档号编制方案

公司档号编制方案

档号是保管、查找、利用档案的依据，同时也是进行档案统计的有力工具。档号主要由以下几个部分构成：全宗号、案卷目录号、分类号、案卷号、件号。全宗号是档案馆给立档单位编制的代号，没有全宗号的可以略去；案卷目录号即案卷目录排列的序号，由于案卷目录一般都是装订成册的，案卷目录号就是指一册册案卷目录的序号，它适用于档案数量比较庞大的类别，如会计档案，一般的文书档案编制档号时此项也可略去；分类号是对公司所有档案分类后用一些简单的数字和字母进行的标识；案卷号即案卷的排列流水号，用三位阿拉伯数字表示；件号是指案卷内文件的顺序流水号，用一位阿拉伯数字表示，不编虚号。

我司档案一共分为七大类，分别是行政管理类、经营管理类、生产管理类、固定资产类、人事档案类、会计档案类、特殊载体类，各大类又分若干属类，具体的类目名称、代码及档号编制如下：

1.行政管理类（XZ）

考虑到行政管理类档案在数量上并不是很多，若再划分属类进行编号、排列、上架，会占用大量的耗材和库房空间。因而对行政管理类档案不再划分小类，可直接采用“年度—期限”分类法进行编号和整理。大类代字“XZ”后面应加上文件生成的年度，保管期限也可用代号表示如下：“01”代表“永久”，“02”代表“30”年，“03”代表“10”年。例如：“XZ2011—01—001—1”表示行政管理类2011年永久保存的第一卷档案第一份文件。

2.经营管理类（JY）

经营管理类档案和行政管理类档案同属于文书档案，在档号编制时其分类方法也采用“年度—期限”法，例如：

3.生产管理类（SC）

依据档案目录表，生产管理类档案可分为六个一级属类，分别是质量管理（SC1）、检测报告（SC2）、标准类（SC3）、专利类（SC4）、项目资料（SC5）、产品设计和生产类（SC6）。其中质量管理类和产品设计、生产类又可以划分二级属类，质量管理（SC1）分为内审资料（SC1.1）和外审资料（SC1.2）两个二级属类；产品设计和生产类（SC6）分为模具档案（SC6.1）和工艺生产档案（SC6.2）两个二级属类。档号编制如下：

项目资料、专利档案以及模具档案的档号和其他略有不同，以专利档案为例：

项目档案及模具档案档号的编制方法类似于上图，只要把专利号改成项目号或模具编号即可。

4.固定资产档案（GZ）

固定资产档案可分为两个一级属类，分别是设备管理资料（GZ1）和工程项目档案（GZ2），设备管理资料又可分为设备档案（GZ1.1）、特种设备资料（GZ1.2）两个二级属类，其档号编制如下图所示：

工程项目档案档号：

5.人事档案（RS）

人事档案实行一人一档，可根据实际情况分为正式工、临时工，行政人员、工人，编制内、编制外等等，目前公司采用深户（RS1）和非深户（RS2）的划分方法，其档号编制如下：

6.会计档案（KJ ）

会计档案在众多的档案中，是属于比较简单的一类，其归档范围与保管期限比较固定，内容较为单一，但是其数量却是比较庞大的，

因此在编制档号时需要编入案卷目录号，即案卷目录的序号。根据会计档案一级和二级属类的划分，其档号构成图解如下：

7.声像档案（SX ）

声像档案要有相应的文字材料，如照片档案的文字材料包括事由、时间、地点、人物、背景、摄影者等六要素，根据载体的不同，声像档案可分为以下几个一级属类：照片（SX1）、底片（SX2）、录音录像（SX3）、机读档案（SX4）其档号的编制如下图所示：

8.实物档案（SW）

指公司在工作活动中形成的具有保存价值的荣誉奖匾、证书、奖旗、奖状、奖杯、锦旗、奖章、字画、印章、纪念品、工艺品，有关建筑物或产品的模型等反映工作成绩和单位友好交往的实物形式的档案。如果公司实物档案的积累达到一定数量可对其进行分类，一般可分为：奖状（SW1）、奖杯（SW2）、奖旗（SW3）、证书（SW4）、其它（SW5）五类，其档案编制如下：