浅谈如何完善项目总承包采购管理

浅谈如何完善项目总承包采购管理

[摘要] 在当今国内外形势下，采购管理在项目中的重要性逐步增加，成为项目成功与否的重要因素，如何完善项目的措施，成为总承包项目的一个重要课题，是总承包项目取得更大经济效益的一个重要突破口。

[关键字] 采购管理项目总承包数据库

当前和今后一个时期，世情、国情继续发生深刻变化，国际金融危机影响深远，世界经济增长速度减缓，全球需求结构出现明显变化，我们正处在一个经济转型期，建筑工程业同样既面临难得的历史机遇，也面对诸多可以预见和难以预见的风险挑战。我们已从当初刚加入WTO时的经济阵痛中走出，逐渐与国际接轨，面对新时期新机遇，建筑工程业应紧跟“十二五规划”方针政策的指引，大力发展循环经济，加强资源节约和管理，运用新工艺、新技术、新材料，加快自身经济转型。

这为建筑业项目管理提出了一个更高的要求，在节省投资、缩短工期、保证质量以及提高自身经济效益等方面势必需要利益最大化，而项目采购管理的科学合理性则是项目管理其中最重要的一环。

一、采购管理的定义和发展

采购管理（Procurement Management）是计划下达、采购单生成、采购单执行、到货接收、检验入库、采购发票的收集到采购结算的采购活动的全过程，对采购过程中物流运动的各个环节状态进行严密的跟踪、监督，实现对企业采购活动执行过程的科学管理。

从全球范围来看，对采购管理的研究已有一百多年的历史。在这个漫长的历史过程中，随着世界经济的发展，采购管理的职能也发生了演变。1940年～1990年，随着采购职能在企业中的地位不断提升，很多企业意识到采购对于高层管理的作用，把首席采购官等关键采购人员提升到最高管理层，也开始从战略的角度来考虑采购职能。但这一阶段的采购主要关注的还是采购自身的交易，并没有把采购战略融入到企业战略中。20世纪90年代以后，越来越多的研究人员开始从企业战略的高度来研究采购管理，采购职能从以交易为基础的战术职能发展到以流程为导向的战略职能，采购战略开始融入到企业战略中来。

二、管理在总承包项目中的重要性

项目采购管理是工程项目总承包管理的重要组成部分，与工程项目建设全过程有着密切的联系，是工程项目建设的物质基础。根据国内外众多工程项目总承包合同价款内容的分析设备、散材的总承包合同价款中所占的比重在一半以上。而且类别品种极多、技术性强、涉及面广、工作量大，同时对其质量、价格和进度都有着严格的要求，并具有较大的风险性。稍有失误，不仅影响工程的质量、进度和费用，甚至会导致总承包单位的亏损。提高对采购

管理工作重要性的认识，自觉加强对采购工作的领导，对工程建设项目的顺利实施有着重要的意义。

1、采购管理在工程项目总承包合同签订之前的投标报价阶段意义是非常重大的，这是一个项目能否成功的关键，这个时期的物资采购管理提供出来的物资价格要可靠合理，既要保证后期项目的盈利还要保证在其他竞争者中胜出。

2、工程项目总承包合同签订之后，采购管理需保证工程项目的顺利实施。既不能使工程因设备、散材供应不及时而造成窝工损失，也不能盲目采购，造成积压、胀库，和占用较多资金的现象发生。项目采购管理需从项目资金的合理使用角度出发，降低采购成本、减少现金流出、提高项目资金使用效率。

3、施工总承包方最终还是要盈利，设备、散材总价占比很大，通过采购管理找到最低的价格和最具竞争力的供应商，是最有效的节约成本途经。在现实的项目采购操作中，要实现这两个“最”字的目标是很难的。但是，我们却能够通过对项目采购管理中部分环节的控制，来有效的降低采购成本，从而使项目资金达到最优的配置，用有限的资金获取尽可能多的资源，这是我们在项目采购管理中所能够实现的成本目标。

4、为顺利实现工程项目的三大控制目标任务，必须对设备、散材的采购进度、费用和质量进行控制，以保证项目实施的顺利进行。把采购纳入设计程序，以及对设备、散材进行跟踪控制，已成为国际工程公司项目管理的普遍做法，很值得我们学习、借鉴。

三、如何完善采购管理的方法措施

项目管理是当今一个倍受关注的领域，项目采购管理又是其中一个重要的内容方向，做好了项目采购管理就是抓住了项目成本控制的关键之一。都说管理出效益，本文将从组织和管理的角度阐述几点方法措施。

1 建立和完善相应的采购管理制度

（1）要完善采购制度环境。从宏观层面来讲，工程采购模式的制度环境包括与固定资产投资有关的制度环境和与工程建设有关的制度环境。从微观层面上讲工程采购的制度环境只包括与工程建设有关的制度环境，具体地讲就是指我国建筑法、合同法、招标投标法、建设工程质量管理条例等相关法律法规以及建

（2）对于工程项目企业来讲，在企业自身内部也要形成一系列采购管理制度，对采购模式的选用、采购程序的确定等进行明确规定，保证项目采购的顺利进行。因此，我国工程采购模式的制度环境应当随着市场环境的变化而进行修改和调整，这将有利于我国建筑市场的进一步成熟和完善，也将有利于我国建筑业在国际竞争与合作中的效率与效益的进一步提高。工程采购的制度环境是我国建设行业经济体制的有机组成部分，应该不断地改革、发展和完善。目前，急迫的任务之一就是加快清理、修改相关的建筑法律法规,使其能够适应工程采购模式多样化、灵活化的要求。

（3）建立项目采购管理的专业化常设机构。项目采购模式虽然多种多样，但是项目采购工作的确是举足轻重的，因此必须要有专业化的常设机构来进行采购管理才可以保证采购的顺利进行。建立与工程总承包功能相适应的采购管理组织机构的必要性是采购工作本身是一个专业性很强的工作，在工程总承包项目中，对采办的要求更高，具有周期紧、业主要求严格、风险大等特点，这就决定了采购管理必须是专业化的管理，必须由企业内部采购常设机构来完成。

2 建立和完善采购物资数据库

（1）建立市场信息机制，这个是物资数据库的前提

项目的外部环境对采购策略的制定、采购计划的实施会产生重要的影响，外部环境包括宏观环境和微观环境。宏观环境是指能对项目组织怎样及如何采购产生影响的外部变化，包括市场季节性的变化、国家宏观经济政策的变化、国家财政金融政策的调整、市场利率及汇率的波动、通货膨胀的存在及战争罢工等各种因素。而微观环境则是指项目组织的内部环境，包括项目组织在采购中可能采取的组织政策、方式和程序，即实施采购的过程和程序。在符合微观环境原则的前提下，一个好的项目采购策略应当充分利用外部市场环境为项目整体带来利益。

只有建立了良好的市场信息机制，才能在项目采购中做到“知己知彼”，并对采购环境有充分的了解和把握，这使得采购者能处于供需双方的有力地位，获得价格上的优势，不仅取得高质量的货物或服务，也能取得成本上的利益。因此，在项目采购管理中充分利用采购环境，建立良好的市场信息机制，同样是有效降低采购成本的途径之一。

（2）加强供货商管理，这是数据库的基础

在项目的采购管理中应该贯穿一个“供应商管理”的思想，也即是把对供应商的管理纳入项目采购管理的一个部分。这样既可通过长期的合作来获得可靠的货源供应和质量保证，又可在时间长短和购买批量上获得采购价格的优势，对降低项目采购中的成本有很大的好处。最重要的是，它是数据库信息最直接的提供者，所以有以下两点值得注意：（a）与供应商建立直接的战略伙伴关系。

对于采购方来说，一旦确定了可以长期合作的供应商，应该与供应商之间建立直接的战略伙伴关系。双方本着“利益共享、风险共担”的原则，建立一种双赢的合作关系，使采购方在长期的合作中获得货源上的保证和成本上的优势，也使供应商拥有长期稳定的大客户，以保证其产出规模的稳定性。这种战略伙伴关系的确立，能给采购方带来长期而有效的成本控制利益。

（b）供应商行为的绩效管理。

在与供应商的合作过程中应该对供应商的行为进行绩效管理，以评价供应商在合作过程中供货行为的优劣，并利用绩效管理的结果衡量与供应商的后续合作：增大或减少供应份额、