物业管理有限公司办公环境管理规范

办公环境治理规定为了营造良好的办公环境，提高工作效率，特作如下规定：1、职员必须严格按公司的考勤制度上班。

上午上班后，迅速清洁办公环境并保持办公环境的整洁，不得在办公室内放置杂物，办公桌及办公用品摆放整齐有序，花木摆放整齐美观。

2、职员须着公司制服上班，服装整洁洁净，佩带工作牌并注意仪容仪表。

3、工作时刻要保持办公室安静，不得高声喧哗。

4、接待来访应起身笑脸相迎，做到态度和气，彬彬有礼；来客告辞，应起身相送。

接待来客询问不得泄露公司相关机密。

5、认真履行岗位职责，集中精力做好本职工作。

工作时刻不得离岗、窜岗、不在办公室接待亲朋好友，不聚众谈天，不上网谈天、游戏，不打瞌睡，不得在办公室内吃零食，严禁吸烟。

6、办公桌上不准摆放公司文件或资料，各类记录本应按规定存档，不得遗失。

未经同事同意不得动用他人物品。

所有合同或公司文件、质量治理资料外借需经服务中心经理审批。

7、禁止用办公电话拨打私人电话，一经发觉扣罚同等金额两倍电话费；使用办公设备（复印机）应经审批，并按操作程序进行操作，否则，造成设备损坏的，由使用者负责赔偿。

8、参加会议，应提早五分钟到会，关闭通讯设备，保持会场安静，并做好会议笔记。

9、下班或因事离开办公室时，应关闭灯具、电器及门窗，并将座椅贴靠办公桌。

10、爱护公物、节约使用办公用品。

物业主任岗位职责物业助理岗位职责岗位名称：前台物业助理岗位职责岗位名称：治理员业主收楼流程1、接待：请业主出示：《收楼通知书》、购房合同、备案表、身份证原件、供楼银行存折（卡）、业主及同住人相片各2张。

收下《收楼通知书》、复印购房合同、备案表，复印业主身份证3份（一份住户服务中心留底，一份财务留底，一份交银行办理治理费水费托收），复印银行存折（卡）3份（同上）。

原件交还业主，复印件留存。

注：1)假如是业主托付收楼的，需提供业主身份证原件、经律师签署的《授权托付书》、被托付人身份证原件；公司购买的，需出示公司营业执照原件，法定代表人身份证原件，加盖公司公章的《授权托付书》，被托付人身份证原件；业主假如是两个人或两个以上的，办理手续时也必须是两个人或以上。

否则必须有未到场业主的身份证原件和《授权托付书》。

2)我公司与工行、建行、中行、农信社四家银行合作办理托收事项。

假如业主提供的是工行银行卡，则必须业主本人在住户服务中心领取《个人划款授权书》后，前往中山市工行营业网点办理好托收手续后，再到住户服务中心办理下一步手续。

3)必须是中山市本地银行存折（卡）。

4)身份证正反面都要复印。

2、收费：预收三个月治理费及住宅专项维修资金（现金）。

注：1)治理费开始计费时刻以《收楼通知书》注明时刻为准。

送治理费的依旧要收取三个月现金。

预收三个月指的是从实际收楼之日起预收三个月。

之前有欠费的一定要补齐。

收费金额要准确无误，使用验钞机点钞以幸免收到假钞。

2)收取维修资金时，请填写《中山市住宅维修资金缴款通知书》，缴款人出现二人时，请填写办理人（业主）一人即可；此通知书不得涂改，并让业主在缴款人确认签名处签名并按指模，另附带缴款人身份证复印件签名按指印（注明此复印件用途，业主联系电话）。

无需银行卡复印件。

住房维修资金治理单位处请盖上：中山金总管物业治理有限公司公章（在卢总处）；收款收据上必须写明大翼龙苑（）幢（）单元（）房，不能将“幢”写成“栋”。

注意提醒业主保留好收据。

等维修资金存入银行后，通知业主以收据换存折并进行签收登记。

3)相关单位面积以备案表上所注建筑面积为准。

4)假如业主对治理费计费时刻有异议，则应予以合理解释。

比较常见的是业主因为漏水、裂缝等问题拒绝收楼，等维修好通知业主再次收楼时，业主表示推迟收楼是由于房屋质量问题，要求治理费计费时刻应以实际收楼时刻开始计算。

还有的业主本身不急于收楼，因此有意找出一些问题，要求整改好之后再收楼，等整改完成通知再次收楼时，则业主一拖再拖，甚至拖个一年半载的，关于此类业主，一定要做到以礼相待，但又必须坚持原则。

明确告知业主，依照合同约定，不属于房屋主体结构等严峻质量问题，业主不得拒绝收楼。

因此，业主推迟收楼是违约行为。

房屋属于一种专门商品，出现一些如此那样的质量问题，属于建筑质量通病，任何房屋都专门难完全幸免。

重要的是业主报修之后能够得到及时处理。

假如和业主解释不通的，则应及时向上级主管报告处理。

3、验房：带业主验房，抄水表底数，请业主在房屋验收表上签名。

注：1)验房过程中，要对业主提出的问题予以合理解释。

并尽量主动引导业主思维。

如将业主思维往装修方向引，告知装修时需注意事项，如哪些能够拆，哪些不能拆，对讲机底板勿丢失，阳台不能封闭，厨房排烟管不能拆改，需要设计图纸等，从而掌握主动。

2)水表应如实准确抄底数，以免日后发生纠纷。

4、签约：签署《前期物业服务协议》、《临时治理规约》、《银行划款授权书》、填写《业主家庭情况登记表》、《物业接收证明书》。

5、交接：向业主发放《住户手册》、《装饰装修指南》、业主卡两张、钥匙，并在相关记录本上登记。

注：1)《前期物业服务协议》、《临时治理规约》差不多上一式两份，要签名按手印，住户服务中心和业主各一份。

2)假如业主花太多时刻研读，则提醒那些只是格式条款，差不多内容差不多上差不多的，只是一个形式而已，还望业主抓紧时刻签署其它文件。

3)工行托收是业主事先到工行网点办理好后将资料交给我们。

4)物业接收证明书上一定要注明钥匙等物品名称及数量明细。

并现场予以解释。

5)钥匙包括入户门钥匙（工程钥匙1条，另一条留存服务中心，标准钥匙6条，信箱钥匙2条，有的房屋还有厨房阳台钥匙3条）。

6)提醒业主电的开通需要业主本人携带购房合同、备案表、身份证、银行卡等到三乡供电公司办理。

详情请致电95598。

供电公司开通电之后，会将通电办理表交至住户服务中心。

住户服务中心应做好保存，以备查验。

6、整理好资料，将相关信息及时录入电脑。

将资料分类及存档。

注：1)所有资料务必齐全，勿遗漏。

需细致清点核对。

2)需要提交财务的资料（用于办理托收资料的及替业主代存维修资金的缴款通知书）单独存放，及时提交给财务并要对方签收。

银行划款授权书上要注明银行开始扣费时刻。

3)需要录入电脑的信息包括收费信息（治理费、维修资金）、银行划款账号信息、业主资料信息。

业主资料信息包括：房号、房屋面积、业主姓名、身份证号码、联系电话、收楼时刻、治理费开始收费时刻、备注。

有几个业主写几个业主，有几个电话留几个电话。

4)未能成功收楼的要做好记录和统计，要做好跟进。

及时催收楼。

业主装修流程1、装修申报：由业主到治理处填写《装修申请表》并附装修方案，报服务中心审批。

注：办理装修前，必须办理收楼手续，缴清所有未缴费用。

物业治理处应确认申报人身份，非业主装修必须有业主的书面同意书及申报人的身份证原件及复印件。

以免出现纠纷。

装修负责人必须出示身份证原件及复印件。

托付装修单位装修的，必须有装修单位的资质证明（营业执照）及法人代表身份证原件复印件。

必须提供符合要求的电脑制作打印的装修设计图纸。

包括房屋原平面图、平面布置图、拆图、水路图、电路图、电力系统图。

各图纸设计必须一致，严禁自相矛盾。

严禁拆改梁、柱、楼板、房屋外立面及连接阳台的任何门、窗、墙体。

必须提供真实有效的电工证。

2、装修审批：物业公司详细审查装修图纸，三个工作日内予以批复。

注：审批图纸时必须小心慎重，以免出现漏洞。

要求必须是电脑设计制作打印，严禁手绘。

严禁对图纸手动进行更改，各图纸设计必须一致，严禁自相矛盾。

门、窗、墙体等的标示务必正确规范，以免日后发生纠纷。

顶层房屋的要求提供阁楼的设计图纸。

图纸设计必须符合我方的规定和要求，凡是不符合我方要求的，一律不得通过审批。

应通知业主领回原来设计图纸，直至提供符合要求的设计图纸为止。

3、签订协议，缴纳相关费用，办理相关证件。

审批合格的，通知业主到服务中心签订《装修治理服务协议》，缴纳装修保证金2000元，垃圾清运费3元/平方米，办理施工许可证（工本费50元），装修人员出入证（押金20元，工本费10元，正本副本两个，办理时需要提交装修人员身份证复印件一张及近期一寸彩照两张）。

将房号告知电工张贴装修巡查表跟进。

嘱业主妥善保管好各类收据。

如装修保证金收据，出入证押金收据。

告知业主收据遗失则无法办理退款手续。

办理出入证押金退款手续时需要收据、出入证齐全，缺一不可，否则无法办理退款手续。

告知业主装修时需注意重点事项（装修重点提醒）。

及签订防水承诺书。

告知必须指定搬运队搬运。

注：为了简化手续，也能够在业主申报的时候即缴纳相关费用，签订装修协议和相关承诺书，（签订协议我方不签名，装修申请表及装修协议临时不填写装修起止日期，等通过审批后再补齐手续），领取防水验收单（要向业主强调相关事项）。

4、相关信息录入电脑，资料整理分类归档。

办理装修许可证的为正装；完成第一次验收的为已装；装修登记表：房号、业主姓名及电话、装修负责人姓名及电话、是否缴纳相关费用（治理费、保证金、垃圾清运费）、办证期限、延期期限、第一次验收时刻/结果、第二次验收时刻/结果、备注5、装修现场监督检查：检查现场是否有施工许可证、工人是否有真实有效的出入证、是否配备灭火器、电工是否有电工证、沉箱、阳台是否做闭水试验、是否违规拆改、野蛮施工、是否关门施工、是否按照规定运送堆放材料垃圾、是否超时施工、门口是否有爱护板等。

发觉违规及时制止并下发整改通知书要求限期整改。

必要时禁止入场、停电、扣除违约金等。

要在巡查表上填写姓名日期。

要求工程部至少每两天巡查一次。

巡查不能走过场，要能够及时发觉问题。

尤其是违规拆墙要及时发觉劝阻并报告。

6、装修验收：业主装修完毕向治理处申请验收，治理处和业主约好时刻进行验收，初次验收合格后一个月申请复验，验收不合格由业主进行整改后再次验收，直至合格。

复验无异常退还押金。

注：验收要紧是看是否违规拆改房屋外立面及连接阳台的门窗墙体。

另外需注意是否安总装漏电开关。

因为原设计未安装总漏电开关，容易导致业主家中漏电时单元总闸跳闸。

还需要注意是否损坏公共设施设备或污染公共环境。

因为电梯厅墙壁没有贴瓷片，易被污染或损伤。

验收时认真检查，假如发觉有污染或损伤，则要求装修单位恢复。

第一次验收合格后，告知业主满一个月之后再次申请第二次验收。

告知业主领取可视对讲机。

两次验收合格后，告知业主能够持装修保证金到服务中心办理退款手续。

具体操作步骤是：服务中心收下业主保证金收据，并为业主开一个收下收据的证明。

叮嘱业主务必妥善保管好此证明，否则到时候无法办理退款手续。

服务中心请款成功之后，通知业主前来领取，并要求业主出示证明，服务中心收下证明后，退还保证金给业主。

假如是非业主本人办理的，则需电话确认，征得业主本人同意。

6、装修治理的各部门配合问题：各部门要严格执行装修治理操作流程，共同配合做好装修治理工作。