国家秘密载体管理办法

国家秘密载体管理办法 Document number：PBGCG-0857-BTDO-0089-PTT1998

国家秘密载体管理办法第一章总则

第一条为加强国家秘密载体管理，依据国家有关法律法规和公司保密管理规定，制定本办法。

第二条本办法所称国家秘密载体是指以文字、数据、符号、图形、图像、照片、声音等方式记载国家秘密信息的纸介质、磁介质、光盘和密品等各类物品。磁介质载体含计算机硬盘、录像带等。

本办法所称涉密过程文件是指各种密件草稿、初稿、送审稿、征求意见稿、未归档的文稿等。

第三条本办法适用于公司国家秘密载体的制作、收发、传递、借阅、使用、复制、保存和销毁等过程。

第四章涉密载体密级的拟定、审核、审批寓于涉密载体的审批的各环节中，体现承办人拟定，审核人核定，定密责任人审批的定密工作流程。

第五条国家秘密载体的保密管理，遵循严格管理、严密防范、确保安全、方便工作的原则。

第六条公司涉密载体实行归口管理，其中设计文件、工艺文件、质量文件等技术类文件、资料、行政公文、函件、文书及光盘由公司综合部资料管理员负责管理；移动存储介质由计算机管理员负责管理。

第七条各部门指定专人建立涉密载体台帐，个人保管的涉密载体须统一登记建账，做到底数、账目清楚，并与部门的台帐相符（见附表1）。台帐实行动态管理，随时更新和备案。

第二章密件管理

第八条本办法所称密件是指：纸介质国家秘密载体（含过程文件）。密件必须统一登记、底数清楚。

第九条密件的制作

1.公司内密件制作

（1）制作密件，需办理审批和登记手续，按规定准确标明密级和保密期限，统一编号，加盖印章标志，指定专人进行管理，严格履行收发、登记、签收手续。密级和保密期限的标注为：

密件左上角“密级★保密期限”（已有固定格式、模板的,以固定格式和模板标注的为准）。并根据工作需要确定发放范围和制作数量，编排顺序号。禁止雇佣临时人员参与密件制作。

（2）打印密件必须填写《国家秘密资料打印审批登记表》（见附表2），经部门领导审批后，方可打印。登记内容包括打印时间、文件名称（全名）、页数、份数、密级、密件去向、承办人等。《国家秘密资料打印审批登记表》须交公司综合部资料室存档，保存3年后方可销毁。打印密件必须加盖密件印制专用章。

（3）密件制作过程中形成的材料以及工作中形成的过程文件，无保存价值的，按规定办理手续后交保密办统一销毁。

2．在公司外部制作密件须经主管公司领导审批（见附表3），并到资料室管理员处办理登记、备案手续，在有保密资质的单位进行，并与制作单位签订保密协议，其它同公司内密件制作规定。

每年12月底前，各部门须将上年度产生的涉密载体全部核对，建立完善《年度定密工作台账》并报资料室备案。

第十条密件的收发和传递

1.各种形式传递的密件，一律经公司综合部部长拆封登记后方可使用。

2.综合部资料管理员负责做好密件接收、发放、传递、回收、登记等管理工作。公司内设计、工艺、质量等密件的发放、传递、回收、登记等管理工作由制作、产生部门负责。

3.密件传送方式分为机要方式或专人专送方式，机要传送需填写《机要发送申请单》（见附表4），专人传递需填写《国家秘密载体外出携带审批表》（见附表5）。

第十一条密件的保存

1.密件须存放在密码文件柜中，不准在无保密保障的场所保存密件，严禁将密件存放在家中。

2.工作人员离开工作现场，须将密件存放在密码文件柜中。

3.生产现场使用的密件，须指定专人管理，未经允许不得让无关人员查看、抄录。

4.工作中形成的涉密过程文件（含草稿、初稿、送审稿、征求意见稿等），严格按密件管理，个人产生的涉密过程文件必须及时清理，其中有保存价值的，须标明密级和保密期限，个人保管超过90天（不含）须及时将密件交资料室，按正式密件保管。使用办理借阅手续。

5.参加会议、学习考察时带回的密件，回公司后3日内向资料室办理移交手续。严禁个人私自保存密件。

第十二条密件的借阅

1.公司人员借阅业务范围以内的密件，由部门领导批准后，到资料室办理借阅手续（见附表6）。业务范围外的密件不得借阅，特殊需要须经主管公司领导批准。

2.严禁任何部门和个人代替他人借阅密件。

3.借阅密件须按期归还，到期仍需使用的密件须重新办理续借手续。秘密级密件借阅期限为3个月，超过3个月需重新办理借阅手续。借阅密件逾期不还者，由资料室管理员负责及时催退。

4.借阅密件的登记记录必须备案，并保留5年，以备查询（见附表7）。

第十三条密件的复制

1.密件复印执行公司内定点复印制度。公司内复制密件必须在综合部资料室涉密复印机上进行。公司外复制密件必须在有保密资质的单位进行，并与复制单位签订保密协议。

2.如因工作需要复制有国家秘密内容的资料或公司图纸、工艺技术文件，必须填写《国家秘密资料及公司图纸、工艺技术文件复制审批单》（见附表8），经审核批准后方可复制。同时在资料管理员处登记（见附表9）。复制的密级文件必须加密件印制专用章。

3.复制的密件须按原件管理，不得改变其密级和保密期限；复制密件的登记、发放、传递、回收、移交销毁等管理工作由复制申请人负责。

4.复制过程中，报废的复制件，须按规定办理手续后交保密办统一销毁。

第十四条密件的核对、清退

1.综合部资料室每半年对发放和借出的密件进行一次全面核对、清退。秘密件3月内清退；需继续使用的密件，经核对后重新办理续用手续；查无下落的密件，须及时报部门领导和保密办；每年12月底前须将上年度发放和借出的密件全部核对、清退完毕。核对、清退情况须报保密办备案。

2.职工调动、离职离岗，须将所有个人借阅的密件归还资料室。未交清密件的，综合部不得为其办理相关手续。

3.部门被撤消或合并的，须将所有密件移交给综合部资料室。

第十五条密件的携带外出