公司管理系统制度及运作程序

办公室管理办法

为维护良好的办公秩序，进一步规范员工的行为，提高工作效率，特制定本办法，希望大家严格遵守，互相监督。

1.办公室工作要求

1.1上班期间，仪表应保持整洁、大方、得体，男职员不可留长发。

1.2上班时间员工一律佩戴工作证。

1.3办公时间员工不得擅离工作岗位，需暂时离开时应与同事交代；接待来访，业务洽谈要在会客区或培训室内进行。

1.4注意保持清洁、良好的办公环境，不要在办公区域进食或在非吸烟区吸烟，不要高声喧哗。

1.5 办公时间专心致志，严细认真，不做私事。

1.6未经同意不得随意翻看同事的文件、资料等，不该看的不看，不该问的不问，不该外传的不传。1.7借用本部门或其他部门同事的东西，使用后及时送还或归放原处。

1.8禁止在办公期间吃零食、非公事上网聊天、玩游戏、听MP3、看电影电视等。

2.电话使用

2.1 电话来时，听到铃响，尽快取下话简。通话时先问候，并自报公司、部门。对方讲述时要留心听，并记下要点。未听清时，及时告诉对方，结束时礼貌道别，待对方切断电话，自己再放话筒。

2.2 接电话时，使用文明用语：您好、请、谢谢、对不起、再见等。接拨电话言语尽量简洁，做到长话短说。

2.3 工作时间内，禁止使用公司电话打私人电话或用公司电话聊天。

2.4 对不指名的电话，判断自己不能处理时，可坦白告诉对方，并马上将电话交给能够处理的人。在转交前，应先把对方所谈内容简明扼要告诉接收人。

2.5 在同事办公桌上电话铃响，而本人又不在时，帮忙接听并将电话内容向同事转述。

3. 网络、电脑、打印机、复印机的管理（详见《计算机及网络管理办法》）

4.办公室卫生

4.1 办公室公共区域由专人负责清扫工作。

4.2 个人办公桌范围内卫生自己负责。

4.3维护公共卫生，禁止随地吐痰和随手乱扔杂物，保持良好的工作环境。

4.4办公物品摆放整齐，桌面整洁无杂物，办公桌上不得摆放与工作无关的物品。

4.5电脑、打印机旁不得堆放杂物。

5.安全与值班

5.1 办公室内不得存放个人贵重物品、现金和易燃物品，以免造成不必要的损失。

5.2办公室钥匙由总经办统一保管使用，各部门需要加班可提前由主管向总经办申请钥匙，并严格填写

钥匙交接表。掌管钥匙之主管必须保证及时锁门和按时开门。

5.2周日采用部门轮流值班制度。按顺序值班（见附表1《办公室值班顺序表》），各部门由主管指定

专人轮流值班，值班人员认真填写《值班记录表》（见附表2《值班记录表》）。

5.2 值班人职责：下班后，保证门、窗关闭；关闭各种电器电源，包括电脑、打印机、复印机、电灯、

空调等；办公室内物品是否放置整齐有序；检查门是否上锁。

6.违纪处理

6.1行政监督执行人：总经办

6.2总经办将在前台设立钱柜，违反本规定之当事人请按以下标准自觉投币，所得罚款作为友情赞助费，

月末由总经办开启统计，用作改善员工伙食或娱乐活动。钱柜存款当月不足一百元，即累计到下个月。

6.3友情赞助标准

本规定于XXXX年XX月XX日发布并实施，本规定由总经办解释并执行。

《公司书刊管理办法》

1.目的：明确公司图书的购买与报销程序，确保资源有效共享，特制定本办法。

2.适用范围：各部门

3.申购与报销规定

3.1各部门主管可根据业务需要合理安排购买业务参考书籍，依公司规定的申购和报销程序办理（见附表），否则费用自理。

3.2购书时须有两人以上同时在场，并开据正式发票或收据，不得虚填虚报价格。

3.3如无正式发票或收据，必须补白条并附上售方之签名及联系电话，以备财务事后审查。

4.保管

4.1凡新购进的图书由行政文员按图书分类科目进行分类整理与编号，贴上标签，输入图书书录。

4.2行政文员兼任图书保管员，对图书进行分类、整理与借阅工作。

4.3设计部门专用工具书由设计助理保管。

5.借阅

5.1期限：借阅手续办理时间为每天下午17:30-18:00，普通图书借期一周，专用工具书的借阅期限视

具体情况限定。

5.2续借：借阅图书到期，必须到前台办理续借手续。

5.3归还：如有破损、遗失情况，照价赔偿。

6.图书中的报刊管理

6.1订阅：公司由总经办负责刊物的订阅，各部门可以部门名义提出订阅刊物的需求，由总经办综合平

衡并提交总经理审批后订阅。

6.2收发：总经办每日收取报刊，整理并置放在公共阅览资料架上供阅览。

6.3更换：阅览架上的报纸每星期更换一次，期刊每月更新一次。

6.4归档：每年年底将期刊装订成册，归档备用；报纸每周处理一次。

附：申购程序报销程序

加班管理办法

1.总则

1.1为规范加班管理，提高工作效率，结合本公司实际情况，特制定本规定。

1.2公司非提成人员确因工作需要加班，适用本规定。

2.加班的原则和程序

2.1加班是指在规定工作时间外，因本身工作需要或主管指定事项而必须继续工作者，称为加班。2.2员工加班应由部门主管到前台处填写《加班登记表》(附表一)，由前台登记备案。

2.3各部门主管应提前填写《加班登记表》。填写时间:工作日加班于当天17:30前；周日加班于加班前一日的17:30前；特殊情况不能及时填写，应由加班人员的部门主管电话通知总经办，以便安排交接钥匙，并在下一个工作日内补登记。否则，不予核对加班时间及发放加班补贴。

3.加班管理规定

3.1 公司不鼓励加班，但员工于休假日或工作时间外因工作需要而被指派加班时，如无特殊理由不得拒绝。

3.2加班时间以0.5天作为起点计时单位。累计4小时为0.5个工作日，累计8小时为1个工作日，依此类推，作为计算加班补贴和调休的依据。

3.3加班时间累计或累计后的零头按四舍五入计。

3.7常驻公司员工的加班起止时间以打卡为准，外派员工出差期间不计算加班

4.加班补贴标准

4.1调休时间计算：

(1)在工作允许的前提下，加班员工可不领加班费而申请补休。

(2)凡要求调休均应先提出书面申请，并报主管部门和总经办审批同意后方可执行。

(3)工作日加班按1:1的比例折算调休时间。

(4)原则上当月累计的补休必须在三个月内调休完，特殊情况，必须做延期申请，总经理批核。

4.3 加班补贴计算

(1)加班补贴以1天作为起点计时单位，累计加班满1天即按照1:1的日薪计算加班费。

(2)凡周日加班又无法安排补休者，按员工日薪金支付加班费。

5.罚则

5.1因工作需要而被指派加班时，无特殊理由缺席者，按旷工情节论处。

5.2在加班期间迟到、早退者，按正常工作时间的迟到、早退情节处罚。