三体系认证之沟通与交流程序

沟通与交流程序 THS/QESM-02-09

1. 目的

为了及时、准确地收集、传递及反馈有关信息，作好信息的有效管理，特制定本程序。

2. 适用范围

适用于公司内部协商与信息交流，以及与外部各方的信息交流。

3. 职责

3.1 行政部负责内部信息的协商与交流的管理，与上级部门、政府部门的沟通，以及相关方投诉的答复；

3.2 负责质量/环境/安全的法律法规及监视和测量、认证机构等相关信息的处理；3.2 工程部负责监督检查其下属部门对相关方信息和投诉处理的落实情况；

3.3 项目部负责与顾客相关的信息交流，包括对其管理区域内相关方投诉的处理。

4. 工作程序

4.1 信息的分类

4.1.1 外部信息

a. 房产局、地方监测站、消防局、劳动局、认证机构等监测或检查的结果以及反馈的信息；

b. 国家政策法规标准类信息，如质量/环境/安全法律法规、条例、产品标准及其变化等；

c. 相关方反馈的信息及其投诉等，相关方指顾客、供应商、运输公司及任何对公司的服务质量、安全状况有关的人和组织；

d. 其他外部信息，如公司各部门直接从外部获取的有关服务质量/环境/安全方面的信息。

4.1.2 内部信息

a. 日常信息，如方针、目标指标、监测记录、检验结果、内部审核与管理评审报告、有关产品质量状况、化学物质的特性、安全数据以及体系正常运行时的其他信息等；

b. 不符合(或潜在不符合)信息，如产品不合格报告、体系内审的不符合报告、纠正和预防措施处理单等；

c. 紧急信息：如出现重大质量事故、火灾、洪涝灾害、化学危险品泄漏、重大伤亡事故等情况下的信息；

d. 其他内部信息：如员工的建议等。

4.2 信息的收集与处理

4.2.1外部信息的收集与处理

4.2.1.1 由行政部负责对地方监测站、劳动局、认证机构等监测、检查结果及反馈信息的收集，行政部将相关信息传递到公司相关部门，当监测或检查结果出现不符合情况

时，按照《纠正和预防措施控制程序》的要求进行处理。对于法律法规、技术标准类的资料信息由行政部负责收集、更新、整理。发放要求详见《法规和其他要求控制程序》及《文件控制程序》。

4.2.1.3 工程部分别负责与合同方、物料供应商等进行信息沟通，对其健康安全施加影响，详见《相关方控制规定》。

4.2.1.4 项目部经理负责与顾客的信息联络，以满足顾客要求，对来自顾客的相关信息及时处理。当对方有要求时，应在一周内给予解决或答复，可以《信息联络处理单》的形式传递给上级主管部门组织处理。

4.2.1.5各部门直接从外部获取的其他类信息，如质量/环境/安全信息等，在一周内以《信息联络处理单》反馈到行政部、由其负责分类、整理，根据需要传递到相关部门。

4.2.2内部信息的处理

4.2.2.1 日常信息的处理：各部门依据相关文件的规定直接收集（一般采用信息联络处理单及会议的形式)日常正常信息；逐级传递到行政部，行政部负责传递到相关部门。

4.2.2.2 不符合信息的处理详见《不合格品控制程序》及《纠正和预防措施控制程序》。4.2.2.3 紧急信息由发现部门迅速传递给行政部，可用电话、传真等方式。

4.2.2.4 其他内部信息(如员工的建议等)，提供者可以信息联络处理单反馈给相关主管部门或行政部进行处理。

5. 相关文件和记录

5.1 《法规和其他要求程序》

5.2 《纠正和预防措施控制程序》

5.3 《相关方管理规定》

5.4 《不合格品控制程序》

5.5 信息联络处理单