文书归档工作程序
公司文书归档工作程序
公司文书归档工作程序一、背景介绍公司文书归档工作程序旨在规范公司内部文书管理，确保文档能够按照一定的规则进行归档和保存，以便日后查阅和审阅。
本文档将详细介绍公司文书归档工作的流程和标准，以确保公司文档管理的高效性和安全性。
二、归档分类公司文书归档按照不同的分类进行，主要包括以下几类： 1. 人事档案：包括员工合同、离职手续等。
2. 财务档案：包括公司财务报表、发票等。
3. 销售档案：包括销售合同、客户信息等。
4. 行政档案：包括公司规章制度、公告通知等。
5.技术档案：包括产品技术资料、研发文件等。
三、文档编号每份文档都应当有唯一的编号，以便进行查找和追踪。
文档编号的格式为：类别-年份-序号，例如：人事-2023-001。
四、归档流程1. 归档准备在归档之前，需要对文档进行整理和分类，确保文档内容清晰明了，无误。
2. 文件打印将需要归档的电子文档打印出来，并标明文档编号和日期。
3. 文件装订对打印好的文档进行装订，确保不会丢失或混乱。
4. 归档存储将装订好的文档按照分类存放在指定的文件柜或档案室中，并做好详细的记录。
五、归档标准为了确保归档工作的质量和效率，公司制定了以下归档标准： 1. 文档存放位置必须明确标明，不得私自改动。
2. 每份文档都必须有清晰的编号和日期，以便查找和识别。
3. 归档时必须根据文件分类要求进行整理，不得混放或随意归档。
4.归档存储环境必须清洁干净，避免受潮或受损。
六、归档责任人公司设立了专门的文书管理员，负责文档的整理、归档和管理。
文书管理员必须严格按照公司规定的流程和标准进行工作，确保文档管理的顺利进行。
七、归档审核公司每年定期对文档归档进行审核，检查是否符合规定的标准和流程。
对于不符合要求的文档，需及时进行整改。
八、归档安全公司文书归档工作需保证文档的安全性，不得泄露或遗失。
所有具有机密性质的文档必须进行加密存储，并设有权限控制。
九、总结公司文书归档工作程序对于公司的管理和发展具有重要意义，只有严格遵守规定的流程和标准，才能确保公司文档管理的高效性和安全性。
一、文书档案立卷归档制度
文件档案管理制度(一)总则第一条为加强本公司文件合同等档案管理工作，特制定本制度。
第二条归档的文件材料必须按年度立卷，本单位内部机构在工作活动中形成的各种有保存价值的文件材料，都要按照本制度的规定，分别立卷归档。
第三条公文承办部门或承办人员应保证经办文件的系统完整(公文上的各种附件一律不准抽存)。
结案后及时交专(兼)职文书人员归档。
工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。
(二)文件材料的收集管理第四条坚持部门收集、管理文件材料制度。
各部门均应指定专(兼)职文书人员，负责管理本部门的文件材料，并保持相对稳定。
人员变动应及时通知档案室。
第五条凡本公司缮印发出的公文(含定稿和两份打印的正件与附件、批复请示、转发文件含被转发的原件)一律由办公室统一收集管理。
第六条一项工作由几个部门参与办理，在工作活动中形成的文件材料，由主办部门收集归卷。
会议文件由会议主办部门收集归卷。
1.公司工作人员外出学习、考察、调查研究、参加上级机关召开的会议等公务活动的相关人员核报差旅费时，必须将会议的主要文件资料向档案室办理归档手续、档案室签字认可后财务部门才给予核报差旅费。
2.本公司召开会议，由会议主办部门指定专人将会议材料、声像档案等向档案室办理归档手续，档案室签字认可后财务部门才给予报会议费用。
第七条各部门专(兼)职文书的职责：1.了解本部门的工作业务，掌握本部门文件材料的归档范围，收集管理本部门的文件材料。
2.认真执行平时归档制度，对本部门承办的文件材料及时收集归卷，每年的三月份前应将归档文件材料归档完毕，并向档案室办好交接签收手续。
3.承办人员借用文件材料时，应积极地提供利用，做好服务工作，并办理临时借用文件材料登记手续。
(三)归档范围〖HT〗第八条重要的会议材料，包括会议的通知、报告、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会议简报、会议记录等。
第九条上级机关发来的与本公司有关的决定、决议、指示、命令、条例、规定、计划等文件材料。
文书档案管理归档整理操作方法和技巧
一、什么是文件材料的归档整理是指立档单位在其职能活动中形成并办理完毕，应作为文书档案保存的各种纸质文件材料，以件为单位，进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。
二、归档文件整理原则：遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。
三、文件材料归档整理的具体操作方法（一）收集收集工作即是将本单位在其职能活动中形成的、办理完毕的、具有保存价值的各种文字材料收集集中起来的工作过程。
要求：材料齐全完整、内容真实准确（二）确定“件”归档文件整理方法是以“件”为单位，进行文件级整理。
确定“件”是归档文件整理工作的关键之一。
“件”的确定一定要把握尺度，不可过严也不可太松。
一般以每份文件为一件。
具体情况作如下规定：1、文件正本与定稿为一件；2、计算机及其网络环境中形成的文件，无定稿的，或打印出的定稿上无重要修改手迹、领导批示，定稿不归档，但发文稿纸必须归档，且与正文合为一件；3、正文与附件为一件。
附件一般是指正文后注明的附件，它是正文内容的一部份。
4、原件与复制件为一件；5、转发文与被转发文为一件；6、会议记录一本为一件；如党委会议记录、行政会议记录等；7、成套的会议材料分别为件；8、重要文件的正文与历次修改稿可各为一件；9、正文与文件处理单（办文单）为一件；10、来文与复文（指请示与批复、报告与批示、函与复函）为一件；11、报表、名册、图册、成册的编研材料、刊物等按其原来的装订方式，一册（本）为一件；12、未装订的式样同一的表格，以一定的单位（如部门或时间等）组合，可装订在一起作为一件。
如先进审批表、工资审批表、统计年报等；13、介绍信一般一份为一件，若单位一年形成的介绍信数量较多时，也可结合其它特征划分成若干件；（三）件的装订件的装订主要是为了固定“件”，使其便于保管和利用。
在装订前，已破损的文件应予修整，字迹模糊或易褪变的文件应予复制或进行字迹加固处理。
文件的修整、复制要在保持原貌的前提下进行。
归档文件整理方法和步骤
归档文件整理归档文件整理是将办理完毕的公文，有选择地收集起来，分门别类地整理集中，以备向档案部门移交的归档的工作。
国家档案局2000年12月6日发布，2001年1月1日起实施中华人民共和国档案行业标准《归档文件整理规则》，以我国从20世纪50年代开始的立卷制度进行改革，取消案卷，推行文件级整理，山东省档案局从2002年起在全省推行了这一规则。
归档文件：是指立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。
归档文件整理，是将文件以“件”为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。
1、收集文件。
收集文件一般按年度进行收集，不同年度的文件一般不得放在一起整理(但跨年度的请示与批复，放在复文年整理；没有复文的，放在请示年整理；跨年度的规划放在针对的第一年整理；跨年度的总结放在针对的最后一年整理；跨年度的会议放在会议开幕年整理；非诉讼案件放在结案年整理)。
做好平时收集工作，必须建立健全归档制度。
归档制度的主要内容包括归档范围、归档时间、归档要求。
“归档范围”是指一个机关形成的全部文件中哪些应该归档，哪些不应该归档。
凡是本机关工作活动中形成的、办理完毕的具有查考利用价值的文件材料，均属归档范围。
归档时间：是指文书处理部门或业务部门需要归档的文件材料整理完后向档案室移交的时间。
第二年的上半年（6月30日前）。
归档质量要求：遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件材料之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。
归档文件的整理是文书处理的最后环节，归档文件收集齐全、完整也是文书处理的一项基本要求。
平时收集文件时，要收集及时，数量上齐全完整、质量上要准确系统。
齐全：就是机关和各内部组织机构的文件材料都要齐全，各种门类载体的文件材料都要齐全。
完整：就是归档的文件数量充分，能在时间上反映出本单位完整的工作活动面貌。
准确系统：即归档的文件材料要遵循文件的自然形成规律，保持文件之间的历史联系，区分保管期限，科学分类，较好地反映机关的活动的基本面貌。
文书档案管理归档整理操作方法和技巧
文书档案管理归档整理操作方法和技巧一、什么是文件材料的归档整理是指立档单位在其职能活动中形成并办理完毕，应作为文书档案保存的各种纸质文件材料，以件为单位，进展装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。
二、归档文件整理原那么：遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联络，区分不同价值，便于保管和利用。
三、文件材料归档整理的详细操作方法〔一〕搜集搜集工作即是将本单位在其职能活动中形成的、办理完毕的、具有保存价值的各种文字材料搜集集中起来的工作过程。
要求：材料齐全完好、内容真实准确〔二〕确定“件”归档文件整理方法是以“件”为单位，进展文件级整理。
确定“件”是归档文件整理工作的关键之一。
“件”确实定一定要把握尺度，不可过严也不可太松。
一般以每份文件为一件。
详细情况作如下规定：1、文件正本与定稿为一件；2、计算机及其网络环境中形成的文件，无定稿的，或打印出的定稿上无重要修改手迹、领导批示，定稿不归档，但发文稿纸必须归档，且与正文合为一件；3、正文与附件为一件。
附件一般是指正文后注明的附件，它是正文内容的一部份。
4、原件与复制件为一件；5、转发文与被转发文为一件；6、会议记录一本为一件；如党委会议记录、行政会议记录等；7、成套的会议材料分别为件；8、重要文件的正文与历次修改稿可各为一件；9、正文与文件处理单〔办文单〕为一件；10、来文与复文〔指请示与批复、报告与批示、函与复函〕为一件；11、报表、名册、图册、成册的编研材料、刊物等按其原来的装订方式，一册〔本〕为一件；12、未装订的式样同一的表格，以一定的单位〔如部门或时间等〕组合，可装订在一起作为一件。
如先进审批表、工资审批表、统计年报等；13、介绍信一般一份为一件，假设单位一年形成的介绍信数量较多时，也可结合其它特征划分成假设干件；〔三〕件的装订件的装订主要是为了固定“件”，使其便于保管和利用。
在装订前，已破损的文件应予修整，字迹模糊或易褪变的文件应予复制或进展字迹加固处理。
文书整理归档的程序
文书整理归档的程序
文书整理归档的程序一般包括以下步骤：
1.收集：将需要归档的文件进行收集，确保文件的完整性和准确性。
2.分类：根据文件的内容、形式、时间等因素进行分类，制定文件
编号和档案目录。
3.鉴定：对文件进行鉴定，确定其是否具有保存价值，以及保存期
限。
4.整理：对文件进行整理，包括对文件的编号、页码、装订、装盒
等处理，确保文件的完整性和可读性。
5.归档：将整理好的文件按照档案编号和目录进行归档，确保文件
的顺序和位置。
6.保管：对归档的文件进行保管，包括定期检查、备份、防火防盗
等措施，确保文件的安全和完整。
在文书整理归档过程中，需要注意以下几点：
●确保文件的完整性和准确性，避免漏收或错收文件。
●对文件进行分类和鉴定时，要遵循相关规定和标准，确保文件的
分类和保存期限的准确性。
●在整理和归档过程中，要注意保护文件的原始面貌和完整性，避
免损坏或丢失文件。
●在保管过程中，要采取有效的措施确保文件的安全和完整，防止
文件被盗窃或损坏。
文书档案整理的步骤(新)
港口区文书档案整理步骤和方法本标准规定了文书档案整理的步骤和方法，适用于我区各级机关、团体、企业、事业单位和其他社会团体。
一、文书档案整理的步骤1、收集---2、分年度---3、确定归档范围----4、分类（归档方法）----5 、立卷（整理成件）---6、分保管期限---7、文件排列---8、装订---9、编号---10、数页码---11、装盒---12、编目---13、放置备考表---14、上架。
二、文书档案整理的具体方法1、收集。
文件材料的收集对象：反映本单位主要职能活动的，应该立卷归档的文件材料，包括收、发文件、内部文件、电报、各种会议文件（包括会议记录），领导人讲话稿，电话记录、出版物原稿（附原本），各种统计表、照片、录音、录像带等文件材料。
第一类：收来文件，指本机关收到的从外机关发送来，通常又叫收文。
第二类：对外文件，指的是本机关(或本部门)对外发出的文件，通常又叫发文。
第三类：内部文件，指的是本机关拟制的，并且是在本机关内部使用的文件。
如：“白头文件”：（1）、会议文件，包括本机关召开各种会议文件材料，包括党组(党委)会议、行政领导办公会、全局性工作会议、专业会议以及外出参加针对本机关主管业务的会议，领导外出开会带回的会议文件材料。
（2）、本机关拟写的各项工作计划、总结、报告、调查、统计、预算、决算报告、财务交接单，本单位制定的规章制度、以及下级机关报送的各项工作计划、总结及各种文件材料。
（3）、合同、协议、出版物原稿（附原本）（4）、重要的来信来访、领导人批示、领导在公务活动形成的重要信件、电报。
（5）、会议记录、会议纪要(包括党组和行政会议)（6）、本机关拟写的组织沿革、大事记、年鉴、重要的活动剪报等。
2、分年度。
按文件所形成的年度归档，不同的年度的文件一般不得放在一起归档，但跨年度的请示与批复放在复文年归档，没有复文的放在请示年归档。
3、确定归档范围。
（1）、文件材料归档范围（2）、不归档的文件材料的范围不归档范围文件材料主要有两部分：一是没有查考价值的文件;二是重复性文件。
归档文件整理的方法步骤
归档文件整理的方法步骤归档文件整理的方法步骤可以简要地归纳为“十步走”，具体如下：第一步：收集应归档文件收集应归档文件，是档案工作的起点，其基本的要求就是“齐全完整”。
一般在每年第一季度完成上年度文件材料的收集归档任务，归档范围以是否反映本单位工作活动、具有查考利用价值为依据确定，具体如下：(一)应归档的上级机关的文件材料，（上级来文）主要有5个方面：1、上级组织召开的需要贯彻执行的会议的主要文件材料；2、上级组织颁发的属于本公司主管业务并要贯彻执行的法规性文件；3、上级领导检查视察本公司工作时的重要指示、讲话和题词；4、代上级组织草拟并被采用的文件最后草稿和印本；5、上级组织转发本公司的文件。
（二）应归档的本公司的文件材料，主要有23个方面：1、本公司党组（党委）、行政领导会议文件材料；2、本公司召开的工作会议、专题会议文件材料；3、本公司颁发的各种正式文件的签发稿、正式印件，重要文件的修改稿；4、本公司的请示与上级组织的批复、子公司的请示与本公司的批复；5、本公司及其内部职能部门形成的工作计划、总结、报告；6、反映本公司业务活动和科技管理的文件材料；7、本公司检查子公司工作和调查研究形成的重要文件材料；8、本公司总的统计报表和统计分析材料；9、本公司形成的纪律检查、行政监察和审计方面的文件材料；10、本公司党委、团委、工会、妇女和内部组织机构在工作活动中形成的重要文件材料；11、内容重要的群众信访材料和本公司处理信访事项的记录、摘要单、调查处理报告、领导批示、统计分析材料；12、本公司领导人在公务活动中形成的重要信件、电报、电话记录及从其他单位带回的与本公司有关的未经收发登记的文件材料；13、反映记载本公司房地产权益和有关纠纷处理的文件材料；14、本公司成立、合并、撤销、更改名称、启用印信及其组织简章、人员编制方面的文件材料；15、本公司制定的工作条例、章程、规章制度等文件材料；16、本公司及子公司的历史沿革、大事记、年鉴和反映本公司及子公司重要活动事件的剪报；17、本公司干部任免（包括上报和下批及备案）、调配、培训、专业技术职务评聘、党员团员干部职工名册和报表、干部职工录用、转正、定级、调资、辞职、退职、开除、退休、离休、复员、转业、评残、抚恤、死亡、奖惩及治安保卫的文件材料；18、本公司及子公司办理的干部职工转移工资、行政、党员、团员、工会组织关系的介绍信及存根；19、本公司财产、物资、档案等的交接凭证和清册；20、本公司编印的情况反映、简报等刊物定稿和正式印本及编辑出版物的定稿和样本；21、本公司与其他单位或个人签订的各种合同、协议；22、本公司与外国签订的条约、协定、合同、议定书、换文（正本、副本）和外事活动形成的请示、报告、计划、考察总结、重要简报、会议纪要、记录、往来文件；23、各种普查工作形成的文件材料。
文件材料立卷 归档 步骤
文件材料立卷归档步骤（一）平时归卷平时归卷就是在日常工作中将办完的文件材料随时收集、整理、分类存放，有条理地管理起来，到年终再做必要的调整，就可以成为正式案卷。
平时归卷的好处在于：第一，有利于把文件收集完整，防止丢失和遗漏；第二，有利于组织平时查找利用，方便工作；第三，有利于分门别类地整理，保证案卷的质量；第四，有利于节省人力和时间，以免年终突击立卷。
平时归卷的要求主要有以下几个方面。
第一，做好平时归卷的准备工作，即按照问题分类，随时做好案卷类目的编制。
第二，搞好平时收集，随时清理办完的文件，使归卷工作经常化。
要做到应该办理的文件，办完后即收回归卷，要随办随收，随收随归。
只需传阅不做具体处理的文件，阅后即收回归卷。
尤其是会议材料，领导开会回来后，要马上收回。
第三，归卷文件要做到“四个清楚”、“十个完整”。
四个清楚即收文清楚、发文清楚、领导手中文件清楚、所属业务部门的文件清楚。
十个完整即正件与附件完整、打印件与底稿完整、请示与批复完整、转发件与原件完整、账内件与账外件完整。
平时归卷还要注意检查收回文件有无缺张少页或残损不清的现象，检查签批手续、处理结果及时间等是否完备。
要及早发现问题，及时解决，以免到年终不好查找。
（二）案卷整理的要求案卷的整理与归档是文书或文书部门根据文书归档制度的要求，将一个年度全部处理完毕的文书材料，在平时归卷的基础上，进一步系统地加以整理，全部立成案卷，以便向档案室移交。
按照立卷类目归入各个卷夹内的文件，在立卷之前，必须逐卷逐件进行检查、整理，若发现与立卷要求不相符合的文件，要及时进行调整，然后再确定文件的组合而立成案卷，以确保立卷的质量。
立卷文件整理的要求主要有以下几个方面。
1）检查立卷文件是否齐全、完整文书立卷，必须要做到立卷的文件材料的齐全和完整。
其次，还要检查借阅文件登记本，将借出的文件全部收回。
2）检查卷内文件是否符合归档范围文书立卷归档有一定的范围与要求，在检查时就要看归卷的文件材料是否符合归档范围的要求。
最高人民法院办公厅关于印发《行政文书档案收集、整理、立卷、归档、借阅的操作程序》的通知
最高人民法院办公厅关于印发《行政文书档案收集、整理、立卷、归档、借阅的操作程序》的通知文章属性•【制定机关】最高人民法院•【公布日期】2003.09.06•【文号】法办[2003]285号•【施行日期】2003.09.06•【效力等级】司法政务文件•【时效性】现行有效•【主题分类】机关工作正文最高人民法院办公厅关于印发《行政文书档案收集、整理、立卷、归档、借阅的操作程序》的通知（法办〔2003〕285号）本院各单位：为了认真贯彻落实院领导加强档案管理工作的指示，并根据各单位的要求，我们制定了便于各单位内勤、书记员和其他人员在工作中比照操作的《行政文书档案收集、整理、立卷、归档、借阅的操作程序》，以规范立卷归档的质量和时间要求，加强最高人民法院机关档案管理工作规范化、制度化。
现将该操作程序印发给你们，请你们组织本单位内勤、书记员和有关其他人员认真学习并参照执行。
附：行政文书档案收集、整理、立卷、归档、借阅的操作程序为了加强行政文书档案的标准化、规范化建设，完善立卷归档制度，不断提高档案的科学管理水平，有效地为审判工作和其他各项工作服务，根据国家档案局《归档文件整理规则》，制定本操作程序。
一、文书档案的归档范围。
行政文书档案，是指本单位在其职能活动中形成的、办理完毕，作为行政文书档案保存的各种纸质文件以及相对应的磁带、磁盘等载体的文件。
凡是反映本单位工作、活动，具有查考利用价值的文书材料，均属必须归档范围。
包括：（一）中央、全国人大常务委员会、国务院召开的会议和制发的文件本院需要贯彻执行并在执行中形成的文件，领导人讲话、题词等；中央国家机关各部委需要本院办理并在办理中形成的文件。
办理人大代表、政协委员重要建议、提案、信件形成的文件。
（二）本院党组会议形成的党组文件、报送中央及中央各部委的文件、会议纪要等；院长办公会议形成的会议纪要、会议记录等；审判委员会形成的会议纪要、会议记录等。
（三）本院召开的大型会议形成的文件和上报下发的各种正式文件。
文书档案归档文件整理规范
文书档案归档文件整理规范第一节《归档文件整理规则》的特点《归档文件整理规则》采用与传统立卷方法完全不同的思路，从“简化整理，深化检索”出发，对归档文件整理工作的许多环节进行了调整或简化，特点是：简化、兼容、灵活。
第二节整理原则归档文件整理原则：1、遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系。
2、区分不同价值。
3、便于保管利用。
第三节归档文件整理程序归档文件是指各级机关、团体、企业事业单位和其他组织在其职能活动中形成的，具有保存价值，应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。
归档文件整理程序：分类----确定整理单位----装订----排列----编号----装盒----编目。
一、分类分类包括确定分类方法和制定分类方案两项工作。
1、确定分类方法①采用“保管期限---年度---问题”的分类方法进行，其中“问题”按职能设置党群工作、行政管理、业务管理三个类。
此分类方法适用较大的单位。
②小单位或县级单位，每年形成的文件数量少，或者内部机构设置简单，采用“保管期限---年度”的分类方法进行。
③保管期限划定的“短期”的，统一采用“保管期限---年度”的分类方法进行。
2、编制分类方案在确定了分类方法的基础上，各立档单位应结合自身工作实际，编制全部档案分类方案。
一般单位有：党群工作、行政管理、业务管理、基本建设、设备档案、会计档案、声像档案、实物档案、人事档案和职能档案（亦叫专门档案）。
但学校档案，业务管理类为教学管理。
事业单位档案，业务管理类为经营管理。
其中，党群工作、行政管理、业务管理类属文书档案。
二、确定整理单位归档文件确定以“件”为整理单位，进行文件级整理。
即一般以每份文件为1件。
针对部分文件在文本、文种等方面关联性强的因素，将下列各组文件视作“为一件”1、正本与定稿；2、正本与附件。
当附件较多，为独立文本时，自行为一件。
3、正文与文件处理单；4、转发文与被转发文；5、原件与复制件；6、复文与来文。
上级单位的复文与立档单位的请示，因其重要的因素，应分别为一件；7、不同文字的同一文本；8、同一个人的人事调动的各种介绍信；9、组织、人事、机关工委等部门形成的全区域内的介绍信存根，按自然册的时间断分别为一件；10、会议记录：一般单位的会议记录全年为一件；三、装订装订包括确定装订方法、用品及装订前文件的取齐、纸幅要求和质量要求四项工作。
文书档案归档整理操作方法和技巧
文书档案归档整理操作方法和技巧一、什么是文件材料的归档整理是指立档单位在其职能活动中形成并办理完毕，应作为文书档案保存的各种纸质文件材料，以件为单位，进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。
二、归档文件整理原则：遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。
三、文件材料归档整理的具体操作方法（一）收集收集工作即是将本单位在其职能活动中形成的、办理完毕的、具有保存价值的各种文字材料收集集中起来的工作过程。
要求：材料齐全完整、内容真实准确（二）确定“件”归档文件整理方法是以“件”为单位，进行文件级整理。
确定“件”是归档文件整理工作的关键之一。
“件”的确定一定要把握尺度，不可过严也不可太松。
一般以每份文件为一件。
具体情况作如下规定：1、文件正本与定稿为一件；2、计算机及其网络环境中形成的文件，无定稿的，或打印出的定稿上无重要修改手迹、领导批示，定稿不归档，但发文稿纸必须归档，且与正文合为一件；3、正文与附件为一件。
附件一般是指正文后注明的附件，它是正文内容的一部份。
4、原件与复制件为一件；5、转发文与被转发文为一件；6、会议记录一本为一件；如党委会议记录、行政会议记录等；7、成套的会议材料分别为件；8、重要文件的正文与历次修改稿可各为一件；9、正文与文件处理单（办文单）为一件；10、来文与复文（指请示与批复、报告与批示、函与复函）为一件；11、报表、名册、图册、成册的编研材料、刊物等按其原来的装订方式，一册（本）为一件；12、未装订的式样同一的表格，以一定的单位（如部门或时间等）组合，可装订在一起作为一件。
如先进审批表、工资审批表、统计年报等；13、介绍信一般一份为一件，若单位一年形成的介绍信数量较多时，也可结合其它特征划分成若干件；（三）件的装订件的装订主要是为了固定“件”，使其便于保管和利用。
在装订前，已破损的文件应予修整，字迹模糊或易褪变的文件应予复制或进行字迹加固处理。
归档文件整理的基本程序及质量要求
归档文件整理的基本程序及质量要求一、定义1、归档文件立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。
2、归档文件整理将归档文件以“件”为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。
3、件归档文件的整理单位，一般以每份文件为一件，文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，原件与复制件为一件，转发文与被转发文为一件，报表、名册、图册等一册（本）为一件，来文与复文可为一件。
除以上所列归档文件为一件的情况外，以下成套性文件材料也可为一件。
（1）会议记录可为一件。
（2）多期工作简报、信息、动态可各为一件。
（3）会议材料可为一件，也可按不同事由或时间划分多件。
（4）调入调出凭证、介绍信、存根按其种类可为一件。
（5）举办重大活动或工程项目形成的归档文件可为一件，也可按不同事由或时间划分多件。
（6）处理案件形成的文件材料可为一件，也可按不同阶段划分多件。
（7）大事记可为一件或按时间划分多件。
二、整理原则、基本制度、整理程序和时间要求1、归档文件整理的基本原则：在分类的基础上，遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分文件的不同价值，便于查找和利用。
2、归档文件整理工作应建立完善三项基本制度，规范归档文件整理工作。
（1）《文件材料整理及归档办法》—明确整理工作环节和分类方案，确定整理工作的方法、归档时间和质量要求等。
（2）《文件材料归档范围和档案保管期限表》—主要作用是准确划定全宗内形成文件材料的归档范围，同时区分归档文件的保管期限。
（3）《不归档文件管理和处置办法》—明确不归档文件材料的范围及对不归档文件材料的处置办法。
3、整理程序：按照收集、装订、分类、排列、编目、编号、装盒等程序进行。
三、收集1、依据本机关制定的《文件材料归档和不归档的范围》的内容进行收集。
2、除注意收集收发文登记簿上登记的文件材料外，还应注意收集未登记"帐外"的文件材料，包括本机关形成的会议记录、各种统计报表、名册、合同、协议书、委托书、协定书、契约、出版物定稿和样本，本机关职工调动工作的行政职务、工资、党组织关系介绍信及存根，本单位财产、物资、档案等移交凭证、清册，本机关重要活动事件的简报、照片、录音录像、磁盘、光盘、荣誉奖励证书、奖旗、奖杯、奖状、赠品、有纪念意义和凭证性的实物，停止使用的印章等材料及有关领导外出进行公务活动带回来的未登记文件材料。
文书档案立卷归档制度
文书档案立卷归档制度
是指对于企事业单位的文书档案进行整理、分类、归档的程序和规定。
该制度旨在确保文书档案的安全保存、便捷检索以及信息的及时传递和保存。
具体的文书档案立卷归档制度通常包括以下要素：
1. 立卷原则：依据文件的性质、用途或时间顺序等，将相关的文书文件整理成册、册联或档案袋等形式，并编号和登记。
2. 分类归档：按照文件的内容和性质进行分类，如行政、财务、人事等，以及按照项目、时间等进行细分，确保归档文件的有序性和重要性。
3. 归档流程：包括文件的整理、标识、登记、装订、装箱、封存、入库等程序，确保文件的完整性和安全性。
4. 归档要求：规定归档文件的格式、尺寸、用纸要求、装订方式等，确保文件的易读性和耐久性。
5. 存储管理：包括档案馆的建设和管理，如温湿度控制、防火防水措施、防盗措施以及存储空间的规划等，确保档案的安全保存和长期保存。
6. 检索和利用：规定档案的检索方式、权限和时限，以及档案的复制、借阅和查询的相关规定，方便用户获取所需信息。
通过建立和执行文书档案立卷归档制度，可以规范和管理文书档案的流程和管理，提高工作效率和科学决策的准确性，同时也确保了文书档案的安全和可靠性，保护了组织的合法权益。
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文书档案收集整理归档程序
文书档案收集整理归档程序
一、收集
1.1 定期收集：根据档案分类和归档要求，定期收集各部门的文书资料。
1.2 随时收集：对于一些临时性或突发性事件的文书资料，应随时收集，以保证档案的完整性和准确性。
1.3 督促协助：对各部门文书资料的收集工作进行督促和协助，确保文书资料及时归档。
二、整理
2.1 对收集到的文书资料进行分类、标识、编目和整理，使其有序化和易于查找。
2.2 对整理好的文书资料进行审查和核对，确保其真实性和完整性。
2.3 对具有特殊价值的文书资料进行特殊处理，如进行数字化保存或制作副本，以防止其损坏或遗失。
三、归档
3.1 对整理好的文书资料进行归档，按照档案分类和编号规则进行分类和编号。
3.2 确保归档文书资料的存储环境安全、防潮、防虫、防火等，以保证其长期保存。
3.3 对归档的文书资料进行定期检查和维护，以确保其完整性和安全性。
四、检索与利用
4.1 根据需要，使用适当的检索工具和方法，对归档文
书资料进行检索和查询。
4.2 为用户提供文书档案的借阅和复制服务，以满足用
户的需求。
4.3 对检索和利用过程进行记录和管理，以保证文书档
案的安全性和完整性。
五、维护与更新
5.1 对文书档案进行定期的维护和更新，以保证其准确
性和完整性。
5.2 对损坏或遗失的文书档案进行修复或补充，以保证
其完整性和安全性。
5.3 根据实际需求和变化，对文书档案的分类、编号、
保存方式等进行调整和改进，以提高其管理效率和利用价值。
归档文件方法和步骤
归档文件整理方法和步骤————————————————————————————————作者：————————————————————————————————日期：归档文件整理归档文件整理是将办理完毕的公文，有选择地收集起来，分门别类地整理集中，以备向档案部门移交的归档的工作。
国家档案局2000年12月6日发布，2001年1月1日起实施中华人民共和国档案行业标准《归档文件整理规则》，以我国从20世纪50年代开始的立卷制度进行改革，取消案卷，推行文件级整理，山东省档案局从2002年起在全省推行了这一规则。
归档文件：是指立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。
归档文件整理，是将文件以“件”为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。
1、收集文件。
收集文件一般按年度进行收集，不同年度的文件一般不得放在一起整理(但跨年度的请示与批复，放在复文年整理；没有复文的，放在请示年整理；跨年度的规划放在针对的第一年整理；跨年度的总结放在针对的最后一年整理；跨年度的会议放在会议开幕年整理；非诉讼案件放在结案年整理)。
做好平时收集工作，必须建立健全归档制度。
归档制度的主要内容包括归档范围、归档时间、归档要求。
“归档范围”是指一个机关形成的全部文件中哪些应该归档，哪些不应该归档。
凡是本机关工作活动中形成的、办理完毕的具有查考利用价值的文件材料，均属归档范围。
归档时间：是指文书处理部门或业务部门需要归档的文件材料整理完后向档案室移交的时间。
第二年的上半年（6月30日前）。
归档质量要求：遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件材料之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。
归档文件的整理是文书处理的最后环节，归档文件收集齐全、完整也是文书处理的一项基本要求。
平时收集文件时，要收集及时，数量上齐全完整、质量上要准确系统。
齐全：就是机关和各内部组织机构的文件材料都要齐全，各种门类载体的文件材料都要齐全。
归档文件整理方法和步骤
归档文件整理归档文件整理是将办理完毕的公文，有选择地收集起来，分门别类地整理集中，以备向档案部门移交的归档的工作。
国家档案局2000年12月6日发布，2001年1月1日起实施中华人民共和国档案行业标准《归档文件整理规则》，以我国从20世纪50年代开始的立卷制度进行改革，取消案卷，推行文件级整理，山东省档案局从2002年起在全省推行了这一规则。
归档文件：是指立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。
归档文件整理，是将文件以“件”为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。
1、收集文件。
收集文件一般按年度进行收集，不同年度的文件一般不得放在一起整理(但跨年度的请示与批复，放在复文年整理；没有复文的，放在请示年整理；跨年度的规划放在针对的第一年整理；跨年度的总结放在针对的最后一年整理；跨年度的会议放在会议开幕年整理；非诉讼案件放在结案年整理)。
做好平时收集工作，必须建立健全归档制度。
归档制度的主要内容包括归档范围、归档时间、归档要求。
“归档范围”是指一个机关形成的全部文件中哪些应该归档，哪些不应该归档。
凡是本机关工作活动中形成的、办理完毕的具有查考利用价值的文件材料，均属归档范围。
归档时间：是指文书处理部门或业务部门需要归档的文件材料整理完后向档案室移交的时间。
第二年的上半年（6月30日前）。
归档质量要求：遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件材料之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。
归档文件的整理是文书处理的最后环节，归档文件收集齐全、完整也是文书处理的一项基本要求。
平时收集文件时，要收集及时，数量上齐全完整、质量上要准确系统。
齐全：就是机关和各内部组织机构的文件材料都要齐全，各种门类载体的文件材料都要齐全。
完整：就是归档的文件数量充分，能在时间上反映出本单位完整的工作活动面貌。
准确系统：即归档的文件材料要遵循文件的自然形成规律，保持文件之间的历史联系，区分保管期限，科学分类，较好地反映机关的活动的基本面貌。
北京xx档案管理文书归档工作程序(doc17)
北京xx档案管理文书归档工作程序(doc17)档案管理文书归档工作程序附件二关于归档案卷的质量要求总的质量要求: 遵循文件材料的形成的规律与特点,保持文件之间的有机联系,区别不一致价值, 便于保管与利用。
具体应做到下列几点:一、归档文件务必齐全完整。
凡是在职能活动中形成的对今后有查考利用价值的文件材料, 均应收集归档。
归档文件材料种类、份数及每份文件的页数, 均应齐全完整。
二、遵循文件的形成规律与特点, 层次分明。
在归档的文材料中,应当将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件分别组在一起, 不得分开；一个项目的材料, 要把项目从立项到结束形成的材料组在一起, 准确地反映企业生产、科研、基建与经营管理等各项活动的真实内容与历史过程,尽量做到一事一卷。
中国最大的资料库下载三、卷内文件的排列: 卷内文件材料应保持文件之间的有机联系,区别不一致情况进行排列, 密不可分的文件材料应依序排列在一起, 即:批复在前, 请示在后；正件在前, 附件在后；印件在前, 定稿在后；会议记录依会议时间顺序排列, 会议文件要按文件的重要程度顺序排列, 重要的在前；通常工作形成的材料, 结论性的文件在前,根据性的文件在后；产品销售合同应按销售产品种类组卷, 再按供货时间依序排列；上级政策性规定的普发文件按问题单独组卷, 卷内文件依其重要程度排列。
科技文件的排列执行GB/T11822-89国家标准。
四、区分不一致价值: 各类文件根据其不一致的内容都有不一致的储存价值。
组卷过程中尽量根据不一致的保管期限分别组卷。
文件数量很少或者一件事密不可分的文件，可不必因价值不一致而拆开组卷。
五、跨年度材料的处理: 除产品、项目、设备、仪表、基建项目档案外,不一致年度的文件不能放在一起立卷, 但跨年度的请示与批复, 放在批复年立卷；没有批复放在请示年立卷, 跨年度的规划放在针对的第一年立卷, 跨年度的总结放在针对的最后一年立卷；跨年度的会议放在开幕年立卷。
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档案管理
文书归档工作程序
附件二
关于归档案卷的质量要求
总的质量要求: 遵循文件材料的形成的规律和特点,保持文件之间的有机联系,区别不同价值, 便于保管和利用。
具体应做到以下几点:
一、归档文件必须齐全完整。
凡是在职能活动中形成的对今后有查考利用价值的文件材料, 均应收集归档。
归档文件材料种类、份数及每份文件的页数, 均应齐全完整。
二、遵循文件的形成规律和特点, 层次分明。
在归档的文材料中,应当将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件分别组在一起, 不得分开；一个项目的材料, 要把项目从立项到结束形成的材料组在一起, 准确地反映企业生产、科研、基建和经营管理等各项活动的真实内容和历史过程,尽量做到一事一卷。
三、卷内文件的排列: 卷内文件材料应保持文件之间的有机联系,区别不同情况进行排列, 密不可分的文件材料应依序排列在一起, 即:批复在前, 请示在后；正件在前, 附件在后；印件在前, 定稿在后；会议记录依会议时间顺序排列, 会议文件要按文件的重要程度顺序排列, 重要的在前；一般工作形成的材料, 结论性的文件在前,依据性的文件在后；产品销售合同应按销售产品种类组卷, 再按供货时间依序排列；上级政策性规定的普发文件按问题单独组卷, 卷内文件依其重要程度排列。
科技文件的排列执行GB/T11822-89国家标准。
四、区分不同价值: 各类文件根据其不同的内容都有不同的保存价值。
组卷过程中尽量根据不同的保管期限分别组卷。
文件数量很少或一件事密不可分的文件，可不必因价值不同而拆开组卷。
五、跨年度材料的处理: 除产品、项目、设备、仪表、基建项目档案外,不同年度的文件不能放在一起立卷, 但跨年度的请示与批复, 放在批复年立卷；没有批复放在请示年立卷, 跨年度的规划放在针对的第一年立卷, 跨年度的总结放在针对的最后一年立卷；跨年度的会议放在开幕年立卷。
六. 具有长期保存的案卷, 卷内文件有圆笔和铅笔字迹, 要用蓝黑墨水或碳素墨水笔重抄或复印, 连同原件一同归档。
七. 卷内文件的编号：每一本案卷的卷内文件按“件”编号，每件文件用铅笔编写页号，在文件首页的右上角盖“件号章”, 并将件号和每件文件的页数填写清楚。
（“件号章”的其它项，由总裁办档案人员填写）。
图纸在右下角编写页
号。
八、装订与装盒：卷内文件以“件”为单位，采取三孔一线的方式进行装订。
然后，按“件”号顺序排列装盒，一盒为一卷。
九、卷内目录的填写: 凡是组成的案卷, 都应填写卷内目录。
卷内目录表的各项要填写齐全。
序号：填写文件的件号。
文号：填写文件制发机关的发文字号,合同可填写合同号。
责任者：应填写文件形成的部门或以印章为准。
题名：填写文件标题，一般应照实抄录，不要随意更改和简化；没有标题或不能说明文件内容的标题，应根据文件内容自拟标题，外加〔〕；会议记录应在卷内目录的文件题名下写明会议的主要内容。
合同、协议在此栏内填写合同内容及对方单位。
日期：填写文件形成的时间，填写时可省略“年”、“月”、“日”，用“.”表示。
没有责任者、年、月、日的文件要考证清楚责任者和年、月、日。
页号：填写每份文件的页数。
十、备考表的填写: 每个案卷必须附有备考表。
卷内文件的情况说明, 都应填在备考表内, 若无情况可说明,也应将立卷人姓名填上, 检查人由单位领导或案卷质量审核者签名。
十一、案卷题名的拟写：每份案卷都应根据卷内文件内容拟写题名。
题名主要由三个部分组成：文件的主要制发机关、案卷内文件主题（文件中心内容）和文种。
也可突出年代特征，即：在制发机关后加文件形成的年代。
用印有“北京首信股份公司”卷盒的股份公司内部文件，可以省略文件制发机关。
十二、归档照片、录像片、录音带要写清载体的摄制时间、地点、所反映事情的内容, 摄制人。
照片要连同底片一起归档。
十三. 归档的电子文档要附有标签，标签内应填写编号、套别、名称、密级、保管期限和软、硬平台等。
股份公司档案实体体系图
说明：股份公司的党群工作类档案主要是各种协会的管理、其它方面由集团总部管理。
附件三
档案实体分类编号办法
1 总则
1.1 为了贯彻执行国家档案局颁发的《工业企业档案分类试行规则》和《邮电工业档案实体分类编号办法》,提高档案管理的科学化、规范化和标准化水平, 更好地为企业经营生产、管理工作服务、特制定本办法。
1.2档案分类原则, 是以公司全部档案为对象, 根据管理职能,结合档案内容和形成特点, 保持档案之间的有机联系,•便于科学管理和开发利用。
2 档案类别的设置
2.1 档案的类别共设置十个大类, 即: 党群工作类、行政管理类、经营管理类、生产技术管理类、产品类、科学技术研究类、基本建设类、设备仪器类、会计档案类、干部职工档案类。
2.2 根据职能活动和档案形成的特点, 每个大类下设置若干个二级类目( 属类 ), 不设置三级类目( 详见附表 )。
2.3 录音、录像、照片、计算机软盘( 磁盘 )和其它非纸质载体形式的档案, 其形成和反映的内容、作用与纸质载体档案有着不可分割的联系, 不单独设置类目, 视其内容特征同纸质载体档案对应分类编号。
2.4 各部门根据分类办法组织整理案卷, 以利于分类标识和管理。
3 分类标识方法
3.1企业档案实体分类的标识符号采用英文字母顺序标识一级类目( 大类 )；采用阿拉伯数字“双位制”标识二级类目( 属类 )。
3.2 档案实体排架和编号要反映十个基本大类, 从实际出发, 做到科学合理, 经济实用, 保证利用档案的系统性、有效性。
3.2.1党群工作类（A）、行政管理类（B）、经营管理类（C）、生产技术管理类（D）的案卷排架, 按大类一年度一属类进行排列, 不区分保管期限特征(•但同一属类内按照永久、长期、短期顺序排列 )，案卷顺序号按大类流水编号,流水号编制到“999”时, 重新从“1”另行编号, 并用案卷目录号加以区别。
档案编号( 档号 )由全宗号、目录号、分类号、案卷顺序号构成 (全宗号是档案馆给企业的编号，故企业暂不标识 )。
档案编号( 档号 )标识举例示意:
A1. A12. 010
┃┃┃┃
┃┃┃┃
┃┃┃┗━━━━案卷顺序号
┃┃┃
┃┃┗━━━━━━━━分类二级类目( 属类代号 )
┃┗━━━━━━━━━分类一级类目( 大类代号)
┗━━━━━━━━━━━━目录号（A类的第一本目录）
3.2.2 产品类（E）、科研类（F）、基本建设类（G）、设备仪器类（H）的案卷排架
a) 根据公司产品特点, 产品档案原则上按大类一属类一项目进行排列, 案卷顺序号按属类流水编号（适用于手机产品）, 同样将顺序号编制到“999”时重新从“1”另行编号。
对于项目少的产品,可以将多种属类混合流水编号, 用分类号加以区别，流水编号办法同前。
b)设备仪器类，按设备类、仪器类分别排架, 各按技术性文件和管理性文件分别流水编号, 不同属类用分类号区别, 流水号编制办法同前类。
c)产品、基建、设备仪器类档案的编号由目录号、分类号、项目( 型号 )代号、案卷顺序号构成。
举例示意:
E1. E21. C2000. 001
┃┃┃┃┃
┃┃┃┃┗━━━━━案卷顺序号
┃┃┃┗━━━━━━━产品型号( 项目代号 )
┃┃┗━━━━━━━━━━━分类号二级类目( 属类 )
┃┗━━━━━━━━━━━━分类号一级类目( 大类 )
┗━━━━━━━━━━━━━━目录号（产品档案第一本目录）
3.2.3 科学技术研究类按大类分科研课题排列, 案卷顺序号按大类流水编号, 流水编号办法同前四大类编制办法。
档号( 档案编号 )由目录号, 分类号, 课题代号, 案卷顺序号构成。
3.2.4 会计档案的排架编号, 按大类一属类一年度进行排列, 案卷顺序号
按属类流水编号, 流水编制到“999”时, 重新从“1”另行编号,用目录号加以区别。
档号( 档案编号 )由目录号、分类号、案卷顺序号构成。
3.2.5 干部职工档案类, 按《干部档案工作条例》的有关规定，分干部、工人顺序编号。
3.2.6 特殊载体档案，按载体类别分别编号。
即：按照片、录音带、录像片、软盘、光盘、实物分别编号，用特殊载体（TZ）•类别[照片（Z）、录音带（Y）、录像带（X）、软盘（R）光盘（G）、实物（SW）]•顺序号标识。
示例：TZ•R•001； TZ•Z•001……。
4 附则
本办法由总裁办负责实施并解释。
附表：档案实体分类编号表
档案实体分类编号表
档案实体分类编号表
案实体分类编号表
档案实体分类编号表
档案实体分类编号表
档案实体分类编号表
档案实体分类编号表。