微软项目解决方案_电子表单和审批v10

微软解决方案–电子表单和审批(E-Form )

电子化表单和审批帮助企业提高数据的准确性、提升企业日常工作和管理效率 问题和挑战

一、企业管理需要大量的数据收集和汇总的工作，整个过程复杂而且效率低

随着企业规模的不断壮大和部组织机构的发展，为了更好的进行管理工作，需要进行大量的数据上报、统计和分析。各种各样的数据来源于日常工作中的纸文件和应用系统，如何有效的收集这些数据、如何简化数据收集过程，是很多企业部的组织机构在日常工作中面临的问题。

二、企业各种上报数据手工重复录入，工作效率低而且不准确

企业中存在各种各样的后台应用系统（如财务系统、客户信息系统、人员信息系统等），在很多情况下，企业总部的管理人员需要将收集来的同一组数据录入不同的系统中，如果为每个系统的数据录入提供一套录入界面，那么不仅仅会浪费大量的工作时间，更重要的是会产生手工的数据录入不一致（同一数据在不同的系统中数值不同），在这种情况下，为了校验数据，企业往往需要投入大量的人力物力进行数据核对或加派录入工作人员的工作。如何利用先进的解决方案提高企业数据录入整理的工作效率，成为企业中的关键问题。

三、人工进行数据收集和汇总的过程中，由于各种原因造成数据不及时不准确，出现数据和安全性的问题

数据是企业运营、管理、发展的核心部分，如何保证数据的安全和准确性，是企业关心的另一个问题。在日常的工作中，企业经常会通过表单的形式收集企业数据，这一过程包括了数据的填写、系统数据的录入等。为了充分利用收集的数据信息，首先企业要保证填写数据的有效性（即不允许非法数据的出现）；其次，在数据传输的过程中，处于安全的考虑，数据需要有一定的保护措施（如加入数字签名，保证数据的不可抵赖性等），在数据录入系统的时候也需要保证数据的一致性等。

四、人工数据审批流程缓慢，数据不能及时获取，对数据审核过程缺乏监督

企业中的表单审批触及到很多流程方面的问题，如流程的设置、流程查询、流程的修改等。传统的手工提交的审批流程在流程设置、数据性、流程监控以及及时性方面都有所欠缺。现代企业更注重将自动化审批流程引入日常的业务处理，从而提高审批及时率，增强数据的性，提升企业核心竞争力。

⏹解决方案概述

微软的电子表单(E-Form )解决方案，充分利用客户熟悉的Microsoft Office System环境，为用户提供客户化的、易用的审批流程，帮助企业提高协作透明度和工作效率，提升数据采集的准确度。

应用微软电子表单(E-Form )解决方案，客户可以：

✓使用电子化的方式收集数据，提高工作效率

➢电子表单(E-Form )解决方案为用户提供了统一的电子录入界面，使用户可以在熟悉的环境中填写数据。同时，由于该电子表单可以根据企业的流程需要将

数据传递给多个后台应用系统，所以在这种情况下，即便是需要将同一数据录

入不同后台应用系统，对于用户来说，也只需要做一次操作，大大提高了数据

收集的效率。

➢使用电子表单的另一个好处是，减少人为的录入错误，防止出现同一信息多种数据的局面，提高了企业数据的有效性。

✓应用智能电子表单，提高数据收集的有效性与准确度

电子表单(E-Form )解决方案为用户提供了智能电子表单录入、显示界面。

➢使用智能表单录入界面，用户可以：

o在客户端校验数据的有效性（如单项报销数目必须小于3000元等），保证有效的数据进入系统中，参与审批。

o得到辅助信息。电子表单(E-Form )解决方案为用户提供了友好的帮助信息，使得用户在填写或审批表单的时候可以参考相应的文档信息（如

公司政策及规定），或者获取后台辅助数据（如剩余预算金额等）➢使用智能表单显示后台数据信息。管理者可以随时通过熟悉的Word、Excel工具获得后台的业务数据，通过丰富的展示工具进行分析或者形成公司报告。大

量节省重复工作。

✓自动化审批流程

➢电子表单(E-Form )解决方案将企业中手工进行的审批流程升级为自动化的审批流程。提高了审批的效率。通过自动化的审批流程，管理者可以随时进行表

单审批，也可以在外出的时候将审批工作“委托”给相关人员。

➢微软的电子表单(E-Form )解决方案的另一个优点在于工作流的灵活性，维护人员可以根据企业管理层的需要而方便快速的修改审批流程，减少了因组织变

动或人员更换而带来的流程修改时间。

➢自动化审批流程还可以根据企业需要，为管理者定制个性化的提醒方式，包括、短信及标示。

该解决方案的典型应用场景为企业中的预算申请、费用报销、采购订单及休假管理等与表单审批相关的部分。客户可利用该解决方案，对企业中的原有系统进行改进和升级，保留原有的业务逻辑及流程信息，利用Microsoft Office System及开发工具，根据用户的使用习惯及业务需求，迅速定制新的审批系统。相对于原有系统，新的系统构建在Microsoft Office System平台之上，使用及维护、更新更加方便有效。

⏹方案优势和业务收益

基于Microsoft Office System的电子表单(E-Form )解决方案为用户提供了一个智能的表单填写、审批处理流程自动化的协同工作的平台，帮助用户提高申请和审批的效率，规流程处理，提高数据安全性，降低管理和运营成本。该解决方案的优势在于：

1.用户界面友好、熟悉：增强用户体验，减少培训成本。

电子表单(E-Form )解决方案应用用户熟知的Microsoft Office System，使员工可以高效的建立审批文档，提高数据录入准确率，同时方便职能部门执行审批及汇总功能，降低公司培训成本。具体包括：

✓统一的审批表单录入界面

✓使用用户熟悉的Microsoft Office System，如Word、Excel等

2.智能表单：数据交验保证数据的不可抵赖性；数据的自动生成，简化表单填写。

电子表单(E-Form )解决方案引入了数字签名，防止数据被他人篡改，同时引入了智能表单的概念，简化填写流程。具体包括：

✓集成的数字签名功能，保证数据的不可抵赖性，防止篡改；

✓表单数据的自动汇总、逻辑运算，简化操作；

✓多视图录入界面，多角色划分，使表单更加人性化；

✓自动获取当前用户信息，简化填写容；

3.智能预算报告：上下文相关信息的提示及后台数据的提取，提高用户的生产力。

电子表单(E-Form )解决方案充分利用用户熟知的Office任务窗格，可根据用户需要，设计显示相应帮助信息，帮助用户规表单填写，为审批者提供参考信息。具体包括：✓获取后台应用系统数据，帮助审批者做出判断；

✓表单模版附加帮助信息，提高填写者的工作效率；

✓提供查询系统，快速完成文档写作；

4.审批流程透明：随时获知申请表的审批状况，缩短审批周期。

电子表单(E-Form )解决方案使用工作流工具，将审批过程流程化，提高用户的工作效率。具体包括：

✓审批过程流程化，规审批流程；

✓提交者可随时查询表单审批状况；

✓图形化操作界面，简化流程设计及维护工作；

✓使用工作流，将提交的表单数据与后台应用系统结合起来；

5.提醒及即时消息：增强团队合作的能力，提高用户的生产力。

电子表单(E-Form )解决方案提供通知及提醒功能，增强申请者与审批者之间、审批者与审批者之间的沟通，有效提高了企业用户的协作能力，增强企业竞争力。具体表现为：✓通过提示审批信息；

✓审批结果可由获得；

✓审批者之间或审批者与提交者之间可通过即时消息进行沟通；

✓提高企业用户工作效率，节约时间，保证审批及时；