内部沟通控制程序
内部沟通控制程序
内部沟通控制程序1 目的:通过规范内部沟通的方法及有效沟通以确保质量管理体系的有效性和适宜性。
2 适用范围:公司内部的不同层次和职能之间质量信息、质量目标完成情况、纠正及预防措施等方面的总结与跟踪等的的相互沟通。
3 职责：3.1人事部负责本程序的实施，并对其有效性及适宜性做出评价。
3.2各部门根据需要负责各会议、工作联络的组织与安排，并做好相关的记录。
4 内容：4.1 信息沟通内容4.1.1政策、法规、标准等信息，如国家法律、法规，产品标准、产品认证等。
4.1.2质量管理体系运作达成情况、外部审核与管理评审报告等信息。
4.1.3管理层对上月工作的总结及董事长或其授权人对本月工作计划及实施要求。
4.1.4顾客方反馈的需求、投诉或其它信息。
4.1.5各部门在日常工作中的技术改进，质量管理，法律、法规更新等信息。
4.1.6在质量体系运作过程中，通过内部评审发现的不合格项及纠正预防措施。
4.1.7质量方针、质量目标完成情况等方面的持续改进建议。
4.1.8质量事故、生产事故、设备事故、安全事故的调查情况及处理意见。
4.1.9员工合理化建议或其它信息。
4.2 信息沟通方式4.2.1会议：4.2.1.1在正常情况下并认为有必要时，各部门可每周召开一次部门例会，由部门负责人主持，并指定人员做好记录。
4.2.1.2在正常情况下并认为有必要时，公司可每月召开一次公司管理例会，由董事长或其授权人主持，并指定人员进行管理例会记录。
4.2.1.3公司及各部门在必要时，均可召集相关部门，对公司及部门间需沟通的问题召开会议。
4.2.1.4必要时，可由会议记录人员编写会议纪要，内容应包括时间、地点、参加人、主持人、记录人、会议议题、会议具体内容（含对议题的讨论结果）等。
4.2.1.5对会议纪要中需跟踪和落实的工作事项，由会议组织者进行跟踪检查。
4.2.1.6 入会人员应在《会议签到表》上签名，会议组织部门在会后编制《会议纪要》，发至所有参会人员，抄送给此会议有关的其他人员。
内部沟通程序
内部沟通程序第一篇：内部沟通程序内部沟通控制程序目的促进处各单位、各部门、各岗位之间的信息交流和工作协调，确保各项工作的正常开展。
适用范围适用于处内部沟通工作的控制。
职责处办公室负责内部沟通的归口管理。
工作程序4.1 召开例会4.1.1 职代会。
每年召开一次，由处工会组织召开，会议主内容是总结过去一年的工作情况和制定新一年的工作计划；讨论修订目标考核实施细则；审议年度经费使用情况；讨论职工提案，解决职工当前最关心的热点、难点问题。
4.1.2 处办公会。
原则上每季度召开一次，参加人员为处领导、所领导及各科室副科以上领导，会议主要总结上一季度工作情况及安排布置下一阶段的工作，处办公室负责会议的组织等会务工作。
4.1.3 处领导班子会。
由处主要领导根据需要不定期组织召开，研究重要事项，进行重大决策等。
4.1.4 处机关办公会。
原则上每月召开一次，参加人员为机关科室副科以上领导，主要是听取有关科室当月工作情况汇报，研究布置下一个月的重点工作。
4.1.5 考核讲评会。
根据每季度对各基层单位进行考核的情况，考核小组进行讲评，主要是指出存在问题、提出整改意见。
会议由办公室组织。
4.1.6 各部门业务例会。
由处各科室结合本部门业务工作情况定期召开，分析研究本业务范围有关工作，确保有关工作的正常开展。
4.2 召开业务专题会。
根据各业务工作情况，学习、讨论、解决某一项业务问题。
4.3 书面工作汇报。
处各部门、各单位根据处的统一安排，半年、年终以书面形式汇报工作情况和下一步的工作计划，为处领导决策提供依据。
处办公室负责向局汇报。
4.4 报送工作报表。
各级业务部门及时报送征费、路政、排障、养护、人事劳资、财务、监控、经营、设备等业务报表，以便上级机关和领导了解、掌握各级业务信息。
4.5 工作检查指导。
一是定期检查，由处考核小组组织各业务部门对各管理所、公司进行季度和年度工作目标任务检查；二是不定期检查，主要是处各科室根据业务工作需要或针对某项专题工作组织进行的临时检查，了解工作进展情况，协调处理工作中存在的问题。
内外部沟通控制程序
内外部沟通控制程序简介内外部沟通控制程序是一种用于控制组织内部和外部沟通的程序。
这个程序可以帮助组织管理者控制员工的外部沟通，保护组织的机密信息，同时也可以提高组织内部沟通的效率。
在本文档中，我们将会介绍这个程序的主要功能和使用方法。
主要功能内外部沟通控制程序有以下主要功能：管理外部通信：内外部沟通控制程序可以帮助管理员控制员工的外部通信。
管理员可以设置相应的规则，如：禁止员工使用社交媒体，禁止员工发送机密信息等等。
当员工想要进行外部通信时，系统会弹出警示窗口，提醒员工是否需要继续进行外部通信。
记录外部通信：内外部沟通控制程序可以记录所有的外部通信。
管理员可以查看员工的通信记录，以确保员工不会泄露机密信息或者进行其他不当行为。
此外，系统也可以监控员工的外部通信，以及时发现异常情况。
支持内部通信：内外部沟通控制程序可以支持组织内部通信。
管理员可以设置相应的规则，如：禁止员工发送垃圾邮件，禁止员工讨论机密信息等等。
此外，系统还可以支持内部邮件、聊天、公告等多种通信方式，以提高组织内部沟通的效率。
安全控制：内外部沟通控制程序可以对组织的通信进行安全控制。
系统可以对外部通信进行传输加密，保护机密信息不被窃取。
同时，系统还可以防止外部黑客攻击，防止绝大部分的网络安全问题。
使用方法管理员可以通过以下步骤使用内外部沟通控制程序：1.下载安装内外部沟通控制程序，根据提示进行安装。
2.进入程序主界面。
在主界面中，管理员可以设置相应的规则，以控制组织内部和外部通信。
3.选择想要控制的通信方式。
系统可以支持邮件、聊天、公告等多种通信方式。
4.设置相应的规则。
管理员可以设置通信规则，如：禁止发送机密信息、禁止发送垃圾邮件等等。
5.应用规则并保存。
管理员可以点击“应用规则”按钮，以应用相应的规则。
6.监控通信记录。
管理员可以随时查看员工的通信记录，以确保员工遵守通信规则。
7.维护系统安全。
管理员应该定期更新系统版本，保证系统的安全性。
内部沟通控制程序
内部沟通控制程序为准确及时地收集、传递有关信息，规范沟通渠道，使公司内部的沟通有效顺畅，促进公司质量管理体系有效运行。
2.适用范围适用于公司质量体系运行中的信息沟通。
3.定义无4.职责与权限4.1人事行政部：4.1.1负责规范沟通的渠道、方式。
4.1.2负责与人力资源、行政相关信息的收集、整理、传递及处理。
4.1.3管理层会议的召集；公告、通知等文书的制定与发行，宣传栏资料的收集、编辑和宣传。
4.2 品质部：4.2.1负责与品质相关信息的收集、整理、传递及处理。
4.2.2负责召集公司品质例会，及会议决议执行情况的跟踪。
4.3 PMC部：4.3.1 负责与订单、物料、生产、交付等相关信息的收集、整理、传递及处理。
4.3.2 负责召集公司生产例会，及会议决议执行情况的跟踪。
4.4 生产部：4.4.1 负责与生产过程相关信息的收集、整理、传递及处理。
4.5 设计研发部：4.5.1 负责与产品设计开发相关信息的收集、整理、传递及处理。
4.5.2 负责召集项目管理例会，及会议决议执行情况的跟踪。
4.6 采购部：4.6.1 负责与采购相关信息的收集、整理、传递及处理。
4.7 市场部：4.7.1 负责与市场、销售相关信息的收集、整理、传递及处理。
4.7.2 负责与产品售后相关信息的收集、整理、传递及处理。
4.8 财务部：4.8.1 负责与公司资产、资金、财务运营状况等相关信息的收集、整理、传递及处理。
4.8.2负责召集公司经营例会，及会议决议执行情况的跟踪。
5.1沟通原则5.1.1自上而下沟通，可以越级检查，但不可以越级指挥（紧急情况除外）。
5.1.2自下而上沟通，可以越级申诉，但不可以越级报告（紧急情况除外）。
5.1.3沟通应以尊重、信任、耐心的态度进行，应避免冲突，以解决问题为主，对事不对人。
5.1.4职责明确，部门间的沟通应以书面信息为主，做到及时、准确、真实。
5.1.5下级对上级的报告请示或建议，应避免简单提交问题，而应提出对解决问题的几个备选方案且明确选择倾向，供上级决策选用。
内部沟通控制程序
使不同部门和不同层次的人员通过适当的方法对产品质量、服务、交付等信息进行及时沟通、交流、理解、协调，以促进质量活动开展的效率和对过程输出的实现，进而提高过程的有效性，保证产品质量接口信息传递的正确性。
2.适用范围
本程序适用于内、外部重要信息管理。
3.术语
无
4.职责
4.1 市场部：负责经营方面的信息收集与分析和市场相关信息的内部反馈；
6.6.3若部门总结汇报数据低于公司规定的目标值时，该部门也没有改善的目标及行动计划时，管理者代表在会后将发出《纠正与预防措施流转表》，并监督改善情况。
6.6.4最高管理者必须确保产品符合性及时交付业绩被测量，如果策划的结果不能达到，或将不能达到时，必须采取适当的措施。
总经理
生产部
技术部
《指标统计报表》
3、术语…………………………………………………………………………………1
4、职责与权限…………………………………………………………………………1
5、过程分析……………………………………………………………………………1
6、工作流程及内容……………………………………………………………………2
7、过程绩效指标/目标………………………………………………………………3
8、相关支持性文件……………………………………………………………………3
9、质量记录……………………………………………………………………………3
10、附件………………………………………………………………………………3
企业集团有限公司
程序文件
/QP-M02
内部沟通控制程序
共3页 第1页
第A版
第0次修改
6.8.2如接收到的信息为需回复顾客、供应商的，则接受部门应告诉顾客、供应商处理该信息大约所需的时间，并按《顾客满意度管理程序》、《顾客反馈程序》、、《服务管理程序》、《采购管理程序》等执行。
内部沟通控制程序
3.3.1 负责内部沟通相关信息传递与收集整理；
3.3.2 各部门负责人以上人员参加管理评审。
4.定义
无
5.程序
5.1内部沟通的内容及方式：
5.1.1内部沟通的内容（含质量体系等运行情况检讨联络）：
5.1.1.1各职能部门之间工作上的沟通；如：销售合况、品质事故的处理等；
文件修订记录
版本/版次
修订日期
修订章节
修 订 内 容 纪 要
修订者
A0
1.目的
为确保本公司质量管理系统的适宜性、充分性与有效性，并能使内部进行有效沟通；方针，目标持续得到改善，特制订本程序。
2.范围
适用于本公司内部沟通及管理评审过程及其改善追溯。
3.权责
3.1总经理：主持管理评审工作；
3.2管理者代表：协助总经理组织管理评审工作。
5.1.2内部沟通的方式：
5.1.2.1电话联络、传真；
5.1.2.2开具内联单；
5.1.2.3会议
5.1.2.4电子邮件或书面文件的形式发送等；
5.1.2.5QQ联络及QQ群联络等。
内部沟通涉及到的内容严格遵守各项沟通的时间规定，避免给对方造成工作上的困扰和工作影响。当不能按要求执行时，要及时向对方进行解释不能按时完成工作的影响并决议最佳解决的方案，所有沟通的内容均要以书面的形式存档。
5.1.1.2部门内部管理体系各环节内的沟通，如：部门工作的调配、部门人员岗位职责的培训、部门质量目标、指标的达成情况、相关会议精神的传达等；
5.1.1.3相关信息的沟通，如：采购信息、生产计划完成情况、客户退货/投诉、客户要求的传达等；
5.1.1.4部门与外部相关方的沟通，如：采购部与供方沟通、营销中心客户调查、公司与政府部门等。
内部沟通控制程序-017
第1页共2页
文件名称
内部沟通控制程序
文件编号
NHXG-QP-017
发行日期
1.目的
确保公司内部沟通渠道畅通，以便于公司的质量管理活动有效运行，特制定本程序。
2.范围
适用于公司内部与质量管理体系有关的沟通、协调。
3.权责
3.1总经理和管理者代表负责公司信息沟通的总体协调，并监督公司信息沟通实施的有效性，及时进行相应的调整。
4.4记录管理
所有沟通产生的相关记录由各部门按《质量记录管理控制程序》相关要求执行与管理。
5.流程图
（无）
6.支持性文件及附表
6.1支持性文件
《质量记录管理控制程序》NHXG-QP-002
6.2附表
《会议记录表》NHXG-QR-017
《工作联络单》NHXG-QR-052
编制
贾超美
日期
修订
日期
批准
日期
《会议记录表》，会后整理好记录发送相关部门；如因其它原因需取消会议时主持人应及时通知参会人员，并告之下次会议时间。
c)相关管理人员也可根据实际需要，即时召开生产现场协调会，以协调紧急或突发异常等事件；
d)几种例会（见下表）：
文件类型
程序文称
内部沟通控制程序
文件编号
3)宣传、培训：适用于全员质量意识提升，或需全员/全部门知晓的沟通事项；
4)会议：适用于重大事项或牵涉部门较多的沟通。
a)内审、管理评审过程需进行的会议沟通按相关程序执行；
b)其它临时跨部门会议召开前主持人应至少提前一小时发“会议通知单”或内部邮件通知参会人员，主持人应充分准备好会议材料及其它资源，确保会议能按时召开，会议召开时列席人员应先签到，专人作好
内部沟通控制程序
内部沟通控制程序内部沟通是组织中促进信息流动和知识共享的重要手段。
为了保障内部沟通的高效性和准确性，组织可以制定一套内部沟通控制程序。
本文将介绍一个典型的内部沟通控制程序，并详细阐述每个环节的主要内容。
1.内部沟通目标的设定2.内部沟通策略的制定制定内部沟通策略是确保内部沟通效果的重要步骤。
组织可以根据目标和目标群体的特点，确定具体的沟通渠道和方式。
例如，面对面会议、电子邮件、内部论坛或企业社交平台等。
同时，还需考虑频率、时机和沟通内容的选择。
3.内部沟通内容的准备和发布在制定内部沟通策略之后，组织需要准备相关的沟通内容，并通过选定的沟通渠道发布。
沟通内容应该具有清晰明了、简洁明确的特点，以便员工易于理解和接受。
同时，组织还应该考虑沟通内容的及时性，确保其对员工工作产生积极影响。
4.内部沟通渠道的管理和维护为了确保内部沟通的高效性，组织需要管理和维护已选定的沟通渠道。
这一步骤包括管理沟通渠道的访问权限、推动信息更新和维护渠道的可靠性。
5.内部沟通效果的评估内部沟通控制程序的最后一步是评估内部沟通的效果。
组织可以通过员工调查、反馈收集和绩效评估等方式，了解员工对沟通策略和渠道的满意度和对目标的达成情况。
根据评估结果，组织可以调整沟通策略和改进内部沟通控制程序。
总结起来，内部沟通控制程序是确保组织内部沟通顺畅和有效的重要工具。
通过明确目标、制定策略、准备和发布内容、管理渠道和评估效果，组织可以提高内部沟通的质量和效率，促进知识的共享和团队的协作。
内部沟通控制程序文件
1 目的：通过规定内部沟通的方式、方法，提高不同部门、不同层次人员内部沟通的效率，确保质量管理体系运作的有效性
2 范围：本程序适用于规范不同部门、不同层次人员之间信息沟通的管理。
3 职责
3.1主任负责沟通环境的规划
3.2 质量主管负责组织员工沟通管理程序的实施
3.3 技术主管负责组织员工沟通技巧的培训
3.4 检测组负责人负责协调沟通措施的执行
3.5质量主管负责维护本文件的有效性
4.程序
4.1 沟通目的
促进各职能、各层次间的信息交流，以便取得共识，提高管理体系的有效性。
4.2沟通内容
客户要求、法定要求、管理体系要求、技术能力要求等，如实验操作的规范性、质量控制结果的有效性、标准方法的现行有效性、仪器设备和标准物质的溯源性等。
4.3 沟通方式
根据沟通过程中传递信息的不同，沟通方式有所不同，主要包括但不限于以下内容：
4.4
实验室管理人员，包括主任、质量主管、技术主管、检测组负责人、设备管理员、质量监督员、安全管理员、资料管理员和检测人员在实施内部沟通时，及时填写内部沟通记录，评价沟通方式的有效性，并交资料管理员归档。
5相关程序文件、作业指导书和表单
内部沟通记录 ****-7011。
内部沟通控制程序
页码第 1 页共 5 页1. 目的为使公司内部信息得到及时、有效沟通，使所有员工能够及时了解质量体系的运行情况，确保对质量体系的有效性进行沟通，特制定本程序。
2. 范围本程序适用于公司内部信息的传递与处理。
3.术语和定义无4. 职责4.1办公室是本程序的归口管理部门,负责组织公司内部信息交流；负责公司质量目标、质量体系现状、经营计划完成情况等信息的沟通与管理。
4.2各相关部门负责本部门质量目标、经营计划分解指标完成情况等信息的沟通。
5.工作程序5.1沟通的主要内容：5.1.1公司级信息沟通内容：质量目标及经营计划各指标的实际完成情况与目标值的对比及趋势分析，这些指标包括：质量目标、经营计划、顾客满意程度、员工满意程度等。
5.1.2各部门信息沟通内容：对公司级质量目标、经营计划的分解，属于本部门职责范围内指标的实际完成情况。
5.1.3内部沟通须覆盖所有层次、所有班组。
5.2沟通的方式：主要采用会议、谈话、调查表、报表、宣传栏等。
5.2.1公司会议主要有月度经营分析会、营销调度会、生产例会，具体按《会议管理办法》执行，会议召集部门做好《会议纪要》。
5.2.2办公室以座谈会或单独面谈等形式，与各部门员工进行沟通交流；生产部至少每季度召开一次员工生活会，各部门不定期组织部门员工交流会，听取员工意见、了解员工的思想动态。
页码第 2 页共 5 页5.2.3办公室每年至少一次进行员工满意度调查，并将调查结果向公司反馈；公司鼓励员工提出合理化建议及持续改进项目，并适当予以奖励，以上具体按《员工激励管理办法》执行。
5.2.4办公室利用宣传栏进行公司的企业文化、规章制度、法律法规、员工活动的宣传。
5.2.5质量管理部至少每月一次组织生产部、技术开发部等相关部门召开质量分析会，就产品质量情况及出现的问题与相关部门、人员进行沟通。
5.2.6生产部每月一次组织各工序全体员工召开月度例会，就上月生产质量情况进行通报，并就本月的生产进行计划，对生产中出现的各项问题进行讨论，查找出现原因及改善措施；生产部组织召开班前班后会，就班组出现的安全、质量等方面的问题及解决办法等进行沟通交流，具体按《班前班后会制度》执行。
内部沟通控制程序
内部沟通控制程序一、目的：为加强各部门之间的信息传递、有效沟通，达到迅速及时地解决工作中出现的不良状况和工作任务的顺利完成，从而改善及提高公司的管理水平，增强各部门的凝聚力及团队精神。
二、范围：凡本公司各部门职员工之间单向沟通、双向沟通、直接沟通、间接沟通均适应本内部沟通控制程序。
三、权责：3.1 适用于本公司全体员工及管理人员。
3.2 内部沟通控制程序建立在各部门日常工作平台及运用。
3.3 各部门针对工作中异常事项应本着平和心态、积极主动沟通。
3.4 凡参与沟通人员都必须遵守相关事项的约定及负责。
四、定义：沟通：针对工作中的事项、信息等，将自己心中的意念通过文字、语言、动作和图表等方式表达出来，令对方明白，并采取相应行动，配合完成工作任务，以期达到意念目标；沟通是意义的传递与理解。
五、内容：5.1 沟通方式5.1.1 合理运用沟通方式:口头沟通、书面沟通、部门研讨会议、非语言沟通及电子媒体等方式进行相关信息传递。
5.1.1.1 口头沟通分为语言、电话等方式沟通。
5.1.1.2 书面沟通分为广告、张贴、宣传栏、书面文件、例会、意见箱等方式。
5.1.1.3 电子媒体沟通为QQ、手机短信、微信、电子邮件等。
5.1.1.4 非语言沟通为肢体语言等的沟通。
5.2 沟通内容5.2.1 公司内部不同层次之间的沟通5.2.1.1 下属与直属上司之间的沟通a) 下属随时向主管上司反映工作情况。
b) 下属向主管上司提供信息时，需准备好所有资料、现状、数据、观点等，形成书面文件以增强判断的影响力。
c) 陈述内容和意见要客观公正，实事求是，不得有偏见、故意夸大其词等现象。
d) 如在工作中不能肯定的事实，须写书面报告并要求协助解决。
e) 严禁下属越级上报。
5.2.1.2 上司和下属之间的沟通a) 上司与下属交流工作时，须用简单易懂的语言。
b) 对下属分配工作时，应该告诉为什么要做，怎样去做。
c) 工作发生错误时，上司与下属应对其进行分析，找出原因并怎样改善和预防。
(14)内部沟通控制程序
1. 目的1.1 确保本公司内部上下级之间有序高效地相互沟通.1.2 确保本公司各部门内部员工之间高效协作.1.3 确保在公司内部建立良好质量管理体系工作的沟通,使上情下达、下情上传.2. 范围本程序适用于本公司内所有员工与质量管理体系有关事项的沟通。
3. 程序3.1 公司各部门内部员工之间的沟通确保人员、物料、设备、工作方式方法等得到有效利用,相关质量信息及质量管理体系运行情况得到有效传递.3.1.1 沟通方式a)培训b)会议c)相互面对面交接d)公布栏e)其它方式.3.1.2 沟通内容a)内部质量审核及管理评审结果b)质量情况月总和年总报告c)日常产品信息、质量情况、工艺要求、生产情况、模具使用情况及状态、设备运行状态、原材料准备及使用情况等d)针对质量目标的统计及实现情况分析报告e)内部质量异常及客户反馈信息及其纠正及预防措施的执行情况f)其它.3.2 公司内部管理层上下级及各部门之间的沟通3.3.1 沟通方式a)会议b)电话或E-MAIL等c)直接面谈d)通知、规定、联络函等书面形式等.3.3.2 沟通内容a)内部质量审核及管理评审结果b)质量情况月总和年总报告及其纠正及预防措施c)公司及各部门质量目标的实现情况d)客户投诉/退货及其回复报告e)质量异常改善报告实施情况f)其它情况.3.3 具体运作办法3.3.1 体系运行情况:文控中心对每一次内部质量管理审核和管理评审报告进行汇总,送总经理批准后下发到各部门,各部门主管负责将内容传达到各员工.3.3.2 质量目标实现情况:各部门主管每月根据相关资料统计好本部门质量目标数据及完成情况,交文控中心进行汇总,送公司总经理批准,批准后由文控中心将汇总情况分发到各部门.3.3.3 每月(年)质量情况总结:由品管部统计好每月(年)关于产品质量异常和客户反馈汇总,送公司总经理批准,批准后由品管部分发到相关各部门.3.3.4 日常生产质量情况反馈:各生产人员(操作人员、助理、领班)作好相关生产质量情况记录,按交接班要求同接班人员当面交接，质量异常时逐级向上反馈，直到部门主管;有要求知会相关部门时,须出具相关的《内部沟通单》,涉及面大或影响较大的《内部沟通单》送公司总经理批准后发送,对有措施等要求执行的由公司总经理指定人员或部门主管对结果进行验证。
ISO13485-2016内部沟通控制程序
更改历史1.0目的1.1确保公司的质量方针、质量目标得到理解和有效沟通；1.2确保对公司的质量管理体系的有效性进行沟通；1.3确保在公司的职责和权限方面得到沟通。
2.0范围2.1适用于公司内部沟通的控制，包括质量方针和质量目标、职责和权限、质量管理体系有效性的沟通。
3.0职责3.1总经理：根据质量管理体系的要求确定内部沟通过程，负责公司质量方针和质量目标的传达和贯彻。
3.2管理者代表：负责组织质量管理体系有效性的沟通，并对内部沟通过程进行监督，提出相应的改进意见；负责公司的职责和权限方面的沟通，并采取相应的改进措施。
3.3其他方面的内部沟通由相应部门负责。
4.0程序4.1内部沟通的主要内容：4.1.1法律法规类信息：国家法律、法令，地方法规、行业条例等。
4.1.2产品信息：技术标准、图纸等。
4.1.3质量管理体系文件，相关的规章制度、管理规定，以及各类通知、计划、报告等。
4.1.4质量管理体系运行情况，包括质量方针、质量目标的完成情况、内外部审核及管理评审结果等；4.1.5质量管理体系过程或公司管理工作中出现的各类问题及改进意见；4.1.6顾客反馈的信息，包括顾客投诉；4.1.7各职能部门的职责和权限，以及与质量有关的各岗位职责；4.2内部沟通的主要方式4.2.1下发文件，如法律法规、质量管理体系文件、各项规章制度、计划、通知等；4.2.2召集会议，如例会、专题会议、评审会议等，并形成必要的会议纪要；4.2.3培训：通过培训的方式进行沟通；4.2.4各类工作联系单等记录的传递；4.2.5其他文件形式的传递，如报表、报告、媒体广告灯；4.2.6各种通讯、网络工具，如电话、传真、QQ、电子邮件等。
4.3实施方法4.3.1有关文件的沟通4.3.1.1质量管理体系文件发布后，由质量部组织进行全员培训，以确保所有与质量管理体系有关的人员熟悉质量管理体系中的有关规定，并得到有效地贯彻和实施。
4.3.1.2其他规章制度、通知、计划等文件，文件发放部门应做好发文工作，并使用《文件发放清单》做好发放登记。
内外部沟通控制程序
会议
同检讨。
8.1 可 分 别 依 “ 呈 报 ” 或 “ 会 签 ” 等
8
联络
形式或将交办事项知会相关部门
相关人员周知时使用。
文件类别 文件名称
程序文件 内外部沟通控制程序
文件编号 KCDGP004F 本页生效日 2005/08/01
页次 3
②外部沟通程序
NO
流程
接上页
外部关注 信息交流 1
2
外部信息的处理
核准
文件类别
程序文件
文件编号 KCDGP004F
页次
文件名称
内外部沟通控制程序
本页生效日 2005/08/01
2
一、适用范围：
本公司内部 ISO9001 和 ISO14001 品质/环境管理系统有关品质/环境/管理体系之信息交流及
外部与品质/环境因素相关之政府机构、社会团体、环保组织、行业协会、周边环境、客户、
2.5 事故或紧急情况时的通报按“紧急 状况准备与应变程序”实施。
3.1 外部信息接收后，由窗口部门拟定 “环境管理外部关注事项处理单” 将信息主题内容予以记录并附相关 资料，交部门主管承认。
“环境管 理外部关 注事项处 理单”
4.1 依问题性质予以检讨和承认并拟 定措施。
5.1 依需要使相关部门予以了解时参 考
环境体系运作文件
内外部沟通控制程序
制定单位: 行政部 文件编号: KCDGP004F 版 本: V.A 制定日期: 2005.08.01
发行
核准
审查
制定
文件类别 文件名称
程序文件 内外部沟通控制程序
文件编号 KCDGP004F 本页生效日 2005/08/01
页次 1
对外对内信息沟通交流控制程序规定
对外对内信息沟通交流控制程序规定在现代企业中，信息沟通交流是一个重要的方面。
它涉及到企业内部和外部的信息流通，例如企业内部员工之间的沟通、跨部门沟通、与客户之间的沟通等。
信息沟通交流的重要性不言而喻，因为它影响着企业的生产效率和利润。
因此，在企业建立一套信息沟通交流控制程序是至关重要的。
下面是一份对外对内信息沟通交流控制程序的规定：一、内部沟通交流控制程序1. 建立有效的沟通渠道：企业应为员工建立内部沟通渠道，包括公司内部邮件系统、企业社交网络、在线聊天等。
2. 沟通会议：企业应定期召开会议与员工沟通交流，知晓他们的想法、需求和疑虑。
3. 沟通培训：企业应定期为员工提供有效沟通培训，以提高他们的沟通技能、提高员工间间的沟通效率。
4. 沟通记录：企业应在企业内部通讯系统中建立沟通记录，以避免交流信息被遗漏。
5. 沟通反馈：企业应建立一个能够收集员工反馈和建议的系统，以便及时了解员工的意见和想法，并能够作出必要的调整。
二、外部沟通交流控制程序1. 建立专门的团队：企业应建立一个有经验的沟通团队，负责处理与客户、供应商、合作伙伴之间的沟通，以达到沟通交流的快速和高效。
2. 严格控制对外沟通范围：企业应确保仅有经过授权的公司代表与客户进行沟通，以避免内部信息泄漏。
3. 统一对外口径：企业应通过组织专业培训和资源共享，确保企业代表以相同的文化背景和专业知识参与客户沟通交流，以确保团队协作性和客户服务的高效。
4. 面对面的沟通：在数字化时代，贴近客户的面对面沟通交流变得更加重要。
企业应研究并分析客户的需求，介绍企业的产品和服务。
5. 沟通反馈：企业应建立回馈通道，定期向客户发送评估调查问卷，以获取客户关于产品或服务方面的反馈。
以上是一份关于对外对内信息沟通交流控制程序规定的建议。
企业可以根据自身实际情况对程序进行个性化的调整和改进。
不论使用何种程序，这些规定都应该成为企业日常工作中必不可少的工具，以确保企业内部和外部的沟通交流顺畅、高效和透明。
内部沟通控制程序
1目的使不同部门和不同层次的人员通过适当的方法对产品质量、服务、交付等信息进行及时沟通交流、理解、协调、以促进质量活动开展的效率和对过程输出的实现，进而提高过程的有效性，保证产品质量接口信息传递的正确性。
2范围适用于对公司各部门各类信息的传递、处理。
3职责3.1质控部负责质量相关的信息内部沟通。
3.2技术部负责技术相关的信息内部沟通。
3.3研发部负责研发资料的内部沟通。
3.4销售部负责客户信息的内部沟通（投诉、订单信息等）。
3.5采购部负责采购信息的内部沟通。
3.6生产部负责物质信息的内部沟通。
3.7总经办负责公司管理层信息的内部沟通。
3.8总经理主持管理评审的活动。
4工作程序4.1信息分类4.1.1外部信息4.1.1.1产品检验机构、质量技术监督局、认证机构等检查和监测结果及反馈的信息。
4.1.1.2市场动态。
4.1.1.3顾客、供应商反馈结果，如：顾客抱怨/投诉及退货、顾客满意度、供方稽查及整改对策措施回复等。
4.1.1.4政府政策、法律法规、标准类信息，如：法律、法规、条例、行业政策、产品标准等。
4.1.1.5其他外部信息，如各部门直接从外部获取的有关产品质量和技术等信息。
4.1.2内部信息4.1.2.1生产过程情况、产品检验和试验情况、质量管理体系运行情况、质量方针和质量目标的实施情况等。
4.1.2.2产品情况，如新产品研发情况、新产品投入、产品改进与换代。
4.1.2.3管理层的决议的执行情况。
4.1.2.4其它内部信息，如员工的建议，新的工作方法的采用，部门间需协调的问题等。
4.2内部信息交流、沟通4.2.1建议与处理4.2.1.1公司内部员工在质量和生产管理方面所提出的任何有关产品质量、服务、交付和过程管理等方面的建议，由建议人填写《内部联络单》，并交直属领导审核，部门负责人核准后，由其进行整理、分类，并针对建议人所提出的意见/建议结合公司实际的生产、管理状况进行处理；必要时，为保证所提的建议/125流程图（见附录A）6相关文件顾客满意度测量控制程序质量信息控制程序供方管理控制程序纠正预防措施控制程序持续改进控制程序7记录①内部联络单3附 录 A (规范性附录) 内部沟通控制流程图内部沟通控制内部沟通控制相关部门操作说明开始信息情况1、外部信息：产品检验机构、质量技术监督局、认证机构等检查和监测结果及反馈的信息；市场动态；顾客、供应商反馈结果；法律法规、产品标准等2、内部信息：生产过程情况、产品检验和试验情况、质量管理体系运行情况、质量方针和质量目标的实施情况、产品情况、管理层的决议的执行情况、员工的建议、部门间需协调的问题等信息传递• 员工在质量、生产管理方面提出产品质量、服务、交付和过程管理等方面的建议，由建议人填写《内部联络单》，交直属领导审 核，部门负责人核准后，传递相关部门。
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通过在组织内建立适当的内部信息沟通过程，可以促进公司各职能部门和层次间的信息交流、促进部门间的理解与协调，并可作为信息传递的证据，提高质量管理体系的有效性。
2、范围
适用于公司内部信息的沟通和处理。
3、职责
3.1公司各职能部门负责工作范围内信息的收集、传递与沟通；
3.2质量部负责向相关部门传递质量方针（目标）及其完成情况、内部审核结果、日常体系检查结果、更新的法律法规等信息。
4、工作程序
4.1内部信息的分类
4.1.1正常信息，如质量方针（目标）及完成情况、测量和监控记录、内部审核与管理评审报告以及体系正常运行时的其它记录等；
4.1.2（潜在）不符合信息，如内部审核的不合格报告，纠正和预防措施处理单等；
4.1.3紧急信息，如出现重大质量事故等情况下的信息与记录；
4.1.4其它内部信息（如本部门所开展质量活动的信息、员工的建议等）。
4.2内部信息的收集、处理与沟通方式
4.2.1内部信息的收集与处理：
4.2.1.1正常信息的收集与处理：
a.各职能部门依据相关文件的规定直接收集并传递日常正常信息；
b.质量部照质量管理体系文件的规定向相关部门传递质量方针（目标）及其完成情况、内部审核结果、日常体系检查结果、更新的法律法规等信息。
4.2.1.2（潜在）不符合信息的处理详见《改进控制程序》。
4.2.1.3紧急信息（如出现重大质量事故）的处理，由发现部门迅速传递给质量部或相关负责人组织处理，可采用电话等方式。
4.2.1.4其它内部信息的处理；可以《内部联络单》反馈给相关部门。
4.2.2内部信息沟通方式包括：
信息沟通方式可以采用会议、讨论交流、书面资料、质量记录、内部联络单、局域网、电话、布告栏等方式予以传递,沟通后要记录在《内部沟通记录表》中。
4.3对质量管理体系运行过程中各类沟通的记录按照《质量记录控制程序》进行控制。
5、相关文件
5.1《改进控制程序》
5.2《质量记录控制程序》
6、质量记录
6.1《内部联络单》
6.2《内部沟通记录表》。