合同归档管理办法

合同归档管理制度

1. 目的

为进一步规范、加强公司各类合同归档管理，避免遗失，便于查询，统一归档，特制定本制度。

2. 适用范围

适用于公司各类合同的管理。

3. 职责

3.1行政人事部是本制度制定及监督的责任部门；

3.2各部门是本制度执行的责任部门。

4. 合同分类管理

5. 合同编号

5.1编号规则

HSNE—XXXX —X —XXXX

文件编号

企业代码年份流水号

5.2文件编号

6. 归档管理

6.1各部门指定专人进行合同归档管理，各类合同经公司领导审批签订并履行完后，合同签订部门将原件送至保管部门进行存档保管，（如有多余件，合同签订部门自行保管一份）；

6.2原件保管部门收到合同原件后，对合同进行扫描并将扫描件进行电子档归档管理，同时发一份给业务经办部门；

6.3电子归档处理完后，对合同原件进行纸档分类保存，并建立查询目录；

6.4市场营销部的各类合同（非人事类），由销售管理科统一编号、保管，电子目录发送文件归档部门备份。

7. 借阅管理

如需查询或使用原件，需填写《文件借阅登记表》（详见附件：《文件借阅登记表》）。

8. 交接管理

各部门合同管理人因辞职或异动，需由部门负责人另指定专人进行合同管理交接（包括：纸档、电子档）。

9. 本制度由行政人事部制定，于2017年月日生效。

XXXXX 有限公司2017 年月日