文件管理和控制程序OK

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文件管理及记录控制程序(含表格)

文件管理及记录控制程序（ISO9001-2015）1.目的1.1规范质量管理文件的编制、审批、收集、编目、标识、归档、贮存保管、修订审批和修订版别状态的控制要求，以确保管理文件内容的充分性和适宜性,并为持续改进提供依据。

1.2明确文件发布、分发的控制要求，使管理文件有需求使用的单位可及时获取，同时有效防止作废文件的非预期使用。

1.3明确对企业知识进行收集和整合、积累保存、有序传递、共享交流、适时更新的规定，实现企业知识在内部的共享、积累、有序传递和有效应用，2.适用范围适用本公司质量管理体系中所要求的各项程序、办法、标准类、外来文件以及过程中的记录,包括3C及EICC所需要的文件。

3.名词定义3.1管理文件：是指公司管理体系的《管理手册》、程序文件，和确保程序有效运作和控制所需的准则和方法类文件，以及外来文件。

3.2外来文件：3.2.1公司：与公司营运相关的，外部的法律、法规和标准，统称为外来文件。

3.2.2各部门：公司发行的一、二阶文件及各部门自己发行的三、四阶文件为内部文件，其它的统称为外来文件。

3.3受控文本：指文件分发的文本中，必须对文本的修订、分发和作废进行相应识别和控制的每一份文本，皆称为受控文本。

反之称为非受控本。

3.4工作记录：指管理体系运作生成的，即按程序文件要求所生成的格式化的、有关质量管理的结果性记录、证据，统称为工作记录(简称记录)。

3.5发文记录：指相对于特定某一单位而言，依记录的来源状态对记录所做的分类，其中所有从该单位开出的记录，统称为该单位之发文记录。

3.6收文记录：指相对于特定某一单位而言，依记录的来源状态对记录所做的分类，其中所有该单位接收到的其它单位流转或分发性记录，统称为该单位之收文记录。

3.7单一式记录：指同一份记录只需由单一部门填制记载、签核生效，称之为单一式记录。

3.8联单式记录：指同一份记录由两个（含）以上部门同时填制记载、并共同签核完毕方可生效的记录，称之为联单式记录。

3C认证审厂准备资料清单

3C认证工厂审核1．准备与认证产品一致的样品，安排小批量生产（几十台左右，须与认证产品保持一致）型号:PB240A1 物料提前准备（特别是PCB板和电芯交期）审核日期：2023.12.232．确认工厂营业执照经营范围是否有生产经营范围。

OK3．质量体系内部审核资料OK4．准备最近一个批次生产时物料的采购、生产、检验、入库等记录。

（品质负责）.5．质量负责人任命书。

ISO9000管理体系认证证书。

OK一、验厂时必须的程序文件OK1.质量手册体系文件控制程序OK2.质量记录控制程序（记录管理控制程序）OK3.采购与供应商管理控制程序OK4.不合格品控制程序OK5.生产设备管理程序6.产品变更控制程序OK7.认证标志控制程序 OK8.关键元器件定期确认检测控制程序OK9.认证产品例行检查和确认检验控制程序OK10.认证产品一致性控制程序 OK11.仓库管理作业程序12.内部审核程序 OK13.检验试验管理程序（来料检验程序）14.外部质量控制程序15.标样留样管理程序（标识和可追溯性管理程序）OK16.量测和监控设备程序（检验校准、）OK二、表格记录（对应各程序文件）1.程序文件清单OK2.三级文件清单（各部门）3.质量记录清单（各部门）4.外来文件清单OK5.认证资料文件，档案（包括3C标志使用文书等）6.文件发行与回收管制表OK7.营业执照、组织机构代码复印件OK8.路线图采购部1.合格供应商目录（包含检测报告中关键件清单所有供应商，此外还会询问供应商多久审核一次）2.供应商评定表以及日常管理记录3.采购合同或采购订单（要求供应商方面提供3C证书）4.供应商规格书5.3C标志的购买记录(最好提供购买发票)，如果是我们来自己印刷标志，需要提前向CQC申请《3C标志印刷批准书》，并保存付款发票，注意后续续年费。

品质部1.来料检验报告（IQC包含检测报告中关键件清单。

例如功能板PCBA、pcb、外壳等）2.首件检验报告（IPQC）3.出货检验报告（QA）4.日常巡检报告(IPQC)5.QA检验报告（包括不合格产品品质部处理办法以及文件记录、返工流程或返工单）6.物料承认书7.静电测试记录OK8.相关生产设备外部校准证书OK工程部1.产品组装生产流程，生产作业指导书（SOP）、测试作业指导书（SIP）、设备操作规则。

IATF16949-文件和记录控制程序

文件和记录控制程序1、目的确保文件的编制、审核、审批、发布与更改的职责和程序规定，以及为提供符合要求及质量管理体系有效运行的证据而建立的记录的标识、储存、保护、检索、保留和处置所需的控制要求。

2、范围适用于本公司质量管理有关的文件、记录，包括与本公司质量管理体系有关的外来文件和为提供符合要求及质量管理体系有效运行的所有证据记录（图面管理规定另定）。

3、职责3.1各职能部门：提出文件制定、修订、废止申请，编辑文件内容；受控文件的规定、审核、批准、签收、保管、执行。

3.2文管中心：负责依本程序规定执行审校、制作、记录、发型、回收、销毁和节约等受控作业；受控文件的原稿及行管记录的保管。

负责记录、整理、编号、整理、借阅、维护和清理等工作。

3.3相关部门：参与文件制定、修订、废止作业中的会签工作。

受控文件的会签、签收、保管、执行。

45、补充说明5.1文件的分类5.1.1内部文件：本公司内部自行规划后参考外来资料制定发型的书面文件，如质量手册、程序文件、作业指导书、表单等。

5.1.2文件受控、非受控的界定5.2.1受控文件指，需随时保持最新有效版本的文件，文件的制定、审批、修改、发放、回收、作废均需依规定执行，并在《文件发放、回收登记表》中登记。

5.2.2应在受控文件封面或首页“受控”印章，以让使用者明确其受控状态。

本公司复印的受控文件一律需要重新加盖“受控”印章，否则视其不再受控状态内，但对于大量使用的记录表单，除进行编号按要求管理外，不盖“受控”章。

5.2.3非受控恩家是指只具有暂时作用，不需作更新管理的文件，也无其他控制要求。

如公司为了宣传等目的向外发放或向客户发放的文件就为非受控文件。

对于暂时在生产现场使用的文件需盖参考章。

5.35.45.4.1一至二阶文件编号原则：**(文件类别)----**(流水号01~99)文件类别：一阶文件：QM二阶文件：QP三阶、四阶文件编码原则见(附件一)5.4.2外来文件******(时间代码：年、月、日各取两位)***(流水码：001-999)5.4.3所有文件版本以01,02,03,04……..之原则表示。

TS16949-2009_过程_OK

4.1主要过程的识别
过程是为顾客（内部的或外部的）提供产品和服务的一系列活动。

过程开始于输入，以输出为结束。

我们把过程分为三种类型：顾客导向过程、管理过程和支持过程。

顾客过程会直接对顾客产生影响；支持过程为支持顾客过程功能的过程；管理过程是对顾客导向过程和支持过程的统筹和管理。

顾客导向过程：COP1：（市场开发）合同评审
COP2：过程设计与开发
COP3：产品制造过程
COP4：工程更改
COP5：交付
COP6：售后服务（顾客满意度）
支持过程：SP1：文件和记录管理
SP2：人力资源管理
SP3：设施、设备管理
SP4：供应商管理
SP5：采购管理
SP6：工装管理
SP7：顾客财产管理
SP8：产品贮存、防护
SP9：监视和测量装置管理
SP10：产品与过程的监视与测量
SP11：不合格品控制
SP12：统计与数据分析
管理过程：MP1：经营计划
MP2：管理评审
MP3：内部审核
MP4：预防与改进
MP5：财务管理
4.2各过程之间的关联
通过矩阵图对各过程的相互作用进行描述，本公司主要过程的识别和相互关系，其中管理过
备注：★表示主办部门◎表示协办部门
4.6过程关系图。

文件控制程序

文件控制程序在现代社会中，文件管理变得越来越重要。

无论是企业还是个人，日常生活中都离不开各种文件的处理、存储和管理。

于是，文件控制程序应运而生，帮助我们更高效地管理这些文件。

接下来，我想聊聊它的功能、重要性以及在实际应用中的一些感受。

一、文件控制程序的基本功能1.1 文件分类与整理文件控制程序的首要功能就是文件的分类与整理。

想象一下，你的电脑上有成百上千个文件，杂乱无章，找一个重要的合同得花费好一会儿时间。

文件控制程序通过设定规则，把文件按照类型、日期或项目进行分类，这样一来，我们只需几个点击，就能迅速找到需要的文件。

这样的功能大大提高了我们的工作效率，节省了大量的时间。

1.2 权限管理除了分类，文件控制程序还负责文件的权限管理。

对一些敏感文件，必须设置访问权限，确保只有授权人员才能查看或编辑。

这一点在企业中尤为重要。

试想，如果每个人都能随意查看公司机密，后果不堪设想。

通过合理的权限管理，文件控制程序可以为我们提供更安全的工作环境。

二、文件控制程序的重要性2.1 提高工作效率文件控制程序的重要性在于它能显著提高我们的工作效率。

每天的工作中，我们需要处理大量的文件，如果没有一个有效的管理系统，我们就会像无头苍蝇一样，到处碰壁。

文件控制程序通过自动化的功能，让我们能集中精力在更重要的事情上，比如分析数据、策划项目等。

2.2 确保文件安全其次，文件控制程序能确保文件的安全性。

在数字时代，信息安全成了一个不容忽视的话题。

数据泄露、文件丢失等事件时有发生，而文件控制程序通过备份和加密措施，能够最大程度上保护我们的数据安全。

每当我看到程序自动备份我的文件时，心里总是感到一阵安心。

2.3 促进团队协作最后，文件控制程序还促进了团队之间的协作。

大家都知道，在团队工作中，信息共享是非常重要的。

通过文件控制程序，团队成员可以方便地共享文件，查看最新版本，进行协作编辑。

这种实时的沟通与合作，让我们的工作更加顺畅。

三、实际应用中的体验3.1 便捷的操作界面在使用文件控制程序的过程中，我最欣赏的就是它的操作界面。

001文件与资料管理程序OK

1.目的:使品质系统所有文件与资料得以管制，以确保各相关部门能够及时获得正确有效的文件与资料。

2.范围:与本公司品质系统相关的公司内外提供的相关文件与资料均适用。

3.权责:3.1内部文件与资料制订、废止与收发管制权责表：3.2外来文件与资料，若为客户提供之承认书、图纸与相关技术资料由工程课长审核，且于工程课保存（除图纸外），其它资料由管理代表审核，由文管中心保存。

3.3文件审核过程中发现问题，如有手改现象，由审核人在手改处签名确认。

4.定义:4.1一阶文件：品质手册，说明品质系统原则与管理重点之系统指导文件。

4.2二阶文件：程序文件，供管理者控管跨部门作业流程之文件。

4.3三阶文件：作业规范，规范作业者行为工作标准或指导书。

4.4四阶文件：品质记录(各类表单)：用来记录执行结果之表格或报告书。

4.5外来文件：外来标准、法规及有关的技术资料。

5.作业内容:5.1作业流程图(如附件一)。

5.2文件制作规范：本规定限于二阶文件适用。

5.2.1封面制作规范：封面必须包括(见附件二)。

5.2.1.1中英文厂名：至一制品实业有限公司Mind Well Design Mfr. Ltd；5.2.1.2文件名称：一、二阶文件名称；5.2.1.3文件编号：详见文件编号规则(5.5)；5.2.1.4制订单位：见5.5.2部门代码中单位名称；5.2.1.5版本／次：详见5.6相关内容；5.2.1.6总页数：详见5.6相关内容；5.2.1.7制订日期：制作文件的时间；5.2.1.8发行日期：以所盖文件发行章的日期为准；5.2.1.9核准、审核及制订人签名：核准、审核人必须签名或盖章作实。

5.2.2内页制作规范：必须包括(见附件三)：5.2.2.1厂名：必须注明，位于外框最左上角，使用黑体20号粗体字。

5.2.2.2文件名称：位于正文及厂名之间左端，使用黑体22号粗体字。

5.2.2.3文件编号，版本/次及页次位于正文及厂名之间右端，使用黑体14号字。

文件控制程序的基本要求记录控制程序

文件控制程序的基本要求记录控制程序
文件控制程序的基本要求包括以下几个方面：
1. 文件存储管理：能够对文件进行存储管理，包括文件创建、文件打开、文件关闭、文件读取、文件写入、文件删除等操作。

还需要支持文件的命名和路径管理，确保文件能够被正确地定位和访问。

2. 文件权限管理：能够定义和管理文件的读取和写入权限。

程序应该能够对文件进行权限控制，只允许有权限的用户对文件进行读取和写入操作。

3. 文件备份和恢复：能够对文件进行备份和恢复操作。

程序应该能够定期对文件进行备份，以防止文件丢失或损坏。

同时，当文件丢失或损坏时，程序应该能够通过恢复操作将文件恢复到原来的状态。

4. 文件版本管理：能够对文件进行版本管理。

程序应该能够追踪文件的修改记录，并能够在需要时恢复到之前的版本。

还需要支持文件的版本比较，以便用户能够查看文件的修改历史。

5. 文件索引管理：能够对文件进行索引和搜索。

程序应该能够建立文件的索引，以便用户能够快速地搜索和定位到需要的文件。

还需要支持文件的标签和分类管理，以便用户能够更方便地组织和管理文件。

总之，文件控制程序的基本要求是能够对文件进行存储、权限、备份、恢复、版本和索引管理，以提供有效的文件管理和控制功能。

文件控制程序及流程

文件控制程序及流程摘要：文件控制程序是一种用来管理和维护电子文件的软件工具。

本文将介绍文件控制程序的作用和重要性，以及其在组织中的应用和实施流程。

通过合理有效地使用文件控制程序，组织能够更好地管理和保护其重要的电子文件。

引言在当今数字化的时代，电子文件扮演着组织运营不可或缺的角色。

为了确保文件的安全性、准确性和一致性，文件控制程序变得至关重要。

通过实施文件控制程序，组织能够追踪、控制和监督文件的创建、修改、存储和共享。

一、文件控制程序的作用和重要性文件控制程序对组织具有以下作用和重要性：1. 提高组织的工作效率。

通过文件控制程序，组织能够快速找到所需的文件，避免了大量的时间浪费在寻找文件上。

此外，文件控制程序还可以保证文件按照一定的规范命名和存储，进一步提高工作效率。

2. 保护文件的安全性。

文件控制程序可以建立文件的权限管理机制，只有授权人员才能访问、修改或删除文件。

这可以防止未经授权的人员接触敏感信息，以及避免意外或故意的文件丢失和损坏。

3. 确保文件的准确性和一致性。

文件控制程序可以记录文件的修改历史和版本信息，以便追踪和审计文件的变动。

这有助于保证文件的准确性和一致性，避免因为多个版本的文件导致混乱和错误。

二、文件控制程序的应用文件控制程序在组织中的应用可以涵盖以下几个方面：1. 文件的创建和命名。

文件控制程序可以规范文件的创建和命名规则，确保文件的统一性和易识别性。

例如，可以规定文件名中包含日期、类型和相关主题等关键信息。

2. 文件的存储和备份。

文件控制程序可以确定文件的存储位置，并确保适当的备份策略。

通过合理的存储和备份，可以保证文件的安全性和可恢复性，在发生意外或故障时能够及时恢复文件。

3. 文件的权限管理。

文件控制程序可以规定文件的访问权限，确保只有授权人员才能访问和修改文件。

这有助于保护敏感信息，防止未经授权的人员进行非法访问。

4. 文件的修改和版本控制。

文件控制程序可以记录文件的修改历史和版本信息，以便追踪和审计文件的变动。

文件控制程序

文件控制程序简介文件控制程序是一种用于管理和控制文件系统中文件的程序。

它提供了一系列功能，包括创建、查看、编辑、复制、移动和删除文件，以及管理文件的权限和属性等。

文件控制程序广泛应用于操作系统和应用程序中，使用户可以方便地管理和操作文件。

功能文件控制程序通常具有以下功能：1. 创建文件文件控制程序允许用户创建新的文件。

用户可以指定文件的名称、路径和类型等属性，并在文件系统中创建相应的文件。

创建文件时，文件控制程序通常会检查文件名的合法性，并确保文件的唯一性。

2. 查看文件文件控制程序允许用户查看文件的内容。

用户可以选择浏览整个文件或指定查看文件的部分内容。

文件控制程序通常提供了多种查看方式，包括文本方式、图形方式等。

3. 编辑文件文件控制程序允许用户编辑文件的内容。

用户可以修改文件的文本、添加新的内容，或删除不需要的内容。

文件控制程序通常提供了常用的编辑功能，如剪切、复制、粘贴等。

4. 复制文件文件控制程序允许用户复制文件。

用户可以选择将文件复制到不同的位置，或在同一位置创建文件的副本。

复制文件时，文件控制程序通常会检查目标位置的合法性，并确保复制的文件唯一性。

5. 移动文件文件控制程序允许用户移动文件。

用户可以选择将文件移动到不同的位置，或修改文件的路径和名称等属性。

移动文件时，文件控制程序通常会检查目标位置的合法性，并确保文件的唯一性。

6. 删除文件文件控制程序允许用户删除文件。

用户可以选择删除文件，并将其从文件系统中永久删除。

删除文件时，文件控制程序通常会提示用户确认操作，并确保用户拥有相应的权限。

7. 管理文件权限和属性文件控制程序允许用户管理文件的权限和属性。

用户可以设置文件的访问权限，如读、写、执行等。

文件控制程序还可以管理文件的属性，如文件大小、创建时间、修改时间等。

应用实例文件控制程序应用广泛于各种操作系统和应用程序中，提供了方便的文件管理功能。

操作系统操作系统中的文件控制程序提供了对文件系统的管理和操作功能。

文件管理控制程序

1. 目的：对质量/环境管理体系有关文件进行控制，确保各有关场所使用文件均为现行有效版本。

2. 适用范围：适用于质量/环境管理体系有关文件的控制。

3. 职责分配3.1品质负责质量/环境管理体系文件的发放、更改控制和管理。

3.2总经理负责《管理手册》、《程序文件汇编》的批准、发布和实施。

3.3体系负责人负责《管理手册》、《程序文件汇编》的审核，并负责三级文件中管理性文件的批准、发布和实施。

3.4各部门负责本部门职责内相应文件的编制。

4. 工作程序4.1文件的分类4.1.1管理手册（描述了公司质量/环境管理体系的范围）4.1.2程序文件（包含了为质量/环境管理体系所编制的通用程序文件和专用程序文件）4.1.3三级文件：技术性文件（包括作业规范、技术标准、检验规程等）、管理性文件（包括管理制度、管理方案、工作标准、考核奖惩制度等）、记录（含质量/环境记录）及公司所确定的策划和运行质量管理体系所需的外来文件。

4.2文件分为“受控”文件和“非受控”文件，受控文件盖“受控”章并注分发号，非受控文件不作标记，也不受更改控制。

4.3文件编写、审核、批准、编号为确保文件是充分与适宜的，文件在发布前应严格按以下规定进行审批。

4.3.1管理手册、程序文件统一由体系负责人组织人员编写，并负责审核，总经理批准。

4.3.2技术性文件由各有关部门编写，各部门负责人审核，主管领导批准。

4.3.3管理性文件由各部门根据实际情况进行编制，部门负责人审核，体系负责人批准。

4.3.4文件编制完成后，由品质部确定文件发放范围（包括某些对环境产生影响的关键的岗位），填写“文件发放/回收登记表”，报体系负责人审批后发放。

4.3.5各类文件的编写应尽量标准化，能采用统一格式的要采用统一格式。

4.3.6文件编号：A.质量/环境管理体系文件编号1)管理手册的编号：**/QM -2022第一组字母表示本公司的代号：**——“昆山凯欧光电科技有限公司”第二组字母表示手册代号：Q M——“管理手册”；第三组数字表示该手册产生的年份，如2022（年）写作“2022”2）程序文件的编号：**-QP -□□；标注在每个程序文件首页标题的右侧；第一组文字表示程序文件代号：**——“昆山凯欧光电科技有限公司”；第二组字母表示手册代号： Q P——“程序文件”第三组□□表示序列号。

文件化信息管理控制程序

1、目的规范质量安全管理体系有关的文件、资料和记录（电子档）管理控制过程，确保公司部门运作和各过程方法间的沟通，提高整体管理水平，保持质量安全体系文件化信息的规范性、统一性、正确性、有效性、适用性以及受控和最新版本。

2、范围适用于本公司质量安全管理体系相关的文件、资料和记录（电子档）以及外来文件。

3、权责总经理：负责批准《质量安全管理手册》、《员工手册》、《HACCP计划》、《食品安全防护计划》、《XX年度培训计划》、《采购申请》、《合格供应商》以及其他财务制度和合同（金额超过5000元及以上）等。

管理者代表/食品安全小组组长：负责质量安全体系相关文件化信息（除报总经理批准外）的批准，为我司体系文件的主控责任人。

食品安全小组（专职体系维护人员）：负责对质量安全体系文件化信息的编制和评审，收集与质量安全管理体系有关外来文件（法规、标准和资料等），为体系文件归口管理部门。

（品管）体系文控员：负责体系文件化信息的编号、发放、回收、保存、归档以及作废和销毁具体处理。

各部门：负责本部门相关文件化信息的编制、领取、使用和保管，并对本岗位流程和操作文件化信息评审和更新。

4、定义文件化信息：组织需控制和保持的信息及其包含它的介质。

手册：第一层次文件，包括管理手册、员工手册、财务手册、产品手册等，即本公司的经营宗旨、方针和策略等，为公司的管理提供方向、框架和纲领性文件。

程序文件：第二层次文件，即本公司工作流程，体现过程方法的规定和说明。

支持性文件：第三层次文件，包括作业指导书、管理规定、操作指引、图纸和影像等，即本公司为确保产品质量安全，人员、产品、卫生、工艺及设备操作等方面所规定的具体过程方法（在什么时间、什么地方、谁负责，怎么操作，谁监督检查、效果如何、异常怎么处理等）。

记录：第四层次文件，包括培训记录、会议记录、检验记录、卫生记录、操作记录等，即可证实本公司质量安全管理体系建立、运行、验证和审核有关的证据，要求“及时、真实、准确、清晰”。

文件和记录管理控制程序

文件与记录管理控制程序文件编号：XTQ-QP-001版本：A0编制：日期：审核：日期：批准：日期：深圳市xxx科技有限公司版本历史1 目的为了规范品质文件，使供方及客户之资料，以及其它外部文件得到有效控制，防止使用失效和作废的各类文件，以保证在需要的场合能及时获得最新最正确的文件。

2 适用范围2.1 公司各部门管理文件的编制、管制方法。

2.2 供方及客户文件（如技术图纸、测试报告、使用说明书等）的控制方法。

2.3 其它外来文件（如适用的法律、法规、行业标准、客户提供的图纸、技术资料等）。

2.4 确保对质量策划和运行所必要的外来文件得到识别，并控制其分发。

2.5 适用于本公司质量管理所要求的所有文件、记录的管理和控制3 定义注释3.1 受控文件：凡是直接影响产品质量的文件、资料、程序文件。

3.2 非受控文件：不影响产品质量的文件或资料，如各类参考资料。

3.3 文件：3.3.1质量方针：由组织的最高管理者正式发布的该组织总的质量宗旨和方向3.3.2质量目标：在质量方面所追求的目的。

3.3.3质量手册：质量管理的纲领性文件，它概括了本公司质量管理的构成及要素（过程）。

3.3.4程序文件：直接支撑质量手册的主要文件，是对各部门运作过程及质量要求的具体说明。

3.3.5作业指导书：它从程序文件中引申出来，详细叙述各部门运作过程及操作规程，它是程序文件的支持性内容。

3.4 记录：凡是质量管理运行中的记录、报告及与产品相关的质量数据均属于记录范围。

4 职责4.1 总经理：批准公司的质量方针/目标、质量手册、程序文件。

4.2 管理者代表：负责制定质量手册及审核相关程序文件。

4.3 各职能部门：负责编写相应的程序文件、作业指导书及相关表格，及时签收和保存受控文件、记录，并将已失效的受控文件、记录退回文控室。

4.4 文控室：负责公司文件、记录表单的编号、审核、存档、发放和管理；负责本公司外来文件、公司受控文件的整体控制，填写《公司文件清单》即受控文件的打印、分发、原版文件、外来文件的保存等。

技术文件管理控制程序

1、目的：明确技术图样与文件的签署、更改及标准化等内容，对技术图样与文件进行有效的控制。

技术文件是公司的核心秘密，是公司能够持续发展并在市场上保持强势竞争力的有力保障，公司的技术文件属于公司所有；公司的每一位员工都有义务和责任保证技术文件的完整性、正确性、系统性以及保密性，为了加强管理并规范员工的行为，特制定本制度，要求本公司员工互相监督、自觉遵守。

2、定义：技术文件是指公司的产品设计图纸，各种技术标准、技术档案和技术资料以及商务合同、客户资源、财务报表等等；技术文件还包括未打印出图的尚在计算机里的图纸资料、技术文档等。

3、范围：适用于产品图样、工艺图样、设计文件和工艺文件的管理。

4、职责：工程部负责技术图样与文件的设计制作人力资源负责技术图样与文件的统筹管理及发放。

5、内容：5.1技术文件的形成与发放5.1.1任何一份技术文件的形成都是公司员工辛勤劳动的成果和员工智慧的结晶，但其中还饱含了公司巨大的前期投入、过程控制和后期经营等因素，显而易见是公司投入了巨大的财力、物力，为每位员工提供了展示自己能力的平台，员工与公司在这个平台上共同进步和发展的过程中形成了种种技术文件。

5.1.2技术文件、技术标准及图纸资料的形成应严格执行设计（编制）、校对、审核三级把关制度；明确各级的责、权、利。

5.1.3技术文件标题栏中的编号、名称、日期，设计、校对、审核、批准等栏中应签署齐全，签署不全的技术文件不得投放到相关部门，更不得使用。

5.1.4图纸投入使用，即投放到各使用单位（部门）之前，必须加盖“文件副本”、“受控文件”章，由人力资源部发放到各使用单位并进行登记，或由使用单位提出申请，人力资源部负责图纸的发放。

5.1.5纸质技术文件或电子档技术文件等由人力资源部收存并负责保管。

员工借阅技术文件应凭部门经理批准的借阅申请单向人力资源部借阅，用完后及时归还，并保证资料的完整性。

5.1.6技术文件的修改必须按级、按各职能部门的业务分管范围执行；技术文件修改前，负责修改部门要提出修改理由及具体内容，交有关领导审批。

文件控制程序

c充分性:文件规定是否包含了整个运作流程和运作细则；
5.11.3若部门评审认为文件的牵涉面较广、需组织其它部门会议讨论的，由文件编制部门组织召开讨论会，并依5.11.2条规定将最终评审结论回传文控中心；
5.11.4文控中心接收到各部门回传的电子档后，对评估结论进行再次评估，对于认为部门评审不合理或与相关文件有冲突之处要求部门进行重新评估；
4.1管理者代表:负责主导公司各体系文件的策划，并跟进其落实；
4.2文控中心：a负责监督公司各体系文件的有效性与适宜性；
b负责公司各类体系文件的统筹管理，包括文件的发放、回收、作废、销毁等；
c负责体系文件年度评审计划实施的跟进；
4.3各部门:a负责根据需要进行文件的制/修订，并予以培训与宣导；
b负责根据已发布文件执行、落实各项要求；
5.10.8为确保文件使用场所的受控文件为有效版本，文控中心每季度根据《受控文件发放范围》和《受控文件分发记录表》编制《受控文件清单》发放到各文件使用场所。或在条件允许时，由电脑共享至各文件使用场所，由各文件使用场所对照《受控文件清单》查看本部门文件是否是最新版本。
5.10.9电子文档的管理：
5.10.9.1各类受控文件的电子文档，由编制部门在文件正式交文控中心受控前，通过网络共享、软盘拷贝等方式传给文控中心，由文控员进行标识、编目。电子文件应加密保存，必要时进行备份保存。
5.8文件的修改和废止：
5.8.1文件修改方式：
5.8.1.1手动修改：由提出修改部门填写《文件更改申请单》并说明原因，经管理者代表审批后，文控中心依据发放范围将文件统一回收并交由文件编制部门采用手工局部修改，修改时将原文件内容划掉方式进行修改，并在修改处签上修改人的姓名及修改日期，手动修改后原文件版本保持不变，文控中心需确认每份文件均有被修改到及修改的一致性，无误后按原发放范围进行发放。

公司文件管理控制程序,文件编号、文件发行与使用规定

1.0目的将文件管理过程程序化，对公司内部管理有直接和间接关系的文件进行控制，确保使用部门能拥有正确有效的文件。

2.0适用范围适用于管理手册（代号为RM）、程序文件（代号为RP）、作业文件（代号为RW,含各类规范、作业指导文件、岗位责任制、图片说明、操作、保养手册等）、表格（代号为RF,含各类表单、印章标签、清单等）的管理。

3.0职责3.1主要责任部门负责文件的制订和修改。

3.2人力资源部负责对各种文件进行鉴别、分类、编号、打印、分发及原件保管。

3.3使用部门负责正确使用文件及妥善保管受控文件。

4.1工作程序4.1文件的制订及审批4.1.1根据实际情况，相关部门根据需要制订各类文件。

4.1.2人力资源部负责文件底稿之标准格式的打印、编号及版本核对。

4.1.3管理手册由常务副总组织编写，总经理审核，董事长批准。

4.1.4程序文件由主要职能部门编制，常务副总审核，总经理批准。

4.1.5作业文件由相关部门编制，部门主管审核，直管领导批准。

4.1.6其他文件规定的审核、批准人与本文件矛盾时，以其他文件规定为准。

4.1.7审核、批准人应对文件进行审核、批准并在《文件发行/更改审批表》上签名。

4.2文件的编号4.2.1管理手册文件编号HD—RMII公司代号管理手册4.2.2程序文件编号HD-RP-XXIII公司代号程序文件文件序4.2.3作业文件编号RW—XX--XXIII作业文件部门代号文件序号（部门代号：品管部PG、生产部SC、采购部CG、人力资源部RL、业务部YW、仓储部CC、出货部CH）4.2.4记录表单编号RF—XX—XXIII表单RP序号表单序号4.3格式和字体：4.3.1程序文件格式:1.0目的20范围;3.0职责;4.0工作程序;5.（）参考文件;6.（）相关记录.4.3.3字体:标题栏文件名称用22号字,其余用1（）号字,正文部分用11号字，页尾用10号字所有字体均用^TimesNewRoman w o4.4文件的发行与使用441任何核准发行的文件原稿，由人力资源部归档，登记于《文件清单一览表》，宜家文件由业务部归档并且登记在《外来文件登记表》中，人力资源部编制的《文件清单一览表》，表明现行文件的现行状况，《文件清单一览表》在文件增加、废除、更改时由人力资源部及时更新。

程序文件管理评审控制程序

1.0 目的通过对质量方针、质量管理体系运行情况及相关信息的定期评价实施管理评审，确保企业质量管理体系的适宜性、充分性和有效性，确保企业方针和目标的实现并不断优化以适应市场及企业不断变化的状况。

2.0 范围合用于企业质量体系所涉及到的所有部门和所有管理职能。

3.0 职责3．1 厂长负责管理评审工作。

3．2 管理者代表负责确保质量体系的建立、实施和保持；监控战略质量目标实现情况和质量体系运行情况；就企业质量体系有关事宜与外部机构进行联系；拟订管理评审计划，并向厂长报告质量体系的运行情况，作为质量体系改进的基础。

3．3 综合科负责管理评审的组织工作以及评审后纠正措施的跟踪和验证。

3．4 各相关部门负责人负责准备并提供与本部门有关的管理评审所需资料，并负责落实评审中提出的预防和纠正措施的实施工作。

4.0 定义无5.0输入综合科综合科质检科/各部门综合科审核结果顾客反馈过程的业绩和产品的符合性预防和纠正措施的状况TS16949 程序文件章节号：版本/修订次数： A/00第 1 页共 4 页管理者代表各部门各部门设计技术科设计技术科6.0 流程以往管理评审的跟踪措施可能影响质量管理体系的变更改进完成情况和建议新产品开辟情况报告实际和潜在使用失效的分析以及它们对质量、安全或者环境的影响相关质量记录不定期管理评管理评审计划NG2 审核/批 OK3 准备评审资料4 召开评审会议管理评审报告6 改进措施确定7 改进措施实施综合科管理者代表NG8 跟踪 /验 OK9 报厂长管理评审计划管理评审资料持续改进记录会议签到表管理者代表定期管理评1 计划编制责任部门责任部门综合科各部门流程厂长厂长章节号：TS16949 程序文件版本/修订次数： A/00第 3 页共 4 页说明7.1 管理评审的计划管理评审每年一次，由管理者代表编制《管理评审计划》，并组织实施。

有下列情况之一时可增加管理评审频次：a)组织机构、产品范围、资源配置发生重大变化时；b)发生重大质量事故，用户投诉时；c)法律、法规、标准及其他要求发生变化时；d)顾客有特殊要求时；e)质量审核发现严重不合格时。