账务处理与总账系统.
第三章-总账系统
装入初始数据（KIS）
8、用户管理
➢ 设置用户组和操作员
➢ 为操作员分配操作权限：例如，有关账务处理的操 作就可分为凭证处理、账簿输出、报表处理、结账 几组权限，其中凭证处理又进一步分为录入、修改、 删除、审核、过账、汇总、打印、查询等。
➢ 设置和更改密码
9、常用摘要设置
➢ 为了提高凭证录入的速度，总账系统一般都设计有 常用摘要库，在填制凭证时供选择输入。当然，这 就要求用户在系统初始化时，从以往凭证中整理出 若干个所谓常用摘要，并将它们输入系统。
➢ 2、两个文件设置方案：按关系数据库的规范化理 论将其分解为两个或多个文件。一对多联系
➢ （1）凭证主文件，存储凭证的公共信息。
➢
主要内容：日期、凭证字号、附件张数、制单、审
➢
核、记账
➢ （2）经济业务内容文件。
➢ 两者通过凭证号相连接
用一个文件存放凭证
3．凭证文件的组织方法
➢ 临时文件：存放尚未记账的所有凭证，一 经记账凭证就从中删除并转储到永久性的 凭证文件。
一、会计循环
会计循环是指从取得经济业务资料到编制 财务报告所进行的会计处理程序和步骤。 在会计分期等假设的前提下，这些处理步 骤不仅循环渐进并且按期间循环进行。
一、会计循环
会计循环步骤： （1）编制会计分录 （2）登记账簿 （3）试算平衡 （4）调账 （5）结账 （6）编制报表
二、总账系统的基本任务
制和输出各种会计报表。
二、总账系统的逻辑模型
总账系统的逻辑模型建立在账务处理程序的基 础上，由此可以设计出如图4-1所示的数据流图，它 基本上反映了总账系统的逻辑模型。
图4-1 总账系统数据流图
三、总账系统与其他系统的关系
总账账务处理操作流程总结
一、如何建立账套？
1.以操作员admin，密码为空，注册系统管理。
2.点“权限“下的”用户“增加两个操作员001和002，姓名写自己的，角色勾选为
账套主管，最后点增加保存。
3.点账套“下的“建立“，按要求输入相关信息，注意账套路径默认不变，会计启用
期间注意与题目保持一致，一直点下一步，最后启用总账模块，注意时间与启用会计期间一致。
建立成功
二、如何填制凭证？
1.以操作员001登陆应用平台
2.进入用友软件后点左下方的业务工作—财务会计—总账---凭证--填制凭证—设置凭
证类别为记账凭证
3.在填制凭证界面点左上方一个+增加，根据经济业务填凭证，注意借贷方金额要相
等，填完后点保存，把本月所有的凭证都这样填制完
三、如何审核、记账凭证
1.以另一个操作员002登陆应用平台，点总账—凭证---审核凭证，双击打开第一张凭
证，点上方的，批处理—成批审核凭证
2.点凭证—记账，在弹出的窗口点全选后点记账
四、转账定义，转账生成
1.点总账---期末---转账定义—期间损益，在弹出窗口右上方，输入本年利润科目编码
点确定
2.点总账---期末---转账生成，在弹出窗口选中左方“期间损益结转“点右方上的全选，
再点下面确定，就会自动生成一张期间损益结转的凭证点保存。
3.要对自动生成期间损益凭证进行审核，记账
五、生成UFO报表
1.打开UFO报表，在弹出窗口点上方的新建，然后点格式—报表模板，在弹出窗口选
中
点确定把报表模板调出来后，点左下方的“格式“变成数据，再在上方点数据---录入关键字，在弹出窗口输入你的年月，一般输入月末，如5.31，取到数据后保存到自己的文件中。
金蝶专业版总账系统账务处理模块操作流程
金蝶专业版总账系统账务处理模块操作流程应会内容：凭证录入、凭证审核、凭证记账、凭证反记账、凭证反审核、期末结转损益。
项目一、账务处理概述账务处理是财务会计系统中最核心的系统，以凭证处理为中心，进行账簿报表的管理。
可与各个业务系统无缝联接，实现数据共享。
企业所有的核算最终在总账中体现。
1、本系统主要功能有●提供科目预算控制：可进行科目预算，科目预算可在会计科目中设置，从而在凭证录入时可根据需要进行各种控制。
●强大的账簿报表查询：查询账簿报表时，可追查至明细账直至凭证，同时可查询到核算项目信息。
有跨期查询功能，可以在本期未结账的情况下查询以后期间的数据。
提供多种核算项目报表的查询，可进行多核算项目类别的组合查询。
具体提供的账簿包括：总分类账、明细分类账、数量金额总账、数量金额明细账、多栏式明细账、核算项目分类总账、核算项目明细账等；具体提供的报表包括：科目余额表、试算平衡表、科目日报表、核算项目余额表、核算项目明细表、核算项目汇总表、核算项目组合表、调汇历史信息表等。
●多币别核算的处理：期末自动进行调汇的处理。
而通过调汇历史信息表可方便查询到各种币别的变动过程。
●实现现金流量表的制作：在凭证录入时即可指定现金流量项目，也可通过T形账户，批量指定现金流量项目，生成现金流量表的主表与附表。
同时现金流量表可进行多级次多币别的查询。
●实现往来业务的核算处理，精确计算账龄：提供基于凭证的往来业务核销，可按数量与金额两种核销方式，准确计算数量金额的往来业务计算。
分段准确计算账龄，利于资金控制以及账款催收，加强财务管理。
●与购销存系统无缝链接：购销存系统可直接自动生成凭证到总账中，在总账可直接查询到购销存系统生成的凭证。
业务单据与凭证间可相互联查。
●对购销存系统生成的凭证提供明细管理功能：在系统参数中提供“不允许修改/删除业务系统凭证”的参数选项，当选择了该参数，则不允许修改或删除购销存系统机制凭证，反之则可以修改和删除。
总账系统的日常业务处理
实时监控
总账系统能够实时监控企 业财务状况，帮助企业及 时发现问题并采取措施。
总账系统的应用范围
制造业
总账系统适用于制造业企 业，可实现生产成本核算 、库存管理等功能的信息 化管理。
贸易业
总账系统适用于贸易业企 业，可实现进销存管理、 往来账款核算等功能的信 息化管理。
服务业
总账系统适用于服务业企 业，可实现服务成本核算 、项目成本核算等功能的 信息化管理。
月度、季度和年度的结账操作规范
月度结账
每月末进行结账，重点检查本月发生的各项经济业务是否已经全部 登记入账，并对账户余额进行调整。
季度结账
每个季度末进行结账，对本季度的经济业务进行汇总和整理，编制 本季度财务报表。
年度结账
每年末进行结账，对本年度的经济业务进行全面总结和清理，编制 年度财务报表，并对企业的财务状况和经营成果进行综合评估和分 析。
03
凭证录入与审核规范
凭证录入的基本要求
确保凭证信息的完整性
凭证录入时，必须确保所有必要的信息如日期、摘要、科目、金 额等都得到完整填写。
遵守会计准则
凭证录入应严格遵守国家或地区的会计准则，准确反映经济业务实 质。
保持凭证的整洁和易读
避免使用过于复杂的会计科目和核算内容，保持凭证整洁和易读。
凭证审核的流程与标准
网络提速
升级网络带宽，提高网络传输速度，减少数据传输延迟。
加强系统的安全性与权限管理
防火墙设置
设置严格的防火墙规则，防止外部攻击，确 保系统安全。
权限管理
建立完善的权限管理制度，确保不同用户只 能访问其权限范围内的数据和功能。
数据加密
对敏感数据进行加密存储，防止数据泄露。
账务处理程序和总账的登记实训总结
账务处理程序和总账的登记实训总结账务处理程序和总账的登记实训是会计入门的必要基础,通过这个实训,学生可以了解会计的基本概念、账务处理流程、账户设置、货币计量等内容,同时也可以锻炼自己的动手能力和思维能力。
下面是对账务处理程序和总账的登记实训的总结:1. 账务处理程序在账务处理程序中,首先要进行凭证录入,包括现金账、总分类账和明细分类账。
凭证录入时需要注意输入的数据真实性、准确性和完整性,同时要符合会计规则和法规的要求。
接下来是账务处理,包括结账和报表生成。
最后,需要对账务处理结果进行审核和更正,确保账务的准确性和一致性。
在凭证录入时,需要注意选择正确的账户和凭证类型,并核对凭证上的金额和数量,确保数据的正确性。
在账务处理时,需要按照会计规则和法规的要求进行,包括科目设置、账务处理、报表编制等步骤。
在审核和更正时,需要仔细核对账务处理结果的准确性和一致性,及时发现和处理问题。
2. 总账的登记总账的登记是会计循环的重要环节,主要包括总分类账和明细分类账的登记。
在进行总账登记时,需要注意选择正确的账户和分类,并按照会计规则和法规的要求进行账务处理。
在登记总账时,还需要进行账户余额的核对和调整,确保总账的准确性和一致性。
总账的登记需要遵循的原则包括:分类正确、金额正确、科目正确、手续正确、数据真实、内容完整等。
在进行总账登记时,需要仔细核对账户余额和账务处理结果,确保总账的准确性和一致性。
同时,还需要及时处理会计事务,保证会计信息的真实性、准确性和及时性。
账务处理程序和总账的登记实训是会计入门的必要基础,通过这个实训,学生可以了解会计的基本概念、账务处理流程、账户设置、货币计量等内容,同时也可以锻炼自己的动手能力和思维能力。
在实训中,需要注意账户余额的核对和调整,确保账务的准确性和一致性。
同时,还需要及时处理会计事务,保证会计信息的真实性、准确性和及时性。
《会计信息系统》习题集
第3章账务处理与总账子系统(一)填空题1．我国( )方案由财政部统一制定，但是( )财政部没有统一制定，需要财会人员根据其具体情况进行代码设计。
2．在计算机条件下，财会人员只要使用记账模块，记账工作便由计算机自动、准确、高速完成。
记账工作可以在编制一张凭证后进行，也可以编制一天的凭证后记一次账，既可以( )次账，也可以( )次账。
3．凭证号是记账凭证的标识，按会计制度要求，不同类型凭证每月分别从( )连续编号，不能有( )、( )。
因此，凭证录入模块能够检查出最后一张凭证号，自动加1后生成当前凭证4．检查凭证类型是检查输入的( )或( )与凭证类型是否相符的检查。
特定的凭证类型有时要求凭证中必须出现某些科目，如( )中贷方科目必须出现“现金”或“银行存款”科目；( )中借方科目必须出现“现金”或“银行存款”科目。
若满足上述条件，检查结果为“正确”或“真”，否则，检查结果为“错误”或“假”。
5．系统服务模块的功能主要包括( )、( )、系统维护、修改口令、获取外部数据等功能模块。
6．任何一张凭证都满足“有借必有贷”的原则。
因此，对每一张凭证存入凭证文件之前，必须自动进行( )。
如果平衡，检查结果为( )，否则，检查结果为“错误”或“假”。
7.在凭证科目输入中，必须考虑对科目编码的（）以及是否为（）进行检查。
8．在计算机会计信息系统中，记账凭证的类型按照（）和（），可以采用( )五种记账凭证；也可以采用收、付、转三种记账凭证。
9．实现往来核算和管理的做法是，在科目设置时，只将应收账款或应付账款等（）的性质定义为“往来”，即告诉计算机需要专门的往来核算与管理，将具体的地区、往来单位等（）从科目体系中剥离出来，将地区、往来单位等信息存放在往来单位通讯录文件中进行统一管理。
10．自动转账是计算机条件下会计信息系统出现的新概念，自动转账模块应该包括：（）、（）功能模块。
11．生成自动转账分录模块的功能是计算机根据自动转账分录文件中的自动转账分录，按定义的（）从历史凭证文件和其他有关文件中提取数据并计算出数值，自动生成（），并将其保存在临时凭证文件中。
总账系统总账系统概述
功能
凭证录入
允许财务人员将企业的所有 财务交易和活动记录在系统 中，确保准确、及时地记录 数据。
账簿管理
总账系统提供各种账簿，如 总账、明细账、日记账等， 方便用户查询和跟踪财务数 据。
报表生成
总账系统可以根据用户的需 求生成各种财务报表，如资 产负债表、利润表、现金流 量表等。
数据分析
总账系统可以对财务数据进 行深入分析，帮助企业发现 问题、评估经营状况并做出 决策。
02
监控金融机构的风险状况，及时发现和预防潜在风险。
为金融机构的客户和合作伙伴提供准确的财务信息，提升机构
03
信誉。
政府机构
01
记录和管理政府的财政收支情况，确保财政资金合 规使用。
02
为政府决策提供数据支持，帮助政府制定合理的财 政政策和经济计划。
03
监控政府机构的运营效率和财政状况，提高政府治 理水平。
区块链技术在总账系统中的应用将逐渐普及，提 高总账数据的透明度和可信度。
THANKS
感谢观看
04
总账系统的优势与挑战
优势
自动化处理
数据整合
总账系统能够自动化处理大量数据，减少 人为错误，提高工作效率。
总账系统可以整合来自不同业务模块的数 据，提供全面的财务信息。
实时监控
安全性高
总账系统能够实时监控企业财务状况，帮 助管理者做出及时、准确的决策。
总账系统采用先进的安全技术，确保数据 的安全性和完整性。
确定数据的存储方式，如关系型数据库、非关系 型数据库等，以及数据的备份和恢复策略。
数据一致性设计
保证数据在多个模块之间的一致性，防止数据冗 余和冲突。
用户界面设计
界面布局
总账系统初始化和日常账务处理的主要内容
总账系统初始化和日常账务处理是会计工作中的两个重要环节。
下面是它们的主要内容：
总账系统初始化：
1. 创建总账账户：根据公司的组织结构和需要，设置总账账户，包括各部门、资产、负债、所有者权益等账户。
2. 设定初始余额：将上期末的财务报表信息导入总账系统，并设定各账户的初始余额。
3. 设定核算口径：根据公司实际情况，确定需要进行核算的项目，如成本中心、项目账户等。
4. 配置科目结构：建立合适的科目结构，设计适合公司业务特点的科目代码和科目名称体系。
5. 设定凭证编号规则：设定凭证编号的生成规则，确保每个凭证都能被唯一标识和追踪。
日常账务处理：
1. 生成凭证：根据日常业务发生的核算事件和信息，生成相应的会计凭证，包括借贷方金额、科目信息和附属票据等。
2. 登记凭证：将生成的凭证登记到总账系统中，包括录入凭证号、日期、摘要、借贷金额等。
3. 进行科目分录：根据凭证的借贷金额信息，进行相应的科目分录，确保会计等式平衡。
4. 进行业务分类：将凭证按照业务分类，如销售收入、采购成本等，方便后续的财务分析和报表生成。
5. 进行总账调整：根据需要，进行总账调整操作，如计提折旧、调整无形资产等。
6. 进行月末结账：在月末或年末，根据公司的结账期限，进行总账的结账操作，包括汇总、核对和审核凭证，确保账务的准确性和完整性。
7. 生成财务报表：根据总账系统中的数据，生成各类财务报表，如资产负债表、利润表和现金流量表等，提供给管理层和外部利益相关者参考。
注意，总账系统初始化和日常账务处理的具体内容可能会因不同公司和行业的要求而有所差异，需要根据实际情况进行具体设置和操作。
3.3总账系统的主要功能_会计信息系统_[共2页]
![3.3总账系统的主要功能_会计信息系统_[共2页]](https://img.taocdn.com/s3/m/be4495b227d3240c8547ef0c.png)
45 账务处理系统第3章2．转账凭证的定义在账务系统中，大量的业务是在不同的科目之间进行结转的。
因此，这些科目必须具有对应关系，才可能使计算机对其进行正确处理。
如销售成本的结转、销售利润的计算，必须使对应科目的明细项目一一对应，或设置同样的项目核算，如表3-1所列的科目。
若科目设置不合理，最后的转账将无法进行。
3.3总账系统的主要功能 总账系统是财务会计的核心，其他系统的核算结果最终都必须以记账凭证形式进入总账系统，构成企业完整的财务数据。
总账系统的功能结构如图3-4所示。
总账系统有六大功能模块，但最重要的是“设置”“凭证”和“期末”。
其他功能多为数据查询。
图3-4 总账系统功能结构3.3.1 设置模块功能该模块设置总账的账务处理规则和记账基础，以及账务处理过程的操作程序和审核步骤。
而记账基础资料的设置，如会计科目、存货档案、供应商、客户、部门、职员的设置，决定账表和综合辅助账的数据详尽程度。
这是总账系统核算基础的保证。
1．会计科目设置会计科目是基础资料中的关键数据，是账务处理的依据，每一项具体的会计科目，根据核算业务设置不同的辅助核算，通过会计科目实现与相关辅助核算对象的联系，使辅助核算的基础资料如存货档案、供应商、客户、部门、职员等资料，通过与会计科目的联系成为记账凭证的一部分。
2．基础资料设置与账表及综合辅助账的关系账表功能提供了供应商、客户、部门、职员、项目核算的明细分类查询、余额表查询等多种功能，查询的对象都是基础资料提供的。
综合辅助账提供了按科目查询的科目辅助明细账和科目辅助汇总账。
如应收账款科目下的客户明细账或管理费用下的部门明细账。
与账表相比，综合辅助账只是换了一种查询方式。
3.3.2 凭证模块功能记账凭证是总账系统的基础数据，账表、综合辅助账的查询数据都来自记账凭证和相关基础资料。
所以，记账凭证的填制工作，决定账务处理所提供信息的质量。
要保证高质量的输出信息，必须依靠记账凭证填制环节提供保障。
会计电算化03-04账务处理系统-报表处理系统
第四节 辅助核算 日常账务处理 三
部门管理
1.部门总账 系统提供了三种查询部门总账的方式：指定科目查询部门 总账、指定部门查询部门总账、同时指定科目和部门查询 部门总账。
图3-17 “部门科目总账条件”对话框
部门管理
1.部门明细账 系统提供了四种查询部门明细账的方式：指定科目查询部门明 细账、指定部门查询部门明细账、同时指定科目和部门查询部 门明细账、指定部门按多栏方式查询各科目明细账。 1）部门科目明细账。用于查询某部门核算科目下各个部门的 明细账。 2）部门明细账。用于查询某部门的各个费用、收入科目的明 细账。 3）三栏明细账。用于查询某部门下某科目各个月的明细账。 4）多栏明细账。用于查询某部门的各个费用、收入科目的多 栏明细账。
第一节 财务处理系统概念 财务处理系统概念 一
主要功能
总账系统与其他子系统间的 数据传递关系
总账系统属于财务管理系统的一部分，而财务系统与其他系统成并行关 系。账务系统既可独立运行，也可同其他系统协同运转。总账系统与其 他子系统之间的数据传递关系如图下图所示。
总账系统与结转设置 在总账系统“期末”子菜单中选择“转账定义”下的“期间 损益”项，屏幕显示“期间损益结转设置”窗口。表格上方 的本年利润科目是本年利润的入账科目，可按F2键参照录入
自动转账生成
期间损益结转设置 在总账系统界面选单击“月末转账”图标或在总账系统“期 末”子菜单中选择“转账生成”项，选择要进行的转账工作 、要进行结转的月份和要结转的凭证，单击“确定”按钮， 屏幕显示将要生成的转账凭证。若凭证类别、制单日期和附 单据数与实际情况略有出入，可直接在当前凭证上进行修改 即可。单击“保存”按钮，将当前凭证追加到未记账凭证中 。
凭证、账簿查询
财务部ERP操作手册总帐操作手册
财务部ERP操作手册总帐操作手册财务部ERP操作手册总帐操作手册一、总账概述总账系统是财务ERP系统的一个重要组成部分，主要用于企业财务处理和财务报表的生成。
通过总账系统，财务人员可以快速、准确地完成账务记录、过账、结账等操作，提高工作效率和准确性。
本操作手册将详细介绍总账系统的操作流程和注意事项，帮助用户更好地理解和使用该系统。
二、操作流程1、系统登录（1）打开财务ERP系统，输入用户名和密码，进入系统主界面。
（2）在主界面找到“总账系统”图标，点击进入总账系统操作页面。
2、账务初始化（1）在总账系统中，点击“账务初始化”按钮，进入初始化设置页面。
（2）根据企业实际情况，设置会计期间、记账本位币、会计科目等基本信息。
（3）根据初始化数据要求，录入科目余额等信息，完成初始化设置。
3、日常账务处理（1）在总账系统中，点击“日常账务处理”按钮，进入日常账务处理页面。
（2）根据业务发生日期，选择相应会计期间，点击“新增凭证”按钮，录入会计分录。
（3）根据记账要求，输入相应的辅助信息，完成凭证录入。
（4）对录入的凭证进行审核，确保凭证的准确性和完整性。
（5）点击“过账”按钮，将审核通过的凭证过入相应账户。
4、月末结账（1）在总账系统中，点击“月末结账”按钮，进入结账操作页面。
（2）根据结账要求，选择相应会计期间，点击“开始结账”按钮。
（3）按照系统提示完成各项结账操作，包括试算平衡、损益结转等。
（4）结账完成后，系统自动生成财务报表。
三、注意事项1、在登录系统时，务必输入正确的用户名和密码，避免非法访问和数据泄露。
2、在进行账务处理前，务必做好初始化工作，确保数据准确无误。
3、在日常账务处理过程中，要确保凭证信息的准确性和完整性，避免因信息不全或错误导致的数据误差。
4、在月末结账时，要认真核对各项数据，确保结账结果的准确性和完整性。
5、在使用总账系统过程中，如遇到问题，可随时参考操作手册或联系系统管理员寻求帮助。
项目三 总账系统基本账务处理
图3-7 设置项目档案
任务一 总账系统初始设置
(6)单击“项目分类定义”选项卡，录入分类编码“1”，分类名称 “自制”，单击“确定”按钮。再在“分类编码”栏录入“2”， 在分类名称栏录入“委托加工”，单击“确定”按钮，“项目分
类定义”完成后，窗口右侧显示分类内容，如图3-8所示。
图3-8 项目分类定义
财务软件应用
项目三 总账系统基本账务处理
项目三 总账系统基本账务处理
任务一 总账系统初始设置
任务二 总账系统日常账务处理
任务一 总账系统初始设置
一、任务描述 通过本次任务的学习，学生应完成总账系统初始设臵，具体包括： 了解在总账系统中建立会计科目的必要性，懂得它是其他初始设
臵的前提和基础；熟练掌握建立会计科目的操作内容、要求、方 法和技巧；理解明细权限和常用凭证设臵的意义；了解凭证类型 及其控制参数设臵的必要性；理解科目初始数据装入的必要性； 熟练掌握科目初始数据装入的操作方法。 二、预备知识 (一)总账控制参数的含义 1.“凭证”选项卡
任务一 总账系统初始设置
3.“会计日历”选项卡和“其他”选项卡
“其他”选项卡可调整数量、单价小数位及本位币精度，选择部门、 个人、项目在查询时的排序方式，是按编码排序还是按名称排序。 账套名称、单位名称、账套路径、行业性质等账套信息只在这里显 示，不能修改。 (二)会计科目的主要参数 (1)科目编码：科目编码应是科目全编码，即从一级科目至本科目的
任务一 总账系统初始设置
(5)科目类别分为三大类：普通类、银行类、往来类。“银行类” 科目需要自动银行对账；“往来类”科目需要单独进行往来管理； 其他科目即是“普通类”。
(6)账户格式：它决定了提供数据的内容和详细程度。账户格式一 般有三栏式、复币式、数量金额式、数量复币。注意：没有多栏 式。 (7)计量单位 (8)损益结转 (三)编辑会计科目应注意的问题 (1)逐级建立：逐级建立要求自上而下，即先从一级科目开始，确 保会计科目体系的严密性和完整性。
简述总账管理子系统的应用流程
简述总账管理子系统的应用流程
总账管理子系统是一种用于企业管理会计事务的软件系统,通常用于记录企业的财务交易和业务活动,并生成会计凭证和财务报表。
下面是总账管理子系统的应用流程:
1. 需求分析:企业管理者需要向总账管理子系统提供有关财务交易和业务活动的详细信息,以便系统能够识别和处理这些需求。
2. 数据录入:系统管理员或财务工作者需要将企业的财务交易和业务活动录入总账管理子系统中。
这些数据可能包括会计凭证、财务报表、发票等。
3. 账务处理:总账管理子系统根据输入的数据生成会计凭证和财务报表。
这些会计凭证和财务报表通常包括科目、金额、摘要、日期等信息。
4. 报表发布:总账管理子系统可以生成多种财务报表,如资产负债表、利润表、现金流量表等。
企业管理者可以通过多种渠道发布这些报表,如桌面应用程序、Web应用程序等。
5. 权限管理:总账管理子系统需要对不同的用户进行权限管理,以确保只有经过授权的用户才能访问和编辑系统中的数据。
6. 数据备份和恢复:总账管理子系统需要定期进行数据备份,以确保系统数据的安全性和可靠性。
同时,也需要制定数据恢复策略,以便在发生数据丢失或损坏时可以恢复数据。
7. 系统维护和升级:总账管理子系统需要定期进行系统维护和升级,以确保系统的稳定性和功能的完整性。
总账管理子系统的应用流程涉及到数据录入、账务处理、报表发布、权限管理、数据备份和恢复、系统维护和升级等多个环节,需要企业管理者、财务工作
者和系统管理员等多个角色的参与和协作。
通过使用总账管理子系统,企业可以实现会计事务的自动化处理,提高工作效率,降低人工成本,提高企业的财务管理水平。
第四章__账务与报表处理系统1
第四章账务与报表处理系统4.1 账务系统的基本功能与操作流程账务处理系统又称总账系统，是会计核算的核心，其他业务系统往往需要读取账务系统的数据进行核算，而且要将处理结果汇总生成凭证送账务系统统一处理。
4.1.1 账务处理系统的基本任务账务处理系统的基本任务是：（1）力求实现会计循环的自动化：由计算机自动实现记帐、对账、转账、结账、查帐和编制报表。
（2）实现会计信息的多元分类：除传统经济业务外，还提供往来、部门、项目等辅助核算功能。
（3）实现数据的高度共享：所有数据集中在一个数据库中。
4.1.2 账务处理系统的主要特点计算机账务处理系统是建立在会计循环和会计恒等式基础上的一个通用系统，其数据源仍然是历史的、能以货币计量的数据，一般具体有以下主要特点：1．遵循世界通用的复式记账原则2．记账凭证是数据处理的起点3．部分凭证可以由机器自动生成4．计算机内部账簿体系有较大的变化5．记账规则与记账程序6、内部控制已部分实现程序化7、可以提供定期或实时的财务报表8．查账比手工系统更为方便4.1.3 账务处理系统的基本功能图4-1 账务处理系统的基本功能※（1）系统设置：建立账套、设置会计科目、会计分期、设置辅助核算项目、设置凭证类型、录入余额、建立常用摘要、设置货币、人员管理。
（2）凭证处理：凭证录入、凭证查询、凭证修改、凭证删除、凭证汇总、凭证审核、凭证记账。
（3）出纳管理：支票管理、现金日报表、日记账、银行对账。
（4）辅助核算：往来管理、部门管理、项目管理。
（5）期末处理：转账、结账。
（6）账表管理：总分类账、明细分类账、日记账、科目余额表、现金流量表。
（7）系统维护：账套选项、操作授权、密码维护、科目维护、数据备份与恢复。
4.1.4 账务处理系统的操作流程（1）填制凭证：即手工输入由人工编制的记帐凭证或由系统自动生成记帐凭证；（2）凭证审核：即逐一审核输入或自动生成记帐凭证，以确保数据正确无误；（3）凭证记账：即定期或随时根据已审核的记帐凭证更新总帐；※注意：企业一般不能在会计期末及时结账，所以账务处理系统允许本期结账之前输入下一期间的记帐凭证，但这些凭证必须在本期结账之后才能审核与记帐。
总账系统报表系统
1
2
三、辅助核算
部门核算和管理。提供各级部门总账、明细账的查询，并对部门收入与费用进行部门收支分析等功能，为企业输出部门总账、部门明细账。
01
项目核算与管理。项目核算主要用于生产成本、在建工程等业务的核算，以项目为中心为企业提供各项目的成本、费用、收入等汇总与明细情况以及项目计划执行报告等，也可用于核算科研课题、专项工程、产成品成本、旅游团队、合同、订单等等。提供项目总账、明细账及项目统计表的查询。
N
Y
初始设置
银 行 对 账
自 动 转 账
试算及对账
结 账
期末处理
2、总账系统的外部数据关系
总 账 系 统
薪酬管理
固定资产
成本管理
凭证
库存管理
存货核算
单据
采购管理
应付管理
发票
销售管理
应收管理
发票
报表管理
财务分析
项目管理
预算管理
账户
第三节 总账系统的功能结构 一个典型的总账系统功能如下。
02
辅助核算是财务软件对手工系统总分类账与明细账的核算方式，以灵活多变的辅助核算方式和查询汇总方法为用户提供更加全面准确的信息。而实际当中，许多企业的财务人员则没有充分加以运用。
总账管理系统
01
凭证录入
支持多种凭证录入方式，如手工 录入、自动生成等，确保凭证信 息的准确性和完整性。
凭证审核
02
03
凭证查询与修改
提供凭证审核功能，对录入的凭 证进行严格把关，确保数据的真 实性和准确性。
提供灵活的查询和修改功能，方 便用户快速定位和修改特定凭证。
账簿管理模块
账簿设置
01
根据企业会计准则和会计制度，设置总账、明细账等各类账簿，
VS
系统配置
根据企业实际需求，配置总账管理系统的 相关参数和设置，以满足企业的个性化需 求。
系统运行与维护
系统运行监控
对总账管理系统的运行进行实时监控，确保系 统稳定、高效地运行。
数据安全保障
采取有效措施保障总账数据的安全，包括数据 加密、权限控制等方面。
系统维护与升级
定期对总账管理系统进行维护和升级，以保证系统的持续优化和改进。
数据迁移与整合
数据整理
对旧系统中的总账数据进行整理，确保数据的准确性和完整性。
数据迁移
将整理后的数据迁移至新系统中，确保数据的连贯性和一致性。
数据整合
整合其他相关系统数据，如财务辅助系统、成本管理系统等，实现 数据共享和统一管理。
人员培训与系统配置
人员培训
对相关人员进行总账管理系统的培训， 包括系统操作、数据处理、报表生成等 方面。
实施效果
实现了财务数据的集中管理， 提高了财务核算和报表编制的 效率。
实施背景
某大型集团企业为提高财务管 理效率，决定引入总账管理系 统。
实施过程
系统部署、人员培训、数据迁 移及测试，确保系统稳定运行。
经验教训
重视人员培训和数据迁移过程 中的数据准确性。
会计信息系统填空题
一、填空题1、我国一级会计科目代码方案由财政部统一制定，但是明细科目代码财政部没有统一制定，需要财会人员根据其具体情况进行代码设计。
2、会计科目编码体系的设计方法可以分为定长定位、不定长方式、立体科目3、凭证号是记账凭证的标识，按会计制度要求，不同类型凭证每月分别从1开始连续编号，不能重号。
因此，凭证录入模块能够检查出最后一张凭证号，自动加1后生成当前凭证号。
4、检查凭证类型是检查输入的借方科目或贷方科目与凭证类型是否相符的检查。
特定的凭证类型有时候要求凭证中必须出现某些科目，如付款凭证中贷方科目必须出现“现金”或“银行存款”科目; 收款凭证中借方科目必须出现“现金”或“银行存款”科目。
若满足上述条件，检查结果为“正确”或“真”，否则，检查结果为“错误”或“假”。
5、记账工作可以在编制一张凭证后进行，也可以编制一天的凭证后记一次帐，即可以一天记数次账，也可以多天记一次帐。
6、任何一张凭证都满足“有借必有贷”的原则。
因此，对每一张凭证存入凭证文件之前，必须自动进行借贷平衡检查，如果平衡，检查结果为正确或真，否则，检查结果为“错误”“假”。
7、在科目设置程序中，必须考虑对科目代码的存在性以及是不是底级明细科目进行检查。
8、自动转账是计算机条件下会计信息系统出现的新概念，自动转账模块应该包括定义自动转账分录、生成转账凭证以及获取外部数据等功能模块。
9、总账输出模块的功能主要包括会计科目、日期系统维护，修改口令、获取外部数据等功能模块。
二单项选择1、记账模块的功能是根据记账凭证文件或临时凭证文件中自动更新财务数据库文件，得到账簿和报表所需的汇总信息和明细信息。
A 已审核的凭证2、凭证一经审核，就不能修改，删除，只有后才可以修改。
B审核人员取消审核3、在设计账务处理系统的科目设置模型时，应该考虑有发生额或余额的科目 .D不能修改和删除4、在设计凭证录入模块时，要使凭证的编号遵守的规则。
C 从小到大连续编号5、设计账务处理系统中的记账程序时，应该将的凭证记账。
账务处理系统及报表管理系统讲解学习
编码方式：会计科目通常采用群码的编码方式， 即将会计科目代码分成若干段，每一段有固定的 位数，第一段表示一级科目代码，第二段表示二 级明细科目代码，以此类推，每一段按照一定的 标准顺序排列。
科目代码结构：指会计科目代码共分几段，每一 段有几位，如422结构
（三）汇总损益结转
用于期末自动计算外币账户的汇总损益，并 在转账生成中自动生成汇总损益转账凭证。它 只能处理以下账户：外币存款户、外币现金、 外币结算的各项债权、债务，不包括所有者权 益类账户，成本类账户和损益类账户。
（四）期间损益结转
主要用于在一个会计年度终了将损益类科目的 余额结转到本年利润科目中，从而及时反映企 业利润的盈亏情况。主要是对管理费用、销售 费用、财务费用、销售收入、营业外收支等科 目的结转。
❖ 初始设置 ❖ 凭证输入 ❖ 凭证审核 ❖ 记账 ❖ 期末处理
账务处理系统数据流程
审核
输入
临时凭证文件
记账
科目余额 发生额文件
正式凭证 文件
银行日记账 未达账项文件
输出 输出
总账 明细账
输入
对帐单文件
银行 对帐
银行存款 余额调节表
账务处理系统应具备:
快速方便准确建帐 正确输入记账凭证 灵活的查询统计 完善的数据维护
置 （八）汇率管理
为外币辅助核算科目进行汇率的初始设置。 （九）结算方式设置
为银行结算业务的方式进行初始设置。
往来、部门、项目等的初始设置也应进行。 只是放在辅助模块进行介绍。
第三节 凭证处理（日常业务处理）
输入凭证
每
审核凭证
日
月 重
记账
常 处
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第一节
帐务处理子系统概述
一、账务处理的基本概念 账务处理是指通过设置会计科目、填制凭证、复式记帐、 编制报表等一系列方法，获取企业经营活动的信息，进行加 工、存储、汇总，并通过会计报告达到全面、系统地反映人、 财、物、供、产、销等经营活动信息，为投资、债权人等提 供会计信息。
从信息处理的角度：
数据采集
二、账务处理子系统功能模块设计方案一
账务处理子系统功能模块设计是以系统分析 中的数据流程图等为依据，建立账务处理子系统 的总体结构图，并按功能划分一个个功能相对独 立的模块，并给出各功能模块的功能描述。
账务处理子系统
初 始 化
凭证 处理
记账 结帐
账表 输出
银行 对帐
系统 服务
三、账务处理子系统功能模块设计方案二
说明科目的级次，如一级、 二级 标明上级科目编码 如“T”为末级科目，“F” 为非末级科目 如借、贷
方案三：采用立体科目方法设计科目编码体系
序号 1 字段名称 说明
科目编码 科目名称 科目类型
科目级别 上级科目
如1001，1002 如现金、银行存款 如资产、负债
说明科目的级次，如一级、二级 标明上级科目编码
1 2 凭证类型 凭证号 如“收款” 如“0001”，要求连续编号
3
4 5 6 7 8 9 10
日期
摘要 科目编码 借贷方金额 附件 制单 审核 记帐
如“2005/01/08”
每行都有一个摘要 如100201 此项可以选用 制单人名字 审核人名字，未审核为空 记帐人名字，未记帐为空
例：一张记账凭证
二级科目最多 设计99个 定长定位方法
三级科目最多 设计99个
（2）不定长：一级固定外，其余各级在不超过 总长度的情况下不固定，可以由用户随意设计。 但必须在相应的文件中增加几个字段：科目级 别、上级科目编码、末级标志等，用以识别。
科目 550201013
科目级别：3级
上级科目编码 55020
不定长方法
3、汇总文件的组织方式 以“科目编码”为索引关键字，建立索引文件。
（三）凭证文件的设计 凭证文件是用来存储记账凭证的每一项数据、记录在一定时间内所发生的 各项经济业务的数据库文件。凭证文件是账务处理子系统的核心数据库文件， 记账凭证文件的结构应该反映账务处理所需的全部内容。 1、凭证文件结构设计 序号 项目 说明 方案一
对会计科目编码的目的： 1、便于反映会计科目之间的逻辑关系 2、保证会计科目的惟一性 3、简化会计数据的表现形式 4、便于对会计数据加工处理，提高处理速度 （二）会计科目代码方案 1、编码方式: (1)顺序码:01,02,03,…… (2)位数编码:如某企业会计科目编码共8位,一级科目4位,二、 三级科目2位 (3)分组编码:如1501001-1501099表示各种机床， 1501101-1501199表示各种电脑，1501201-1501299 表示各种汽车。
（二）综合性强，在整个会计信息系统中起核心作 用 一方面账务处理系统以货币为计量单位，综 合、全面、系统地反映企业供产销的所有方面。 因此具有很强的综合性和概括性。 另一方面账务系统还接收其他子系统的数据， 向其他子系统传递数据，因此它是核心。 （三）控制要求严格，正确性要求高
正确的报表来自正确的账薄，正确的账薄来 自正确的凭证，只有从凭证开始，对账务处理进 行严格控制，才能防止差错发生。
第二节 账务处理的流程分析
一、手工环境下账务处理的流程分析
五种账务处理流程：
记帐凭证核算形式 科目汇总表核算形式 汇总记帐凭证核算形式 日记总帐核算形式 多栏式日记帐核算形式
科目汇总表核算形式
原始凭证 记帐凭证
填制和审 核凭证
收 款 凭 证
付 款 凭 证
转 帐 凭 证
编制科目 汇总表
科目汇总表
登记日 记帐
（二）汇总文件设计 汇总文件主要把每一个科目的发生额、余额 汇总数独立出来，存放在同一个文件中。 作用：记帐时，系统自动按科目进行汇总并 将汇总结果存入该文件；输出帐簿、编制报表、 财务分析和领导查询时，系统自动从该该文件和 历史凭证文件中提取数据，并进行加工生成所需 的帐簿输出。
1、汇总文件结构设计方案一
账务处理子系统
初始化功能模块 凭证处理模块 记账结账模块 帐簿输出管理 个人往来款管理模块 部门管理模块 单位往来管理 项目管理 银行对帐 自动转帐 系统服务
四、会计科目代码设计
会计科目是对经济业务的一种分类。 （一）会计科目代码设计的意义
会计名称的缺点：
1、文字形式的科目名称较长，计算机处理不 方便； 2、科目在账务处理中用于对经济业务进行分 类，是某类经济业务分类的标志，要求具有准确 性、确定性和唯一性，保持前后一致； 3、凭证中的会计科目需要人工输入，文字型 的科目不便于提高输入速度。
登记各种 明细帐
登记 总帐
总帐 日记帐
明细帐
月末 处理
编制 报表
报表
科目汇总表核算形式主要包括以下步骤： 1、根据原始凭证编制记帐凭证 2、登记日记帐 3、登记各种明细帐 4、根据科目汇总表登记总帐 5、月末处理 6、编制报表 从以上可以看出手工会计信息系统的缺陷： 1、数据大量重复 2、信息提供不及时 3、准确性差 4、工作强度大
借：本年利润 贷：管理费用——办公室——办公费 管理费用——办公室——差旅费 管理费用——办公室——工资 管理费用——财务部——办公费 管理费用——财务部——差旅费 管理费用——财务部——工资 200000 100000 50000 10000 20000 10000 10000
缺点：借方金额与贷方金额总有一空； 存储结果：
账务处理与总账 系统
主要内容
第一节 账务处理概述 第二节 账务处理的流程分析 第三节 总账子系统的总体设计 第四节 总账子系统的初始设置 第五节 凭证管理 第六节 出纳管理
第七节 期末处理与账表输出
第八节 辅助管理－往来和项目核算和管理 第九节 总账系统的改进---动态会计平台的构建
序号 1 2 3 4
字段名称 科目编码 科目名称 科目类型 余额方向
说明 如1001，1002 如现金、银行存款 如资产、负债 如借、贷
方案二：采用不定长方式设计科目编码体系
序号 1 2 3 4 5 6
7
字段名称 科目编码 科目名称 科目类型 科目级别 上级科目
是否末级 科目 余额方向
说明 如1001，1002 如现金、银行存款 如资产、负债
2 3
4 5
6
7 8
是否末级科目 如“T”为末级科目，“F”为非末 级科目 辅助核算 可以定义“部门”、“项目”等， 建立动态链接，增加核算内容 余额方向 如借、贷
2、科目文件的组织方式 科目文件的组织方式是以“科目代码”为 关键字建立的索引文件组织方式。当增加或减 少科目时，计算机会自动按照索引文件的组织 方式重新排序。
二、计算机账务处理数据流程
（一）账务处理流程方案一 1、数据库文件。 （1）记帐凭证文件 （2）科目余额文件 （3）对帐单文件
账务处理流程方案一
原始凭证 填制 录入 记账凭证 审核 生成 报表 会计报表
记账凭 证文件
更新
科目余 额文件
输出 总帐
总帐
机制凭证
自动 生成
输出
明细帐 日记帐
对帐单
输入/ 接收
550201002 550201002001
二组
差旅费 一组
550201002002
…. 550202 550202001 550202001001 550202001002
二组
…. 事业部2 办公费 一组 二组
科目编码
科目名称
辅助核算
5502
550201 550202 550203
管理费用
办公费 差旅费 业务招待费
(3)优缺点:结构简单,但汇总文件过多.
2、汇总文件结构设计方案二
序号 1 2 3 4 5 项目 科目编码 方向 年初余额 1月借方合计 1月贷方合计 说明 如1001，1002 如借、贷
6
7 ….
…
… 12月借方合计
…
12月贷方合计
（1）以年为单位存储。 （2）3月期初余额=年初余额+1、2月借合计-1、2月贷合计 （3）3月借、贷方累计=1月借、贷合计+2月借、贷合计+ 3月借、贷合计 （4）文件少；有多个数据需计算；若科目多，文件大，影响存取、备份操作。
对帐单 文件
银行 对账
余额调节表
（二）账务处理方案二 1、数据库文件 （1）临时凭证文件 （2）汇总文件 （3）历史凭证文件 （4）单位银行对账文件 （5）对账单文件
账务处理方案二
原始凭证 填制 录入 记账凭证 临时凭 证文件 自动 生成 期末 处理
删已达账
审核 汇总 文件 记账 历史凭 证文件
科目末级标志 为“真”
（3）立体科目：将科目中大量重复的科目从科目体系中分离出来， 按照项目存储，并将项目和科目建立动态链接，以满足优化会计 科目体系。
科目编码 5502 550201 550201001 550201001001 科目名称 管理费用 事业部1 办公费 一组
550201001002
凭证 凭证 日期 类型 号
转帐 005 050112
数据重复多；浪费空间。
摘要 科目代 码 借方 金额
20000 0
贷方 金额
附 件
1
录入
张三
审核
黎平
记帐
王新
支出转利 3131 润
转帐 005
转帐 转帐 转帐 转帐 转帐 005 005 005 005 005
050112