债权部合同档案的管理流程

辽宁华银工程机械有限公司（大连山重建机）

风险管控中心

合同档案管理制度及规定

一、总则

为规范公司档案管理工作并保证档案的完整性及保密性，理顺工作程序，明确工作职责，杜绝资料流失，逐步实现公司合同档案管理工作的规范化、制度化、科学化，现结合公司的实际情况，特制定本制度。

二、适用范围

本制度所指的合同档案是公司在业务中形成的以销售设备为中心的资料总和，其构成包括融资合同，按揭合同，分期合同，及全款合同及通过销售挖掘机，装载机或破碎器在不同销售方式下所签订的设备及配件合同。

三、合同档案管理原则

1、合同档案实由公司债权部集中统一管理，以确保档案的完整、完全和有效利用。

2、债权部负责统筹、协调、组织、整理、保管、存档公司所有合同文档资料。

3、财务部或分公司视具体情况可留合同，资料复印件做为做账及催收账款使用。

四、合同文档的移交

1、各分公司在正式签署合同后须将合同正本原件移交债权部。

2、合同文档在移交回来之时双方确认并保证齐全、完整，符合其形成规律。

3、合同文档移交时，必须编制档案移交清册并当面清点，填写《文件归档登记表》（见附件表一）。双方签字认可后方为完成交接手续。

五、合同文档的管理办法

1、合同文档以合同编号结合销售方式进行分类编号

2、保存的合同文档每半年清理核对一次，如有遗失、损毁，要查明原因，及时处理，并追究相关人员责任。

3、债权部要加强对合同档案的统计工作，要以原始记录为依据，编制合同统计清单。

4、债权部应根据实际需要编制合同档案检索工具，以有效地开展合同文档的查询、利用工作。

5、各部门及各分公司员工可在债权部查阅合同文档，确因工作需要须借出查阅，须填写《合同档案借阅登记表》（见表二）经债权部经理签字同意后，方可在债权部办理相关借阅手续，以复印件借出。合同原件无特殊情况不得外借。

6、借阅者有义务保持所借文件资料的完整、整洁。

7、借阅人不得涂改、伪造、撕毁合同档案材料，违者视情节轻重予以处罚。

8、所有借阅者不得将借出的保密性文件资料在未经许可的情况下私自复印、拷贝或其它任何方式留有复件。如是工作需要须复印文件资料的，须在《合同档案借阅登记表》备注说明原因。

9、合同文档的密级为机密，任何人不得擅自将合同对外公开，也不得在公司内部传阅，违者视情节予以处罚。

10、为方便信息资料的流通，所有文件资料均有一定借阅期限，借阅期限依

文件资料的类别由档案管理员告知归还日期，如因工作需要文件资料还需继续使用的，需办理续借手续。

六、本制度自下发之日开始实施，并由各部门及各分公司监督执行

风险管控中心

批准人：

负责人：

签署日期：

六、附则

档案管理流程一、文件资料归档

二、合同资料及档案借阅

文件归档登记表

表一

合同档案借阅登记表

表二