南京市工程造价咨询业务档案管理手册
工程造价咨询信息化管理及档案管理规则
工程造价咨询信息化管理及档案管理规则第一章总则第一条为了规范我省工程造价咨询服务信息化和档案管理工作，明确工作责任，维护各方合法权益，提高造价咨询业务质量，根据本省实际情况，特制定本规则。
第二条工程造价咨询信息化管理包括工程造价信息数据库的建立、工程造价软件使用及咨询企业管理系统的建立，利用计算机及网络通信技术为工程造价咨询信息化管理服务。
第三条工程造价咨询信息化管理应贯穿建设工程项目的全过程，包括投资估算、设计概算、施工图预算、合同价确定、工程计量与支付及竣工结(决)算，对所收集的工程造价信息资料应及时处理，并应用于工程造价的确定、审核及成本分析等环节。
第四条工程造价咨询档案是指咨询企业从接受委托、调研、取*、编审、合议、复核、审批到出具报告书全过程中形成的具有查考和保存价值的文件和材料。
工程造价咨询企业完成咨询业务后必须逐项建立档案。
第五条造价咨询档案原则上由项目负责人负责整理归档，项目负责人必须在咨询报告出具后30日内将完整的档案资料移交档案室;档案管理员负责造价咨询档案的接收、装订立卷、保管、提供查阅等工作，档案管理人员必须在档案移交后90日内将档案装订归档，并保*归档后档案的完整、安全。
第二章归档原则及内容第六条造价咨询档案立卷必须遵循以下原则：1.遵循工程造价咨询文件材料的形成规律，保持卷内文件材料的系统联系;2.正确分析和鉴别文件材料的保存价值，确定保管期限，工程造价咨询档案一般定为短期。
咨询合同约定有特殊要求的可定为长期或永久;3.按委托项目分别立卷;4.卷内文件材料应真实、完整，审批和签章手续完备;5.卷内文件材料的制作和书写必须规范、清晰，益于长期保存和查阅。
第七条造价咨询档案归档材料主要由咨询成果报告、咨询依据文件、其他文件三部分组成。
1.咨询成果报告(1)咨询报告书正本原件(含附件);(2)签发人签发的报告书底稿;(3)技术文件及工作底稿(各类分析说明文件、计算书、工料分析表等)。
南京市工程造价咨询业务档案管理手册
PART 4
档案利用与借阅
档案利用方式
借阅服务：向档案馆申请借 阅档案
现场查阅：在档案馆现场进 行档案查阅
复印服务：在档案馆复印所 需档案资料
邮件传递：通过邮件方式传 递档案资料
档案借阅流程
借阅人需填写 《档案借阅申请 表》，并提交至 档案室
档案室对申请进 行审核，确定借 阅范围和借阅期 限
档案管理人员提 取档案，并与借 阅人签订《档案 借阅协议》
内部等。
档案编号
定义：对档案进行唯一标识的字符序列 目的：便于档案的检索、查找和利用 编号方式：按照档案形成部门、年度、档号等要素进行编号 管理要求：定期对档案编号进行检查、核对，确保编号的准确性和唯一性
档案保管期限
永久保存：重要档案， 如涉及重大决策、规 划、执行等
长期保存：一般档案， 如日常管理、业务操 作等，保管期限一般 在5-10年
档案销毁流有保存价值
审批：对需要销毁的档案进行审 批，确保其符合相关规定和程序
添加标题
添加标题
添加标题
添加标题
登记：对需要销毁的档案进行登 记，记录档案的名称、数量、价 值等信息
销毁：按照相关规定和程序对需 要销毁的档案进行销毁，并确保 其彻底毁灭
档案销毁方式
档案目录编制
档案目录的编制应按照档案分类进行，确保档案分类清晰、准确。 档案目录应包含档案的编号、题名、责任者、日期等基本信息。 档案目录的编制应便于检索，可以通过关键词、主题等方式进行检索。 档案目录的编制应定期更新，以保持档案目录的时效性和准确性。
档案归档时间
每月25日进行档案归档 每年12月25日至31日进行年度档案整理 档案归档需按照时间顺序进行整理 归档后的档案不得随意更改或删除
造价咨询业务档案管理制度
第一章总则第一条为规范造价咨询业务档案管理，保障造价咨询业务档案的完整、准确、安全，提高造价咨询业务质量，根据《中华人民共和国档案法》、《建设工程造价咨询规范》等法律法规，结合本单位的实际情况，制定本制度。
第二条本制度适用于本单位所有造价咨询业务档案的管理工作。
第三条本制度所称造价咨询业务档案，是指造价咨询企业在开展业务过程中形成的具有查考和保存价值的各类文件、资料。
第二章档案管理原则第四条造价咨询业务档案管理应遵循以下原则：（一）真实性原则：档案内容必须真实反映造价咨询业务的全过程，不得伪造、篡改。
（二）完整性原则：档案应包括造价咨询业务的所有环节，确保档案的完整性。
（三）准确性原则：档案内容应准确无误，确保档案的真实性和有效性。
（四）安全性原则：加强档案保管，确保档案实体和信息安全。
第三章档案收集与整理第五条造价咨询业务档案的收集应包括以下内容：（一）项目可行性研究报告、设计文件、施工图纸等原始资料；（二）造价咨询业务合同、委托书、任务书等；（三）造价咨询过程中形成的各类计算书、分析报告、建议书等；（四）造价咨询成果文件，如概算、预算、结算等；（五）造价咨询过程中的沟通记录、会议纪要等。
第六条造价咨询业务档案的整理应按照以下要求进行：（一）按照时间顺序排列，便于查阅；（二）按照项目类别、档案类型等进行分类，便于管理和利用；（三）对档案进行编号，建立档案目录。
第四章档案保管与利用第七条造价咨询业务档案的保管应遵循以下要求：（一）按照档案的保管期限，分别采取纸质档案和电子档案的方式进行保管；（二）设立专门的档案室，配备必要的档案保管设施；（三）实行档案借阅制度，严格控制档案的借阅范围和用途。
第八条造价咨询业务档案的利用应遵循以下要求：（一）严格按照档案的保管期限和借阅制度，提供档案查阅服务；（二）对档案的利用情况进行登记，确保档案的完整性和安全性；（三）对涉及国家秘密、商业秘密和个人隐私的档案，应采取保密措施。
工程造价咨询档案管理制度
工程造价咨询档案管理制度一、总则为规范和加强工程造价咨询档案管理工作，提高档案工作效率和服务质量，制定本管理制度。
二、档案管理的基本原则1. 依法管理：严格依照国家有关法律法规和标准，做到合法、合规管理档案。
2. 统一管理：确保档案管理工作的集中统一、一体化。
3. 安全保密：保护档案的安全和机密性，避免档案泄露、被篡改等安全事件。
4. 实用性原则：档案管理制度要具有实用性，方便使用、查阅和存储。
5. 完整性原则：保证档案的完整性和真实性，不得随意删除、涂改档案内容。
6. 咨询性原则：档案管理要有咨询性，为相关人员提供及时准确的档案资料。
三、档案管理的组织体系1. 建立档案管理工作部门：设立档案管理部门，负责全面统一管理档案工作。
2. 设立档案管理岗位：明确各级档案管理员职责，确保各项档案工作有序进行。
3. 制定档案管理规章制度：建立健全档案管理规章制度，规范档案管理工作。
4. 建立档案管理网络：建立档案管理信息网络，实现电子化管理和存储档案。
四、档案管理的基本内容1. 档案的建立和归档：确保各项工程造价咨询活动有档案备案，并按照规定进行归档。
2. 档案的整理和编目：对档案进行整理和编目工作，确保档案内容清晰准确。
3. 档案的借阅和查阅：建立档案借阅和查阅制度，方便相关人员进行查询。
4. 档案的保存和销毁：对档案进行分类保存，适时对无用档案进行销毁处理。
5. 档案的电子化管理：建立档案管理信息系统，实现档案的电子化管理。
六、档案管理的具体工作措施1. 建立档案管理流程：制定档案管理流程，确保档案工作有序进行。
2. 加强档案管理培训：对档案管理人员进行培训，提高档案管理水平。
3. 定期组织档案保管：定期组织对档案进行审查和保管工作，保证档案的完整性。
4. 建立档案管理考核机制：建立档案管理考核机制，对各项档案管理工作进行评估。
五、档案管理的监督与评估1. 加强档案管理的监督：加强对档案管理工作的监督，确保档案管理工作的规范。
工程造价咨询机构的档案管理
工程造价咨询机构的档案管理随工程造价咨询机构改制的全面完成和我围加入wt0后，工程造价咨询机构的执业环境发生深刻的变化，划其执业质量要求越来越高，档案管理制度作为造价咨询机构每年年检的必要内部建设制度，理应受到造价咨询单位的高度重视，这是规范咨询机构执业行为的一项基础。
也是咨询机构“以质量求生存，以质量水发展”的具体体现。
首先，我们来看一看工程造价档案工作的对象：收集、整理、保管、利用具有保仔价值的资料；下面，我们着重论述工程造价咨询机构档案的作用和如何做好档案管理工作。
1工程造价咨询机构档案的重要作用工程造价档案就是国家档案部档案的一部分，具备档案的一切属性_，同时也存有自身的促进作用性。
1.1作为工程造价资料的组成部分，为工程建设提供服务和借鉴1991年11月,建议部印发《关于工程造价资料累积制度的正式宣布意见》，标志着工程造价资料累积制度的正式宣布创建。
工程造价资料积累制度就是工程造价汁价依据的基础，对于强化我国工程造价管理，合理确认和有效率掌控工程造价具备十分关键的促进作用。
耗资咨询档案做为工程造价资料的组成部分，同样为政府投资决策、耗资管理部门各类定额的基本建设、施工企业制订内部消耗量定额以及建设单位确认工程各项经济指标，以及研究同类工程造价变化规律等许多方两充分发挥着促进作用。
它提供更多的技术数据和技术指标轻易服务于工程建设，推动什会经济的发展。
1.2工程造价咨询档案是防范审计风险，减少法律责任的重要保证工程造价档案以各种文字、图表和多媒体、电子文件等多种形式整体表现，就是工程造价咨询机构执业过程历史记录。
规范完备的耗资咨询档案，在咨询机构同委托单位及被审查单位相互间出现双边或多边经济纠纷、产生法律诉讼时，可以就此依据档案所记述的内容，做为法律事实，去证明单方、双方或多方的责任，明晰各方过错、最大限度的减少审计工作风险和以其增加分担的法律责任，从而保护耗资咨询机构的咨询机构和权利和经济利益。
造价咨询行业档案管理制度
一、总则为了加强造价咨询行业档案管理，确保档案的完整、准确、安全，提高档案利用效率，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合造价咨询行业特点，制定本制度。
二、档案管理范围1. 造价咨询机构及其分支机构在开展业务过程中形成的各类档案，包括：（1）项目合同、协议、委托书等法律文件；（2）工程概算、预算、结算、竣工决算等造价文件；（3）设计变更、现场签证、索赔等工程变更文件；（4）相关咨询、评估、审核、验收等业务文件；（5）内部管理制度、工作计划、会议记录等行政文件；（6）其他具有保存价值的文件资料。
2. 造价咨询行业各级协会、学会、研究机构等组织在开展行业活动、学术交流、教育培训等过程中形成的各类档案。
三、档案管理职责1. 造价咨询机构应设立档案管理部门，明确档案管理人员，负责档案的收集、整理、保管、利用等工作。
2. 档案管理人员应具备一定的档案管理知识和业务能力，遵守档案管理法规和职业道德。
3. 造价咨询机构应建立健全档案管理制度，明确档案收集、整理、保管、利用、销毁等环节的职责和要求。
四、档案收集与整理1. 档案收集应遵循全面、准确、及时、完整的原则。
2. 档案收集范围包括：项目合同、协议、委托书等法律文件；工程概算、预算、结算、竣工决算等造价文件；设计变更、现场签证、索赔等工程变更文件；相关咨询、评估、审核、验收等业务文件；内部管理制度、工作计划、会议记录等行政文件；其他具有保存价值的文件资料。
3. 档案整理应按照档案分类、编目、归档等要求进行。
五、档案保管与利用1. 档案保管应遵循安全、保密、规范、方便利用的原则。
2. 档案保管场所应满足防火、防盗、防潮、防尘、防虫、防霉等要求。
3. 档案利用应按照档案管理法规和相关规定进行，确保档案安全。
六、档案销毁1. 档案销毁应按照档案管理法规和相关规定进行，经批准后方可销毁。
2. 档案销毁前，应进行清点、核对，确保档案完整无缺。
3. 档案销毁后，应做好销毁记录，并存档备查。
工程造价咨询有限公司档案管理办法
工程造价咨询有限公司档案管理办法为健全公司管理制度，规范档案管理，根据《中华人民共和国档案法》、《会计档案管理办法》、《中国注册会计师独立审计准则》、《工程造价咨询单位行为准则》、《造价工程师职业道德行为准则》等法规规定，结合公司实际，特制定本管理办法：一、业务档案的管理1、业务档案包括本所依法执业所形成的基建审核报告档案、管理咨询报告档案、财务会计档案等业务档案。
２、业务档案的范围，凡在实施基建审核和管理咨询等业务项目的过程中取得，记录和反映与业务项目的结论或意见相关的文字和非文字材料，均应列入业务档案的范围，予以立卷归档。
３、各类业务档案的内容，应达到国家相关执业规范的要求，并按照完整、精炼、科学的原则，由各业务项目负责人或由其指定的人员，对所形成的工作底稿及时整理、装订，确保案结卷成。
４、业务档案的立卷方法，原则上以业务项目为主体，一个项目立成一卷(或若干分卷)，不得混合立卷，并编制档案目录，注明页码，编号项目名称、立卷日期等，并由立卷人签章，以示负责。
５、立卷后的业务档案每年向档案室移交两次，即上半年的业务档案于当年８月底前移交完毕；下半年的业务档案于次年４月底前移交完毕。
６、移交档案室的业务档案，应按规定填制《业务档案归档验收程序表》，并保证手续完备，相关经手人对各自的签字行为负责；暂未移交档案室的业务档案，存放在业务部门，并由相关项目负责人对其负责。
７、公司人员调阅业务档案，必须办理书面借阅手续，经公司领导批准后方可调阅，档案管理员须作好登记工作。
8、业务档案的保存期限，按财政部门和行业部门的规定执行。
保存期满确需销毁的业务档案，应分业务项目造具清单，经质检部门审核后，由总经理批准销毁。
9、业务档案管理人员，必须忠于职守，认真负责，妥善保存，注意防火、防水、防潮、防霉、防蛀、防鼠，确保档案完整无损，管理人员调动工作，必须认真办理移交手续；由公司领导负责监交。
二、财务会计档案管理1、会计档案包括会计凭证、会计账簿、财务报告等会计核算专业资料，是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据。
造价咨询项目档案管理制度
第一章总则第一条为规范造价咨询项目档案管理工作，保证档案的完整、准确、安全，提高档案利用效率，根据《中华人民共和国档案法》及有关法律法规，结合本单位的实际情况，特制定本制度。
第二条本制度适用于本单位所有造价咨询项目档案的管理工作。
第三条造价咨询项目档案是工程造价咨询成果的重要组成部分，是反映造价咨询项目全过程的真实记录，对于维护造价咨询成果的合法权益、促进造价咨询事业的发展具有重要意义。
第二章档案管理职责第四条造价咨询项目负责人为本项目档案管理的第一责任人，负责项目档案的收集、整理、归档、保管、利用等工作。
第五条造价咨询项目组成员应积极配合项目负责人做好项目档案管理工作，确保项目档案的完整、准确。
第六条档案管理员负责项目档案的日常管理工作，包括档案的收集、整理、归档、保管、提供查阅等。
第三章档案收集与整理第七条造价咨询项目档案收集应遵循以下原则：（一）全面性：收集项目全过程中形成的各类档案资料，确保档案的完整性。
（二）准确性：确保档案内容的真实、准确，不得篡改、伪造。
（三）及时性：在项目实施过程中，及时收集、整理、归档各类档案资料。
第八条档案整理应遵循以下要求：（一）分类：根据档案资料的性质、内容进行分类，便于查阅和管理。
（二）编号：对档案资料进行编号，确保档案的有序性。
（三）装订：按照档案资料的类别和数量，进行装订，保证档案的整洁、美观。
第四章档案保管与利用第九条造价咨询项目档案的保管应遵循以下原则：（一）安全：确保档案的实体安全，防止火灾、水灾、虫蛀、鼠咬等自然灾害和人为破坏。
（二）保密：严格保密制度，确保档案内容的机密性。
（三）便捷：便于查阅和利用，提高档案利用效率。
第十条档案利用应遵循以下规定：（一）查阅：档案资料仅限于内部查阅，未经批准，不得对外提供。
（二）复制：需复制档案资料时，应征得档案管理员同意，并办理相关手续。
（三）借阅：借阅档案资料时，应填写借阅单，按时归还。
第五章档案销毁与迁移第十一条造价咨询项目档案的销毁应遵循以下规定：（一）销毁档案资料前，应经项目负责人、档案管理员和单位负责人审核批准。
工程造价咨询企业档案管理制度1.doc
工程造价咨询企业档案管理制度1目录1、档案管理制度2、技术档案资料分类表3、资料归档程序4、立卷的原则5、技术档案资料分类6、案卷的编目7、案卷装订要求我公司按《档案法》的要求和行业主管部门有关档案管理的规定建立工程造价审核档案制度，并有专人负责档案管理。
（一）档案管理制度1、技术档案管理工作应做到及时、准确，并严格执行保密的有关规定。
2、各部门应重视和支持技术档案资料的立卷归档工作。
技术档案资料由项目负责人在该项目报告出具后十日内，将需存档的资料进行分类整理(详见附录)、并移交技术档案管理人员进行装订。
任何人不得将应存档的资料据为已有，不得以任何理由拖延归档。
3、技术档案管理人员将收集的资料应及时在五日内整理、页码编号、立卷和归档。
4、技术档案管理人员对保存的技术档案要定期进行检查，发现问题及时报告，妥善解决。
5、技术档案管理人员必须熟悉公司管理档案的历史和现状情况，积极为技术档案的利用提供便利。
6、技术档案管理人员要严格按照技术档案管理有关规定办理借阅手续，借阅档案，要说明借阅的目的和归档时间，由借阅人在“借阅档案登记簿”上登记，并及时将借出的案卷催交收回。
7、借阅的技术档案资料，未经办公室主任的同意不得擅自带出单位，不得涂改、拆卷、转借，用后及时归还。
8、查阅、借阅技术档案人员，必须严格执行保密规定。
借阅的技术档案、资料不得擅自复制，确定需复制须经办公室主任同意。
9、非本公司人员查阅技术档案，需持单位介绍信，经办公室主任批准后方可调阅，并根据技术档案的性质和内容决定是否允许查阅者复印或摘录其中的有关内容。
（二）技术档案资料分类表2、工程量清单编审存档资料目录（三）资料归档程序1、《工程结算审核报告书》出具后，原则立时归档，具体时间不超出一个月内归档。
2、工程结算审核档案应包括内容（详见《工程造价咨询档案立卷规则》。
3、工程造价咨询档案是指咨询单位从接受委托、调研、取证、编审、合仪、复核、审批到出具报告书全过程中形成的具有查考和保存价值的文件和材料。
造价咨询行业档案管理制度
造价咨询行业档案管理制度介绍造价咨询行业档案管理制度是为了规范和提高造价咨询行业的信息管理工作而制定的一系列规定和程序的总称。
本文档旨在提供一个全面的档案管理制度，以确保行业参与者的信息能够被有效地管理和利用。
档案管理的目标1.确保档案的完整性和准确性：制定标准的登记、归档和整理程序，确保所有档案都得到妥善保存和维护，以保证其完整性和准确性。
2.便捷地获取和利用信息：建立高效的检索和共享机制，使档案信息能够便捷地被行业参与者获取和利用，提高工作效率。
3.保护档案的安全性和机密性：建立严格的档案安全措施和保密制度，确保档案信息不被非授权人员使用和泄露。
档案管理的原则1.法律合规性：档案管理必须符合相关法律法规的要求，遵循国家政策和规定。
2.统一规范性：制定档案管理的统一规范和标准，确保档案的一致性和可比性。
3.客观性和真实性：档案应客观地记录和反映事实，确保准确无误。
4.效率和便捷性：建立高效的档案管理流程，使档案的查找、调取和传递更加便捷和快速。
5.信息安全性和保密性：确保档案信息的安全和机密，加强档案的存储和传输安全措施。
档案管理的主要内容1.档案的分类和编码：制定统一的档案分类和编码标准，便于对档案的归类和检索。
2.档案的储存和保管：确定档案的储存要求和环境条件，制定档案保管责任制度。
3.档案的整理和维护：制定档案整理和维护的操作流程和标准，确保档案的完整性和准确性。
4.档案的利用和共享：建立档案的检索和共享机制，便于行业参与者便捷地获取和利用档案信息。
5.档案的销毁和报废：制定档案销毁和报废的管理办法，防止不必要的档案积压。
总结造价咨询行业档案管理制度是确保信息安全和提高工作效率的关键措施。
通过规范档案的管理流程，行业参与者可以更好地获取和利用档案信息，提高行业的整体竞争力和发展水平。
18.11.20造价咨询公司业务档案管理办法(归档管理规定)
造价咨询项目业务档案管理办法第一章总则第一条为了规范本公司业务档案管理工作，严格遵守《中国人民共和国档案法》及其实施办法、建设部第149号部令《工程造价咨询企业管理办法》和第150号部令《注册造价工程师管理办法》及中价协行业自律管理的有关规定，切实执行《工程造价咨询业务操作指导规程》（中价协[2002］第016号）、《工程造价咨询成果文件质量检查暂行办法》（中价协[2008]013号）的具体要求，结合四川大明公司实际情况，特制定本办法，予以实施。
第二条本办法所称业务档案是指本公司进行的有关工程造价咨询、政府投资工程项目竣工结算审计、政府投资工程项目财政评审、工程造价司法鉴定等业务工作（以下简称“业务工作”）中形成的有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式和载体的历史记录。
第三条所有业务项目类型应建立健全有效的业务档案，并确保其安全、完整和利用。
第四条总部、分支机构分别明确一名负责人（法人代表或股东）分工负责业务档案的组织领导工作，并指定专人对业务档案进行管理，档案人员应具备良好的职业道德素质、专业素质和知识素质。
第五条档案管理接受中国建设工程造价管理协会（以下简称“中价协”）和同级档案行政管理部门的监督、指导。
第二章业务档案的管理第六条业务档案管理基本内容包括：按照业务档案管理规范化、科学化、制度化要求，对业务报告、工作底稿等业务材料文件进行收集、分类、立卷、整理、归档、保管、利用、鉴定和销毁。
第七条各执业人员在业务工作结束后，必须将业务工作过程中形成的文件材料和工作底稿，按归档要求进行整理后及时向档案管理人员移交，任何人不得拒绝归档或据为己有。
第八条业务档案的立卷程序包括组卷、拟写案卷标题、卷内文件材料排列与序号，填写卷内目录和备考表及装订等工作内容。
（一）组卷：按照一个委托单位或一个合同号，原则上组成一个案卷。
对于一项业务需要组成若干册时，在每册封面上必须注明此项业务共有多少册，并注明本册排位。
造价咨询单位的档案及合同管理方案
造价咨询单位的档案及合同管理方案一、档案管理方案。
# （一）档案收集：广撒网，一个都不能少。
1. 项目资料全搜罗。
对于每一个造价咨询项目，从项目一开始，就要像小侦探一样收集各种资料。
包括项目的可行性研究报告、设计图纸（从草图到正式施工蓝图，一张都不能漏）、招投标文件（招标公告、投标文件、评标报告等）、工程变更通知、签证单等。
这些资料就像做菜的食材，缺了哪一样，都可能影响最后的“大餐”（造价成果）。
我们的项目负责人要和客户以及项目相关方打好交道，让他们清楚地知道哪些资料是我们需要的，而且要定期催要，就像追债一样（是友好地追），确保资料及时、完整地到手。
2. 员工工作成果收集。
我们内部员工的工作成果也是档案的重要组成部分。
比如说，造价师做的初步估算、预算编制文件、结算审核报告等。
这些文件要按照项目分类，每个项目建一个文件夹，就像给每个项目盖一个小房子，让相关的文件都住在里面。
# （二）档案整理：给档案们排个整齐的队。
1. 分类大法好。
按照项目类型（比如住宅项目、商业项目、基础设施项目等）先进行大分类。
然后在每个项目类型里，再按照项目的阶段（前期咨询、招投标阶段、施工阶段、竣工阶段）进行细分。
这样，当我们要找某个项目某个阶段的档案时，就像在超市找商品一样，能够快速定位到货架。
对于一些特殊的资料，比如涉及法律纠纷或者重大变更的资料，可以单独设立一个“特殊档案区”，就像给VIP客户开个专门的通道一样，方便我们在需要的时候能够迅速找到它们。
2. 编号与命名规范。
给每个档案都编上一个独一无二的号码，就像给每个人一个身份证号一样。
这个编号要包含项目的相关信息，比如项目名称缩写、年份、资料类型代码等。
同时，档案的命名也要简洁明了，让人一看就知道是什么内容。
例如，“[项目名] 2023 招投标文件招标公告.pdf”，这样的命名方式，是不是清晰又好记呢？# （三）档案存储：给档案安个安全又舒适的家。
1. 实体档案存储。
造价咨询业务档案管理规定
造价咨询业务档案管理制度为了加强企业管理，建立公开、公正、公平的竞争环境，根据公司情况，制定本制度。
一、领取业务报告号1、由出报告人在市场部业务报告领用本上进行登记。
2、领用报告不能重号：一个报告对应一个报告文号。
3、如有空号应注明原因，并由部门经理以上人员签字确认。
二、业务档案的组成“谁主审、谁经手、谁来整理”的原则。
项目负责人负责底稿的收集、整理并保证底稿质量。
（一）卷内目录1、将业务档案按卷内目录要求的顺序排列。
2、业务档案每页要编写页码，并填写在卷内目录中相应位置。
3、卷内目录中（注：★为必填项）。
4、应放在每卷首页。
（二）项目任务书将项目任务书中的每一项详细填写。
（三）业务约定书业务约定书原件交与市场部存档（在存档同时在登记本上存档人处签字），复印件装订档案中。
（四）三级复核表1、三级复核表的签发签字人为对应分管的部门副总（或分公司总经理）或杨晓霞。
所有出具的报告都应有对应的前述人员的亲笔签名。
2、三级复核表应填全联系人、联系电话、联系人地址、报告号。
（五）复核修改记录表如报告有修改，应参照三级复核表的规定签字，方可盖章。
（六）正式报告1、正式报告应用A4好纸打印。
2、定案表应为原件，盖章要齐全。
（七）咨询业务原报资料委托方提供资料复印件，图纸除外。
（八）业务类工作底稿业务类工作底稿包括现场勘查记录、审核（评审）工作记录、工程量计算底稿、全过程审核会议记录、全过程审核材料价格询价依据及结果、全过程审核的往来函件、全过程审核各阶段审核情况、咨询意见等，详见附件1。
（九）综合类工作底稿1、委托方提供的资料清单委托方的文件资料签收清单，由委托方及我方共同填写确认，要求每项填写清楚完整。
2、归还给委托方的文件资料签收单归还给委托方的文件资料签收单，由委托方及我方共同填写确认，要求每项填写清楚完整。
3、成果文件交付登记表成果文件交付登记表，由委托方及我方共同填写确认，要求每项填写清楚完整。
4、委托单位评价表委托评价表原件交与行政部单独存档，复印件装订在业务档案中。
工程造价咨询管理手册
工程造价咨询质量管理手册目录附录6：招标代理流程图 (52)0.1 颁布令经审查本《质量手册》符合ISO9001：2008 idt GB/T19001-2008《质量管理体系—要求》，现予以批准发布。
本《质量手册》规定了公司的质量方针和质量目标，提出了公司质量管理体系所需过程的要求，是公司开展各项质量活动的纲领和行动准则。
公司全体员工必须遵照执行。
公司其它文件凡与本《质量手册》相抵触的，一律以本手册的规定为准。
2 任命书为了贯彻执行ISO9001：2008 idt GB/T19001—2008《质量管理体系—要求》加强对质量管理体系运行的领导，特任命聂喻女士为公司的管理者代表。
其职责是：1.确保质量管理体系的过程得到建立和保持；2.向最高管理者报告质量管理体系业绩、包括改进和需求；3.在整个组织内促进满足顾客要求意识的形成；4.就质量管理体系的有关事宜对外联络。
企业简介工程造价咨询有限公司是经国家住房和城乡建设部批准的甲级工程造价资质企业，是经南昌市工商行政管理局注册登记的咨询单位。
公司成立于2006年4月，经过多年发展，公司已具备雄厚的专业技术力量和和拥有优秀的管理人才，随着国家基础建设投入的不断加大，公司市场发展前景十分广阔。
公司主要经营范围有：建设项目投资估算的编制、审核及项目经济评价；工程概算、工程预算、工程结算、竣工决算、工程招标标底价、投标报价的编制与审核；工程变更及合同价款的调整和赔费用的计算与审核；工程经济纠纷的鉴定；工程造价计价依据的编制、审核；建设项目各阶段的工程造价控制；招标代理。
公司宗旨：适应社会主义市场经济发展的需要，信守职业道德，灵活经营，遵纪守法，不断改善社会服务工作，努力提高建设项目的经济效益和社会效益。
公司技术力量：我公司拥有一支高中级工程技术员。
公司现有人员中，高级工程师占10%；造价工程师占50%；工程师、会计师占40%；98%以上具有大专学历。
具有工民建、安装、水利、电器、消防、园林、仿古建筑、公路为主的专业技术队伍。
工程造价咨询企业档案管理制度
工程造价咨询企业档案管理制度一、编制目的本制度旨在规范工程造价咨询企业的档案管理工作，保证档案的完整性、准确性、及时性，加强档案资料的保存和利用，为企业的发展提供有力的支持。
二、管理原则依照国家有关法律、法规、规章等文件规定，本着正确处理效益与管理的关系，遵循严谨、科学、规范、实用的原则开展管理工作。
三、适用范围适用于工程造价咨询企业所有档案材料的管理。
四、档案管理职责1、定期回顾档案材料；2、建立并完善档案管理制度，负责档案材料文件的存储、保管和归档等工作；3、对咨询项目涉及的资料进行分类、整理、保管和归档，并做好相应的防火、防盗、防潮措施；4、协调文件与各部门的消息交流，对信息加密等保密工作负责；5、对档案材料的申请、开阅、调阅、复制、借阅、移交等事项进行管控，管理相关手续和登记记录；6、组织定期教育培训、动员、检查、评价等工作，提高全员档案管理能力和档案保密意识；7、做好档案移交的准备工作，保证移交事项合规、有序。
五、档案材料管理要求1、材料收集：工程造价咨询企业应按照规定和实际工作需要，及时收集和整理所涉及的各类资料，确保资料全面、准确、可靠；2、材料整理：工程造价咨询企业应按照一定类别、等级、来源、年限等做好资料整理，及时归档、编号、标签等；3、材料查阅：任何人员要查阅档案材料，均需遵守本制度规定。
未经签字或盖章批准，禁止查阅；4、材料存放：工程造价咨询企业档案材料要放在相应的档案柜或柜架中，并按一定的类别、等级、时限进行保管管理，以确保资料安全、防火、防盗、防潮；5、材料借阅：工程造价咨询企业档案材料的借阅应经过审批和登记记录，并严格掌握资料保密，借阅期满应如期归还档案室；6、材料复制：档案材料的复制、转载等行为应遵守相关法律法规规定，并按照工程造价咨询企业的管理制度要求执行；7、材料销毁：档案材料的销毁审批必须严格按照有关文件的规定办理，做到及时、彻底、安全；六、档案管理档案计划为了确保档案管理工作的顺利开展，工程造价咨询企业应制定档案管理计划。
造价咨询企业档案管理制度
造价咨询企业档案管理制度预览说明:预览图片所展示的格式为文档的源格式展示,下载源文件没有水印,内容可编辑和复制造价咨询企业档案管理制度第一条：为加强工程造价咨询档案管理，积累工程造价技术资料，体现档案的凭证价值和参考价值，更好地为工程造价咨询服务，根据《中华人民共和国档案法》，结合我公司实际制定本办法。
第二条：工程造价咨询档案是指咨询单位为委托方提供的专业咨询服务过程中，记录和反应业务项目中直接形成的，与咨询报告表述意见一致的有关文件、电报、信函、凭证、笔录的原件（复印件）、照片、图片等形成的载体。
具体包括：（一）与委托人签订的《山东省工程造价咨询合同》。
（二）《山东省工程造价咨询业务操作指导规程》中的推荐格式内容。
（三）所有工作底稿，包括：1报告拟稿；2现场勘察记录表；3取费核定计算程序表；4定额子项核定表；5材料差价明细表；6复核工作记录及调整、修改工作记录等；7与审核结果相关的文件、协议、会议纪要等；8必要的签证及相关证明；工作底稿做到内容完整、格式规范、记录清晰、结论明确。
（四）建筑、安装施工合同（复印件）。
（五）送审的工程预（结）算书（复印件）。
（六）工程计算书。
（七）建设、施工单位双方的工程签证单。
（八）材料购货合同或采购发票（复印件）（九）实施过程中建设、施工、咨询三方的会议纪要、现场记录、取证记录集相关的文字资料。
（十）委托人提供的资料登记表及清退资料清单。
第三条：专业咨询服务主要包括：建设项目策划、编制项目建议书宇可行性研究报告，建设项目投资估算及建设项目财务评价；编制或审核工程概算、预算、施工结（决）算、项目后评估；编制审核工程招标标底、投标报价及工程索赔费用的计算。
工程经济纠纷的鉴定及相关的工程造价信息咨询服务。
第四条：归档案卷封面编写的要求：（一）卷内标题，注明该案卷项目名称。
（二）起止时间，填写本案卷材料形成的起止时间。
（三）保管期限，按案卷的重要复杂程度填写永久、长期、短期。
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前言为了加强行业的咨询档案管理和自律管理，规范工程造价咨询业务档案的收集、归并及保管，提高工程造价咨询业务档案的质量，依据中国建设工程造价管理协会、江苏省工程造价管理总站、江苏省工程造价管理协会的有关法律、法规和规范性文件，南京市工程造价管理处组织有关单位编制了《南京市工程造价咨询业务档案管理手册》（以下简称本手册）。
本手册结合当前江苏省工程造价咨询企业信用评价要求编制。
本手册的出台将进一步规范南京市工程造价咨询企业业务档案的管理，促进咨询企业技术水平和综合实力的提高。
本手册的主要内容包括：档案立卷规则、规范性文件、工程造价咨询质量标准（概要）三部分。
本手册由南京市工程造价管理协会主编，江苏捷宏工程咨询有限责任公司、江苏金永诚建设投资管理咨询有限公司、江苏天宏华信工程投资管理咨询有限公司、江苏苏亚金诚工程管理咨询有限公司参编。
本手册由南京市工程造价管理协会负责解释，欢迎各单位在实际工作中，及时将相关补充和修改意见反馈到南京市工程造价管理协会。
南京市工程造价管理协会2014年10月工程造价咨询档案立卷规则工程造价咨询档案是指咨询企业从接受委托、调研、取证、编审、合议、复核、审批到出具报告书全过程中形成的具有查考和保存价值的文件和材料。
工程造价咨询企业完成咨询业务后必须逐项建立档案。
1．立卷的原则1．1 遵循工程造价咨询文件材料的形成规律，保持卷内文件材料的系统联系；1．2 正确分析和鉴别文件材料的保存价值；1．3 按委托项目分别立卷；1．4 卷内文件材料应真实、完整，审批和签章手续完备；1．5 卷内文件材料的制作和书写必须规范、清晰，益于长期保存和查阅。
2．归档材料归档材料主要由咨询成果报告、咨询依据文件、其他文件三部分组成。
2．1 咨询成果报告主要内容和排列：2．1．1 咨询报告书正本原件(含附件)；附件：（1）编制说明（报告书正文已涵盖则不再单列）；（2）根据咨询类型提供工程造价估算书、概算书、预算书、工程量清单、标底或招标控制价、建设工程结算书等。
【可存电子文档】2．1．2 签发人签发的报告书底稿；2．1．3 技术文件及工作底稿（各类分析说明文件、计算书、工料分析表等）。
【可存电子文档】2．2 咨询依据文件主要内容和排列：2．2．1 委托方提供资料清单(清单应注明委托单位名称及项目名称)（附样四）；2．2．2 项目建议或批件（投资估算编审）；2．2．3 设计方案及初步设计文件（设计概算编审）；2．2．4 工程招标文件（含工程量清单）、设计交底纪要及招标答疑（工程量清单、招标控制价、投标报价及结算编审）；【存档时，如与造价有关的文件在本企业招标代理档案中已存的，只需在卷内文件目录备注说明并写上存档编号】2．2．5 投标文件、中标通知书、工程承包合同（与造价有关的重要条款）、补充协议（结算编审、造价控制）；【投标文件可存电子文档】2．2．6 送审工程概算、预算、结（决）算书；【可存电子文档，其中盖有单位公章和编制人执业印章及签字的封面存纸质文档】2．2．7 设计变更单、施工签证（结算编审）；2．2．8 工程竣工验收凭证（结算编审）；2．2．9 甲供材料、设备明细单（结算、决算编审）；2．2．10 会议纪要、文函；2．2．11 安全文明施工措施费测定表（结算审核）；2．2．12 其他相关材料：各种调查材料、采集数据、取证资料等。
【可存电子文档】2．3 其他文件主要内容和排列：2．3．1 工程造价咨询合同或司法鉴定委托书；2．3．2 咨询企业作业计划书或全过程造价咨询实施规划及细则（重大项目需存放）；【可存电子文档】2．3．3 工程造价咨询质量控制流程单（附样五）；2．3．4 江苏省建设项目工程造价咨询效果评价表。
【500万以上项目提供】（附样六）2.4 工程造价咨询档案电子文档格式要求：2.4.1按单项工程建成文件包，文件包名称应包含时间、项目名称、咨询类型（类别可根据《工程造价咨询报告书的格式与内容》中规定简写），如：20110401省建大厦工程清单编制（“20110401”指出具咨询报告书日期、“省建大厦工程”指咨询项目名称、“清单编制”指咨询业务类型）；2.4.2 项目文件包内可分别设定咨询成果报告（与最终版咨询报告书一致）、工作过程底稿、咨询依据文件（电子图纸、图片可存于依据文件）、其他文件等分项文件包，具体可由各咨询企业自行规范格式，便于企业管理及相关部门检查。
2.4.3 各咨询企业所存电子包内容需格式统一，规范管理。
除统一保存在安全硬盘中外，每一项目电子包还应刻录成光盘放在本项目纸质档案内（在封二上做一纸袋插入）。
3．案卷的编目3．1 编写案卷页号：正面在页面右下角编写，背面在左下角编写；单面书写的文件材料，空白面不编页号；案卷封面、卷内目录、卷内备考表不编页号。
3．2 案卷封面的编制（附样一）。
3．2．1 立卷咨询企业全称。
3．2．2 咨询业务类别：分为建设项目建议书及项目可行性研究、项目经济评价报告；投资估算、设计概算、施工图预算、工程量清单、工程标底、投标报价、工程结算、工程决算的编制与审核；工程造价鉴定；项目实施阶段造价跟踪控制等。
3．2．3 案卷标题：指咨询项目的全称。
3．2．4 时间：指卷内文件材料所属的起止年月。
3．2．5 保管期限：分为短期（10年）、长期（20年）、永久三类。
工程造价咨询档案一般定为短期。
有特殊要求的可定为长期或永久。
3．2．6 件、页数：“件”指卷内文件材料的总件数；“页数”指卷内文件材料的总页数。
3．2．7 归档号：可按咨询企业制定的规则编排，也可按档案立卷年份＋分类代码＋流水号组合成归档号。
3．2．8 全宗号、目录号、案卷号：指应移交当地政府档案馆保存的档案，由档案馆编排。
3．3 卷内文件目录（附样二）。
3．3．1 序号：以卷内文件排列先后顺次填写序号。
3．3．2 文号：文件制发单位的发文字号。
3．3．3 作者：文件制发单位或个人。
3．3．4 内容：即文件的标题。
文件没有标题或标题不能说明文件内容的，可自拟标题，但需外加“〈〉”号。
3．3．5 日期：文件形成的年、月、日。
3．3．6 页号：卷内文件所在之页的页码。
3．3．7 备注：留待对卷内文件变化时作说明之用。
3．4 卷内备考表（附样三）。
3．4．1 本卷情况说明：填写卷内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况，由档案管理人员填写。
3．4．2 立卷人：由立卷者签名。
3．4．3 检查人：由案卷质量审查者签名。
3．4．4 立卷时间：指完成立卷的时间。
4．案卷装订要求4．1 案卷装订排列：案卷封面－卷内文件目录－文件材料－备考表－封底。
4．2 卷内文件目录、备考表应采用A4规格用纸，封面、封底宜采用120克至150克牛皮纸。
4．3 单卷厚度超过40mm的，可分卷立卷。
附样二：卷内文件目录附样三备考表本卷情况说明：立卷人:检查人：立卷时间：附样四：委托方提供资料清单第页附样五工程造价咨询质量控制流程单附样六江苏省建设项目工程造价咨询效果评价表工程造价咨询报告书格式及内容报告书是咨询企业向委托方出具表达咨询成果的文件。
工程造价咨询企业在完成委托的咨询项目后，应向委托方出具书面咨询报告书。
咨询报告书主要由“封面”、“扉页”、“目录”、“咨询成果报告”四部分组成。
1．报告书封面的内容（见附样七）1．1 工程造价咨询报告书；1．2 咨询项目全称；1．3 咨询业务类别：分为建设项目建议书及项目可行性研究、项目经济评价报告；投资估算、设计概算、施工图预算、工程量清单、工程标底、投标报价、工程结算、工程决算的编制与审核;工程造价鉴定；项目实施阶段造价跟踪控制等；1．4 咨询报告日期；1．5 咨询企业全称。
2．报告书扉页的主要内容（见附样八）2．1 咨询报告书编号；2．2 咨询项目委托方全称；2．3 咨询企业执业专用章；2．4 咨询企业法定住所、邮编及联系电话；2．5 咨询作业期：标注起止作业日期的年月日；2．6 企业法定代表人（或合伙负责人）和技术负责人姓名；2．7 咨询人员：项目负责人和专业咨询员姓名、执业资格、从事专业（指在该咨询项目中承担的咨询专业）。
3．报告书目录格式见附样九，其内容包括：3．1 序号：按报告书所有文件先后顺序排列；3．2 文件内容：报告书中文件的标题；3．3 文件作者：文件制发企业或个人；3．4 页码：该文件在报告书中所处的位置；3．5 备注：注明该文件形态（原件、复印件）等事项。
4．咨询成果报告主体格式见附样十，其内容和要求：4．1 版头：位于报告书首页的上部，由咨询企业全称、发文号组成。
“发文号”由咨询企业根据内部收发文管理规定自行编排；4．2 报告书标题：标题内容需含咨询项目名称、咨询业务类别和文种。
位于版头下方，用分隔线与版头分隔；4．3 主送单位：指咨询项目委托单位；4．4 正文：正文是报告书的主体部分，用以叙述咨询结果的具体内容。
正文必须实事求是，简明扼要，条理清楚，合乎文法。
其内容必须包括委托方及委托事项、项目概况、编审的主要方法和依据、编制和审核说明、咨询结论或建议等，有“附件”的报告书应在正文后标明附件的件数和标题。
4．5 附件：4．5．1 编制说明(报告书正文已涵盖则不再单列)；4．5．2 工程造价结算书（并附工程造价审定单见附样十一）、清单、标底、预算书等（根据咨询类型提供,且在封面上项目负责人应署名,并盖造价师执业章）；4．5．3 其它。
4．6 落款：4．6．1 咨询报告必须有项目负责人署名并盖注册造价师执业专用章。
项目负责人是指负责主持（或主编审）项目咨询的注册造价师；4．6．2 咨询企业全称：咨询企业落款并加盖企业公章；4．6．3 日期：指出具报告日期。
4．7 版尾:4．7．1 主题词：根据国家统一规则或本单位制定的规则编写，位于报告书尾页下方左侧；。
4．7．2 抄送单位：根据合同规定和需要而抄送的单位名称，位于主题词一侧下方；4．7．3 印制份数：指报告书印制数量，位于抄送单位下方右侧。
附样七：报告书封面附样八：报告书扉页附样九：报告书目录附样十：咨询成果报告主体格式附样十一：工程造价审定单附样七：报告书封面附样八：报告书扉页附样九：报告书目录咨询报告书目录附样十：咨询成果报告主体格式附样十一：工程造价审定单工程结算审定单建设工程结算审核基本程序1. 委托和受理程序1.1 工程造价咨询企业（以下简称"咨询企业"）在接受委托前,应向委托人出示《工程造价咨询企业资质证书》,由委托人验证咨询企业是否具备委托事项的相应资质。
1.2 咨询企业业务受理人对委托审核的工程结算是否具备审核条件进行查验。
1.3 经查验具备审核条件的委托项目, 受理人提请咨询企业负责人同意受理。
1.4 委托方与咨询企业签订由建设部和国家工商局监制的《建设工程造价咨询合同》, 双方签字盖章后生效。