低值易耗品的采购管理特点与难点

背景

在工作中经常需要购买办公用品（如：笔、文件夹、文具）、办公耗材（如：纸、墨盒）、电脑周边、照明（如：灯泡、电池、清洁用的设备、工具、消耗品（如：清洁剂、卫生纸、垃圾袋等）、休息室用品（如：茶、水、面巾纸等），这类物质（又称为间接物资）的采购存在以下问题：

∙虽然金额不大，但仍需按照流程申请、审批，浪费时间

∙需要配置专职的采购人员，或者占据采购人员的大量时间，不能将精力花在大宗物品的采购上（虽然数量占80%，金额可能只占20%-25%）

∙费用无法核算到具体部门，甚至个人

∙费用的控制集中在财务部门，占用时间而且是一种事后控制

∙由于沟通环节多，电话中描述不清，最后供应商送的货与需求不符

∙急需的商品需要不断催促供应商，浪费时间

∙对采购费用由于无法分解到具体的部门或责任人，无法控制

∙由于供应商无法了解采购历史，只能被动等待电话，可能出现刚送完货就来新电话。

希望能够做到：

∙采购费用能够核算到部门，甚至个人

∙通过为部门或个人设定采购额度，费用能够预先控制

∙物资实现零库存管理，在需要时由供应商直接送到各个办公室

∙采购工作无需专人负责，按年度确定供应商后，由部门或员工直接在网上向供应商下订单

∙所有分支机构实现集中采购，由指定的少数供应商供货，获取最大折扣

∙避免日常采购经常性的审批、报销，审批权限可以下放到部门，报销工作定期由财务部门和供应商结账

采购电子商务平台提供以下主要功能：

∙电子目录：

经挑选的供应商在互联网上建立电子目录（网上商城），目录中的产品与价格经过采购部门的招投标或协商（一般一个产品只选出一个供应商）

∙网上购物：

员工可以部门或个人通过类似网上购物的流程选购产品（经采购部门审核过）∙额度或审批控制：

经过额度控制（部门或个人，按月或按年），或经过审批，将购物车中的产品生成采购：订单

∙送货到办公室：

供应商根据采购订单安排送货到指定办公室∙提供开支报告：

提供报告，按部门或个人统计采购总额，提供采购明细∙此外，还提供电话订购、询价单（RFQ）采购的功能。主要参数

∙采购订单的审核

o不审核

o1级审核

o2级审核

∙采购额度限制

o是否实施采购额度控制？

①、不控制

②、超额度提醒

③、超额度不允许采购

④、超额度需要审核

o按个人额度还是部门额度

o额度运用时间段（月份数）

①、按月度设置额度

②、按季度设置额度

③、按年度设置额度

送货时间设置

①、随时

②、每天送货

③、隔天送货

④、每周送货

⑤、隔周送货

⑥、每月送货