会务工作安排表

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会务组工作分工安排表

会务组工作分工安排表
保证节目演出的流畅。
公关组
(外事组)
组长:
成员:
会议场地的落实和报备工作,外请老师的接待工作。
保证会议准时安全合格的进行。
监察组
组长:
成员:
负责会议进行中会场秩序的维护,包括:响闹装置、讲话、抽烟、走动、带小孩等。
保证会议进行中的安静和气氛。
财务组
组长:
成员:
负责管理会议门票、资料等收入的账目工作。
准确无误的记录每场会议的经营情况。
导座组
组长:
成员:
负责会议开始前安排参会人员进场入座
保证进场有序、安全
检票组
组长:
成员:
负责会议开始前参会人员的检票工作
保证参会人员凭票入场
后勤组
组长:
成员:
负责食、宿安排工作
保证参会人员吃饭、住宿有序完好,让与会者满意
会务组工作分工安排表
会务分工安排()
组别
成员
主要职责
备注
迎宾组
(礼仪组)
组长:
组员:
负责导引观众入场(引位)、入口礼仪工作、献花+席卡的摆放等。
请注意献花时间,主讲嘉宾上场时献花,服装整齐。
主持组
组长:
会议主持工作(包括会前暖场、正式会议开始的主持工作),负责整个会议的节奏控制、气氛调整等。
主持词提前写好,做最充分的准备,服装整齐。
物资组
组长:
成员:
奖品,会议物资,杂志及辅销资料,产品摆放,
影音组
组长:
成员:
负责会议现场话筒、音乐、幻灯的调试和播放,会议灯光的配合,现场照片拍摄和会议摄像等工作。
提前备好要播放的所有材料,准确及时的做好播放工作,照片拍摄后配合专业组人员及时制作软文等宣传资料上传系统和公司。

会务工作安排计划

会务工作安排计划

会务工作安排计划在当今的工作环境中,会务工作的重要性日益凸显。

无论是企业内部的会议,还是与外部合作伙伴的交流活动,一次成功的会务组织都能够极大地提高工作效率,促进信息的有效传递和决策的顺利制定。

为了确保会务工作的顺利进行,特制定以下详细的会务工作安排计划。

一、会议前期准备1、明确会议目的和主题首先,与会议发起者进行充分的沟通,了解召开此次会议的目的和期望达成的结果。

明确会议的主题,以便后续的筹备工作能够紧密围绕核心内容展开。

2、确定会议时间和地点根据与会人员的日程安排和会议的重要程度,选择合适的时间。

同时,考虑会议的规模和所需的设施设备,选择合适的会议地点。

确保场地能够满足会议的需求,如容纳人数、音响设备、投影设施等。

3、拟定与会人员名单根据会议的性质和目的,确定需要参加会议的人员名单。

包括公司内部的各级领导、相关部门的负责人和工作人员,以及可能需要邀请的外部嘉宾或合作伙伴。

4、发送会议通知提前向与会人员发送详细的会议通知,包括会议的时间、地点、主题、议程、需要准备的资料等。

同时,告知与会人员如有特殊情况无法参加,应提前请假。

5、准备会议资料根据会议的主题和议程,准备相关的资料,如报告、文件、演示文稿等。

确保资料的准确性和完整性,并提前分发给与会人员,以便他们有足够的时间进行阅读和准备。

6、布置会议场地在会议前一天或当天提前到达场地,进行精心的布置。

包括摆放桌椅、设置主席台、调试音响设备、安装投影幕布等。

同时,根据会议的需要,准备好茶水、点心等。

二、会议期间的工作安排1、签到与接待在会议入口处设置签到台,安排专人负责签到工作。

对与会人员进行热情的接待,引导他们就座,并及时提供所需的帮助。

2、会议记录安排专人负责会议记录,准确记录会议的主要内容、与会人员的发言要点、讨论的结果以及做出的决策等。

3、设备与技术支持确保会议期间的音响设备、投影设施等正常运行。

如有技术问题,能够及时进行解决,以保证会议的顺利进行。

会议安排分工表

会议安排分工表

10、
工作职责简述
发型要求
着何种 形式外

外装 颜色
着何种 形式内

内装 颜色
着何 种形 式鞋
鞋子 颜色
袜子 颜色
是否 佩戴 胸牌
佩戴于 左胸或 右胸
具体佩戴 位置说明
会议所需 物料名称
所需物料单价 要求
所需物料数量
所需筹备 人
要求物料到 位时间
物料保管 人
会议名称
会议形 式(圆 桌会议 或条桌 会议)
会议安排及人员分工表
宣传口号
会议时间
会议地 点
客户 总人

会议负 责人
会议 总调 度
备用 备用 金申 金保 领人 管人
结帐 负责 人
备用 金报 销人
第一次 会前会 时间
第一次会 前会地点
会务组成 员姓名
要求到位时间
1、 2、
3、 4、
5、
6、 7、
8、 9、
5、
4、
6、
5、
7、
订餐负责 人
用餐所在楼层
每桌就 餐标准
客户就 餐桌数
酒店能够提 供的就餐服
务项目
每桌就餐 就餐开 人数 始时间
就餐 结束 时间
餐厅布 置项目
1、
餐桌需要 摆放的物
料项目
物料摆放数量
物料上 桌位置
物料摆 放时间
物料摆放负 责人
物料回收 时间
物料回 收负责

物料 保管

2、
1、
3、
数量
开始 布置 布置 负责 时间 人
布置 要求 说明
回收 时间
回收负 责人
保管人

会务的工作计划

会务的工作计划

会务的工作计划一、明确会务工作目标和要求1. 细化会务工作的目标,确保会务工作与整体会议目标一致。

2. 查看相关会务文件,明确会务的具体要求和指示。

二、准备会议场地1. 按照会议规模和要求确定场地,并与场地方进行联系。

2. 确定会议室布置要求,包括座位摆放、舞台搭建、音响灯光等。

3. 协调会议场地的维修、清洁、安全等问题。

三、安排会议设备1. 统计参会人数,确定需要准备的会议设备数量,包括投影仪、音响、咖啡机等。

2. 查看设备是否可以正常运转,如有问题及时处理或更换。

3. 协调设备租赁公司,确保会议设备的交付和回收。

四、筹备会议材料1. 协调会议材料的制作,包括会议日程、会议议题、参会人名单等。

2. 确认材料的印刷数量和格式要求,并与印刷公司进行协商。

3. 确保材料的准确性和及时完成。

五、安排交通及住宿1. 根据参会人员的需求,安排交通和住宿。

2. 确认交通方式和时间,并与参会人员进行沟通和安排。

3. 协调酒店提供住宿,确保住宿配套设施和服务的质量。

六、组织会议的流程和活动1. 安排会议的开幕式、主题演讲、分组讨论等流程。

2. 确定会议活动产生的需求,如餐饮、茶歇、娱乐等,并与相关供应商进行洽谈和安排。

七、安排会务人员1. 根据会务工作的需求,确定会务人员的数量和职责。

2. 分配会务任务并进行工作安排,确保会务工作有序进行。

3. 做好会务人员的培训和指导工作,提高会务工作的专业水平。

八、跟进会后事务1. 整理会议材料、会议纪要等相关文件,做好档案管理工作。

2. 跟进与会者对会务工作的评价和建议,及时进行改进。

3. 对会议各项开支进行核算和总结,做好财务相关工作。

以上为会务工作的基本计划,具体执行情况需根据实际情况进行调整和补充。

1、会议会务工作进程安排(模板)

1、会议会务工作进程安排(模板)

会议纪要输出
会后督办
会后跟进 会议精神传达
完成财务决算表
费用结算
资料归档
会务工作复盘
11月 负责人 一 二 三 四 五 六 日 一 二 三 四 五 六 日 一
16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30
说明: 1、上表中会议举行时间为12月17-19日; 2、每个进度条对应的是建议最早开始时间和最晚完成时间; 3、以上为参考示例,实际会务工作开展可据此调整任务排期。
务工作进程安排
12月 二三四五六日一二三四五六日一二三四五六日一二三四五 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25
XXX会议会务工作进程安排
阶段
事项
确定会议信息
成立会务组
物料准备
发布正式会议通知
统计住宿情况并预定酒店房间
会前准备
统计参会人员信息 确定会议流程
发布H5会议手册
室外会场布置
室内会场布置
彩排
多媒体设备调试
拍照、录像
用餐安排
茶歇管理
会间服务 报到、办理入住
安排酒店叫早服务维持会场纪律来自会议记录新闻稿宣传
回访调查

会务组工作安排(修改版)

会务组工作安排(修改版)

爱在喜跃发青年联谊会会务分工:一、会场布置(王帅总负责,刘和平、张丹协助):1、横幅内容:二O一二年“爱在喜跃发”青年联谊会,长8.6米×宽0.7米,红底黄字,上午会议结束后挂出。

(续倩制作)。

2、打扫卫生3、场景:拱门、气柱、展架、喷绘、红地毯。

要求:将拱门置于会议厅门口处,展架放于会场入口处(拱门外侧),气柱放置在红地毯两侧及主席台上。

喷绘放置在会场进门左右两侧。

红地毯铺设是正中央直通主席台(寻找有缘人环节铺设)。

4、座位安排:(1)嘉宾:两张长桌子、三张靠背椅、四个果盘、三个茶杯、三张会议议程表、纸笔3套、红台布、嘉宾胸牌3个、三个台签、三份选手资料、2个话筒。

(2)选手:6个圆形茶几,18个椅子,6个桌签(第1组-第6组),18瓶矿泉水,12个果盘,6支笔。

(3)工作台(门一侧):2张桌子,4把椅子,1个大桌签(领取:爱情卡、抽奖卡、竞猜卡),三种卡。

(4)鹊桥台:2张桌子,4把椅子,2个桌签(空中鹊桥、礼品奖品)。

(5)观众席:U字形,第一排桌子,后面全部是椅子。

5、多媒体控制:(张丹、杨柳),幻灯片、音乐、配合主持人。

二、会场全程服务(智小丽)1、嘉宾服务:提前摆好果盘,每30分钟添水一次。

2、观众席:第一排摆好果盘。

三、会前服务1、接待嘉宾:(武晨)到公司后先到三楼贵宾室休息,按时入场。

2、接待男选手:(王帅、赵长青、荣晋轩)通过负责人联系到场,集中到二楼贵宾间,随意抽胸牌(多余人座观众席第一排右侧),集体入场每桌随意坐3人,再次动员积极性。

3、接待女选手:(续倩、刘林)随意抽胸牌(多余人座观众席第一排右侧),每桌随意坐3人,戴面具。

到公司后先到三楼市场部办公室放东西、更衣,到三楼会议室化妆戴面具交流。

4、工作台接待观众及现场观众:(刘振国、周欣、刘文红、吴志强)。

给观众发卡,第一排留出领导位和剩余选手位置,发手拍。

快开始的时候,留下吴志强1个人负责。

四、会议议程配合1、礼品奖品保管:(刘文娟)。

会议筹备工作分工表(范本)

会议筹备工作分工表(范本)

XX会议筹备工作安排
1
2
3
参会人员酒店代预订
XXX(领
导)
XXX(执
行)
会前3天完成
汇总各领导、专家的住宿情况
XXX(执
行)
会前2天完成
会议总负责人:XXX(领导)电话:
会务工作负责人:XXX 电话:
媒体负责人:电话:
国外代表接待负责人:电话:
其他
大型会议会前2个月必须由公司领导带队召开工作协调会,讨论会议方案,对各项工作进行分工,确定各项工作具体负责人。

如果有必要,会前1个月或者半个月,各部门领导及具体负责人还需要召开碰头会,对会议筹备工作进行协调,及早发现问题,解决问题。

大型会议的总负责人最好是公司高层领导,方便对人员及资源进行整合,发挥集体优势,将会议办的更好。

4。

会务月度工作计划

会务月度工作计划

会务月度工作计划随着公司业务的不断拓展和发展,各类会议的组织和安排变得越来越重要。

为了确保会务工作的高效、有序进行,提高会议质量和效果,特制定本月的会务工作计划。

一、工作目标1、确保本月内所有安排的会议顺利进行,无重大失误和延误。

2、提高会议服务质量,满足参会人员的合理需求,提升满意度。

3、优化会务流程,提高工作效率,降低成本。

二、工作内容及安排(一)会议安排与筹备1、与各部门负责人沟通,了解本月的会议需求,包括会议主题、时间、地点、参会人数等,并制定详细的会议安排表。

对于重要的会议,提前至少一周进行准备,一般会议提前三天准备。

2、根据会议需求,预订合适的会议室,并提前检查会议室的设备是否完好,如投影仪、音响、麦克风等。

若有问题,及时联系维修人员进行维修。

3、准备会议所需的物资,如会议资料、笔记本、笔、饮用水等,并确保在会议开始前摆放整齐。

(二)会议通知与报名1、提前向参会人员发送会议通知,包括会议时间、地点、主题、议程等重要信息。

通知方式可以采用邮件、短信、内部办公系统等,确保参会人员都能收到通知。

2、对于需要报名参加的会议,设立报名渠道,并及时整理报名名单,向未报名的人员进行提醒。

(三)会议现场服务1、在会议开始前半小时,到达会议室进行最后的准备工作,如再次检查设备、调整室温、摆放指示牌等。

2、会议期间,安排专人负责现场服务,及时为参会人员提供帮助,如添加饮用水、更换笔记本等。

3、记录会议的进程和重要内容,以便后续整理和总结。

(四)会议结束后的工作1、协助参会人员清理个人物品,整理会议室,恢复原状。

2、对会议资料进行整理和归档,包括会议记录、参会人员名单、会议决议等。

3、收集参会人员的反馈意见,对会议的组织和服务进行总结和评估,提出改进措施。

三、人员分工1、设立会务负责人一名,全面负责会务工作的统筹和协调。

2、安排两名会务专员,分别负责会议的筹备和现场服务工作。

3、设立一名资料管理员,负责会议资料的整理和归档。

胡乐镇第十四届人大一次会议会务组人员安排表

胡乐镇第十四届人大一次会议会务组人员安排表

胡乐镇第十四届人大一次会议会务组人员安排表
一、后勤组
组长:梁玉梅副组长:陈慧
成员:朱爱萍、陈顺晔、张爱凤、王飞凤、郑娟、项伟、职责:伙食安排、车辆补贴发放、纪念品购置、会议文件袋、笔、选票纸等物品的采购、讨论组联络员安排
二、宣传组
组长:刘青松副组长:郭宜龙
成员:周孟达、李晨、汪建国、彭先勇、尹建阳
职责:会场布置、对外宣传、氛围营造、会标、门口横幅、电子屏、席卡制作、音乐播放、供电保障
三、秘书组
组长:周华山副组长:许娇艳
成员:明骆杰、王维、陶凤、戴永庆、王云飞、吴水香、梁恬、张瑞、梁娴
职责:大会材料校对、打印、装袋、通知发放、会议报到、出席证、列席证制作、会场茶水供应、候选人简历打印、宣读工作人员安排
四、保障组
组长:李韶山副组长:唐金余
成员:刘本念、张乐宁、童卫忠、干警2名
职责:会议召开前后的社会稳控,及时处理突发事件,保证大会顺利召开
以上请各组具体开会分工,将任务明确到人。

胡乐镇第十四届人民代表大会第一次会议
议程(草案)
(2012年月日胡乐镇第十四届人民代表大会第一次会议预备会通过)
一、大会开始,全体起立,奏国歌
二、听取和审议胡乐镇人民政府工作报告
三、听取和审议胡乐镇人大工作报告
四、听取和审议胡乐镇2011年财政预算执行情况和2012年时政预算的报告
五、分组讨论
六、选举事项
七、表决通过政府工作报告;人大工作报告;财政预决算报告
八、党委书记讲话
九、上级领导讲话
十、大会闭幕,全体起立,奏国歌。

会议筹备工作分工表(范本)

会议筹备工作分工表(范本)

XX会议筹备工作安排
备注:
会议总负责人:XXX (领导)电话
会务工作负责人:XXX电话
媒体负责人:电话
国外代表接待负责人:电话
其他
大型会议会前2个月必须由公司领导带队召开工作协调会,讨论会议方案,对各项工作进行分工,确定各项工作具体负责人。

如果有必要,会前1 个月或者
半个月,各部门领导及具体负责人还需要召开碰头会,对会议筹备工作进行协调,及早发现问题,解决问题。

大型会议的总负责人最好是公司高层领导,方便对人员及资源进行整合,发挥集体优势,将会议办的更好。

会务工作标准流程

会务工作标准流程

会务工作标准流程
一、会前准备
1.确定会议主题
2.确定会议时间和地点
3.确定会议议程
4.确定参会人员名单
5.确定会议资料和材料
二、发布会议通知
1.编辑会议通知邮件
2.发送会议通知邮件
3.确保收件人已收到通知并确认参会意愿
三、确认会议安排
1.联系会议场地,确认预订情况
2.确认会议设备和技术支持
3.确认餐饮和茶歇安排
4.确认会议材料的制作和发放
四、会议现场布置
1.安排会场布置和桌椅摆放
2.测试会议设备和投影
3.准备签到表和会议资料分发
五、会议进行
1.主持人开场致辞
2.依据议程进行议事
3.控制会议时间和进度
4.处理会议中出现的意外情况
六、会后工作
1.汇总会议记录和讨论结果
2.资料整理和归档
3.发送会议纪要和行动计划
4.反馈会议效果和收集意见建议。

会务工作安排计划

会务工作安排计划

会务工作安排计划一、背景介绍会务工作是一个集策划、组织、协调于一体的综合性工作,为了确保会议的顺利进行并取得预期效果,需要制定一份详细的会务工作安排计划。

本文将围绕会务工作的各个环节进行具体论述,以确保会议的成功举办。

二、会议前期准备工作1. 确定会务工作组成员及分工会务工作组应由具备相关经验和能力的工作人员组成,明确各自的职责和分工。

其中包括负责参会人员管理、场地布置、餐饮安排、物品准备等工作。

2. 确定会议日程安排根据会议的主题和目标,制定详细的会议日程安排。

包括开幕式、主题演讲、分论坛、闭幕式等环节,并根据需要安排休息时间和餐饮安排。

3. 确定场地选择及布置根据会议规模和需求,选择合适的场地。

需要提前与场地管理方进行联系,确保场地的可用性和必要设备的配备。

在会场布置上,要注重细节,使参会人员能够感受到良好的环境氛围。

4. 安排餐饮、住宿及交通根据会议的持续时间和参会人员的数量,安排合理的餐饮和住宿安排。

同时,要提前与交通运输部门进行沟通,确保参会人员的交通安排顺畅。

三、会议期间的工作安排1. 参会人员管理会务工作组应提前对参会人员进行调查,了解参会人员的身份和需求,以便为他们提供更好的服务。

同时,在会议期间要负责签到、发放会议材料和证件等工作。

2. 会场布置及设备调试确保会场布置符合会议要求,包括演讲台、音响设备、投影设备等设备的调试工作。

在会议开始前要检查设备的正常运行,以防止出现技术故障。

3. 讲解员和翻译安排根据需要安排讲解员和翻译人员,确保语言沟通的顺畅进行。

需要提前与专业翻译机构联系,并进行必要的培训工作。

4. 分论坛和小组讨论的组织根据会议安排,安排好分论坛和小组讨论的时间和内容。

确保参会人员能够充分参与,还可以分配工作人员负责主持和记录工作。

四、会议后的总结和总结工作1. 会后反馈和评估通过会后问卷调查等方式,了解参会人员对会议的反馈和评价。

收集意见和建议,为下次会议的改进提供参考。

会务月度工作计划

会务月度工作计划

会务月度工作计划新的一个月即将开始,为了确保会务工作的顺利进行,提高会务服务质量,特制定本月度的会务工作计划。

一、工作目标1、确保本月内各项会议的顺利举行,无重大失误和延误。

2、提升参会人员对会务服务的满意度,达到 90%以上。

3、有效控制会务成本,在预算范围内完成各项会务安排。

二、工作内容及安排(一)会议筹备1、提前与相关部门或人员沟通,了解本月会议的类型、规模、主题和时间安排。

2、确定会议场地,根据会议规模和需求,选择合适的会议室,并提前预订,确保场地可用。

3、准备会议所需的设备和设施,如投影仪、音响系统、麦克风、白板等,并提前检查设备是否正常运行。

4、设计并制作会议相关的宣传资料、邀请函、议程表、座位牌等。

(二)会议服务1、在会议开始前,提前到达会场进行布置,包括摆放桌椅、摆放资料、调试设备等。

2、安排专人负责会议期间的签到工作,准确记录参会人员的出席情况。

3、为参会人员提供优质的餐饮服务,根据会议时间和需求,合理安排茶歇和午餐。

4、会议进行期间,安排专人在会场外值班,随时响应参会人员的需求,如提供额外的资料、解决设备故障等。

(三)会议后续工作1、会议结束后,及时清理会场,归还租用的设备和设施。

2、对会议期间的各项服务进行总结和评估,收集参会人员的意见和建议,以便改进后续的会务工作。

3、整理会议资料,包括会议记录、演讲稿、照片等,并进行归档保存。

三、人员安排1、设立会务负责人一名,全面负责会务工作的组织和协调。

2、安排两名会议筹备人员,负责会议的前期筹备工作。

3、安排四名会议服务人员,负责会议期间的现场服务工作。

4、安排一名会议后续处理人员,负责会议结束后的清理和总结工作。

四、时间安排1、每周一召开会务工作例会,总结上周工作情况,安排本周工作任务。

2、每月中旬对本月的会务工作进行中期检查,及时发现和解决问题。

3、每月底对本月的会务工作进行全面总结和评估,制定下个月的工作计划。

五、成本控制1、制定详细的会务预算,包括场地租赁、设备租赁、餐饮费用、资料制作费用等。

会务工作安排计划

会务工作安排计划

会务工作安排计划在如今的工作环境中,各类会议成为了交流信息、制定决策和推动工作进展的重要手段。

而一份周全、细致的会务工作安排计划,对于保障会议的顺利进行、实现会议目标起着至关重要的作用。

一、会议基本信息首先,明确会议的主题为“_____”,会议时间定于_____年_____月_____日_____时_____分至_____时_____分,地点在_____。

预计参会人数为_____人。

二、会前准备1、人员安排成立会务工作小组,包括会议主持人、会议记录员、设备管理人员、接待人员等,明确各人员的职责和分工。

2、会议材料准备(1)根据会议主题,由相关负责人准备会议所需的报告、文件、资料等,并提前进行审核和修订,确保内容准确、完整、清晰。

(2)打印并装订会议材料,按照参会人员数量准备充足的份数。

3、会议场地布置(1)提前预订会议室,根据会议规模和形式合理安排座位布局。

(2)对会议室进行清洁和整理,确保环境整洁舒适。

(3)设置会议标识和指示牌,方便参会人员找到会议室。

(4)准备好会议所需的设备,如投影仪、音响、麦克风等,并提前进行调试,确保设备正常运行。

4、宣传通知(1)通过邮件、电话、内部通知等方式,向参会人员发送会议通知,包括会议主题、时间、地点、议程、所需准备等信息。

(2)在公司内部宣传栏或网站上发布会议通知,提醒相关人员关注。

5、餐饮安排如果会议时间较长,需要考虑为参会人员提供餐饮服务。

提前与餐饮供应商联系,确定菜单和用餐时间,并做好食品安全和卫生保障。

三、会中服务1、签到接待在会议入口处设置签到台,安排专人负责签到工作,发放会议资料和礼品,引导参会人员就座。

2、设备保障设备管理人员全程在场,随时处理可能出现的设备故障,确保会议的顺利进行。

3、会议记录会议记录员认真记录会议的主要内容、讨论情况和决策结果,确保记录准确、完整。

4、服务保障(1)安排专人负责茶水服务,及时为参会人员添加茶水。

(2)关注会议现场的情况,及时响应参会人员的需求。

会务组工作方案

会务组工作方案

会务组分工及工作方案一、工作目标及主要任务全力做好有关会务组工作,确保座谈会的顺利进行。

主要任务:拟定本组工作方案;负责座谈会的接待工作;负责礼品、纪念品、签到表、座次牌的设计制作;负责准备会议资料;负责座谈会期间各项活动的后勤保障工作。

二、人员安排负责人:刘芳三、会务准备(一)场景布置(协助广告公司):1。

(1)40周年华诞展及各专科展牌;(2)彩虹门、气球、横幅、仪式启动幻影球、相关牌匾、礼炮、鲜花等;(3)音响的调配;(4)相关歌曲的准备(国歌、院歌、背景音乐等);(5)新院区项目、科研中心、生殖中心启动仪式及博士后工作站挂牌仪式的相关准备工作;(6)“千人宣言”仪式的准备工作;(7)颁奖证书的准备;(8)院庆工作牌的统一制作。

2。

会场座椅的摆放(按不同颜色座椅区分ABCD区,方3. 摆放主席台;4. 准备嘉宾名牌;5. 准备嘉宾胸花(院外所有嘉宾)、附院院庆小手旗;6。

摆放矿泉水;7。

准备会议资料及礼品装袋;8. 在会场一角设萨斯风、钢琴现场演奏;9. 会场卫生间的指示牌(通知资产管理部做好清洁卫生工作)。

▲资料袋内物品:(1)产品介绍(2)座谈会专题片DVD(3)座谈会活动手册(4)纪念品(二)嘉宾接待刘芳姜芳榕1。

庆典大会当天提前到大会现场,熟悉嘉宾坐席;2。

迎接嘉宾,指引嘉宾到报到处签到(协助礼仪小姐及义工);3. 协助嘉宾领取会议资料及礼品,指引嘉宾就坐(协助礼仪小姐及义工);4。

所有嘉宾入场完毕,工作人员到指定区域就坐;5。

庆典大会结束,工作人员指引嘉宾离场乘车。

(三)嘉宾签到刘芳1。

负责嘉宾签到(准备嘉宾签名册或签名卷轴);2。

及时核对到会嘉宾名单(准备一份参加庆典嘉宾名单);3。

准备文房四宝若干,以便有需要的嘉宾题字;4。

负责会议资料及礼品的发放及保管工作.(注:前一天晚上已到宾馆签到的嘉宾,不再签到及发放资料袋,只在会场摆放议程单张.)(四)应急工作刘芳1。

负责因天气等原因主会场转移工作;2。

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徐晖
管琳瑶
5月21日到网点现场预习
17—4.准备电网销、传统险确认出单的客户资料
电网销二个、传统险二个的客户资料,用于现场操作演示
徐晖
徐晖
5月21日
17—5.与人保确定现场操作对接人员
与人保确定当日电网销、传统险人保对接人员(含手机号),确保当日对接人员的及时响应
徐晖
徐晖
5月20日前
17—6.无线麦克风
9.绿洲国际酒店签到的准备工作(签到桌、签到簿、签到牌、签到笔)
邮政(徐健)
10.绿洲国际酒店会议报到、接待工作(10:00开始)
邮政(徐健) 人保(杨伟)人保、邮政
各2名接待人员负责签到、文件袋、宣传品、房卡、中午餐券等发放
11.邮政、人保引导车陈桥收费站10点就位
邮政(黄建新)人保
12.茶叶、开水、矿泉水1人1瓶、瓷杯安排、会场设备调试(13时前到位)
邮保战略合作现场推进会
会务工作安排表
会务组
会务组
组长:崔益平
副组长:邱郡
成员:韩玉梅徐健晁健东杨伟 高弘刚
负责统筹、布置工作
接待组
葛江 顾金晶韩力 刘静
负责会议代表的签到、接待,宣传品发放
礼仪组
葛江 顾金晶 成玲冯锐
负责签约仪式的引导及服务工作
5月21日-22日
邮政
1.分配住宿房间(21日定)(增加两个会务组用房)
徐晖
徐晖
5月18日
17—9.网点人员的培训
对长桥、人民东路营业员作车险知识的培训
徐晖
张林楠、管琳瑶
5月20日
邮政(韩玉梅)、人保
17.邮政参观网点安排
邮政(1、2号车徐健、3号车徐晖)(人保提供宣传、理赔等折页,邮政提前安排好停车场地)
18.人保大楼参观安排
人保、礼仪组、崔益平、晁健东
5月23日
下午人保大楼
18-1.人保大厅欢迎电子屏
张媛媛
18-2.电子商务、出单、理赔三个中心
1.绿色通道(VIP客户、邮政业务)标识电商部悬挂,出单、理赔电子吊牌设置“邮政通道”。
无线麦克风二个,完成调试
徐晖
徐晖
5月18日
17—7.网点宣传氛围营造
自邮一族、自邮一族人保车险X展架各二个
徐晖
徐晖
5月18日
人保车险受理牌二个
陈亚兵
华佳佳、何花
5月18日
自邮一族、自邮一族人保车险DM宣传页
徐晖
徐晖
5月18日IED屏车险宣传容、当日欢迎词徐晖管琳瑶、邵婧婧
宣传内容5月20日,欢迎词5月23日
办公室(邮政名单高弘刚-徐建)
8.签约本安排
办公室
9.鲜花安排、8朵胸花
办公室
10.礼仪组绶带准备
办公室
5月23日
上午
1.宣传品到位(邮政、人保LOGO粘胶)
邮政(韩玉梅)、人保(人保衣服需多备办公室)
2.《会议指南》等装袋
邮政(邱郡)
3.房卡、中午餐券准备(上午9:30前)
邮政(韩玉梅、杨光)
4.房间水果到位(上午10:00前)
双方议定
7、邮政网点参观车辆座位安排
双方议定
8、1号车辆安排
韩玉梅
9、晚餐会议代表桌次安排
双方议定
人保
1.戴总汇报材料和南通人保简介
杨伟、高弘刚
2.高总晚宴祝酒词
晁健东
3.大巴安排联系
崔益平
4.礼仪组安排
崔益平
5.会场座位安排
双方确定
6.人保参会名单确定
高弘刚(交邮政安排房间)
7.桌签设计、制作、装配(使用各自的LOGO)
韩玉梅
2.季局交流材料和张局欢迎辞(21日定)
徐健、办公室
3.《会议指南》定稿、付印(双方LOGO)
邱郡
4.文件袋(含笔、记事本)(邮政购买)无双方标记,内放:
会议指南
双方交流材料
南通日报宣传邮政刊
南通邮政报
自邮一族会刊
人保车险手册
人保车险理赔宣传折页
邱郡
会议背景墙设计(双方LOGO)
邱郡
6.主席台安排(8人)
项目
内容
责任人
经办人
完成时间
17—1.系统操作介绍材料
介绍客户投保所需提供资料,询价系统、渠道门户系统、传统险系统、信息管理系统操作
徐晖
张林楠
5月18日
17—2.长桥网点(1、2号车)
系统运用操作流程介绍,出网销、传统险各一单
徐晖
张林楠
5月21日到网点现场预习
17—3.人民东路网点(3号车)
系统运用操作流程介绍,出网销、传统险各一单
欢迎展架4个
徐晖
管琳瑶
5月21日
网点环境
陈亚兵
华佳佳、何花
5月22日
17—8.网点车险单册、设备的准备、检查
高拍仪、打印设备、简易投保单、传统险单册(交强险保单、商业险保单、发票、交强险标志、机动车辆保险证)、传统险信封、车险保单交接表等资料
徐晖
徐晖、陈亚兵
5月18日
与人保公司确认交强险保单、商业险保单、发票、交强险标志、机动车险保险证的下拨至网点
酒店(人保验收)
下 午
13.摄影、摄像
人保(晁健东)、邮政(杨海宁)
14.大巴车15:30到位,车辆编号1.2.3.
人保(崔益平,2、3号车) 邮政(杨光,1号车)(编号打印由人保负责,分车乘坐安排,由邮政在《会议指南》中说明)
15.晚宴酒水、香烟到位
邮政(杨光)
16.检查晚餐布置情况(桌牌、酒水到位)
邮政(韩玉梅、杨光)
5.会场矿泉水(PICC)、茶叶到位
人保(崔主任)
6.大会议室布置(桌签、会标、鲜花等)
人保(若场地无活动,22日下午布置会场)双方会务人员
7.笔记本电脑到位(材料存入)
人保(背景墙的设计-邮政)
8.酒店大堂欢迎牌(或LED屏显示)、自助用餐引导牌、会议地点引导牌
人保崔主任负责与酒店沟通,酒店完成制作
2.客户服务布置(饮水机、纸杯、宣传折页、报纸、杂志、卫生)、大堂经理介绍
18-3.三楼大会议室
1.提前空调准备
2.瓶装饮用水(人保LOGO)
屏字幕“祝XX会议取得圆满成功”
4.电视机循环播放人保宣传片
18-4.15楼贵宾室双方省公司、市公司领导
空调、茶水
“自邮一族人保车险”推进会邮政网点参观责任矩阵表
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