人事档案证明格式
人事档案证明及人事关系介绍信
人事档案证明及人事关系介绍信尊敬的XXX公司人事部门负责人：我是XXX公司人事部门的负责人，现向贵公司提供我公司员工XXX的人事档案证明及人事关系介绍信，希望能对贵公司的相关人事事务有所帮助。
一、人事档案证明：根据贵公司的要求，我们将员工XXX的个人档案进行了整理和归档，现提供以下证明：1. 个人基本信息：XXX（员工姓名），性别：男/女，出生日期：XXXX年XX月XX日，身份证号码：XXXXXXXXXXXXXXXXXX。
2. 员工任职信息：XXX（员工姓名）于XX年XX月加入我们公司，担任XX职务，目前所在部门为XXX部门。
员工的工作表现良好，工作能力突出，能够胜任当前的工作职责。
3. 员工薪酬情况：XXX（员工姓名）的薪酬标准为XXXX元/月，薪酬结构包括基本工资、绩效工资等，详细信息请参见附件1“工资单”。
4. 员工社保缴纳情况：XXX（员工姓名）每个月按时缴纳社会保险费，包括养老保险、医疗保险、失业保险、工伤保险和生育保险。
附件2为员工最近三个月的社保缴费记录。
5. 员工培训情况：XXX（员工姓名）在我们公司期间，参与了多次培训活动，包括内部培训和外部培训。
培训内容和培训证书的详细情况，请参见附件3“培训记录”。
6. 员工奖惩情况：XXX（员工姓名）在我们公司的表现得到了公司的肯定，曾多次获得公司的奖励。
目前没有被公司记录的违纪违规行为。
7. 其他补充说明：需要提供其他相关信息，请在回复中告知，我们将尽力提供协助。
二、人事关系介绍信：XXX（员工姓名）自XX年XX月加入我公司以来，一直在我们公司任职。
在过去的时间里，XXX表现出色，工作认真负责，与同事之间关系融洽。
他（她）的工作态度端正，责任感强，与同事之间合作默契，工作上积极主动，勇于承担责任。
在团队合作中，他（她）善于解决问题和化解矛盾，不仅能够带领团队完成工作任务，还能够提出创新性的建议，为公司做出贡献。
XXX（员工姓名）不仅在工作上表现优秀，在个人素质和业务能力方面也都得到了公司的认可。
人事档案存放证明（范本）
人事档案存放证明人事档案存放证明第一篇：人事档案存放证明人事档案存放证明毕业2年后跳槽换工作,但是新单位要我入职时提交人事代理合同。
但是大学毕业后的人事代理合同书到201X年就到期了。
现在我要去办的话，还要补交2年480元的费用。
我不想交了，拿着大学毕业后的那份证明去公司可以吗?都工作2年了公司为什么还要那个人事档案存放证明啊?一般有档案保管权利的公司，会要求入职员工将个人档案调入本公司保管，如果档案不调入，则要开具档案托管证明。
至于费用你早晚得交，一年240元，可以按月收取，即使现在不交，至少你取档案那天得交，到时就不是480元了。
如果新的单位有保管档案的权利，你可以把档案存放到新的公司，这样也就不会再发生费用。
看你们那里要哪里的人事存档证明我们这边只有市人才和司法局可以我的档案不在那然后我先去律协拿表的时候开了一张调档函然后拿着去司法局开了正式的调档函然后去我存档案的地方把档案拿出来再拿到司法局去把档案存进去然后他就开了个函我一个朋友存在市人才，就直接去那里开了开之前要把之前欠的管理费补起来档案需要由人事部门统一保管!最好不要放在自己手里!如果你交纳了养老保险的话，记住一定要在人事部门保管你的人事档案。
你想退休领取养老保险，社保局办理退休的依据就是人事档案!你的工龄是多少，你的人员身份是干部还是工人!这都是档案中可以体现的!在有你需要进行初、中、高级的职称申报都需要你的档案!再有你想考事业单位工作人员或机关单位公务员也需要你的人事档案!档案和失业证没有关系!辞职了，还没有找到新单位，想把档案从原单位调出来，先交着保险。
想问一下，我是海淀的，就要把档案存海淀吗?可以，凭户口迁移证交由当地具有人事档案管理权限的人才管理中心托管，交纳一定的托管费用即可。
档案托管证明-证明书
档案托管证明-证明书人事关系(档案)托管证明(参考文本)人事关系(档案)托管证明xxx，男，身份证号：xxxxxxxxxxxxxxxxx,该同志人事关系档案在我中心托管，其档案编号为：xxxxxxxxxx。
特此证明xxx人才交流服务中心二00x年x月x日2人事关系(档案)托管证明人事关系(档案)托管证明xxx，男，身份证号：xxxxxxxxxxxxxxxxx,该同志人事关系档案在我中心托管，其档案编号为：xxxxxxxxxx。
特此证明xxx人才交流服务中心二00x年x月x日3人事档案委托杭州市人才开发中心管理的各类人才。
2、户口性质：本中心所设户口为集体户口，主要为来杭创业的各类人才和暂无集体户口的用人单位引进人才提供过渡性户口挂靠，原则上以两年为期。
一旦条件具备，挂靠者户口应及时从中心转出。
3、户口迁入：第一类人员：杭州市区以外迁入进杭入户条件办理程序研究生毕业档案转入市人才中心;审核入户应提交材料，与本中心签订户口托管协议;应届毕业生凭市人才中心开具的《入户通知书》、毕业证书、学位证书、原件及复印件、户口迁移证、身份证原件及复印件、近期一寸照片2张等入户应提交材料到指定派出所入户;往届毕业生凭市人才中心开具的《进杭人员入户证明》、毕业证书、学位证书原件及复印件、户籍证明(或在有效期内的户口迁移证原件及复印件)、身份证原件及复印件等入户审批材料到市公安局办-证-中-心审批;凭市公安局签发的《户口准迁证》到户籍所在地派出所开具《户口迁移证》;凭市人才中心开具的《入户通知书》、市公安局签发的《户口准迁证》和《人员进杭入户审批表》、户口迁移证、身份证原件及复印件、近期一寸照片2张等入户应提交材料到指定派出所入户。
1、应届普通高校本、专科毕业;2、在杭落实就业单位。
档案转入市人才中心;审核入户应提交材料，与本中心签订户口托管协议;凭市人才中心开具的《入户通知书》、毕业证书原件及复印件、报到证原件及复印件、户口迁移证、身份证原件及复印件、经劳动(人事)部门鉴证的《劳动(聘用)合同》(签约期一年以上)原件及复印件、社保部门出具的用人单位为当事人缴纳养老保险情况证明、近期一寸照片2张等入户应提交材料到指定派出所入户。
档案接收证明
档案接收证明第一篇：档案接收证明档案接收证明档案接收证明人事档案接收证明存根编号：同志(身份证号)人事档案于年月日自转入本中心代管(档案所缺材料)。
收档人：亳州市人才服务中心年月日人事档案接收证明编号：同志(身份证号)人事档案于年月日自转入本中心代管(档案所缺材料)。
收档人：亳州市人才服务中心年月日注：1、本证明须收档人签字并加盖本中心业务专用章始为有效。
2、本证明需妥善保管。
___________:___________等_____名同志已被我公司聘用,同意其人事档案关系调入我公司,请协助办理。
我公司存档编号：同志原存档单位名称：_____有限公司年月日建设工程档案接收证明书苏城档接字()号报送建设工程档案单位：建设工程项目名称：建设工程规划许可证号：工程地点：工程总投资：工程建设面积(长度)：开工时间：年月日;竣工时间：年月日报送建设工程档案共计卷(盒)，其中：文字材料卷(盒)，图纸卷(盒)，照片张，录像带盒，其他材料张。
附：建设工程档案移交目录份，共张。
报送单位(单位印章)：报送人(签字)：法定代表人：接收单位(单位印章或“城建档案接收专用章”)：接收人(签字)：接收时间：年月日注：1、本证明书一式四份(城建档案馆一份、房地产权属登记管理机构查验留存一份、报送单位二份)。
2、本证明书由江苏省建设厅统一印制。
___________:___________等_____名同志已被我公司聘用,同意其人事档案关系调入我公司,请协助办理。
我公司存档编号：同志原存档单位名称：_____有限公司年月日学籍档案接收函回执致：中国文理学院学籍办公室贵院学生_________，性别___，学习专业__________，学习层次___科,身份证件编号_________________。
此生为我单位正式员工，我单位对其所取得的贵院学历给予确认，并同意接收此生在贵院学习期间的学籍档案。
第二篇：档案接收证明接收证明兹收到贵科室存档资料份（套）。
档案托管证明
档案托管证明第1篇：档案托管证明证明，，年月毕业于大学专业，同意聘用（录用）该名学生，并同意__________的档案（及户口）托管在人才交流服务中心，报到证恳请开往人才交流服务中心。
特此证明经办人：（单位名称、盖章）年月日毕业生意见：本人同意报到证开往人才交流服务中心，并同意档案（及户口）托管在人才交流服务中心。
姓名：人才交流服务中心出具意见：“同意接收人事关系、档案（及户口）。
”经办人：（人才盖章）年月日第2篇：档案托管证明人事关系(档案)托管证明(参考文本)人事关系(档案)托管证明xxx，男，身份证号：xxxxxxxxxxxxxxxxx,该同志人事关系档案在我中心托管，其档案编号为：xxxxxxxxxx。
特此证明xxx人才交流服务中心二00x年x月x日2人事关系(档案)托管证明人事关系(档案)托管证明xxx，男，身份证号：xxxxxxxxxxxxxxxxx,该同志人事关系档案在我中心托管，其档案编号为：xxxxxxxxxx。
特此证明xxx人才交流服务中心二00x年x月x日3人事档案委托杭州市人才开发中心管理的各类人才。
2、户口性质：本中心所设户口为集体户口，主要为来杭创业的各类人才和暂无集体户口的用人单位引进人才提供过渡性户口挂靠，原则上以两年为期。
一旦条件具备，挂靠者户口应及时从中心转出。
3、户口迁入：第一类人员：杭州市区以外迁入进杭入户条件办理程序研究生毕业档案转入市人才中心;审核入户应提交材料，与本中心签订户口托管协议;应届毕业生凭市人才中心开具的《入户通知书》、毕业证书、学位证书、原件及复印件、户口迁移证、身份证原件及复印件、近期一寸照片2张等入户应提交材料到指定派出所入户;往届毕业生凭市人才中心开具的《进杭人员入户证明》、毕业证书、学位证书原件及复印件、户籍证明(或在有效期内的户口迁移证原件及复印件)、身份证原件及复印件等入户审批材料到市公安局办-证-中-心审批;凭市公安局签发的《户口准迁证》到户籍所在地派出所开具《户口迁移证》;凭市人才中心开具的《入户通知书》、市公安局签发的《户口准迁证》和《人员进杭入户审批表》、户口迁移证、身份证原件及复印件、近期一寸照片2张等入户应提交材料到指定派出所入户。
人事档案存放证明四篇
人事档案存放证明四篇
篇一：人事档案存放证明
兹证明：XX，男，身份证号XXXXXXXXXXXXXXXXXX，其人事档案于20XX年07月01日起至今在我单位存档。
特此证明
XX人事科
20XX年07月26日
篇二：存档证明
姓名：__________（出生日期：_______年_______月_______日，身份证号码：_______________），人事档案由我单位管理，存档号码为：17，根据存档记载和有关规定，现证明其如下内容：
1、该人员的人事档案关系于_______年_______月_______日至今存放在我单位。
2、经查在该公民档案中，该公民无任何犯罪记录，无任何行政处罚记录，无任何行政处分记录，无开除公职记录。
特此证明。
年月日
注：须加盖档案保存单位（户籍所在地人才交流中心）公章。
篇三：人事档案存放证明
姓名xxx,身份证号xxxxxxx，毕业于xx大学，是全日制普通高等院校毕业生。
其人事档案于xxxx年xx月xx日起至今在我中心存档，档案编号为XX，如果xxx顺利通过XX大学研究生入学考试，本公司同意XX大学调取考生人事档案，特此证明。
存档单位(盖章)：
年月日。
人事档案管理机构证明(模板)
个人资料整理，仅供个人学习使用
人事档案管理机构证明（模板）
申报人，身份证号码，根据申报人档案记录情况，其职称申报材料涉及的有关内容核查情况如下：
一、学历情况
（一）年月于学校专业（学历）毕业
（二）年月于学校专业（学历）毕业
二、资历情况
（一）年月至年月，在（单位）从事工作，担任职务。
（二）年月至年月，在（单位）从事工作，担任职务。
三、职称情况
£（一）年取得专业（级别）职称。
发证机关：。
£（二）年月取得专业资格。
评委会（考核认定或考试机构）名称：，发证机关：。
□（三）经查，该同志从未以上述最高学历办理过大、中专毕业生初次专业技术资格。
四、工作经历及其他情况（如所获荣誉等）
人事档案管理机构（盖章）
年月日
注：本证明一式二份，1份归入申报材料密封，1份人事档案管理机构留存。
1 / 1。
档案托管证明
档案托管证明档案托管证明人事关系(档案)托管证明(参考文本)人事关系(档案)托管证明xxx，男，身份证号：xxxxxxxxxxxxxxxxx,该同志人事关系档案在我中心托管，其档案编号为：xxxxxxxxxx。
特此证明xxx人才交流服务中心二00x年x月x日2人事关系(档案)托管证明人事关系(档案)托管证明xxx，男，身份证号：xxxxxxxxxxxxxxxxx,该同志人事关系档案在我中心托管，其档案编号为：xxxxxxxxxx。
特此证明xxx人才交流服务中心二00x年x月x日3人事档案委托杭州市人才委托开发中心管理的各类人才。
2、户口性质：本中心所设户口为集体户口，主要为来杭的创业各类人才和暂无集体户口的用人单位引进人才提供过渡性户口挂靠，原则上以三年为期。
一旦条件具备，挂靠者户口应及时从中心转出。
3、户口迁入：第一类人员：杭州市区以外迁入进杭入户条件办理程序研究生毕业档案转入市人才中心;审核入户应呈送材料，与本中心签订户口托管协议;应届毕业生凭市人才中心开具的《入户通知书》、毕业证书、学位证书、原件及复印件、户口迁移证、身份证原件及复印件、近期一寸照片2张等入户应提交陶瓷材料到指定派出所应入户;往届毕业生凭市人才中心开具信息中心的《进杭人员入户证明》、毕业证书、学位证书原件及复印件、户籍证明(或在有效期内的户口迁移证原件及复印件)、身份证复印件及复印件等入户审批交警支队材料到市公安局办-证-中-心审批;凭市检察院签发的《户口准迁证》到户籍办公处派出所开具《户口迁移证》;凭市人才基地开具的《入户通知书》、市公安局签发的《户口准迁证》和《人员进杭入户审批表》、户口迁移证、身份证原件及复印件、近期一寸照片2张等入户应提交材料到指定派出所入户。
1、应届普通高校本、专科毕业;2、在杭落实就业单位。
档案转入县内人才中心;审核入户应呈交材料，与本中心签订户口托管签订协议协议;凭市高级人才中心开具的《入户通知书》、毕业证书原件及载明、报到证原件及复印件、户口迁移证、身份证原件及复印件、经劳动(人事)部门鉴证的《劳动(聘用)合同》(签约期一年以上)原件及复印件、社保部门出具的用人单位为当事人缴纳养老保险情况证明、近期一寸照片2张等入户应提交材料到暂存派出所入户。
人事档案存放证明 范本
人事档案存放证明范本
本证明由以下两部分组成：
一、证明内容
此证明由以下内容构成：
1.档案存放单位的名称和地址；
2.档案存放人员的姓名、性别、出生年月、学历、毕业时间、所学专业等基
本信息；
3.档案存放的起始时间、终止时间以及存放的具体位置和方式；
4.档案存放单位的相关责任人和联系电话。
二、证明样本
以下是一个人事档案存放证明的样本：
人事档案存放证明
兹证明，本人XXX（性别：XX，出生年月：XXXX年XX月XX日，学历：XX，毕业时间：XXXX年XX月，所学专业：XX），自XXXX年XX月XX日起，将人事档案存放于XXXX单位（地址：XXXX，联系人：XXX，联系电话：XXXXXXXXX）。
特此证明。
以上是人事档案存放证明的示范文本，供您参考。
如有需要，您可以根据实际情况进行修改和完善。
人事档案保管证明
人事档案保管证明正文第一篇：人事档案保管证明人事档案保管证明人事档案保管证明兹证明身份证号档案号，自年月日将档案存放于xx-xxx保管至今，特此证明。
xxxxxxxxxxx(盖章)：我们是毕业比较早地那一批;走入社会快有十年时间了;这些档案都不知道存放在哪?现在这家大公司要求我们所有新入职员工都必须办理;否则不给予转正;请问有哪位朋友知道该怎么办理?谢谢!看来这家公司又在用工性质上想点子了，不接收新员工的个人档案了。
到当地人才中心或人才市场办理个人档案托管手续，缴费以后就可以将个人档案转移到人才中心(市场)，以后每年缴纳托管费，这样人才中心(市场)就会给你开具个人档案托管证明了人事档案管理单位证明(样张)上海市人力资源和社会保障局：兹证明xxx同志(男/女，出生于xx年xx月xx日，身份证号：)的人事档案在我处，经核查该同志的档案，在xx年xx月至xx年xx月期间无工作就业纪录。
证明单位：(盖章)xx年xx月xx日(以上样张仅供参考)-甲方：乙方：经协商，乙方同意将其档案委托甲方保管，为明确双方责任，就档案保管事宜商订如下：一、甲方：1、负责乙方档案的保管以及档案材料的收集、整理、归档，按来函单位的要求出具乙方档案中有关的证明材料。
2、负责办理乙方有了新接管单位后的档案转递手续。
二、乙方：1、在合同签定时，按合同期(每月元)一次性向甲方交纳档案保管费共元(中途终止合同，保管费不再退回)。
2、应及时把合同期内形成的各种书面材料交给甲方整理归档。
三、甲方不负责乙方的原身份、各种福利保险(如：待业、医疗、养老等)以及本合同以为的其他管理责任。
四、合同期满，经双方协商同意可续签;不续签时，乙方应在期满后一个月内将档案转出;逾期从第二个月起按月倍收保管费，逾期壹年甲方不负保管责任。
五、本合同期限自年月日起至年月日止。
六、本合同未尽事宜或履行过程中发生争议，可通过协商解决。
七、本合同书一式两份，双方签字盖章后生效，甲乙双方各执一份，具有同等效力。
申请出具人事档案存放证明
申请出具人事档案存放证明
尊敬的领导：
我是某公司员工XXX，现申请人事档案存放证明。
本人自入职以来，公司一直认真负责地保管着我的人事档案，并按照相关规定及时更新和归档。
现在，由于某些特殊原因，我需要提供人事档案存放证明，以便办理相关事务。
在此，我特向公司申请人事档案存放证明，希望公司能够出具一份正式的证明文件，证明我的人事档案一直由公司妥善保管，并且在我离职或者需要时能够及时提供给我。
具体证明内容如下：
1. 证明本人的人事档案在公司存放的时间段，包括入职时间和离职时间（如有）。
2. 证明本人的人事档案在公司存放的地点，以及存放方式（如纸质档案或电子档案）。
3. 证明本人的人事档案内容是否完整，是否存在遗漏或错误。
4. 证明公司能够在我离职或需要时及时提供我的人事档案。
5. 其他需要证明的内容。
在此，我保证提供的信息真实有效，如有不实之处，愿意承担相应的法律责任。
最后，再次感谢公司一直以来的关心和支持，希望能够得到公司的认可和配合。
此致。
敬礼！
申请人：XXX
日期：XXXX年XX月XX日。
存档证明格式范本_证明书_
存档证明格式范本
篇一：【参考】存档证明格式
黑龙江某某教育：
务员考试交流群264578887，参与群内每日互动，也可以微信添加“hljoffcn521”为好友，我们将把黑龙江省公务员考试成绩查询、分数线、面试时间、面试名单等信息第一时间推送给大家。
存档证明(在职人员样本)
(招考单位名称)：
兹有XX单位(存档人员工作单位)在职人员XXX，在我处存档。
特此证明
单位公章
二〇xx年x月x日
存档证明(人才市场存档证明样本)
(招考单位名称)：
XXX，男(女)，身份证号：XXXXXXXXXXXXXXXXX,该同志已与我中心签订人事代理，委托我中心管理其人事档案。
该同志的人事档案现已存于我中心。
(注明一下存档号-存入日期)
特此证明。
(人事代理机构盖章)
二〇xx年x月x日
篇二：档案存档的证明
存档范本：
存档证明
xx单位：
系xx年xx学校专业毕业生，经查其档案现存于我中心，档案号：。
特此证明！
十堰市大中专毕业生就业指导服务中心
xx年xx月xx日
篇三：存档证明
人事档案存档证明
王，性别男，1977年2月出生，该同志人事档案现存放于某某建设集团有限公司档案室。
某某建设集团有限公司
年月日。
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人事档案证明格式
人事档案证明篇(一)
山东科技大学学校 XXX 届机械设计制造及其自动化专业本科学历毕业生简威 , 因公司无法接受毕业生档案, 申请档案调档至人才资源服务中心 , 申请人事代理。
特开此档案调档证明书为凭。
申请人 :XXX
XXX年4月18日
人事档案证明篇(二)
广州南方人才资源租赁中心：
为照顾____ ______关系，拟安排__ _____同志到工作，范文之证明:档案同意调出证明。
具体意见，请按下列第( 四 )项办理：
一、如同意调出，请先将该同志全部档案材料、现实表现、同意调出函、婚姻及计生证明等材料发往我处，待研究后另行函告。
二、同意该同志委托我单位管理人事档案、人事关系。
如本人能服从分配，请办好调动手续，于月日前介绍来我单位报到。
三、呈报有关部门，暂不同意调入，现将档案材料退回，请协助做好有关工作。
四、研究同意调出，现将该同志档案及有关材料转去你处，能否安排，请复函。
五、请你处将档案通过机要局转递我处，严禁交由本人自带。
六、
_______________________________________________________________
年月日
发函单位地址：
邮编：
联系电话：
人事档案保管制度
目的
第一，保守档案机密。
现代企业竞争中，情报战是竞争的重要内容，而档案机密便是企
业机密的一部分。
对人事档案进行妥善保管，能有效地保守机密。
第二，维护人事档案材料完整，防止材料损坏，这是档案保管的主要任务。
第三，便于档案材料的使用。
保管与利用是紧密相联的，科学有序的保管是高效利用档
案材料的前提和保证。
人事档案保管制度的基本内容
建立健全保管制度是对人事档案进行有效保管的关键。
其基本内容大致包括五部分：材料归档制度;检查核对制度;转递制度;保卫保密制度;统计制度。
(1)材料归档制度。
新形成的档案材料应及时归档，归档的大体程序是：首先对材料进行鉴别，文件是否符合归档的要求;其次，按照材料的属性、内容，确定其归档的具体
位置;再次，在目录上补登材料名称及有关内容;最后，将新材料放入档案。
(2)检查核对制度。
检查与核对是保证人事档案完整、安全的重要手段。
检查的内容是多方面的，既包括对人事档案材料本身进行检查，如查看有无霉烂，虫蛀等，也包括对人事档案保管的环境进行检查，如查看库房门窗是否完好，有无其他存放错误等。
检查核对一般要定期进行。
但在下列情况下，也要进行检查核对：
——突发事件之后，如被盗、遗失或水灾火灾之后：
——对有些档案发生疑问之后，如不能确定某份材料是否丢失。
——发现某些损害之后，如发现材料变霉，发现了虫蛀等。
(3)转递制度。
转递制度是关于档案转移投递的制度。
档案的转递一般是由工作调动等原因引起的，转递的大致程序如下：
①取出应转走的档案;
②在档案底账上注销;
③填写《转递人事档案材料的通知单》;
④按发文要求包装、密封。
在转递中应遵循保密原则，一般通过机要交通转递，不能交本人自带。
另外，收档单位在收到档案，核对无误后，应在回执上签字盖章，及时退回。
(4)保卫保密制度。
具体要求如下：
①对于较大的企业，一般要设专人负责档案的保管，应齐备必要的存档设备。
②库房备有必要的防火、防潮器材。
③库房、档案柜保持清洁，不准存放无关物品。
④任何人不得擅自将人事档案材料带到公共场合。
⑤无关人员不得进入库房。
严禁吸烟。
⑥离开时关灯关窗，锁门。
(5)统计制度。
人事档案统计的内容主要有以下几项：
①人事档案的数量。
②人事档案材料收集补充情况。
③档案整理情况。
④档案保管情况。
⑤利用情况。
⑥库房设备情况。
⑦人事档案工作人员情况。
人事档案利用制度
目的
第一，建立人事档案利用制度是为了高效、有序地利用档案材料。
档案在利用过程中，
应遵循一定的程度和手续，这是保证档案管理秩序的重要手段。
第二，建立人事档案利用制度也是为了给档案管理活动提供规章依据。
工作人员必须按照这些制度行事，这是对工作人员的基本要求。
人事档案利用的方式
人事档案的利用有多种方式：
(1)设立阅览室以供利用查阅。
阅览室一般设在人事档案库房内或靠近库房的地方，以便调卷和管理。
这种方式具有许多优点，如便于查阅指导，便于监督，利于防止泄密和丢失等。
这是人事档案利用的主要方式。
(2)借出使用。
借出库房须满足一定的条件，比如：本机关领导需要查阅人事档案;公安、保卫部门因特殊需要必须借用人事档案等。
借出的时间不宜过长，到期未还者应及时催还。
(3)出具证明材料。
这也是人事档案部门的.功能之一。
出具的证明材料可以是人事档案部门按有关文件规定写出的有关情况的证明材料，也可以是人事档案材料的复制件。
要求出具材料的原因一般是入党、入团、提升、招工、出国等。
3.人事档案利用的手续
在通过以上方式利用人事档案时，必须符合一定的手续。
这是维护人事档案完整安全的重要保证。
(1)查阅手续。
正规的查阅手续包括以下内容：首先，由申请查阅者写出查档报告，在报告中写明查阅的对象，目的，理由，查阅人的概况等情况;其次，查阅单位(部门)盖章。
负责人签字;最后，由人事档案部门审核批准。
人事档案部门对申请报告进行审核，若理由充分，手续齐全，则给予批准。
(2)外借手续。
首先，借档单位(部门)写出借档报告，内容与查档报告相似。
其次，借档单位(部门)盖章，负责人签字。
再次，人事档案部门对其进行审核、批准。
然后，进行借档登记。
把借档的时间，材料名称、份数、理由等填清楚，并由借档人员签字。
最后，归还时，及时在外借登记上注销。
(3)出具证明材料的手续：单位、部门或个人需要由人事档案部门出具证明材料时，需履行以下手续：首先，由有关单位(部门)开具介绍信，说明要求出具证明材料的理由，并加盖公章;其次，人事档案部门按照有关规定，结合利用者的要求，提供证明材料;最后，证明材料由人事档案部门有关领导审阅，加盖公章，然后登记、发出。