第五章 报表

5.2使用向导创建报表 5.2使用向导创建报表
5.2.1使用“自动报表”创建报表 使用“自动报表” “自动报表”是一种快速创建报表的方法。设计时先选择表或查询 自动报表”是一种快速创建报表的方法。 作为报表的记录源，然后选择报表类型：纵栏式或表格式， 作为报表的记录源，然后选择报表类型：纵栏式或表格式，最后会 自动生成报表输出记录源所有字段的全部记录。 自动生成报表输出记录源所有字段的全部记录。 5.2.2使用“报表向导”创建报表 使用“报表向导” 使用“报表向导”创建报表，向导会提示用户输入相关的记录源、 使用“报表向导”创建报表，向导会提示用户输入相关的记录源、 字段和报表版面格式等信息， 字段和报表版面格式等信息，根据向导提示可以完成大部分报表设 计基本操作，加快了创建报表的过程。 计基本操作，加快了创建报表的过程。 5.2.3使用“图表向导”创建报表 使用“图表向导” 5.2.4使用“标签向导”创建报表 使用“标签向导”
3、标签式：标签式是将每条记录中的数据按照标签的形式输出，是 标签式：标签式是将每条记录中的数据按照标签的形式输出， 一种特殊类型的报表。在实际应用中，经常会用到标签， 一种特殊类型的报表。在实际应用中，经常会用到标签，例如物品 标签、客户标签等。 标签、客户标签等。
4、图表式：图表式是用图形来显示数据表中的数据或统计结果。在 图表式：图表式是用图形来显示数据表中的数据或统计结果。 报表中使用图表可以更直观地表示出数据之间的关系。 报表中使用图表可以更直观地表示出数据之间的关系。
5.1.1报表的分类 5.1.1报表的分类
一、报表常见类型 1、纵栏式：纵栏式是数据表中的字段名纵向排列的一种数据显示方 式。这种报表可以安排显示一条记录的区域，也可同时显示一对多 这种报表可以安排显示一条记录的区域， 关系的“多方”的多条记录的区域，甚至包括合计。 关系的“多方”的多条记录的区域，甚至包括合计。在设计纵栏式 报表时，字段标题信息与字段记录数据要安排在每页的主体节内的。 报表时，字段标题信息与字段记录数据要安排在每页的主体节内的。
第五章 报表
数据库中的表、查询和窗体都有打印的功能， 数据库中的表、查询和窗体都有打印的功能， 通过它们可以打印比较简单的信息， 通过它们可以打印比较简单的信息，要打印大量的 数据或者对打印的格式要求比较高， 数据或者对打印的格式要求比较高，则必须使用报 表的形式。报表是Access中专门用来统计、 Access中专门用来统计 表的形式。报表是Access中专门用来统计、汇总并 且整理打印数据的一种工具。 且整理打印数据的一种工具。
5.4 在报表中计算和汇总
5.4.1使用计算控件 =iif([职称 副教授 =iif([职称]="副教授" Or [职称]="高级工程师","可 职称]="副教授" 职称]="高级工程师 可 高级工程师"," 以带","暂时不可以 暂时不可以") 以带","暂时不可以") 5.4.2 报表统计计算 在报表中应用统计运算是通过在报表中添加计算 型控件实现的。统计运算包括求总计、计数、 型控件实现的。统计运算包括求总计、计数、求 平均值等。 平均值等。一般把这种计算型控件放在组页脚或 报表页脚节， 报表页脚节，以便对每个分组或整个报表的记录 进行统计汇总。 进行统计汇总。
5.3.5 使用节
报表中的内容是以节划分的。每一个节都有其特定的目的，而且按 照一定的顺序输出在页面及报表上。在“设计”视图中，节代表各 个不同的带区，每一节只能被指定一次。在打印报表中，某些节可 以指定很多次。 1.添加或删除报表页眉、页脚和页面页眉、页脚 2.改变报表的页眉、页脚或其他节的大小 3.为报表中的节或控件创建使用设计器编辑报表
5.3.1 设置报表格式 Access中提供的预定义报表格式有6 Access中提供的预定义报表格式有6种，包括：“大胆”、“正式”、 包括：“大胆” 正式” “浅灰”、“紧凑”、“组织”和“随意”。 浅灰” 紧凑” 组织” 随意” 5.3.2 添加背景图像 为报表的背景添加图案的操作步骤如下： （1）在“设计”视图中打开报表。通过报表选择器，打开“报表属 设计”视图中打开报表。通过报表选择器，打开“ 性”窗体。 窗体。 （2）在“格式”选项卡中选择“图片”属性进行背景图片的设置。 格式”选项卡中选择“图片”属性进行背景图片的设置。 （3）设置背景图片的其他属性 5.3.3 添加日期和时间 为报表添加日期和时间的步骤如下: 为报表添加日期和时间的步骤如下: （1）在“设计”视图中打开报表。 设计”视图中打开报表。 （2）单击“插入”菜单中的“日期和时间”命令。 单击“插入”菜单中的“日期和时间”命令。 （3）在打开的“日期和时间”对话框中，选择显示日期还是时间及 在打开的“日期和时间”对话框中， 显示格式，单击“确定”按钮就可。 显示格式，单击“确定”按钮就可。
4.主体节：用来定义报表中最主要的数据输出内容和格式，将针对每 主体节：用来定义报表中最主要的数据输出内容和格式， 条记录进行处理，各字段数据均要通过文本框或其他控件（ 条记录进行处理，各字段数据均要通过文本框或其他控件（主要是 复选框和绑定对象框）绑定显示， 复选框和绑定对象框）绑定显示，可以包含通过计算的到得字段数 据。 因为主体节内字段数据的显示位置不同，所以报表分成了4 因为主体节内字段数据的显示位置不同，所以报表分成了4种类型： 纵栏式报表、表格式报表、图表式报表和标签报表。 纵栏式报表、表格式报表、图表式报表和标签报表。 5.组页脚节：组页脚节内主要安排文本框或其他类型控件显示分组统 计数据。组页眉和组页脚可以根据需要单独设置使用。 计数据。组页眉和组页脚可以根据需要单独设置使用。 6.页面页脚节：一般包含有页码或控制项的合计内容，数据显示安排 页面页脚节：一般包含有页码或控制项的合计内容， 在文本框和其他一些类型控件中。 在文本框和其他一些类型控件中。 7.报表页脚节：该节区一般是在所有的主体和组页脚输出完后才会出 现在报表的最后面。 现在报表的最后面。通过在报表页脚区域安排文本框或其他一些控 件，可以输出整个报表的计算汇总或其他统计信息。 可以输出整个报表的计算汇总或其他统计信息。
5.1.2报表的视图 5.1.2报表的视图
Access为报表操作提供了3种视图：“设计”视图、 打印预览” Access为报表操作提供了3种视图：“设计”视图、“打印预览”视 图和“版面预览”视图。其中“设计” 图和“版面预览”视图。其中“设计”视图用于创建和编辑报表的 结构；“打印预览”视图用于查看报表的页面数据输出形态；“ 结构；“打印预览”视图用于查看报表的页面数据输出形态；“版 面预览”视图用于查看报表的版面设置。 面预览”视图用于查看报表的版面设置。
5.1.3报表设计区 5.1.3报表设计区
设计报表时，可以将各种类型的文本和字段控件放在报表“设计” 设计报表时，可以将各种类型的文本和字段控件放在报表“设计” 窗体中的各个区域内。在报表设计的时候可以根据数据进行分组， 窗体中的各个区域内。在报表设计的时候可以根据数据进行分组， 形成一些更小的区段，区段表示为带状形式，也被称为“ 形成一些更小的区段，区段表示为带状形式，也被称为“节”。 1.报表页眉节：报表页眉中的全部内容都只能输出在报表的开始处。 报表页眉节：报表页眉中的全部内容都只能输出在报表的开始处。 在报表页眉中， 在报表页眉中，一般是以大号字将该报表的标题放在报表顶端的一 个标签控件中。 个标签控件中。 2.页面页眉节：页眉页眉中的文字或控件一般输出在每页的顶端。同 页面页眉节：页眉页眉中的文字或控件一般输出在每页的顶端。 时，它是用来显示数据的列标题。 它是用来显示数据的列标题。
5.3.4 添加分页符和页码
1.若报表需要打印在多页时，用户可以根据情况在某一节中使用分 页控制符来标志要另起一页的位置，操作步骤如下： （1）在“设计”视图中打开报表。 （2）单击工具箱中的“分页符”按钮。 （3）选择报表中需要设置分页符的位置然后单击，分页符会以短虚 线标志在报表的左边界上。 注意，分页符应设置在某个控件之上或之下，以免拆分了控件中的 数据。 2.添加页码的操作如下： （1）打开报表。选择“插入”菜单中的“页码”命令。 （2）在“页码”对话框中，根据需要选择相应的页码格式、位置和 对其方式。
2、表格式：表格式是字段名横向排列的数据显示方式。通常一行显 表格式：表格式是字段名横向排列的数据显示方式。 示一条记录，一页显示多行记录员。表格式报表与纵栏式报表不同， 示一条记录，一页显示多行记录员。表格式报表与纵栏式报表不同， 字段标题信息不能安排在每页的主体节，而是要安排在页面页眉区。 字段标题信息不能安排在每页的主体节，而是要安排在页面页眉区。 可以在表格式报表中设置分组字段、显示分组统计数据。 可以在表格式报表中设置分组字段、显示分组统计数据。
二、报表中的控件分为三种：
(1)绑定控件：与表或查询中字段相连，主要用于显示数据库中的数 绑定控件：与表或查询中字段相连， 据，如文本框等； (2)未绑定控件：没有数据源，主要用来显示说明性信息，是装饰元 未绑定控件：没有数据源，主要用来显示说明性信息， 素，如分隔线等； (3)计算控件：以表达式作为数据源，表达式中可以使用报表数据源 计算控件：以表达式作为数据源， 中的字段，也可以使用其他控件中的数据， 中的字段，也可以使用其他控件中的数据，甚至是模块代码生成的 数据。 数据。
3.组页眉节：根据需要，在报表设计5个基本节区域的基础上，还可 组页眉节：根据需要，在报表设计5个基本节区域的基础上， 以使用“排序与分组”属性设置“组页眉节/组页脚“区域， 以使用“排序与分组”属性设置“组页眉节/组页脚“区域，以实现 报表的分组输出和分组统计。 报表的分组输出和分组统计。其中组页眉节内主要安排文本框或其 他类型控件以输出分组字段等数据信息。 他类型控件以输出分组字段等数据信息。可以建立多层次的组页眉 及组页脚，但一般不超过3 及组页脚，但一般不超过3-6层。