档案分类与档号编制规定

档案分类与档号编制规定

一、总则

1.为了更好地规范公司的档案业务。提高管理水平，促进公司档案工作的整体建设，以便为公司的经营、管

理、决策和各项工作更好地服务，特制定本规定。

2.本规定制定了集团公司统一的档案分类原则、方法、类目设置及其所含基本范围，适用于集团公司以及各

下属单位档案的分类整理、组织案卷、排架管理。

3.集团公司档案分类的原则是以集团公司的全部档案为对象，依据集团公司的特点和主要职能,保持文件之间

的有机联系，便于科学的管理和提供利用。

4.根据集团公司的特点和主要职能，共设置了十二个一级类目，即董事会及股东会类、法务及审计类、行政

管理类、经营管理类、销售类、产品研发生产类、基本建设类、会计档案类、员工档案类、实物档案类、电子档案类及注册证书及内部刊物类。

5.档案的二级类目，按照集团公司的特点和主要职能进行设置。附表中设置的二级类目是档案分类的基本二

级类目，各部门、各公司可结合实际需要增设或减少二级类目。

二、集团公司档案分类类目标识、归档范围及保管期限

1

1.档案类目分类号一律采用阿拉伯数字统一编号标识。其表示为：

2

3

4

5

2.档号的组成

本公司档案的档号由一级类号、二级类号、年份、点、短线、案卷流水号和斜线、卷内流水号组成。类目之间以点分隔开，必须时可以增加三级类号。

3.编号格式和示例

1）按年度划分，卷内由若干份文件组成。适用于1-5类和7类可增设三级类目。

例如：

X •X •XXXX —XX / XX 1 • 1 •2001 —1 / 8

卷内流水号卷内流水号

案卷流水号案卷流水号

年份（用四位表示）年份（用四位表示）

二级类目二级类目（董事会）

一级类目一级类目（决策类）

上例表示：本公司决策类中2001年董事会第1卷内第8份。

2）按年度划分，案卷为一不可分割的整体。适用于会计档案类。

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例如：

X •X •XXXX —XX 11 •1 •1996 —62

案卷/实体流水号案卷流水号

年份（用四位表示）年份（用四位表示）

二级类目二级类目（凭证）

一级类目一级类目（会计档案类）

上例表示：本公司会计档案中1996年会计凭证的第62本。

3)按产品、课题、用户等划分，卷内由多分文件构成。适用于6类。

例如：

X •X •X —XX / XX 6 • 5 •3 •3—12 / 09

卷内流水号

卷内流水号案卷流水号

案卷流水号阶段代号（正式生产阶段）

三级类目产品代号

二级类目二级类目（产品）

一级类目一级类目（产品研发生产类）

上例表示：本公司产品类中第三个产品正式生产阶段第12卷内第9份。4) 适用于实物档案类和注册证书类5) 电子档案类

XX •X •X —XX X •X —X / XX

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实物流水号卷内流水号

所属类目号案卷流水号

二级类目二级类目

一级类目一级类目

注：所属类目号可为0~10类。注：14.2、14.3类无卷内流水号。14.1类卷内流水号为卷内照片流水号。

6)员工档安类的编号规定参照国家有关干部档案管理规定的有关条例执行。

附：分类方案一览表

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分类方案一览表

1 董事会及 1 董事会及

股东大会类 2 股东大会

1法律事务

2 法务及审计类2审计管理

1 行政事务

2 劳动人事

3 行政管理类 3 资产管理

4 后勤管理

1 经营决策

2 财务管理

4 经营管理类 3 投资管理

4 物资管理

1 产品销售

5 销售类 2 经营贸易

1 凭证

8会计档案类 2 帐簿

3 报表

4 其它

1 在职员工档案9员工档案类

2 退休员工档案

3 其它

1 证书

1 证书

10实物档案类 2 奖状

3 奖杯、奖牌

4 其它

1 照片

2 录音带

3 录像带

4 磁带

11电子档案类 5磁盘

6 光盘

7 其它

12 注册证书及内部刊物类

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