档案分类与档号编制规定

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档案分类、排列、编号规则

档案分类、排列、编号规则一、文书档案：2000年前的文件按“卷”整理，按年度-保管期限分类方法进行，保管期限分别永久(Y)、长期（C）、短期（D)，在每一个保管期限内，按照XX单位的《XX单位机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》进行收集整理。

一年分别按保管期编3(D)一个永久（XX（D10)件号年度：4位，如“2013”保管期限：1或3位，如永久“Y”，长期“C”,短期“D”,定期30年“D30”、定期10年“D10”。

机构或问题：2位，如无该项内容，则用“ZZ”表示。

件号：4位，如“0001”二、会计档案：按“卷”整理，有几个项目分几个项目类，如财政帐K1、事业帐K2……。

分别按年度排序，一年一个流水号，每年按保管期限永久、25年、15年排列，同一年度内按财务报告、会计账簿、会计凭证和其他类的顺序排列。

档号构成：全宗号-目录号-年度-案卷号全宗号：4位，如“0134”目录号：2位，如：“K1”123案卷级档号构成：全宗号—目录号—案卷号文件级档号构成：全宗号—目录号—案卷号—顺序号4、计生（再生育审批档案）：按“卷”整理，一个目录号一个流水，保管期限为长期。

案卷级档号构成：全宗号—目录号—案卷号文件级档号构成：全宗号—目录号—案卷号—顺序号5、二轮土地承包档案：按“件”整理，一个年度一保管期限一流水号，保管期限为永久，机构或问题号为ELTD。

档号构成：全宗号—组织机构或问题—年度—保管期限—件号6、综治（调解案件档案）：按“件”整理，一个年度一个流水，保管期限为永久,机构或问题号TJ。

7。

1、JJ2、JJ3、2为SB文件级档号构成：全宗号—目录号—案卷号—顺序号五、特种载体档案：分为实物档案、印章档案、照片档案、光盘档案。

载体分类号分别按序设为SW、YZ、ZP、GP。

1、实物档案按卷整理，目录号为SW。

档号构成：全宗号—分类号—年度—件号。

2、印章档案按卷整理。

目录号为YZ。

案卷级档号构成：全宗号—目录号—案卷号。

档案分类大纲及编号方法说明

档案室档案分类大纲和编号方法1、文书档案：1984年—2006年按年度—问题—保管期限划分，2007年始改按年度—机构—保管期限划分，文件排列是以文件的形成时间进行排列。

1984—2002年采用传统方法立卷，2003年立卷改革后，采用简化方法立卷，现我局已将1984年—2021年的文书档案录入档案系统软件，建立电子目录全文数据库。

编号方法：按永久、长期〔30年〕、短期〔10年〕三种保管期限各编保管单位顺序号〔如全宗号—年度—机构〔问题〕—保管期限—件号，0111-2021-01-Y、30年、10年-0001〕。

2、科技档案分类：基建档案按工程工程分类、设备档案按设备类型分类。

编号方法：以基建和设备的拼音字母为代字，〔如：基建档案为J，设备档案为S〕，基建工程档案号工程档案号=分类号+案卷顺序号〔如：J.4-01〕,设备档案档号设备档案=设备+办公性大类+大类的第一项+件号(如:S.1.1-01)。

3、会计档案主要是由会计凭证、会计账簿、财务报告、其他材料构成，分类方法：全宗号—年度—形式〔名称〕—保管期限，目录号：永久K1，25年K2，15年K3，5年K4。

如：0111—2000—财务报告—永久。

立卷方法：分清年度、类别、保管期限后，根据每类材料数量情况进行立卷。

编号方法：会计档案档号由全宗号、年度、形式〔名称〕、保管期限组成，用“—〞连接。

会计档案按年度分开，保管期限〔从长到短〕进行排列，承编案卷流水号。

例：0111—2006—财务报告〔永久〕—1、2。

4、专业档案按业务部门有关要求进行分类和编号〔各单位不同〕。

5、声像档案由照片档案和音像档案组成.照片档案按年度—问题—保管期限分类法分类。

编号方法:全宗号—年度—保管期限表—册号—张号(即：0111-2021-Y-18-001)音像档案的编号方法：全宗号—年度—像—序号〔即：0111—2021—像—1〕6、实物档案按行政类、业务类、党群类来划分〔如：行政类SW1、业务类SW2、党群类SW3〕。

档案整理的方法及分类、档号编制及质量要求

邵东档案整理的方法及分类、档号编制及质量要求（文书、业务、会计、声像、实物、电子、科技）一、档案整理几个概念(一)档案整理定义：是指将处于零乱的和需要进一步条理化的档案，进行基本的分类、组合、排列、编号、编制目录、建立全宗等，组成有序体系的过程。

（二）档案整理的基本要求：遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件材料之间的有机联系；区分文件材料的价值，确定档案的保管期限；便于保管和利用。

（三）档案整理的文件范围：凡是本机关工作活动中形成的，具有查考保存价值的文件材料，包括收发文电、内部文件、会议文件、电话记录、图表、簿册、照片、录音、录像、计算机盘片、实物以及本机关编印的出版物等，在办理完毕后均须整理保存。

（四）档案整理的方法：一是以“案卷”为单位整理。

二是以“件”为单位整理。

1、以“案卷”为单位整理。

1）以“案卷”为单位整理就是立卷，即按照文件材料在形成和处理过程中的联系将其组合为案卷。

2）所谓案卷，就是一组密切联系的文件的组合体。

立卷是一个分类、组合、编目的过程。

分类即按照立档单位的档案分类方案，对文件材料进行实体分类；组合即将经过分类的文件材料，按一定形式组合起来；编目即将经过组合以后的文件材料，进行系统排列和编目。

3）以“案卷”为单位整理的档案，其基本保管单位是案卷。

案卷卷皮有软卷皮和硬卷皮2种，硬卷皮型号有1.2，1.5，2.0cm 三个规格，以软卷皮装订的档案必须按案卷顺序装入档案盒。

4）以“案卷”为单位档案整理的依据是1987年12月国家档案发布的《机关档案工作业务建设规范》和《文书档案案卷格式》5）以“案卷”为单位档案整理的适应范围（1）大部分单位短期保管（现10年）的文书档案，乡财政所、中心学校等二级机构文书档案一般按“卷”整理（2）各单位专门业务档案一般按“卷”或是“盒”整理。

（3）科技档案按“卷”整理，整理要求按照国家质量技术监督局颁布的《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T 11822-2000）执行。

档案编码规则

档案编码规则一、档号结构全宗号（公司+部门/项目代码）—类别号（年度类别〃分类代码）—案卷号—件号（一）全宗号（公司+部门）：全宗号为档案保管机构代码，用拼音字母与阿拉伯数字标识。

字母为公司代码，数字为部门代码；字母用公司中文简称的首位拼音表示。

如：集团总部行政部，其全宗号为“JT03”（“JT”表示集团总部，“03”行政部）。

项目（公司）代码由拼音字母与阿拉伯数字共同组成，例如：项目1表示为XM01，其全宗号为“ZDXM01”。

（详见附件4-1《全宗代码一览表》）（二）年度类别·分类代码：年度用后两位阿拉伯数字表示，如：09、11等。

分类代码由汉语拼音字母和阿拉伯数字组成，可根据需要灵活设置类别的层级，不同层级的类别之间用“〃”隔开。

可通过《各部室档案标准目录库》查看各分类层级与分类代码，例如：（三）案卷号：案卷号用两位阿拉伯数字表示，同一分类下的案卷依排列次序按流水编号，不应有空号。

（四）件号：件号同样用阿拉伯数字表示，按照文件顺序由“001”开始往下排列。

通过以上四部分实现档号的唯一性，使档号与每份档案一一对应。

范例1：集团总部各部门JT03 —12WD〃01 —01 - 001件号（第1件）案卷号（第1卷外部收文）类别号（2012年行政文档类〃01公文）全宗号（集团总部行政部）范例2：集团下属各公司WY01 —12SW —02 - 001件号（第1件）案卷号（第2卷捐赠纪念品）类别号（2012年实物档案）全宗号（北京XX物业管理有限公司行政部）范例3：公司各项目ZDXM01 —WD〃02 —02 - 001件号（第1件）案卷号（第2卷资产档案（包括资产档案卡、使用说明书、保修卡、办公设备的驱动程序等））类别号（分类代码（行政文档库资产管理类文件））全宗号（XX股份有限公司加项目代码）。

档案分类及编号办法

档案分类及编号办法1 总则1.1 为了贯彻执行国家档案局颁发的《工业企业档案分类试行规则》,提高档案管理的科学化、规范化与标准化水平, 更好地为企业经营生产、管理工作服务、特制定本办法。

1.2档案分类原则, 是以公司全部档案为对象, 根据管理职能,结合档案内容与形成特点, 保持档案之间的有机联系,•便于科学管理与开发利用。

2 档案类别的设置2.1 档案的类别共设置九个大类, 即: 党群行政管理类、经营管理类、生产技术管理类、产品类、科学技术研究类、基本建设类、设备仪器类、会计档案类、特种载体档案类。

2.2 根据职能活动与档案形成的特点, 每个大类下设置若干个二级类目( 属类 ), 不设置三级类目( 详见附表 )。

2.3各部门根据分类办法组织整理案卷, 以利于分类标识与管理。

3 分类编号方法3.1企业档案实体分类的标识符号使用英文字母顺序标识一级类目( 大类 )；使用阿拉伯数字“双位制”标识二级类目( 属类 )。

3.2 档案实体排架与编号要反映九个基本大类, 从实际出发, 做到科学合理, 经济有用, 保证利用档案的系统性、有效性。

3.2.1党群行政管理类（A）、经营管理类（B）、生产技术管理类（C）的案卷排架, 按大类一年度一保管期限进行排列编号。

档案编号( 档号 )标识举例示意:A 2007 永久 01┃┃┃┃┃┃┃┃┃┃┃┗━━━━案卷（件）顺序号┃┃┗━━━━━━━━保管期限┃┗━━━━━━━━━年度代号┗━━━━━━━━━━━━党群行政管理类3.2.2 产品类（D）、科研类（E）、基本建设类（F）、设备仪器类（G）的案卷排架a) 根据成套性原则,原则上按大类一属类一项目进行排列, 案卷顺序号按属类流水编号。

关于项目少的产品,能够将多种属类混合流水编号, 用分类号加以区别，流水编号办法同前。

b)产品、基建、设备仪器、科学技术研究类档案的编号由大类号、项目( 型号 )代号、案卷顺序号构成。

（类号之间的标点什么时候用“·”或者是用"-"请参照科技档案整理规范）举例示意:G. C2000- 001┃┃┃┃┃┗━━━━━━━案卷顺序号┃┗━━━━━━━━━━━产品型号( 项目代号 )┗━━━━━━━━━━━━━━设备仪器类3.2.3会计档案的排架编号, 按大类一属类一年度进行排列, 案卷顺序号按属类流水编号。

档案分类、排列、编号规则

档案分类、排列、编号规则一、文书档案：2000年前的文件按“卷”整理，按年度-保管期限分类方法进行，保管期限分别永久（丫）、长期（C）、短期（D）,在每一个保管期限内，按照XX单位的《XX单位机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》进行收集整理。

一年分别按保管期编3个流水卷号，即永久（Y）一个流水号，长期（C）一个流水号、短期（D）一个流水号。

按“卷”整理档号构成为：全宗号一目录号一案卷号一顺序号全宗号：4位，如“ 0134”目录号：3位，如“ 00T案卷号：4位，如“ 000T顺序号：3位，如“ 00T2000年后的文件按“件”整理，按年度-保管期限分类方法进行，保管期限分别永久（Y）、30年（D30）、10年（D10）,在每一个保管期限内，按照XX单位《XX单位机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》进行收集整理。

一年分别按保管期编3个流水卷号，即永久（Y）一个流水号，30年（D30）一个流水号，10年（D10）一个流水号。

按“件”整理档号构成为：全宗号一年度一保管期限一（组织机构或问题）一件号全宗号：4位，如“ 0134”年度：4位，如“ 2013”保管期限：1或3位，如永久“ Y”，长期“C',短期“D'，定期30 年“D30'、定期10 年“D10'。

机构或问题：2位，如无该项内容，则用“ ZZ'表示。

件号：4位，如“ 000T二、会计档案：按“卷”整理，有几个项目分几个项目类，如财政帐K1、事业帐K2……。

分别按年度排序，一年一个流水号，每年按保管期限永久、25年、15年排列，同一年度内按财务报告、会计账簿、会计凭证和其他类的顺序排列。

档号构成：全宗号-目录号-年度-案卷号全宗号：4位，如“ 0134”目录号：2位，如：“K1”年度：4位，如“ 2009”案卷号：4位，如“ 0001”。

三、专业档案：分为民政（低保困难家庭档案）、统计档案、危房翻建档案、计生（再生育审批档案）、二轮土地承包档案、综治（调解案件档案）信访档案。

档案分类和文书档案编号管理规则

1.目的与范围1.1.本标准规定了档案的分类原则、类目设置与分类编号、案卷排架、归档范围的基本要求。

1.2.本标准规范了公司档案的管理，明确公司各类档案的归口管理部门。

1.3.本标准适用于公司档案的管理。

2.引用标准——《中华人民共和国档案法》——《山东省档案条例》——G/WLAI 0112—2011《档案分类和文书档案编号管理》——DA/T1—2000档案工作基本术语3.定义3.1.档案是指国家机构、社会组织或个人在社会活动中直接形成的有价值的各种形式的历史记录。

3.2.档案管理是指档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用的活动。

3.3.文书档案是指反映党务、行政管理、生产经营等活动的档案。

3.4.科学技术档案是指反映科学技术研究、生产技术、基本建设等应当归档保存的各种材料。

3.5.电子文件是指以数码形式记录于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机系统阅读、处理并可在通讯网络上传输的文件。

3.6. 员工档案是指在招用、调配、培养、考核、奖惩、选拔和任用等工作中形成的有关职工个人经历、政治思想、业务技术水平、工作表现以及工作变动等情况的文件材料。

3.7. 会计档案是指会计凭证、会计账簿和财务报告等会计核算专业材料。

3.8. 基建、设备档案基建档案是指在整个建设项目从酝酿、决策到建设投产（使用）的全过程中形成的全部应当保存的文件材料；设备档案是指设备从规划、设计、制造、安装、调试、使用、维修、改造、更新至报废的全过程中形成的图纸、文字说明、凭证和记录等文件材料。

4.职责4.1.人事行政部是文书档案的归口管理部门，同时对综合档案室的管理符合国家规定要求负责；4.2.财务部是会计档案的归口管理部门；人事行政部是员工档案的归口管理部门；生产制造部是公司设备档案的归口管理部门；技术部是科技（产品、生产技术）档案、基建档案的归口管理部门；4.3.在生产经营中形成的档案，考虑到档案的利用，应安排专人参照公司档案管理相关规定进行组卷和管理，每年将档案目录移交总公司办公室综合档案室进行永久保存。

档案归档规则

档案归档规则
档案归档规则是指对档案进行分类、整理、保存和管理的一系列规定。

根据档案管理的原理和要求，一般包括以下规则：
1. 分类规则：按照业务或内容进行分类，确定档案的主题和类别。

档案可以按照机关、部门、项目、时间、地点等进行分类。

2. 编目规则：采用一定的编码规则和名称规范，对档案进行标识和描述。

编目规则应包括档号、标题、制作单位、编制日期等内容。

3. 整理规则：将档案文件按照一定的次序和方法进行整理。

包括对文件进行清点、排列、分类、装订等工作。

4. 存储规则：根据档案的性质和形态，确定存储的方式和环境。

对于纸质档案，可以采用文件柜、书架等设备进行存放；对于电子档案，可以采用服务器、硬盘等设备进行存储。

5. 保存期限规则：不同类型的档案根据其重要性和需要，制定相应的保存期限。

根据国家有关法律法规和规定，确定档案的保存期限。

6. 借阅规则：对档案的借阅和使用进行管理。

规定借阅的条件、手续和期限，以及借阅后的返还和归档要求。

7. 销毁规则：对无用的档案进行销毁处理。

按照国家有关法律法规和规定，制定档案销毁的条件、程序和方式。

这些规则有助于确保档案的完整性、可用性和安全性，提高档案管理的效率和质量。

档案分类及编号规定

档案分类及编号规定第一章总则第一条为规范公司各类档案分类、编号、标识，便于检索利用，制订本规定。

第二条依据与适用范围1.依据参照国家档案局《工业企业档案分类试行规则》，结合***实际特制定本方案。

2.范围（1）本方案规定了***各类型档案的分类及编号方法。

（2）本方案适用于*****档案实体的分类、编号、排架。

第二章类目设置及标识第三条一级类目：档案共设六个一级类目（具体档案分类表见附件1）：即：WS——文书档案类；KJ——科学技术类；CW——财务档案类；RS——人事档案类；TZ——特殊载体档案类ZL——资料第四条二级类目：1.文书档案设置党群工作类、行政管理类、经营管理类、教育管理类二级类目，标识如下：党群工作类——DQ行政管理类——XZ经营管理类——JG教育管理类——JY2.科学技术类档案设置科学研究类、建设项目类、设备仪器类二级类目，标识如下：科学研究类——KY建设项目类——JS设备仪器类——SY3.财务档案按其形成特点和文件材料形式分别设置会计凭证、会计账簿、会计报表及其他四个二级类目，标识分别是：01、02、03、04。

4.人事档案类按照《人事档案管理规定》（新联投字【2012】38号）包含入职手续档案材料及入职后档案材料。

5.特殊载体档案类按照其载体设置声像档案、电子档案及实物档案三个二级类目，标识分别为：01、02、03。

6.资料包含报刊、书籍、宣传资料等。

第三章档号编制第五条档号编制坚持系统、规范、简单、便于检索的原则。

第六条党群工作类、行政管理类、经营管理类、教育管理类为文书档案，档号设置：——————保管期限——。

第七条科学技术类档案，档号设置：1.科学研究类：KY————案卷号2.建设项目类：JS————案卷号如石家庄安联·青年城项目，其案卷档案号为：JS——0402QNC——N。

3.设备仪器类：SY————案卷号第八条会计档案，档号设置：KJ————年度——全宗号——案卷号第九条人事档案类，档号设置：RS——全宗——年度——案卷号第十条特殊载体档案，档号设置方案为：1.声像档案：TZ——01————年度——全宗——案卷号2.电子档案TZ——02————年度——全宗——件号3.实物档案TZ——03————年度——全宗——件号第四章附则第十一条本规定由档案馆负责解释。

档案分类、排列、编号规则

精心整理档案分类、排列、编号规则一、文书档案：2000年前的文件按“卷”整理，按年度-保管期限分类方法进行，保管期限分别永久(Y)、长期（C ）、短期（D)，在每一个保管期限内，按照XX 单位的《XX 单位机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》进行收集整理。

一年分别按保管期编3(D)一个永久（XX 年（D10)件号全宗号：4位，如“0134”年度：4位，如“2013”保管期限：1或3位，如永久“Y ”，长期“C ”,短期“D ”,定期30年“D30”、定期10年“D10”。

机构或问题：2位，如无该项内容，则用“ZZ ”表示。

件号：4位，如“0001”二、会计档案：按“卷”整理，有几个项目分几个项目类，如财政帐K1、事业帐K2……。

分别按年度排序，一年一个流水号，每年按保管期限永久、25年、15年排列，同一年度内按财务报告、会计账簿、会计凭证和其他类的顺序排列。

档号构成：全宗号-目录号-年度-案卷号全宗号：4位，如“0134”目录号：2位，如：“K1”年度：4位，如“2009”123案卷级档号构成：全宗号—目录号—案卷号文件级档号构成：全宗号—目录号—案卷号—顺序号4、计生（再生育审批档案）：按“卷”整理，一个目录号一个流水，保管期限为长期。

档号构成：全宗号—组织机构或问题—年度—保管期限—件号7、信访档案：XF。

1、JJ2、JJ3、2为SB。

五、特种载体档案：分为实物档案、印章档案、照片档案、光盘档案。

载体分类号分别按序设为SW、YZ、ZP、GP。

1、实物档案按卷整理，目录号为SW。

档号命名规则

档号命名规则
档号是在文件整理过程中赋予的一组数字、字符的集合，用于标识文件的基本属性、排列顺序、分类等信息，是档案管理的重要组成部分。

以下是一个通用的档号命名规则：
1.全宗号：由全宗名称和数字组成，表示文件所属的机构或单位。

2.门类号：由档案门类名称和数字组成，表示文件所属的档案门类。

例如，文书档案、会计档案、人事档案等。

3.案卷号：由案卷序号和数字组成，表示文件所属的案卷。

案卷是指同一门类、同一时期、同一机构或单位的文件按照一定的顺序排列而成的一组文件。

4.件号：由件序号和数字组成，表示文件在案卷中的位置。

件是指同一案卷中按照一定顺序排列的一组文件。

例如，一个档号可能是“J019-ZY•JC•CC•2019•D30-001-001”，其中“J019”表示全宗号，“ZY”表示门类号，“JC”表示二级类别号，“CC”表示三级类别号，“2019”表示年度，“D30”表示保管期限代码，“001”表示案卷号，“001”表示件号。

不同机构或单位的档号命名规则可能有所不同，具体应根据实际情况进行制定。

档案分类、排列、编号规则

档案分类、排列、编号规则一、文书档案：２0０0年前得文件按“卷”整理,按年度-保管期限分类方法进行,保管期限分别永久(Ｙ）、长期(Ｃ)、短期(D），在每一个保管期限内,按照XＸ单位得《XX单位机关文件材料归档范围与文书档案保管期限规定》进行收集整理。

一年分别按保管期编3个流水卷号,即永久(Y）一个流水号，长期(C）一个流水号、短期（D）一个流水号.按“卷"整理档号构成为:全宗号—目录号—案卷号—顺序号全宗号：4位，如“0134"目录号：3位，如“00１”案卷号：4位，如“０００1”顺序号：３位,如“０0１”2000年后得文件按“件"整理，按年度—保管期限分类方法进行，保管期限分别永久（Y）、30年(D30）、10年（Ｄ10),在每一个保管期限内，按照XＸ单位《XX单位机关文件材料归档范围与文书档案保管期限规定》进行收集整理。

一年分别按保管期编3个流水卷号，即永久(Ｙ）一个流水号,30年(D3０)一个流水号,１0年(D10)一个流水号.按“件”整理档号构成为：全宗号—年度—保管期限-(组织机构或问题）—件号全宗号：4位,如“0１34”年度:４位，如“２０１3”保管期限:1或3位,如永久“Y”,长期“Ｃ”，短期“D”，定期30年“D30”、定期10年“D１0”。

机构或问题：２位,如无该项内容,则用“ＺZ”表示。

件号：4位,如“0001”二、会计档案:按“卷”整理，有几个项目分几个项目类,如财政帐K1、事业帐K2……。

分别按年度排序，一年一个流水号，每年按保管期限永久、25年、15年排列，同一年度内按财务报告、会计账簿、会计凭证与其她类得顺序排列。

档号构成:全宗号－目录号—年度－案卷号全宗号:4位,如“01３４”目录号：2位，如:“K１"年度:4位,如“2009”案卷号:4位，如“000１"。

三、专业档案：分为民政（低保困难家庭档案)、统计档案、危房翻建档案、计生（再生育审批档案）、二轮土地承包档案、综治(调解案件档案)、信访档案.1、民政(低保困难家庭档案）:按“卷”整理，一个目录号一个流水，保管期限为长期.案卷级档号构成：全宗号-目录号—案卷号文件级档号构成：全宗号-目录号-案卷号—顺序号2、统计档案:按“卷"整理,一个目录号一个流水，保管期限为永久。

档案分类排列编号规则

档案分类、排列、编号规则一、文书档案:2000年前的文件按“卷”整理,按年度-保管期限分类方法进行,保管期限分别永久(Y)、长期(C)、短期(D),在每一个保管期限内,按照XX单位的《XX单位机关文件材料归档范围与文书档案保管期限规定》进行收集整理。

一年分别按保管期编3个流水卷号,即永久(Y)一个流水号,长期(C)一个流水号、短期(D)一个流水号。

按“卷”整理档号构成为:全宗号—目录号—案卷号—顺序号全宗号:4位,如“0134”目录号:3位,如“001”案卷号:4位,如“0001”顺序号:3位,如“001”2000年后的文件按“件”整理,按年度-保管期限分类方法进行,保管期限分别永久(Y)、30年(D30)、10年(D10),在每一个保管期限内,按照XX单位《XX单位机关文件材料归档范围与文书档案保管期限规定》进行收集整理。

一年分别按保管期编3个流水卷号,即永久(Y)一个流水号,30年(D30)一个流水号,10年(D10)一个流水号。

按“件”整理档号构成为:全宗号—年度—保管期限—(组织机构或问题)—件号全宗号:4位,如“0134”年度:4位,如“2013”保管期限:1或3位,如永久“Y”,长期“C”,短期“D”,定期30年“D30”、定期10年“D10”。

机构或问题:2位,如无该项内容,则用“ZZ”表示。

件号:4位,如“0001”二、会计档案:按“卷”整理,有几个项目分几个项目类,如财政帐K1、事业帐K2……。

分别按年度排序,一年一个流水号,每年按保管期限永久、25年、15年排列,同一年度内按财务报告、会计账簿、会计凭证与其她类的顺序排列。

档号构成:全宗号-目录号-年度-案卷号全宗号:4位,如“0134”目录号:2位,如:“K1”年度:4位,如“2009”案卷号:4位,如“0001”。

三、专业档案:分为民政(低保困难家庭档案)、统计档案、危房翻建档案、计生(再生育审批档案)、二轮土地承包档案、综治(调解案件档案)、信访档案。

档案分类与编号方案

某档案分类与编号方案档案分为机关档案与产权产籍档案两类，其中机关档案分为文书档案、会计档案、科技档案、声像档案、实物荣誉档案和图书资料等6个门类，各类档案资料编号方案规定如下：一、机关档案1、文书档案2004年以前采用“一事一卷”的整理方法，其案卷号的编制采用分永久、长期、短期三种保管期限，按问题排列，以年代顺序编大流水号。

如：全宗号—年度—问题—保管期限—案卷号编小流水号“永久、长期、短期”分别用“YCD”如党群类、人事劳资类档案形成年度，如“2003”本机关全宗号为1062004年以后，按《归档文件整理规则》整理，档号编制为：全宗号—年度—机构—保管期限—件号小流水号分永久、长期、短期文书档案的类别如办公室档案形成年度，如“2004”本机关全宗号为1062、会计档案会计档案档号编制方法为实体类目号—年度——卷号15（第15卷）档案形成年度，如：“2005”如：CK01表示会计档案的凭证类（CK02代表帐簿类：CK03代表财务报告类；CK04代表其他类）如CK01—2005—153、科技档案分基建、设备两类（1）、基建档案档号编制：类别号和属类代号+项目代号+案卷号JJ1——1——4案卷号（第4卷）基建项目代号（表示第1项工程）属类代号（1代表办公楼：2代表辅助基建）基建档案类别代号（2）、设备档案档号为：类别号和属类代号+设备项目代号+案卷号SB1——1——1案卷号（第1卷，如：电脑的购买合同）项目代号属代号（1代表办公设备，2代表交通设备）设备档案类别代号4、声像档案照片档案档号编制全宗号——保管期限代码——册号——张号106——Y——属类代号——15张号（照片在册内的排列从“1”开始）（1代表视察，2代表会议，3代表活动）保管期限代码（Y代表永久）全宗号（档案馆给立档单位编制的代码）5、实物荣誉档案分：1、奖牌；2、奖杯；3、证书、4、锦旗等四类类别代号——属类代号——件号SW3——Y——2件号（第2件）保管期限属类代号（3代表证书类）类别代号6、图书资料分为：政治类、法律类、业务类，分别用“1”“2”“3”标识，每类按购进先后顺序编流水号。

档号编制规则

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档号编制规则DA/T 1 主题内容与适用范围本标准规定了档号的结构、编制原则和编制方法。

本标准适用于档案馆（室）编制档号。

2 术语 2.1 档号档案馆（室）在整理和管理档案的过程中，以字符形式赋予档案的一组代码。

档号是存取档案的标记，并具有统计监督作用。

2.2 全宗号档案馆（室）给定每个全宗的代码。

2.3 案卷目录号全宗内案卷所属目录的代码。

2.4 类别号馆（室）藏档案类别的代码。

2.5 项目号产品、工程、课题、设备等档案的代字和代号。

2.6 案卷号案卷排列的顺序号。

2.7 件号案卷内文件的顺序号。

2.8 页（张）号案卷内文件每页（张）的顺序号。

2.9 代码一个或一组有序的、易于计算机和人识别与处理的数字、字母、汉字及其它符号。

3 档号编制原则 3.1 唯一性原则档案馆（室）内档号应指代单一。

不同编号对象应赋予不同代码，一个代码只表示一个编号对象。

3.2 合理性原则档号结构必须与馆藏档案的整理分类体系相适应。

3.3 稳定性原则档号一经确定，一般不应随意改变。

3.4 扩充性原则档号必须留有适当的递增容量，以便适应不断扩充档案的需要。

3.5 简单性原则档号力求简短明了，以便减少代码差错，节省存贮空间，提高处理效率。

4 档号的结构 13—94 —档号结构分为三种： 4.1 第一种结构为：全宗号——案卷目录号——案卷号——件、页（张）号。

即：××××—×××—×××—×××件、页（张）号案卷号案卷目录号全宗号 4.2 第二种结构为：全宗号——类别号——案卷号——件、页（张）号。

即：××××-×××……n-×××-×××件、页（张）号案卷号类别号全宗号 4.3 第三种结构为：类别号——项目号——案卷号——件、页（张）号。

关于规范档案分类和档号编制的探讨

582019·5文/ 姚娟关于规范档案分类和档号编制的探讨交流1995年实施的《档号编制规则》在档案科学管理过程中发挥了重要作用。

随着档案事业的发展，在当今档案信息化背景和集中统一管理模式下，如何对各部门、各专业、各门类档案的档号编制进行规范，做到“有标可依”，笔者就此问题与同行商榷。

行业标准中的档号纵观各门类档案行业标准中的档号，因跨度时间长、涉及门类多，在结构和内容上有所不同。

1.档号编制规则《档号编制规则》（DA/T 13）规定了档号的结构、编制原则和方法，该规则确定的唯一性、合理性、稳定性、扩充性、简单性原则以及基本的编制方法被普遍遵循。

但提出的三种档号结构，仅适用于传统立卷方法和以“卷”为单位整理的科技档案档号编制，不适用于目前普遍采用的以“件”为单位整理的档号编制。

2.文书档案档号结构文书档案分按“卷”和“件”两种整理方法。

2000年以前按“卷”进行整理，档号结构一般按照《档号编制规则》第一种情况编制，包括全宗号、案卷目录号、案卷号、件（页）号。

2000年出台《归档文件整理规则》，提出按“件”进行整理，但没有明确档号编制方法。

2015年重新修订的《归档文件整理规则》以“年度—保管期限—机构（问题）”分类法为依据，确定档号编制基本结构为：全宗号—档案门类代码·年度—保管期限—机构（问题）代码—件号。

档号结构中保管期限的标识也经历了变化，2000年，保管期限划分为永久、长期、短期。

2006年，国家档案局第８号令出台，保管期限改为标时制，分为永久、定期，定期分为30年、10年。

2012年，国家档案局第10号令出台，企业文件材料保管期限划分和国家档案局第８号令保持一致。

回顾历史，文书档案经历了按“卷”和“件”2种整理方法，按“件”整理，档号编制又有3个阶段的不同要求。

3.科技档案档号结构国家标准《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T 11822）提出科技档案档号由全宗号、分类号（或项目代号或目录号）、案卷号组成。

档号编制规则

档号编制规则
档号编制规则是指在档案管理过程中，为了方便检索、归类和管理档案资料的一种标准化的编号规则。

档号编制规则是具有一定的结构和体系性的，它要求档号中的每一部分必须表达出档案的实质内容，并能说明档案的时间节点和空间位置等信息，以统一起来。

档号编制规则一般分为三个主要部分：一是分类号，用来表示档案所属的分类体系；二是编号，用来表示档案的时间顺序和空间位置；三是档号，用来表示档案的实质内容。

档号编制规则的具体编制方法也有多种不同的标准，如：按部门编号、字母数字结合等。

但不管采用什么样的编制方法，都必须遵循一定的规则，使档号易于管理、检索和使用。