合同档案管理办法

合同档案管理办法

第一章总则

为规范合同档案的管理、使用，确保企业合同的合法性和保密性，制定本办法。

第二章合同档案的收集和归档

2.1 合同档案的收集

（1）合同档案的组成：应当包括正、副本、补充协议、终止协议、解除协议等。

（2）收集时应当注明合同编号、时间、当事人、合同类型等信息。

2.2 合同档案的归档

（1）合同档案应当根据行业特点和工作需要，分别进行归档，并标明目录，方便查找。

（2）合同档案的归档应当按照备案期限进行分类，并注明档案的保管期限。

（3）合同档案的归档应当有专人负责，并定期进行盘点和检查。

第三章合同档案的管理和使用

3.1 合同档案的管理

（1）合同档案应当统一管理，实行封存、备份、安全存储等措施，确保档案的完整性和安全。

（2）合同档案应当建立台账，记录合同归档、移交、借阅等信息，避免档案丢失或遗漏。

3.2 合同档案的使用

（1）合同档案在保证机密性的前提下，可以向需要用到的人员提供借阅服务，并建立借阅手续和记录。

（2）合同档案的使用应当符合国家法律法规和企业规定，不得擅自泄露和传播。

第四章合同档案的销毁

4.1 合同档案的销毁原则

（1）合同档案应当根据国家法律规定和企业相关规定，确定销毁时间和方式。

（2）合同档案的销毁应当经过专人审核和批准，并按照相关程序安全、彻底地销毁。

4.2 合同档案的保管期限

合同档案的保管期限根据国家和企业规定，分为永久、长期、中期、短期等不同期限，具体期限由企业负责制定。

第五章法律责任和附则

5.1 法律责任

违反本办法规定，泄露、损毁企业合同档案的，应当承担相应的法律责任。

5.2 附则

本办法解释权归本企业法律部门所有。

总结：

1. 列举本文档所涉及简要注释如下：

- 合同档案：指企业办理各类合同时形成的文件和资料，其中包括正、副本、补充协议、终止协议、解除协议等。

- 目录：指对合同档案进行分类、归档的名单或清单，方便查阅和管理。

- 保管期限：指国家法律规定或企业相关规定规定的合同档案保存时间。

- 法律责任：指根据我国法律规定，在合同档案管理中违反规定所应当承担的法律责任和法律后果。

2. 列举如下本文档所涉及的法律名词及注释：

- 机密性：指合同档案在使用和管理过程中需要遵守的机密和保密原则，确保合同的安全性和保密性。

- 封存、备份：指对合同档案进行安全存储和备份，以预防合同档案损坏或丢失。

- 法律部门：指企业内主管法律事务的部门，负责公司法律事务的处理和管理。