件资料。
三、公司的档案管理由总经理办公室档案室档案管理员负责。
四、档案管理员的职责：保证公司及各部门的原始资料及单据齐全完整、安全保密和使用方便。
五、资料的收集与整理1、公司的归档资料实行季度归档及年度归档制度，即：每年的四、七、十和次年的一月和每年二月份为公司档案资料归档期。
2、在档案资料归档期，由档案管理员分别向各主管部门收集应该归档的原始资料。
各主管部门经理应积极配合与支持。
3、凡应该及时归档的资料，由档案管理员负责及时归档。
4、各部门专用的收、发文件资料，按文件的密级确定是否归档。
凡机密以上级的文件必须把原件放入档案室。
5、档案管理员根据公司的《文书立卷归档管理制度》实施档案归档整理。
六、资料的分类与归档1、公司档案资料的分类依据《文书立卷归档管理制度》的有关规定执行。
2、公司档案资料的归档每年一次，属于平时立卷归档的不在此规定范围内。
七、档案的借阅1、总经理、副总经理、总监、总经理办公室主任借阅非密级档案可直接通过档案管理员办理借阅手续。
2、因工作需要，公司的其他人员需借阅非密级档案时，由部门经理办理《借阅档案申请表》送总经理办公室主任核批。
3、公司档案密级分为绝密、机密、秘密三个级别，绝密级档案禁止调阅，机密级档案只能在档案室阅览，不准外借；秘密级档案经审批可以借阅，但借阅时间不得超过4小时。
秘密级档案的借阅必须由总经理或分管副总经理批准。
(档案管理)文书档案归档制度
（档案管理）文书档案归档制度西北有色地质勘查局七一七总队《文书档案归档制度》第一章总则第一条为加强本队文书档案管理工作，特制订本制度。
第二条实行文书处理部门或业务部门兼职文书人员立卷制度。
各单位（部门）文书人员或业务部门兼职文书将处理完毕的文件（连同处理结果）整理为归档文件并装盒后，定期移交档案室归档。
第三条本单位各级领导和业务工作人员，将办理完毕的文件材料及时送交文书人员。
公文承办部门或承办人员应保证经办文件的系统完整（公文的各种附件一律不准抽存），为结后连同处理结果一并转交文书人员，以便他们按期整理、组件、归档。
任何个人不得以任何理由将应归档的文件材料据为已有或私自销毁。
工作变动或因故离岗（职）时，应将经办的文件材料向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。
第二章归档范围第四条凡是在本单位工作中形成的并办理完毕的，又具有查考和利用价值能在维护国家、单位权益等方面提供凭证价值和信息的各种门类和不同载体的文件材料，包括文字、声像、实物等均属归档范围。
第五条归档范围详细如下：一、收发文件1、收文、来自两个渠道，一是本单位办公室收到后经文书处理程序分发各业务部门或业务人员承办的文件；二是各业务部门或业务人员直接收到或者向上级部门索取的需本部门承办的文件。
这些文件来自三级行文机关。
（1）上级机关来文，凡反映本单位工作活动和需要本单位贯彻执行的文件，无论是办公室收文分发的，还是各业务部门直接收到的，都属于归档范围。
（2）下级机关来文，凡上报请示需要答复、批复的文件，重要的备案性文件材料或是重要的工作汇报，无论是办公室收文颁发的，还是各业务部门直接收到的，都属于归档范围。
（3）平行机关和无隶属关系机关与本单位协商问题和联系工作的重要的文件材料及平行机关非隶属关系机关制发的非本单位主管业务，但要贯彻执行的重要文件材料，无论是办公室收文分发的还是各业务部门直接收到的，都属于归档范围。
2、发文。
一般有两种形式。
一种是单位或部门有正式文头，经编号，经打印盖章发出的文件（包括本单位制发、转发及与其它单位联合颁发的各种文件的签发稿、印制稿，重要文件的修改稿及两份正文）。
文书整理归档方法和步骤(文书档案管理课件)
案例导入
2018年伊始，海天集：“该这些是我们公司去年一年积累的文件材料。你近期的主要工作就是 整理好这些文件，按照要求要在6月底前归档移交给档案室。”张珊面对这有几尺 厚的“文山”无从下手，在大学时也从没有亲自整理过，只好再去找老郑请教。老 郑交给她一份《海天集团公司文书整理归档制度》，笑着说：“你去仔细看看这 个制度，慢慢试着做做吧。需要时再来找我吧！”经过对这个制度的学习研究， 王瑾对文件整理工作有了清晰的思路，自信地拿起工具开始整理文件。
定期
2——3
宣传工作会议材料
永久
2——4
宣传工作进展情况
定期
2——5
宣传工作经验材料
定期
三、组织部
3——1 上级机关有关指导组织工作的文件材料 永久
3——2 组织工作计划、总结
定期
3——3 组织工作报告
永久
3——4 下级机关上报的有关组织工作的材料 定期
3——5
组织工作进展情况
……
4
任务实训
海天集团公司下设独立子公司鲲鹏科技有限公司，公司主要从事软件设计。 公司成立之初为适应市场需要不断调整公司内设机构，从最初的3个部门， 调整为6个，又从6个缩减为4个。随着公司市场占有率不断扩大，近年来公 司内设机构一直稳定为7个。
1 初步整理
（1）依据分类方案类目做好平时的组卷工作
（2）组卷时，注意“件”判定、整理、排列、“件”装订、“件”编页号
◆ “件”整理 ■ 去除文件上易锈蚀的金属物。最主要的工作是除去普通的订书钉、 回形针、大头针等，防止时间长了生锈。
◆ “件”排列 特殊的“件”内排序，顺序如下： 正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后； 原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后； 复文在前，来文在后；汉文本在前，少数民族文字在后； 中文本在前，外文在后 。 有文件处理单的，可放在最前面作为首页。
归档文件整理流程和方法
归档文件整理流程和方法按照国家档案局行业标准《归档文件整理规则》（DA/T 22—2015）的规定，结合工作实际，我将归档文件整理工作总结为收集、组件、分类、排列、编页、编号、编目、装订、装盒、排架十步。
第一步：收集文件收集，即每年年初由档案员将上年度处理完毕的文件材料统一收集到档案室。
收集中应掌握的原则是：“以我为主，突出重点”，即重点收集反映本单位职能活动的文件材料和重大活动事件材料。
这部分文件材料分为对外发文和内部发文。
对外发文一般都有发文字号，这部分发文一定要收集齐全，另外根据省、市档案局的要求，必须实行二套制，也就是带底稿的文件收集一套（按保管期限划分），不带底稿的文件收集一套按字号排列（即二套也叫发文汇集）。
内部发文即未经登记编号的文件材料，主要包括：①本单位领导和有关部门负责人参加上级机关召开的会议带回的文件材料，尤其是本单位领导在会议上的讲话、发言及会议上印发本单位的典型材料；②上级机关批转、转发本单位的文件，以及本单位代上级机关拟稿并被采用的文件定稿和印本；③国家、省、市和上级机关领导视察、检查本单位或本系统工作时的指示、讲话、题词和声像等材料，以及本单位及其领导检查下级单位的工作、调查研究时形成的文字材料；④本单位召开的党代会、职代会、团代会、党组（党委、总支、支部）会、行政领导（如局长）办公会、工作会议、专业会议等各种会议形成的会议记录、纪要、简报、领导讲话等文件材料还有领导班子民主生活会报告；⑤本单位目标管理、文明建设、廉政建设、纪检监察、综合治理、计划生育等工作以及突发事件、重大活动中形成的文件材料；⑥本单位干部、职工定级、晋级、任免、调动、奖惩、考核、录聘、离退、职称评定等劳动人事方面的审批材料及本单位各级党组织在工作活动中形成的文件材料；⑦本单位领导干部个人重大事项情况报告、个人收入申报情况报告及领导班子及其成员的述职述廉报告；⑧本单位制定的规章制度、管理办法、规定、工作条例、岗位职责等材料，以及各种基础数字统计报表和分析材料；⑨本单位财产、档案交接凭证，以及本单位与外单位签订的各种合同、协议书等及政府部门在采购过程中所形成的与本单位有关的报告、标书、合同等；⑩本单位编印的简报、出版物（包括机构沿革、大事记、年鉴、组织史、志书等）定稿、样本，以及新闻媒体（包括报社、电台、电视台、杂志社等）报道、转载本单位工作活动的文章、图片、采播通知单等。
文书档案管理制度范本
文书档案管理制度范本一、总则本制度是为了规范和优化企业的文书档案管理工作，确保文书档案的安全、准确、方便检索和有效利用，提高企业管理效率和服务质量，制定的管理制度。
二、适用范围本制度适用于企业内所有的文书档案管理工作，包括文件处理、文件归档、档案保存及销毁。
三、职责与权限1. 公司领导层负责对文书档案管理工作进行监督和考核，并做出相应的决策。
2. 档案管理部门负责制定文书档案管理规定、指导文书档案管理工作，并进行档案保存和销毁。
3. 各部门负责员工的文书档案管理工作，并配合档案管理部门的日常工作。
四、文书档案管理流程1. 文件处理：文件发文前需由发文部门填写文件发文表，并附上必要的文件和材料。
接收部门在收到文件后，需确认收件，并将文件归档到相应的档案袋中。
2. 文件归档：归档部门根据文件的分类和目录进行归档，确保文件的顺序和完整性，同时记录文件的编号、日期和存放地址等信息。
3. 档案保存：归档部门负责档案的日常管理和维护，确保档案的安全、完整和可检索性。
档案应存放在封闭、防潮、防火的环境中，定期进行检查和整理。
4. 档案销毁：按照规定的存档期限，档案管理部门负责对档案进行定期的销毁工作。
销毁前需进行档案确认和备案，确保档案的安全和合规性。
五、安全与保密1. 档案管理部门负责确保档案的安全和保密，严禁私自将档案外借或复制。
2. 档案室应设有安全门禁系统，并配备专门的保安人员进行巡逻和监控。
3. 涉密档案应采取特殊的保密措施，对有权限访问的人员进行严格的身份验证。
六、违规处理对于违反本制度的人员，将按照企业相关规定进行相应的纪律处分和法律追责。
七、附则1. 本制度自发布之日起生效，并由公司全体员工遵守。
2. 解释权归公司文书档案管理部门所有，并经公司领导层审批后生效。
文书档案管理制度范本（二）（范本结束）。
档案管理制度及工作流程
一、引言档案是记录和反映一个组织、单位或个人活动的历史资料，具有重要的凭证、参考和借鉴价值。
为了确保档案的完整、准确、安全，提高档案管理工作的效率和质量，特制定本档案管理制度及工作流程。
二、档案管理制度1. 档案分类与编号（1）档案分类：按照档案的内容、形式、来源、时间等要素进行分类，分为文书档案、科技档案、人事档案、声像档案等。
（2）档案编号：采用统一编号方法，确保档案编号的唯一性和连续性。
2. 档案收集与整理（1）档案收集：按照档案收集范围，及时、全面地收集各类档案。
（2）档案整理：按照档案分类和编号要求，对收集到的档案进行整理、归档。
3. 档案保管与维护（1）档案保管：建立健全档案保管制度，确保档案实体和电子档案的安全。
（2）档案维护：定期对档案进行清洁、消毒、防潮、防霉、防虫等工作，确保档案的完好。
4. 档案查阅与利用（1）档案查阅：查阅档案需办理相关手续，查阅者需遵守档案查阅规定。
（2）档案利用：档案利用应遵循合法、合理、有效的原则，充分发挥档案的作用。
5. 档案销毁与处置（1）档案销毁：对失去保存价值或已过保管期限的档案，按照规定程序进行销毁。
（2）档案处置：对需处置的档案，按照规定程序进行处置。
6. 档案信息化管理（1）档案数字化：将纸质档案进行数字化处理，实现档案的电子化管理。
（2）档案网络化：建立档案管理系统，实现档案的远程查阅和共享。
三、档案工作流程1. 档案收集（1）明确档案收集范围和标准；（2）制定档案收集计划；（3）组织实施档案收集工作；（4）对收集到的档案进行整理、归档。
2. 档案整理（1）对收集到的档案进行分类、编号；（2）对档案进行鉴定、整理、装订；（3）对整理好的档案进行归档。
3. 档案保管（1）建立健全档案保管制度；（2）定期对档案进行清洁、消毒、防潮、防霉、防虫等工作；（3）对档案进行定期检查、维护。
4. 档案查阅（1）查阅者办理相关手续；（2）查阅者遵守档案查阅规定；（3）查阅档案，提供档案利用。
档案归档流程总结
档案归档流程总结档案归档是企业或组织重要的管理流程之一，确保重要信息和文件的安全性和可访问性。
为了提高档案归档工作的效率和准确性，本文将总结档案归档的流程，并探讨如何优化该流程，以便更好地管理和保护企业的重要信息和文件。
1. 归档前的准备工作在正式进行归档之前，需要进行一系列的准备工作。
首先是明确归档的目的和范围。
这可以帮助我们确定哪些文件需要归档，并为每个归档文件分配一个唯一的标识符。
其次，需要制定一套文件分类和归类规则，以便后续的文件整理和归档工作。
最后，需要准备好归档所需的设备和工具，如文件夹、标签、扫描设备等。
2. 文件整理和分类在归档之前，需要对文件进行整理和分类。
首先，将文件按照一定的分类规则进行分组，如按照日期、部门、项目等进行分类。
然后，对每个文件进行细分，将其按照一定的顺序进行编号或标记，以便后续的归档和检索。
此外，还需要确保文件的完整性和准确性，如检查文件是否有遗漏或错误。
3. 文件归档和标识在完成文件的整理和分类后，可以开始进行实际的归档工作。
首先，将文件放置在合适的文件夹或盒子中，并标注清晰的文件名称和标识符。
其次，根据预先制定的档案分类规则，将文件放置在正确的位置，以便后续的检索和管理。
对于电子档案，可以使用专门的归档软件进行归档和存储。
4. 归档记录和管理为了对档案进行有效的管理和追踪，需要建立归档记录和管理系统。
通过记录每个档案的标识符、位置和归档日期，可以方便地跟踪档案的存储和流转情况。
此外，还可以建立档案借阅和归还的流程，确保档案的安全性和可追溯性。
同时，定期进行档案清理和整理工作，及时处理无效或过期的档案，以保持档案管理系统的高效性和可靠性。
5. 档案保护和安全档案归档的一个重要目的是确保档案的安全性和完整性。
为了实现这一目标，需要采取一系列的安全措施和保护措施。
首先，建立专门的档案存储室或区域，并控制进出口的权限，限制未授权人员的访问。
其次，对档案进行定期的备份和存储，以防止文件丢失或损坏。
文书档案整理归档流程与方法
文书档案整理归档流程与方法文书档案整理归档流程与方法1. 为何需要文书档案整理归档流程•提高工作效率：通过有序的整理和归档，可以快速准确地找到所需文书档案，节省时间和精力。
•保护信息安全：妥善的整理归档可以降低文书档案的遗失风险，并保护重要信息的安全性。
•便于知识共享：整理归档过程中的分类和标签化，有助于知识和经验的共享和传承。
2. 文书档案整理归档流程收集与筛选•收集文书档案：将需要整理归档的文书档案分门别类，包括报告、合同、备忘录等。
可以通过电子邮件、共享文件夹等方式进行收集。
•筛选并评估文书档案：根据文件的重要性和紧急程度，对收集到的文书档案进行筛选和评估，确定是否需要进行整理归档。
分类与标记•分类：按照文件的性质和用途，将文书档案进行分类，例如分为合同类、报告类、会议纪要类等，方便后续查找和归档。
•标记：为每个文书档案添加标签或关键词，便于快速查找和检索。
可以采用统一的标签规范，或者根据具体内容进行个性化的标记。
编目与整理•编目：为每个文书档案编写简要的目录或索引，包括文件名、摘要、分类等信息，方便查阅和管理。
•整理：根据分类和标记，将文书档案整理归档到相应的文件夹或数据库中，可采用数字化管理工具，或者传统的文件柜和标签方式。
存储与备份•存储：选择合适的存储介质和设备，如云存储、硬盘、U盘等，将整理归档的文书档案妥善保存。
同时，设定规范的存储路径和文件命名规则。
•备份：定期备份文书档案，以防止意外丢失或损坏。
可以设置自动备份系统，或者手动进行定期的外部备份。
3. 文书档案整理归档方法数字化管理•借助专业的文档管理软件，对文书档案进行数字化管理和归档。
可以设置权限和版本控制，方便多人协同操作和查阅。
文件柜式管理•使用传统的文件柜和文件夹，将文书档案按照分类和标记的方式整理归档，可以采用颜色标签或字母编号等方法。
分区式管理•将文书档案按照不同部门、项目或时间段进行分区管理，方便查找和归档。
可以使用专门的文件夹或标签来划定不同区域。
档案归档整理方法和步骤
档案归档整理方法和步骤档案归档整理方法和步骤对机关文书档案归档整理方法和步骤进行了比较系统的归纳总结，这是对档案业务指导工作方法的一种新的尝试，主要是为了促进国家档案局8号令的贯彻落实。
同时，我们相信，对提高我市机关档案归档整理水平也会发挥很大的作用。
一般情况下，归档文件整理大致需要收集文件、区分归档范围、分年度、分类别、分级别、分保管期限、修整文件、装订、排列文件、文件编号、编制归档文件目录、装盒等程序。
一、收集文件收集文件，就是根据党和国家的有关规定，通过一定的方式和手续，把散存在机关内部和个人手中的文件材料，加以清交、聚集的工作，是确保整理工作质量的前提条件和物质基础。
收集齐全完整为其基本原则。
二、区分归档和不归档材料的范围（一）归档文件材料的范围凡是反映本机关工作活动、具有查考利用价值的文件材料均属归档范围。
1、反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的，对本机关工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料。
2、机关工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料。
3、本机关需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料；下级机关报送的重要文件材料。
4、其他对本机关工作具有查考价值的文件材料。
（二）不归档文件材料的范围1、上级机关的文件材料中，普发性不需本机关办理的文件材料，任免、奖惩非本机关工作人员的文件材料，供工作参考的抄件等。
2、本机关文件材料中的重份文件，无查考利用价值的事务性、临时性文件，一般性文件的历次修改稿、各次校对稿，无特殊保存价值的信封，不需办理的一般性人民来信、电话记录，机关内部互相抄送的文件材料，本机关负责人兼任外单位职务形成的与本机关无关的文件材料，有关工作参考的文件材料。
3、同级机关的文件材料中，不需贯彻执行的文件材料，不需办理的抄送文件材料。
4、下级机关的文件材料中，供参阅的简报、情况反映，抄报或越级抄报的文件材料。
（三）机关之间分工归档的范围为避免各机关档案移交档案馆后文件材料的重复或遗漏，各单位之间必须明确的归档范围。
档案归档整理流程图
档案归档整理流程图档案管理规定一、档案管理(一)凡是能准确反映公司各项业务活动的文件、材料、声像、报表，都必须及时归档，确保完整无缺。
(二)文档管理员必须坚持文书随时立卷的归档制度，并分门别类，做好收集、整理、立卷、归档工作。
(三)档案内容包括从成立之日起每年在经营管理工作中形成或公司制发的应归档的文件材料。
二、文书档案管理(一）归档范围1、行政综合类:包括重要的会议材料;制定的内部法规性、政策性文件;组织变革、变迁、大事记、年报等文件材料;发展规划、工作总结汇报;政府机关颁发的重要文件。
2、组织人事\教育培训类:员工变动表、花名册、教育培训卡。
3、会计统计类:年度计划、统计报表、财务会计预算报表及其说明，各种季度报表、月报表，政府主管部门下发的有关文件材料。
4、质量管理类:质量管理方面的制度。
5、技术类:产品及生产方面技术文档。
6、销售纪事类:公司大规模的销售活动纪事。
（二）文书的档案立卷1、归档的文件材料种类、份数以及每份文件页数，均应齐全完整。
2、在归档的文件材料中，应当将每份文件的正本与副本、印件与定稿、请示与批复，分类一起排列，不得分开。
3、不同年度的文件一般不得在一起立卷，但跨年度的请示与批复，放在复文年立卷;没有复文，放在请示年立卷;跨年度的规划，归在文件所针对的第一年立卷;跨年度的总结，放在所针对的最后一年立卷，跨年度的会议文件，归在会议召开的年度立卷。
三、归档时间公司经营管理活动中的各种合同及常规性报表，根据各自不同的时限要求及时上缴总经理和人力资源部;其它各类档案如声像档案、活动档案、工程档案等由各部门暂时保管，月底统一汇总到人力资源部。
会计档案由财务部自行保管。
四、档案的借阅及销毁(一)借阅档案需按规定办理借阅手续，在规定的范围内查阅。
不得在档案上涂改、撕毁，并应及时归还。
（二）会计档案一律不准外借。
内部调阅应经财务负责人同意。
外单位因特殊需要，查阅有关会计档案时，应持正式公文，并经公司领导同意。
归档文件整理流程和方法
归档文件整理流程和方法按照国家档案局行业标准《归档文件整理规则》(DA/T 22-2015)的规定,结合工作实际,我将归档文件整理工作总结为收集、组件、分类、排列、编页、编号、编目、装订、装盒、排架十步。
第一步：收集文件收集，即每年年初由档案员将上年度处理完毕的文件材料统一收集到档案室.收集中应掌握的原则是：“以我为主,突出重点"，即重点收集反映本单位职能活动的文件材料和重大活动事件材料.这部分文件材料分为对外发文和内部发文。
对外发文一般都有发文字号，这部分发文一定要收集齐全，另外根据省、市档案局的要求，必须实行二套制，也就是带底稿的文件收集一套（按保管期限划分），不带底稿的文件收集一套按字号排列（即二套也叫发文汇集）.内部发文即未经登记编号的文件材料，主要包括：①本单位领导和有关部门负责人参加上级机关召开的会议带回的文件材料，尤其是本单位领导在会议上的讲话、发言及会议上印发本单位的典型材料；②上级机关批转、转发本单位的文件，以及本单位代上级机关拟稿并被采用的文件定稿和印本；③国家、省、市和上级机关领导视察、检查本单位或本系统工作时的指示、讲话、题词和声像等材料,以及本单位及其领导检查下级单位的工作、调查研究时形成的文字材料;④本单位召开的党代会、职代会、团代会、党组(党委、总支、支部）会、行政领导（如局长）办公会、工作会议、专业会议等各种会议形成的会议记录、纪要、简报、领导讲话等文件材料还有领导班子民主生活会报告;⑤本单位目标管理、文明建设、廉政建设、纪检监察、综合治理、计划生育等工作以及突发事件、重大活动中形成的文件材料；⑥本单位干部、职工定级、晋级、任免、调动、奖惩、考核、录聘、离退、职称评定等劳动人事方面的审批材料及本单位各级党组织在工作活动中形成的文件材料;⑦本单位领导干部个人重大事项情况报告、个人收入申报情况报告及领导班子及其成员的述职述廉报告；⑧本单位制定的规章制度、管理办法、规定、工作条例、岗位职责等材料,以及各种基础数字统计报表和分析材料；⑨本单位财产、档案交接凭证，以及本单位与外单位签订的各种合同、协议书等及政府部门在采购过程中所形成的与本单位有关的报告、标书、合同等；⑩本单位编印的简报、出版物（包括机构沿革、大事记、年鉴、组织史、志书等)定稿、样本,以及新闻媒体（包括报社、电台、电视台、杂志社等)报道、转载本单位工作活动的文章、图片、采播通知单等。
归档文件整理的基本程序及质量要求
归档文件整理的基本程序及质量要求一、定义1、归档文件立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。
2、归档文件整理将归档文件以“件”为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。
3、件归档文件的整理单位，一般以每份文件为一件，文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，原件与复制件为一件，转发文与被转发文为一件，报表、名册、图册等一册（本）为一件，来文与复文可为一件。
除以上所列归档文件为一件的情况外，以下成套性文件材料也可为一件。
（1）会议记录可为一件。
（2）多期工作简报、信息、动态可各为一件。
（3）会议材料可为一件，也可按不同事由或时间划分多件。
（4）调入调出凭证、介绍信、存根按其种类可为一件。
（5）举办重大活动或工程项目形成的归档文件可为一件，也可按不同事由或时间划分多件。
（6）处理案件形成的文件材料可为一件，也可按不同阶段划分多件。
（7）大事记可为一件或按时间划分多件。
二、整理原则、基本制度、整理程序和时间要求1、归档文件整理的基本原则：在分类的基础上，遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分文件的不同价值，便于查找和利用。
2、归档文件整理工作应建立完善三项基本制度，规范归档文件整理工作。
（1）《文件材料整理及归档办法》—明确整理工作环节和分类方案，确定整理工作的方法、归档时间和质量要求等。
（2）《文件材料归档范围和档案保管期限表》—主要作用是准确划定全宗内形成文件材料的归档范围，同时区分归档文件的保管期限。
（3）《不归档文件管理和处置办法》—明确不归档文件材料的范围及对不归档文件材料的处置办法。
3、整理程序：按照收集、装订、分类、排列、编目、编号、装盒等程序进行。
三、收集1、依据本机关制定的《文件材料归档和不归档的范围》的内容进行收集。
2、除注意收集收发文登记簿上登记的文件材料外，还应注意收集未登记"帐外"的文件材料，包括本机关形成的会议记录、各种统计报表、名册、合同、协议书、委托书、协定书、契约、出版物定稿和样本，本机关职工调动工作的行政职务、工资、党组织关系介绍信及存根，本单位财产、物资、档案等移交凭证、清册，本机关重要活动事件的简报、照片、录音录像、磁盘、光盘、荣誉奖励证书、奖旗、奖杯、奖状、赠品、有纪念意义和凭证性的实物，停止使用的印章等材料及有关领导外出进行公务活动带回来的未登记文件材料。
北京xx档案管理文书归档工作程序(doc17)
北京xx档案管理文书归档工作程序(doc17)档案管理文书归档工作程序附件二关于归档案卷的质量要求总的质量要求: 遵循文件材料的形成的规律与特点,保持文件之间的有机联系,区别不一致价值, 便于保管与利用。
具体应做到下列几点:一、归档文件务必齐全完整。
凡是在职能活动中形成的对今后有查考利用价值的文件材料, 均应收集归档。
归档文件材料种类、份数及每份文件的页数, 均应齐全完整。
二、遵循文件的形成规律与特点, 层次分明。
在归档的文材料中,应当将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件分别组在一起, 不得分开；一个项目的材料, 要把项目从立项到结束形成的材料组在一起, 准确地反映企业生产、科研、基建与经营管理等各项活动的真实内容与历史过程,尽量做到一事一卷。
中国最大的资料库下载三、卷内文件的排列: 卷内文件材料应保持文件之间的有机联系,区别不一致情况进行排列, 密不可分的文件材料应依序排列在一起, 即:批复在前, 请示在后；正件在前, 附件在后；印件在前, 定稿在后；会议记录依会议时间顺序排列, 会议文件要按文件的重要程度顺序排列, 重要的在前；通常工作形成的材料, 结论性的文件在前,根据性的文件在后；产品销售合同应按销售产品种类组卷, 再按供货时间依序排列；上级政策性规定的普发文件按问题单独组卷, 卷内文件依其重要程度排列。
科技文件的排列执行GB/T11822-89国家标准。
四、区分不一致价值: 各类文件根据其不一致的内容都有不一致的储存价值。
组卷过程中尽量根据不一致的保管期限分别组卷。
文件数量很少或者一件事密不可分的文件，可不必因价值不一致而拆开组卷。
五、跨年度材料的处理: 除产品、项目、设备、仪表、基建项目档案外,不一致年度的文件不能放在一起立卷, 但跨年度的请示与批复, 放在批复年立卷；没有批复放在请示年立卷, 跨年度的规划放在针对的第一年立卷, 跨年度的总结放在针对的最后一年立卷；跨年度的会议放在开幕年立卷。
文书档案收集整理归档程序
文书档案收集整理归档程序
一、收集
1.1 定期收集：根据档案分类和归档要求，定期收集各部门的文书资料。
1.2 随时收集：对于一些临时性或突发性事件的文书资料，应随时收集，以保证档案的完整性和准确性。
1.3 督促协助：对各部门文书资料的收集工作进行督促和协助，确保文书资料及时归档。
二、整理
2.1 对收集到的文书资料进行分类、标识、编目和整理，使其有序化和易于查找。
2.2 对整理好的文书资料进行审查和核对，确保其真实性和完整性。
2.3 对具有特殊价值的文书资料进行特殊处理，如进行数字化保存或制作副本，以防止其损坏或遗失。
三、归档
3.1 对整理好的文书资料进行归档，按照档案分类和编号规则进行分类和编号。
3.2 确保归档文书资料的存储环境安全、防潮、防虫、防火等，以保证其长期保存。
3.3 对归档的文书资料进行定期检查和维护，以确保其完整性和安全性。
四、检索与利用
4.1 根据需要，使用适当的检索工具和方法，对归档文
书资料进行检索和查询。
4.2 为用户提供文书档案的借阅和复制服务，以满足用
户的需求。
4.3 对检索和利用过程进行记录和管理，以保证文书档
案的安全性和完整性。
五、维护与更新
5.1 对文书档案进行定期的维护和更新，以保证其准确
性和完整性。
5.2 对损坏或遗失的文书档案进行修复或补充，以保证
其完整性和安全性。
5.3 根据实际需求和变化，对文书档案的分类、编号、
保存方式等进行调整和改进，以提高其管理效率和利用价值。
文书档案归档程序及要求
文书档案归档程序及要求为适应档案管理现代化需求，规范我校档案整理方法，根据归档文件整理规则〉实施办法》的要求，提出本程序及要求：一、归档文件的整理单位1、归档文件以“件”为单位进行整理、分类、编号、排列、编目、装订、装盒。
2、文档的正文与底稿合为一件进行整理归档。
3、原件与复印件合为一件进行整理归档。
4、转发文与被转发文合为一件进行整理归档。
5、正文与附件合为一件进行整理归档。
6、同一年内相关的请示与批复、报告与批示、函与复函各为一件，跨年度的文件各为一件进行整理归档。
7、文件处理单与相关文件合为一件进行整理归档。
8、报表、名册、图表、介绍信存根、商调函、审批表、土地使用证、会议记录、同学录、简报、各类登记册等按照本来的装订方法，一个自然本（册）为一件进行整理归档。
二、归档文件的装订、编页码1、归档文件统一按“件”进行装订，装订时必须用统一的文档装订夹装订档案，每份文件编页码时须从第一页开始编到最后一页为止，正面编在右上角，筒子页背面有文字图表的编在左上角，每份文件材料均从“1”页开始编页号。
2、永久和长期保存的文件材料必须拆除订书针等金属物。
3、成册的文件材料，（如：会议记录、名册、报表等）可保持原貌。
4、归档文件用纸规格以A4纸进行裱糊，列为短期保存的文件材料及本来已经装订成册的刊物、书籍等可保持原貌，不必拆开重新装订。
三、归档文件的分类1、把归档文件按保管期限分开。
2、把同一保管期限内的文件材料按年度分开。
3、把同一保管期限内的文件材料按单位分开。
四、归档文件的排列编号1、将归档文件按照文件的形成时间或文号的先后顺序进行排列。
2、纪委、组织部、人事处等部门产生的文件材料按问题进行排列。
3、同一事由、同一时间或同一问题的文件材料按形成时间或重要程度进行排列。
4、会议记录、统计报表等成套性文件材料分别集中排列。
五、打印归档目录1、凡归档文件材料，按照档案馆的要求填写归档文件目录，归档文件目录必须在计算机上打印并将打印好的目录考盘后移交档案馆文档室。
文书档案管理归档-张娜
二、文件的归档整理
• （六）编制归档号 • 归档号是将归档文件排列顺序加以固定的一组标识符号。在每份归档 文件上的体现就是加盖归档章。 单位名称 年度 编件号
• 1、盖章要求： • （1）归档章一般采用红色印泥，盖在归档文件首页上端的空白处。一 个单位归档章加盖的位置应统一； • （2）归档章不要遮盖领导批示、收文章或文件内容； • （3）若归档文件前有文件处理单（文件批办传阅单），归档章可加盖 在文件处理单（文件批办传阅单）上。
文书档案管理归档整理 操作方法和技巧
乐陵市卫生局 张娜
一、收文处理流程
档案员： 1.签收文件 2.编号、登记、分类 3.填写文件批办传阅单
主要负责人： 批示文件，回交至档案员
档案员： 取回文件，按批办意见进行处理： 传阅件送相关领导、部门及人员传阅
相关领导及部门： 签字、阅文、办完注明结果，及时退还至档案员。
二、文件的归档整理
• （五）“件”的排列 • 排列是将每份归档文件先后排列有序化的过程。 即在同一保期限内按事由结合时间对归档文件进 行排列。 • 事由是指一件具体的事，或一个具体的问题，或 一段较为紧密的工作过程。一般一份文件就是一 个事由。 • “年度—保管期限”分类方法对归档文件进行排 列就是在同一保管期限内一般按具体事由结合文 件形成的时间顺序进行排列。
二、文件的归档整理
• 具体情况作如下规定： • 1、正文与附件为一件。附件一般是指正文 后注明的附件，它是正文内容的一部份。 • 2、原件与复制件为一件； • 3、转发文与被转发文为一件； • 4、正文与文件处理单（文件批办传阅单） 为一件； • 5、来文与复文（指请示与批复、报告与批 示、函与复函）为一件；
二、文件的归档整理
件 号 责任者 文号 题名 日期 页数 备注
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技术
管理
类
（D）
生产调度
生产组织，调度指挥工作，外协加工等。
能源管理
D12
能源消耗定额管理，节能降耗工作等。
安全管理
安全生产管理，工伤事故处理，职工安全教育等。
环境保护
环境保护检测与控制，污染治理等。
案 实 体 分 类 编 号 表
一级
类目
名称
二 级
类 目
名 称
分
类
号
基 本 范 围
生
八、 装订与装盒：卷内文件以“件”为单位，采取三孔一线的方式进行装订。然后，按“件”号顺序排列装盒，一盒为一卷。
九、卷内目录的填写: 凡是组成的案卷, 都应填写卷内目录。卷内目录表的各项要填写齐全。
序号：填写文件的件号。
文号：填写文件制发机关的发文字号,合同可填写合同号。
责任者：应填写文件形成的部门或以印章为准。
十二、 归档照片、录像片、录音带要写清载体的摄制时间、地点、所反映事情的内容, 摄制人。照片要连同底片一起归档。
十三. 归档的电子文档要附有标签，标签内应填写编号、套别、名称、密级、保管期限和软、硬平台等。
股份公司档案实体体系图
说明：股份公司的党群工作类档案主要是各种协会的管理、其它方面由集团总部管理。
b)设备仪器类，按设备类、仪器类分别排架, 各按技术性文件和管理性文件分别流水编号, 不同属类用分类号区别, 流水号编制办法同前类。
c)产品、基建、设备仪器类档案的编号由目录号、分类号、项目( 型号 )代号、案卷顺序号构成。
举例示意:
E1. E21. C2000. 001
┃ ┃┃ ┃ ┃
┃ ┃┃ ┃ ┗━━━━━案卷顺序号
三、 卷内文件的排列: 卷内文件材料应保持文件之间的有机联系,区别不同情况进行排列, 密不可分的文件材料应依序排列在一起, 即:批复在前, 请示在后； 正件在前, 附件在后； 印件在前, 定稿在后； 会议记录依会议时间顺序排列, 会议文件要按文件的重要程度顺序排列, 重要的在前；一般工作形成的材料, 结论性的文件在前,依据性的文件在后； 产品销售合同应按销售产品种类组卷, 再按供货时间依序排列；上级政策性规定的普发文件按问题单独组卷, 卷内文件依其重要程度排列。科技文件的排列执行GB/T11822-89国家标准。
财务管理
C13
财会业务综合管理，资金固定资产产权管理，成本管理，价格管理，财务计划、会计管理，税务、外汇、关贸、信贷和优惠政策管理等，资产评估
物资管理
C14
物资综合业务管理，物资供应，仓库管理，废旧物资处理、进口物资合同等。
产品销售
市场分析，用户调查，商务洽谈，产品销售合同（包括出口合同）、协议，用户工程设计、安装、开通，售后服务、广告宣传等。
产
技
术
管
理
类
（D）
科技管理
科技综合管理，新产品、新技术综合开发，科技成果管理，技术革新、技术改造、合理化建议，工艺管理，专利管理，技术体制，技术引进，技术转让、技术合作合同、协议等。
质量管理
全面质量管理，贯彻iso2000标准体系管理、产品质量检测与控制工作等。
计量管理
计量综合管理，各种计量检测工作，计量晋级与复查工作等。
外事业务综合管理，企业涉外活动（出访，考察，外宾接待，商务意向谈判，）等。
经
营
管
理
类
（C）
综合管理
C11
企业改革，企业发展规划，经营战略决策，经营方针、目标管理，企业改制、投资管理，承包合同，市场预测，经营法规，企业管理制度，工作标准等。
计划统计
C12
综合计划管理，企业中、长期经营计划，年（季）度计划，各项专业计划，各种计划、统计报表，综合性统计分析，进出口计划管理工作等。
3.2.6特殊载体档案，按载体类别分别编号。即：按照片、录音带、录像片、软盘、光盘、实物分别编号，用特殊载体（TZ）•类别[照片（Z）、录音带（Y）、录像带（X）、软盘（R）光盘（G）、实物（SW）]•顺序号标识。
示例：TZ•R•001； TZ•Z•001……。
4 附 则
本办法由总裁办负责实施并解释。
标准化
工作
企业技术标准化管理工作，各种技术标准档案等。
档案和信息管理
企业档案管理工作，各类基本数据管理，计算机信息系统管理性工作，技术情报、图书、资料管理，各种专业会议、出国考察带回的文件资料。
档案编号( 档号 )由全宗号、目录号、分类号、案卷顺序号构成 (全宗号是档案馆给企业的编号，故企业暂不标识 )。
档案编号( 档号 )标识举例示意:
A1. A12. 010
┃ ┃┃ ┃
┃ ┃┃ ┃
┃ ┃┃ ┗━━━━案卷顺序号
┃ ┃┃
┃ ┃┗━━━━━━━━分类二级类目( 属类代号 )
┃ ┗━━━━━━━━━分类一级类目( 大类代号)
四、 区分不同价值: 各类文件根据其不同的内容都有不同的保存价值。组卷过程中尽量根据不同的保管期限分别组卷。文件数量很少或一件事密不可分的文件，可不必因价值不同而拆开组卷。
五、 跨年度材料的处理: 除产品、项目、设备、仪表、基建项目档案外,不同年度的文件不能放在一起立卷, 但跨年度的请示与批复, 放在批复年立卷； 没有批复放在请示年立卷, 跨年度的规划放在针对的第一年立卷, 跨年度的总结放在针对的最后一年立卷； 跨年度的会议放在开幕年立卷。
附件三
档案实体分类编号办法
1 总 则
1.1为了贯彻执行国家档案局颁发的《工业企业档案分类试行规则》和《邮电工业档案实体分类编号办法》,提高档案管理的科学化、规范化和标准化水平, 更好地为企业经营生产、管理工作服务、特制定本办法。
1.2档案分类原则, 是以公司全部档案为对象, 根据管理职能,结合档案内容和形成特点, 保持档案之间的有机联系, 便于科学管理和开发利用。
协会工作
A17
协会业务综合性管理工作，各专业学会，协会工作，各群众团体活动工作等。
行
政
管
理
类
（B）
政务工作
B11
综合性工作，政策法规，司务会议，经理办公室工作，文秘机要保密工作，干部会议，信息工作，机构设置。
人事管理
B12
人事业务综合管理，干部、职工管理，干部考核任免、聘用，职称评定、聘任，奖惩、出国政审，劳务出口，离退休管理工作等。
六. 具有长期保存的案卷, 卷内文件有圆笔和铅笔字迹, 要用蓝黑墨水或碳素墨水笔重抄或复印, 连同原件一同归档。
七. 卷内文件的编号：每一本案卷的卷内文件按“件”编号，每件文件用铅笔编写页号，在文件首页的右上角盖“件号章”, 并将件号和每件文件的页数填写清楚。（“件号章”的其它项，由总裁办档案人员填写）。图纸在右下角编写页号。
劳动管理
B13
劳资综合管理，定编定员、劳动调配，劳动工作计划与统计，工资管理，劳动保护等。
教育工作
教育业务综合管理，普通教育，中专和职业教育，职工在职业务技术教育和培训等。
审计监察
B15
审计业务综合管理，专项审计工作活动，法律事务，政纪监察，违纪案件审理工作等。
档 案 实 体 分 类 编 号 表
2 档案类别的设置
2.1档案的类别共设置十个大类, 即: 党群工作类、行政管理类、经营管理类、生产技术管理类、产品类、科学技术研究类、基本建设类、设备仪器类、会计档案类、干部职工档案类。
2.2根据职能活动和档案形成的特点, 每个大类下设置若干个二级类目( 属类 ), 不设置三级类目( 详见附表 )。
理论教育，各种工作活动宣传，思想政治工作，精神文明建设等。
纪检工作
A14
党风治理，党纪检查，案件审理工作等。
工会工作
A15
职工代表大会，职工民主管理，劳动竞赛，劳动福利，女工工作，文体活动，组织建设，会费管理，先进职工管理，技术比赛。
共青团 工作
A16
组织建设，思想政治工作，团员大会，团员管理，团费管理，青少年工作等。
附表：档案实体分类编号表
档 案 实 体 分 类 编 号 表
一级
类目
名称
二 级
类 目
名 称
分
类
号
基 本 范 围
党
群
工
作
类
（A）
党务综合
党委综合性工作，党委有关会议，党员代表大会，党委办公室及其他党务性工作等。
组织工作
A12
党的组织建设，整党建党，党员及党员中层干部管理，党费管理，统战工作等。
宣传工作
A13
二、 遵循文件的形成规律和特点, 层次分明。在归档的文材料中,应当将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件分别组在一起, 不得分开；一个项目的材料, 要把项目从立项到结束形成的材料组在一起, 准确地反映企业生产、科研、基建和经营管理等各项活动的真实内容和历史过程,尽量做到一事一卷。
3.2档案实体排架和编号要反映十个基本大类, 从实际出发, 做到科学合理, 经济实用, 保证利用档案的系统性、有效性。
3.2.1党群工作类（A）、行政管理类（B）、经营管理类（C）、生产技术管理类（D）的案卷排架, 按大类一年度一属类进行排列, 不区分保管期限特征( 但同一属类内按照永久、长期、短期顺序排列 )，案卷顺序号按大类流水编号,流水号编制到“999”时, 重新从“1”另行编号, 并用案卷目录号加以区别。
题名：填写文件标题，一般应照实抄录，不要随意更改和简化；没有标题或不能说明文件内容的标题，应根据文件内容自拟标题，外加〔〕；会议记录应在卷内目录的文件题名下写明会议的主要内容。合同、协议在此栏内填写合同内容及对方单位。
日期：填写文件形成的时间，填写时可省略“年”、“月”、“日”，用“.”表示。没有责任者、年、月、日的文件要考证清楚责任者和年、月、日。