档案管理文书归档工作程序

理论教育，各种工作活动宣传，思想政治工作，精神文明建设等。
纪检工作
A14
党风治理，党纪检查，案件审理工作等。
工会工作
A15
职工代表大会，职工民主管理，劳动竞赛，劳动福利，女工工作，文体活动，组织建设，会费管理，先进职工管理，技术比赛。
共青团 工作
A16
组织建设，思想政治工作，团员大会，团员管理，团费管理，青少年工作等。
一级
类目
名称
二 级
类 目
名 称
分
类
号
基 本 范 围
行
政
管
理
类
（B）
武装保卫
B16
社会治安，民兵工作，枪支弹药管理，消防、交通管理，刑事案件审理，人防工作等。
行政事务
B17
职工生活福利，房产管理，食堂，商店，幼儿园，第三产业管理工作，医疗卫生，卫生监督与管理职工防病治病，计划生育工作等。
外事工作
B18
三、 卷内文件的排列: 卷内文件材料应保持文件之间的有机联系,区别不同情况进行排列, 密不可分的文件材料应依序排列在一起, 即:批复在前, 请示在后； 正件在前, 附件在后； 印件在前, 定稿在后； 会议记录依会议时间顺序排列, 会议文件要按文件的重要程度顺序排列, 重要的在前；一般工作形成的材料, 结论性的文件在前,依据性的文件在后； 产品销售合同应按销售产品种类组卷, 再按供货时间依序排列；上级政策性规定的普发文件按问题单独组卷, 卷内文件依其重要程度排列。科技文件的排列执行GB/T11822-89国家标准。
b)设备仪器类，按设备类、仪器类分别排架, 各按技术性文件和管理性文件分别流水编号, 不同属类用分类号区别, 流水号编制办法同前类。
c)产品、基建、设备仪器类档案的编号由目录号、分类号、项目( 型号 )代号、案卷顺序号构成。
举例示意:
E1. E21. C2000. 001
┃ ┃┃ ┃ ┃
┃ ┃┃ ┃ ┗━━━━━案卷顺序号
六. 具有长期保存的案卷, 卷内文件有圆笔和铅笔字迹, 要用蓝黑墨水或碳素墨水笔重抄或复印, 连同原件一同归档。
七. 卷内文件的编号：每一本案卷的卷内文件按“件”编号，每件文件用铅笔编写页号，在文件首页的右上角盖“件号章”, 并将件号和每件文件的页数填写清楚。（“件号章”的其它项，由总裁办档案人员填写）。图纸在右下角编写页号。
页号：填写每份文件的页数。
十、 备考表的填写: 每个案卷必须附有备考表。卷内文件的情况说明, 都应填在备考表内, 若无情况可说明,也应将立卷人姓名填上, 检查人由单位领导或案卷质量审核者签名。
十一、案卷题名的拟写：每份案卷都应根据卷内文件内容拟写题名。题名主要由三个部分组成：文件的主要制发机关、案卷内文件主题（文件中心内容）和文种。也可突出年代特征，即：在制发机关后加文件形成的年代。用印有“北京首信股份公司”卷盒的股份公司内部文件，可以省略文件制发机关。
标准化
工作
企业技术标准化管理工作，各种技术标准档案等。
档案和信息管理
企业档案管理工作，各类基本数据管理，计算机信息系统管理性工作，技术情报、图书、资料管理，各种专业会议、出国考察带回的文件资料。
档号( 档案编号 )由目录号, 分类号, 课题代号, 案卷顺序号构成。
3.2.4会计档案的排架编号, 按大类一属类一年度进行排列, 案卷顺序号按属类流水编号, 流水编制到“999”时, 重新从“1”另行编号,用目录号加以区别。
档号( 档案编号 )由目录号、分类号、案卷顺序号构成。
3.2.5干部职工档案类, 按《干部档案工作条例》的有关规定，分干部、工人顺序编号。
附件三
档案实体分类编号办法
1 总 则
1.1为了贯彻执行国家档案局颁发的《工业企业档案分类试行规则》和《邮电工业档案实体分类编号办法》,提高档案管理的科学化、规范化和标准化水平, 更好地为企业经营生产、管理工作服务、特制定本办法。
1.2档案分类原则, 是以公司全部档案为对象, 根据管理职能,结合档案内容和形成特点, 保持档案之间的有机联系, 便于科学管理和开发利用。
八、 装订与装盒：卷内文件以“件”为单位，采取三孔一线的方式进行装订。然后，按“件”号顺序排列装盒，一盒为一卷。
九、卷内目录的填写: 凡是组成的案卷, 都应填写卷内目录。卷内目录表的各项要填写齐全。
序号：填写文件的件号。
文号：填写文件制发机关的发文字号,合同可填写合同号。
责任者：应填写文件形成的部门或以印章为准。
2 档案类别的设置
2.1档案的类别共设置十个大类, 即: 党群工作类、行政管理类、经营管理类、生产技术管理类、产品类、科学技术研究类、基本建设类、设备仪器类、会计档案类、干部职工档案类。
2.2根据职能活动和档案形成的特点, 每个大类下设置若干个二级类目( 属类 ), 不设置三级类目( 详见附表 )。
二、 遵循文件的形成规律和特点, 层次分明。在归档的文材料中,应当将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件分别组在一起, 不得分开；一个项目的材料, 要把项目从立项到结束形成的材料组在一起, 准确地反映企业生产、科研、基建和经营管理等各项活动的真实内容和历史过程,尽量做到一事一卷。
┗━━━━━━━━━━━━目录号（A类的第一本目录）
3.2.2产品类（E）、科研类（F）、基本建设类（G）、设备仪器类（H）的案卷排架
a)根据公司产品特点, 产品档案原则上按大类一属类一项目进行排列, 案卷顺序号按属类流水编号（适用于手机产品）, 同样将顺序号编制到“999”时重新从“1”另行编号。对于项目少的产品,可以将多种属类混合流水编号, 用分类号加以区别，流水编号办法同前。
外事业务综合管理，企业涉外活动（出访，考察，外宾接待，商务意向谈判，）等。
经
营
管
理
类
（C）
综合管理
C11
企业改革，企业发展规划，经营战略决策，经营方针、目标管理，企业改制、投资管理，承包合同，市场预测，经营法规，企业管理制度，工作标准等。
计划统计
C12
综合计划管理，企业中、长期经营计划，年（季）度计划，各项专业计划，各种计划、统计报表，综合性统计分析，进出口计划管理工作等。
四、 区分不同价值: 各类文件根据其不同的内容都有不同的保存价值。组卷过程中尽量根据不同的保管期限分别组卷。文件数量很少或一件事密不可分的文件，可不必因价值不同而拆开组卷。
五、 跨年度材料的处理: 除产品、项目、设备、仪表、基建项目档案外,不同年度的文件不能放在一起立卷, 但跨年度的请示与批复, 放在批复年立卷； 没有批复放在请示年立卷, 跨年度的规划放在针对的第一年立卷, 跨年度的总结放在针对的最后一年立卷； 跨年度的会议放在开幕年立卷。
档案管理文书归档工作程序
附件二
关于归档案卷的质量要求
总的质量要求: 遵循文件材料的形成的规律和特点,保持文件之间的有机联系,区别不同价值, 便于保管和利用。具体应做到以下几点:
一、 归档文件必须齐全完整。凡是在职能活动中形成的对今后有查考利用价值的文件材料, 均应收集归档。归档文件材料种类、份数及每份文件的页数, 均应齐全完整。
产
技
术
管
理
类
（D）
科技管理
科技综合管理，新产品、新技术综合开发，科技成果管理，技术革新、技术改造、合理化建议，工艺管理，专利管理，技术体制，技术引进，技术转让、技术合作合同、协议等。
质量管理
全面质量管理，贯彻iso2000标准体系管理、产品质量检测与控制工作等。
计量管理
计量综合管理，各种计量检测工作，计量晋级与复查工作等。
十二、 归档照片、录像片、录音带要写清载体的摄制时间、地点、所反映事情的内容, 摄制人。照片要连同底片一起归档。
十三. 归档的电子文档要附有标签，标签内应填写编号、套别、名称、密级、保管期限和软、硬平台等。
股份公司档案实体体系图
说明：股份公司的党群工作类档案主要是各种协会的管理、其它方面由集团总部管理。
档案编号( 档号 )由全宗号、目录号、分类号、案卷顺序号构成 (全宗号是档案馆给企业的编号，故企业暂不标识 )。
档案编号( 档号 )标识举例示意:
A1. A12. 010
┃ ┃┃ ┃
┃ ┃┃ ┃
┃ ┃┃ ┗━━━━案卷顺序号
┃ ┃┃
┃ ┃┗━━━━━━━━分类二级类目( 属类代号 )
┃ ┗━━━━━━━━━分类一级类目( 大类代号)
附表：档案实体分类编号表
档 案 实 体 分 类 编 号 表
一级
类目
名称
二 级
类 目
名 称
分
类
号
基 本 范 围
党
群
工
作
类
（A）
党务综合
党委综合性工作，党委有关会议，党员代表大会，党委办公室及其他党务性工作等。
组织工作
A12
党的组织建设，整党建党，党员及党员中层干部管理，党费管理，统战工作等。
宣传工作
A13
题名：填写文件标题，一般应照实抄录，不要随意更改和简化；没有标题或不能说明文件内容的标题，应根据文件内容自拟标题，外加〔〕；会议记录应在卷内目录的文件题名下写明会议的主要内容。合同、协议在此栏内填写合同内容及对方单位。
日期：填写文件形成的时间，填写时可省略“年”、“月”、“日”，用“.”表示。没有责任者、年、月、日的文件要考证清楚责任者和年、月、日。
劳动管理
B13
劳资综合管理，定编定员、劳动调配，劳动工作计划与统计，工资管理，劳动保护等。
教育工作
教育业务综合管理，普通教育，中专和职业教育，职工在职业务技术教育和培训等。
审计监察
B15
审计业务综合管理，专项审计工作活动，法律事务，政纪监察，违纪案件审理工作等。
档 案 实 体 分 类 编 号 表
财务管理
C13
财会业务综合管理，资金固定资产产权管理，成本管理，价格管理，财务计划、会计管理，税务、外汇、关贸、信贷和优惠政策管理等，资产评估
物资管理
C14
物资综合业务管理，物资供应，仓库管理，废旧物资处理、进口物资合同等。
产品销售
市场分析，用户调查，商务洽谈，产品销售合同（包括出口合同）、协议，用户工程设计、安装、开通，售后服务、广告宣传等。
3.2.6特殊载体档案，按载体类别分别编号。即：按照片、录音带、录像片、软盘、光盘、实物分别编号，用特殊载体（TZ）•类别[照片（Z）、录音带（Y）、录像带（X）、软盘（R）光盘（G）、实物（SW）]•顺序号标识。
示例：TZ•R•001； TZ•Z•001……。
4 附 则
本办法由总裁办负责实施并解释。
┃ ┃┃ ┗━━━━━━━产品型号( 项目代号 )
┃ ┃┗━━━━━━━━━━━分类号二级类目( 属类 )
┃ ┗━━━━━━━━━━━━分类号一级类目( 大类 )
┗━━━━━━━━━━━━━━目录号（产品档案第一本目录）
3.2.3科学技术研究类按大类分科研课题排列, 案卷顺序号按大类流水编号, 流水编号办法同前四大类编制办法。
协会工作
A17
协会业务综合性管理工作，各专业学会，协会工作，各群众团体活动工作等。
行
政
管
理
类
（B）
政务工作
B11
综合性工作，政策法规，司务会议，经理办公室工作，文秘机要保密工作，干部会议，信息工作，机构设置。
人事管理
B12
人事业务综合管理，干部、职工管理，干部考核任免、聘用，职称评定、聘任，奖惩、出国政审，劳务出口，离退休管理工作等。
生产
技术
管理
类
（D）
生产调度
生产组织，调度指挥工作，外协加工等。
能源管理
D12
能源消耗定额管理，节能降耗工作等。
安全管理
安全生产管理，工伤事故处理，职工安全教育等。
环境保护
环境保护检测与控制，污染治理等。
案 实 体 分 类 编 号 表
一级
类目
名称
二 级
类 目
名 称
分
类
号
基 本 范 围
生
2.3录音、录像、照片、计算机软盘( 磁盘 )和其它非纸质载体形式的档案, 其形成和反映的内容、作用与纸质载体档案有着不可分割的联系, 不单独设置类目, 视其内容特征同纸质载体档案对应分类编号。
2.4各部门根据分类办法组织整理案卷, 以利于分类标识和管理。
Leabharlann Baidu3 分类标识方法
3.1企业档案实体分类的标识符号采用英文字母顺序标识一级类目( 大类 )； 采用阿拉伯数字“ 双位制”标识二级类目( 属类 )。
3.2档案实体排架和编号要反映十个基本大类, 从实际出发, 做到科学合理, 经济实用, 保证利用档案的系统性、有效性。
3.2.1党群工作类（A）、行政管理类（B）、经营管理类（C）、生产技术管理类（D）的案卷排架, 按大类一年度一属类进行排列, 不区分保管期限特征( 但同一属类内按照永久、长期、短期顺序排列 )，案卷顺序号按大类流水编号,流水号编制到“999”时, 重新从“1”另行编号, 并用案卷目录号加以区别。