行文管理规定

北京华远房地产销售代理有限责任公司

销售内规字[2001]第023号

销售公司行文及传递管理规定

为规范、统一销售公司日常行文及文件收发的方式，依据母公司《文件资料行文及传递发放规定》（总办规字[2000]第003号）中的有关要求，结合销售公司自身情况，进行如下规定：

一、行文

（一）销售公司办公室作为销售公司文件、资料的传递管理中心，负责内部文件的上传下达、行文格式的监督把关、文件编号，

以及文件、资料的存档。各部门（项目）负责严格按照规定

起草文件并进行传递。

（二）文件分类：

1、销售公司极文件

（1）销售字：销售公司向母公司领导的请示、报告

（2）销售协字：销售公司对外合同、协议

（3）销售函字：销售公司与母公司相关部门间联系工作、商洽事项、答询问题的公文

（4）销售纪字：销售公司级会议纪要

（5）销售文字：销售公司年度总结等管理文件；销售公司级内部通告及通报等。

（6）销售规字：由母公司主管领导签发的销售公司工作管理规定

（7）销售内规字：由销售公司总经理签发的销售公司内部管理规定。

（8）销售通知：以销售公司名义向公司内外发布的通知

2、部门（项目）级文件：文号中在“销售”后加上括号，其中

填写项目名称（华清、华亭、京通、凤凰城、策划部等），如：

销售（华亭）内规字、销售（策划）纪字等。以“华亭”为

例：

（1）销售（华亭）内规字：部门（项目）内部管理规章制度

（2）销售（华亭）纪字：部门（项目）内部例会的会议纪要

（3）销售（华亭）文字：部门（项目）内部文件

（4）对母公司或外单位的请示、报告、通知、函一律以销售公司整体名义，经审批后由办公室统一发出。

（三）公文格式及要求

1、公文标题应准确简要地概括公文主题，并在最后标明公文主

类。

2、公文中如使用简称，应当先用全称，再注明简称。

3、公文中的结构层次序数，第一层为“一”，第二层为“（一）”，

第三层为“1”，第四层为“（1）”。

4、请示应一文一事，只写一位主送领导。请示与报告必须严格

分开，不得在报告中夹带请求批示或者批准的事项。标题不

得用“请示报告”字样。

5、销售公司级文件由销售公司办公室下发文号；部门（项目）

内部文件由部门内勤统一按要求发文。

二、文件传递

（一）销售公司内部起草的文件，须按《销售公司内部审批程序》进行审批或签发，否则不得以公司名义向母公司或外单位发

放。若要相关部门或外单位讨论，须在文件标题处注明“草

案”或“讨论稿”字样。

（二）文件传递途径分为两个系统：一是通过书面形式报送，二是通过计算机网络系统（收件箱）传递。

（三）需传递文件的审批记录（呈阅件或合同审批单等），属销售公司级的由销售公司办公室保存，属部门（项目）内部的由部

门内勤保存。

（四）销售公司各部门（项目）须按照母公司《文件和资料控制程序》的要求，建立并使用收文登记及发文登记。

（五）销售公司总部及各部门内勤每天至少应查看两遍计算机收件箱，并及时传达内容，为保证接受方确实得到相关资料或通

知，在使用收件箱发文的同时还应电话通知及确认。如因传

递不及时造成工作延误，视该项工作的重要程度罚责任人

50-200元，相关部门（项目）经理负连带责任。

（六）各部门（项目）须对本部门对外行文内容及表达方式严格把关。如因文件内容错误造成工作失误者，罚起草人标准薪金

的10%，所在部门（项目）经理5%。

（七）未经有关领导批准擅自发送文件者，对当事人一次罚5%，二次罚10%，三次罚20%，所在部门经理负连带责任。

三、本规定自签发之日起执行。

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