账务处理与总账系统.

1 2 凭证类型 凭证号 如“收款” 如“0001”，要求连续编号
3
4 5 6 7 8 9 10
日期
摘要 科目编码 借贷方金额 附件 制单 审核 记帐
如“2005/01/08”
每行都有一个摘要 如100201 此项可以选用 制单人名字 审核人名字，未审核为空 记帐人名字，未记帐为空
例：一张记账凭证
科目末级标志 为“真”
（3）立体科目：将科目中大量重复的科目从科目体系中分离出来， 按照项目存储，并将项目和科目建立动态链接，以满足优化会计 科目体系。
科目编码 5502 550201 550201001 550201001001 科目名称 管理费用 事业部1 办公费 一组
550201001002
账务处理与总账 系统
主要内容
第一节 账务处理概述 第二节 账务处理的流程分析 第三节 总账子系统的总体设计 第四节 总账子系统的初始设置 第五节 凭证管理 第六节 出纳管理
第七节 期末处理与账表输出
第八节 辅助管理－往来和项目核算和管理 第九节 总账系统的改进---动态会计平台的构建
会计数据
投资人 债权人 管理者 政府
数据加工与存储 原始凭证
报告信息
经济业务流程
二、帐务处理的基本特征
（一）规范性强，一致性好 采用世界通用的会计记账方法：复式记账 法，并满足以下的基本处理原则： 有借必有贷，借贷必相等 资产=负债+所有者权益 总账余额发生额必须等于其下属明细账余 额发生额之和。 尽管不同单位选择不同的会计核算组织程 序，但最终的账薄格式基本相同。
生成 报表
会计报表
输出 总帐
总帐
机制凭证
单位银行 对账文件
银行 对账
输出
已达账
明细帐 日记帐
对帐单
输入/ 接收
余额调节表
未达账 查找问题
对帐单 文件
账单数据文件
制余额调节表
未达帐项包括四种类型，分别是 1、银行已收，企业未入账 2、银行已付，企业未入账 3、企业已收，银行未入帐 4、企业已付，银行未入帐 企业日记帐余额 | || 银行对帐单余额| 加：1 | || 加：3 | 减：2 | || 减：4 |
登记各种 明细帐
登记 总帐
总帐 日记帐
明细帐
月末 处理
编制 报表
报表
科目汇总表核算形式主要包括以下步骤： 1、根据原始凭证编制记帐凭证 2、登记日记帐 3、登记各种明细帐 4、根据科目汇总表登记总帐 5、月末处理 6、编制报表 从以上可以看出手工会计信息系统的缺陷： 1、数据大量重复 2、信息提供不及时 3、准确性差 4、工作强度大
对会计科目编码的目的： 1、便于反映会计科目之间的逻辑关系 2、保证会计科目的惟一性 3、简化会计数据的表现形式 4、便于对会计数据加工处理，提高处理速度 （二）会计科目代码方案 1、编码方式: (1)顺序码:01,02,03,…… (2)位数编码:如某企业会计科目编码共8位,一级科目4位,二、 三级科目2位 (3)分组编码:如1501001-1501099表示各种机床， 1501101-1501199表示各种电脑，1501201-1501299 表示各种汽车。
例：
6602 管理费用 660201 管理费用——办公室 66020101 管理费用——办公室——办公费 66020102 管理费用——办公室——差旅费 …………

3、科目代码编码体系设计: （1）定长定位：各级科目编码的长度是 固定的。
科目体系结构4－2－2
一级科目最多 设计9999个
二、计算机账务处理数据流程
（一）账务处理流程方案一 1、数据库文件。 （1）记帐凭证文件 （2）科目余额文件 （3）对帐单文件
账务处理流程方案一
原始凭证 填制 录入 记账凭证 审核 生成 报表 会计报表
记账凭 证文件
更新
科目余 额文件
输出 总帐
总帐
机制凭证
自动 生成
输出
明细帐 日记帐
对帐单
输入/ 接收
（二）综合性强，在整个会计信息系统中起核心作 用 一方面账务处理系统以货币为计量单位，综 合、全面、系统地反映企业供产销的所有方面。 因此具有很强的综合性和概括性。 另一方面账务系统还接收其他子系统的数据， 向其他子系统传递数据，因此它是核心。 （三）控制要求严格，正确性要求高
正确的报表来自正确的账薄，正确的账薄来 自正确的凭证，只有从凭证开始，对账务处理进 行严格控制，才能防止差错发生。
借：本年利润 贷：管理费用——办公室——办公费 管理费用——办公室——差旅费 管理费用——办公室——工资 管理费用——财务部——办公费 管理费用——财务部——差旅费 管理费用——财务部——工资 200000 100000 50000 10000 20000 10000 10000
缺点：借方金额与贷方金额总有一空； 存储结果：


账务处理子系统


初始化功能模块 凭证处理模块 记账结账模块 帐簿输出管理 个人往来款管理模块 部门管理模块 单位往来管理 项目管理 银行对帐 自动转帐 系统服务
四、会计科目代码设计
会计科目是对经济业务的一种分类。 （一）会计科目代码设计的意义
会计名称的缺点：
1、文字形式的科目名称较长，计算机处理不 方便； 2、科目在账务处理中用于对经济业务进行分 类，是某类经济业务分类的标志，要求具有准确 性、确定性和唯一性，保持前后一致； 3、凭证中的会计科目需要人工输入，文字型 的科目不便于提高输入速度。
（二）汇总文件设计 汇总文件主要把每一个科目的发生额、余额 汇总数独立出来，存放在同一个文件中。 作用：记帐时，系统自动按科目进行汇总并 将汇总结果存入该文件；输出帐簿、编制报表、 财务分析和领导查询时，系统自动从该该文件和 历史凭证文件中提取数据，并进行加工生成所需 的帐簿输出。
1、汇总文件结构设计方案一
序 号 1
2 3 4 5 6 7
字段名称
科目编码 月余额方向 月初余额 借方发生额 贷方发生额 本年借方累计 本年贷方累计
说明
如1001，1002 如借、贷 如有复币、数量等核算是分为三项： 外币、汇率、人民币
(1)期末余额(可计算)=期初余额+本月借方合计-本月贷方合计。>0借、<0贷、=0平
(2)以月为单位存储,一年12个文件
第二节 账务处理的流程分析
一、手工环境下账务处理的流程分析
五种账务处理流程：
记帐凭证核算形式 科目汇总表核算形式 汇总记帐凭证核算形式 日记总帐核算形式 多栏式日记帐核算形式
科目汇总表核算形式
原始凭证 记帐凭证
填制和审 核凭证
收 款 凭 证
付 款 凭 证
转 帐 凭 证
编制科目 汇总表
科目汇总表
登记日 记帐

第三节 总账子系统的总体设计
一、总账子系统的目标 （一）及时、准确地采集和输入各种凭证。 （二）高效、正确地完成记帐过程。 （三）随时输出某个时期内任意会计科目发生 的所有业务，随时输出各会计期间的各种报 表，为企业管理提供信息。 （四）建立帐务处理子系统与其他系统之间的 数据接口，实现会计数据的及时传递和数据 共享。
对帐单 文件
银行 对账
余额调节表
（二）账务处理方案二 1、数据库文件 （1）临时凭证文件 （2）汇总文件 （3）历史凭证文件 （4）单位银行对账文件 （5）对账单文件
账务处理方案二
原始凭证 填制 录入 记账凭证 临时凭 证文件 自动 生成 期末 处理
删已达账
审核 汇总 文件 记账 历史凭 证文件
凭证 凭证 日期 类型 号
转帐 005 050112
数据重复多；浪费空间。
摘要 科目代 码 借方 金额
20000 0
贷方 金额
附 件
1
录入
张三
审核
黎平
记帐
王新
支出转Hale Waihona Puke Baidu 3131 润
转帐 005
转帐 转帐 转帐 转帐 转帐 005 005 005 005 005
050112
050112 050112 050112 050112 050112
第一节
帐务处理子系统概述
一、账务处理的基本概念 账务处理是指通过设置会计科目、填制凭证、复式记帐、 编制报表等一系列方法，获取企业经营活动的信息，进行加 工、存储、汇总，并通过会计报告达到全面、系统地反映人、 财、物、供、产、销等经营活动信息，为投资、债权人等提 供会计信息。
从信息处理的角度：
数据采集
说明科目的级次，如一级、 二级 标明上级科目编码 如“T”为末级科目，“F” 为非末级科目 如借、贷
方案三：采用立体科目方法设计科目编码体系
序号 1 字段名称 说明
科目编码 科目名称 科目类型
科目级别 上级科目
如1001，1002 如现金、银行存款 如资产、负债
说明科目的级次，如一级、二级 标明上级科目编码
2、科目编码设计的基本原则:
（1）规定性原则：一级与部分科目按国家规定； 首位1：资产，2：负债，3：所有者权益，4： 成本，5：损益。 （2）层次性原则：上级科目与下级科目。 （3）一致性原则：有一定规律性，如管理费用 科目，一般按部门设二级科目，按费用项目 设三级科目。便于统计。见后页举例。 （4）简短性原则：位数少。 （5）扩展性原则：位数留有余地，与前矛盾。
二级科目最多 设计99个 定长定位方法
三级科目最多 设计99个
（2）不定长：一级固定外，其余各级在不超过 总长度的情况下不固定，可以由用户随意设计。 但必须在相应的文件中增加几个字段：科目级 别、上级科目编码、末级标志等，用以识别。
科目 550201013
科目级别：3级
上级科目编码 55020
不定长方法
3、汇总文件的组织方式 以“科目编码”为索引关键字，建立索引文件。
（三）凭证文件的设计 凭证文件是用来存储记账凭证的每一项数据、记录在一定时间内所发生的 各项经济业务的数据库文件。凭证文件是账务处理子系统的核心数据库文件， 记账凭证文件的结构应该反映账务处理所需的全部内容。 1、凭证文件结构设计 序号 项目 说明 方案一
部门核算
部门核算 部门核算 部门核算
部门代码
1
部门名称
事业部1
11
12 2 21 22
一组
二组 事业部2 一组 二组
4、科目编码设计的拓展
客户编码 存货编码 部门编码等可用同样方法进行。

五、账务处理子系统主要数据文件设计 （一）科目文件 科目文件是用来存放账务处理中所有科目及相关内容的数据库文 件。 1、科目文件结构设计 方案一：采用定长定位方式设计会计科目体系
2 3
4 5
6
7 8
是否末级科目 如“T”为末级科目，“F”为非末 级科目 辅助核算 可以定义“部门”、“项目”等， 建立动态链接，增加核算内容 余额方向 如借、贷
2、科目文件的组织方式 科目文件的组织方式是以“科目代码”为 关键字建立的索引文件组织方式。当增加或减 少科目时，计算机会自动按照索引文件的组织 方式重新排序。
(3)优缺点:结构简单,但汇总文件过多.
2、汇总文件结构设计方案二
序号 1 2 3 4 5 项目 科目编码 方向 年初余额 1月借方合计 1月贷方合计 说明 如1001，1002 如借、贷
6
7 ….
…
… 12月借方合计
…
12月贷方合计
（1）以年为单位存储。 （2）3月期初余额=年初余额+1、2月借合计-1、2月贷合计 （3）3月借、贷方累计=1月借、贷合计+2月借、贷合计+ 3月借、贷合计 （4）文件少；有多个数据需计算；若科目多，文件大，影响存取、备份操作。
二、账务处理子系统功能模块设计方案一
账务处理子系统功能模块设计是以系统分析 中的数据流程图等为依据，建立账务处理子系统 的总体结构图，并按功能划分一个个功能相对独 立的模块，并给出各功能模块的功能描述。
账务处理子系统
初 始 化
凭证 处理
记账 结帐
账表 输出
银行 对帐
系统 服务
三、账务处理子系统功能模块设计方案二
序号 1 2 3 4
字段名称 科目编码 科目名称 科目类型 余额方向
说明 如1001，1002 如现金、银行存款 如资产、负债 如借、贷
方案二：采用不定长方式设计科目编码体系
序号 1 2 3 4 5 6
7
字段名称 科目编码 科目名称 科目类型 科目级别 上级科目
是否末级 科目 余额方向
说明 如1001，1002 如现金、银行存款 如资产、负债
550201002 550201002001
二组
差旅费 一组
550201002002
…. 550202 550202001 550202001001 550202001002
二组
…. 事业部2 办公费 一组 二组
科目编码
科目名称
辅助核算
5502
550201 550202 550203
管理费用
办公费 差旅费 业务招待费