物业管理有限公司办公环境管理规范

办公环境治理规定

为了营造良好的办公环境，提高工作效率，特作如下规定：

1、职员必须严格按公司的考勤制度上班。上午上班后，迅速清洁办公环境并保持办公环境的整洁，不得在办公室内放置杂物，办公桌及办公用品摆放整齐有序，花木摆放整齐美观。

2、职员须着公司制服上班，服装整洁洁净，佩带工作牌并注意仪容仪表。

3、工作时刻要保持办公室安静，不得高声喧哗。

4、接待来访应起身笑脸相迎，做到态度和气，彬彬有礼；来客告辞，应起身相送。接待来客询问不得泄露公司相关机密。

5、认真履行岗位职责，集中精力做好本职工作。工作时刻不得离岗、窜岗、不在办公室接待亲朋好友，不聚众谈天，不上网谈天、游戏，不打瞌睡，不得在办公室内吃零食，严禁吸烟。

6、办公桌上不准摆放公司文件或资料，各类记录本应按规定存档，不得遗失。未经同事同意不得动用他人物品。所有合同或公司文件、质量治理资料外借需经服务中心经理审批。

7、禁止用办公电话拨打私人电话，一经发觉扣罚同等金额两倍电话费；使用办公设备（复印机）应经审批，并按操作程序进行操作，否则，造成设备损坏的，由使用者负责赔偿。

8、参加会议，应提早五分钟到会，关闭通讯设备，保持会场安静，并做好会议笔记。

9、下班或因事离开办公室时，应关闭灯具、电器及门窗，并将座椅贴靠办公桌。

10、爱护公物、节约使用办公用品。

物业主任岗位职责

物业助理岗位职责岗位名称：前台

物业助理岗位职责岗位名称：治理员

业主收楼流程

1、接待：请业主出示：《收楼通知书》、购房合同、备案表、身份证

原件、供楼银行存折（卡）、业主及同住人相片各2张。收下《收楼通知书》、复印购房合同、备案表，复印业主身份证3份（一份住户服务中心留底，一份财务留底，一份交银行办理治理费水费托收），复印银行存折（卡）3份（同上）。原件交还业主，复印件留存。

注：

1)假如是业主托付收楼的，需提供业主身份证原件、经律师签署

的《授权托付书》、被托付人身份证原件；公司购买的，需出示公司营业执照原件，法定代表人身份证原件，加盖公司公章的《授权托付书》，被托付人身份证原件；业主假如是两个人或两个以上的，办理手续时也必须是两个人或以上。否则必须有未到场业主的身份证原件和《授权托付书》。

2)我公司与工行、建行、中行、农信社四家银行合作办理托收事

项。假如业主提供的是工行银行卡，则必须业主本人在住户服务中心领取《个人划款授权书》后，前往中山市工行营业网点办理好托收手续后，再到住户服务中心办理下一步手续。

3)必须是中山市本地银行存折（卡）。

4)身份证正反面都要复印。

2、收费：预收三个月治理费及住宅专项维修资金（现金）。

注：

1)治理费开始计费时刻以《收楼通知书》注明时刻为准。送治理

费的依旧要收取三个月现金。预收三个月指的是从实际收楼之日起预收三个月。之前有欠费的一定要补齐。收费金额要准确无误，使用验钞机点钞以幸免收到假钞。

2)收取维修资金时，请填写《中山市住宅维修资金缴款通知书》，

缴款人出现二人时，请填写办理人（业主）一人即可；此通知书不得涂改，并让业主在缴款人确认签名处签名并按指模，另附带缴款人身份证复印件签名按指印（注明此复印件用途，业主联系电话）。无需银行卡复印件。住房维修资金治理单位处请盖上：中山金总管物业治理有限公司公章（在卢总处）；收款收据上必须写明大翼龙苑（）幢（）单元（）房，不能将“幢”

写成“栋”。注意提醒业主保留好收据。等维修资金存入银行后，通知业主以收据换存折并进行签收登记。

3)相关单位面积以备案表上所注建筑面积为准。

4)假如业主对治理费计费时刻有异议，则应予以合理解释。比较

常见的是业主因为漏水、裂缝等问题拒绝收楼，等维修好通知业主再次收楼时，业主表示推迟收楼是由于房屋质量问题，要求治理费计费时刻应以实际收楼时刻开始计算。还有的业主本

身不急于收楼，因此有意找出一些问题，要求整改好之后再收楼，等整改完成通知再次收楼时，则业主一拖再拖，甚至拖个一年半载的，关于此类业主，一定要做到以礼相待，但又必须坚持原则。明确告知业主，依照合同约定，不属于房屋主体结构等严峻质量问题，业主不得拒绝收楼。因此，业主推迟收楼是违约行为。房屋属于一种专门商品，出现一些如此那样的质量问题，属于建筑质量通病，任何房屋都专门难完全幸免。重要的是业主报修之后能够得到及时处理。假如和业主解释不通的，则应及时向上级主管报告处理。

3、验房：带业主验房，抄水表底数，请业主在房屋验收表上签名。

注：

1)验房过程中，要对业主提出的问题予以合理解释。并尽量主动

引导业主思维。如将业主思维往装修方向引，告知装修时需注意事项，如哪些能够拆，哪些不能拆，对讲机底板勿丢失，阳台不能封闭，厨房排烟管不能拆改，需要设计图纸等，从而掌握主动。

2)水表应如实准确抄底数，以免日后发生纠纷。

4、签约：签署《前期物业服务协议》、《临时治理规约》、《银行划款

授权书》、填写《业主家庭情况登记表》、《物业接收证明书》。

5、交接：向业主发放《住户手册》、《装饰装修指南》、业主卡两张、

钥匙，并在相关记录本上登记。

注：

1)《前期物业服务协议》、《临时治理规约》差不多上一式两份，

要签名按手印，住户服务中心和业主各一份。

2)假如业主花太多时刻研读，则提醒那些只是格式条款，差不多

内容差不多上差不多的，只是一个形式而已，还望业主抓紧时

刻签署其它文件。

3)工行托收是业主事先到工行网点办理好后将资料交给我们。

4)物业接收证明书上一定要注明钥匙等物品名称及数量明细。并

现场予以解释。

5)钥匙包括入户门钥匙（工程钥匙1条，另一条留存服务中心，

标准钥匙6条，信箱钥匙2条，有的房屋还有厨房阳台钥匙3

条）。

6)提醒业主电的开通需要业主本人携带购房合同、备案表、身份

证、银行卡等到三乡供电公司办理。详情请致电95598。供电公

司开通电之后，会将通电办理表交至住户服务中心。住户服务

中心应做好保存，以备查验。

6、整理好资料，将相关信息及时录入电脑。将资料分类及存档。