公司合同管理办法(通用版)

公司合同管理办法第一章总则第一条为加强公司合同管理工作，明确合同管理职责，优化合同管理流程，保障企业合法权益，根据《民法总则》《中华人民共和国合同法》及相关法律法规的规定制定本办法。

第二条本办法所指称的合同，不包括劳动合同。

合同管理，是指对合同立项、意向接触、资信调查、商务谈判、合同条款拟定、审查会签、合同签署、合同履行、变更、终止、解除、纠纷处理、归档保存等全过程的管理。

第三条本办法本着降低风险、提高效率、规范管理的原则制定。

合同的订立、变更、解除遵循公平原则、诚实信用原则，尊重社会公德，维护社会公共利益和公司整体利益，并在公司授权范围内开展工作。

第四条合同承办及管理部门的工作人员在履行合同管理职责时，应当坚持原则，遵纪守法，杜绝各种不正之风，维护国家利益和单位的合法权益。

第二章合同管理职责第五条公司合同管理工作由合同承办部门主导、合同相关部门协助共同完成。

合同承办部门是指合同的发起及具体执行部门。

第六条合同承办部门职责如下：（一）保证合同目的真实、合法，负责审查合同相对方的主体资格、资信情况、代理权限及履约能力，对合同相对方提供的有关资料的真实性进行核实并建立相关资料库；（二）负责合同项目的可行性论证，并就合同订立的背景、价格合理性等信息提供说明；（三）负责组织合同订立，包括：发包、投标、竞争性磋商等形式的合同订立工作。

按照公司的相关规定和本办法规定的程序履行订立合同的各种评估、评价、决策等流程；（四）跟踪履行情况，及时解决合同履行中出现的问题，遇有合同变更、终止等重大事项，按照本办法规定程序办理；（五）按照合同约定，如需付款的，按财务融资部的要求填写相关表格，向财务融资部提示付款。

（六）应当由合同承办部门承担其他的工作。

第七条合同承办部门应当根据合同管理工作的需要，指定合同承办人，履行合同职责。

第八条合同承办人应当参与合同谈判、磋商、订立及履行等过程。

第三章合同订立与审查第九条合同谈判以项目负责人为主，与合作方商定合同的基本条款，形成合同文本。

第十条合同谈判涉及重大财务、法律内容，应组成由公司财务、法律等专业人员参加的谈判小组进行谈判。

重要合同谈判，应有谈判记录或会议纪要。

第十一条合同谈判小组应对合作的主体、资信等情况进行详细调查，防止恶意磋商、合同诈骗、不能履约等情况的发生。

第十二条承办部门起草非格式合同应遵循以下程序：（一）承办部门根据合同的对象、范围、用途等草拟合同文本。

凡国家或行业有标准或示范文本的，应当优先适用。

合同文本的基本条款一般包括：当事人名称或姓名和住所、合同标的、数量和质量、价款或酬金、支付方式、履行的期限、地点和方式、违约责任、解决争议的方法；（二）承办部门草拟合同需要协办部门配合的，将需要协助的内容和方式作出书面要求，协办部门应在其要求的合理时间内完成协助工作。

承办部门向有关部门提交合同草案时，应预留2—5个工作日供其审核。

各会签部门遇特殊情况需延长审核时间时，应向承办人申明理由并征得同意，且延长后累计审核时间最长不得超过7个工作日。

（三）承办部门草拟好合同文本后，经各协办部门负责人会签同意，将合同文本送交法律顾问进行审核。

第十三条合同审查分工依据各职能部门的专业性质来划分，凡报送公司专业部门审查的合同应至少给予两个工作日的审查时间；因不及时或延期报送审查，导致合同不能签订，由承办单位承担相应的责任。

第十四条合同签约各方对合同主要内容达成一致并经承办部门初步审查后，合同承办部门填报“合同审批表”，将拟订的合同文本及附件提交法律顾问进行法律审查。

第十五条对外签订的合同应当按照既定程序办理，合同承办部门应当提前做好合同计划和财务。

预算。

第十六条合同承办部门提交审查的合同材料应当完整、真实，提交材料不齐全的，由承办部门补充相关材料。

第十七条合同承办部门提交审查的合同材料包括：（一）合同审批表，拟签订的合同文本及附件；（三）有关对方当事人主体资格、经营范围、资信情况的证明文件，以及合同相对方出具的各种授权书、保证书、公证书、承诺书等证明文件；（四）批复文件、签报请示、会议纪要、谈判记录等材料；（五）其他合同材料。

其中，合同审批表、合同文本属于必备合同文件，在每一单合同审查时均需提供。

第十八条合同审查主要包括下列事项：（一）合同主体的审查。

包括是否具有法人资格或者法定的签约主体资格、经营范围、代理权限、履约能力、资信状况等。

1.主体资格：具有经年检合格的企业法人营业执照或者非法人营业执照，其核载的内容与实际相符。

2.经营范围：合同标的应当符合对方经营范围，涉及专营许可和资质要求的，应具有相应的许可、等级、资质证书。

3.代理权限：由代理人代签合同的，应当出具真实有效的授权委托书，并验证代理人身份。

4.履约能力：具有相应支付、生产、运输、技术能力等合同标的所要求的能力。

5.履约信用：重合同、守信用，现时未涉及重大经济纠纷或者重大犯罪案件。

（二）合同证明文件的审查。

包括法律、法规规定须经有关部门批准、登记的证明文件；签约各方约定出具的各种授权书、保证书、公证书、承诺书等证明文件。

（三）合同内容的审查。

包括合同内容是否合法有效；合同条款是否完备；双方权利义务是否明确；合同文字表述是否严谨规范，是否明确，是否存在歧义。

合同内容由当事人各方共同约定，一般包括以下条款：1.当事人的名称或者姓名和住所；2.合同标的；3.数量；4.质量；5.价款或者报酬；6.合同履行期限、地点和方式；7.违约责任；8.解决争议的方式。

第十九条合同审查通过，经合同承办部门领导同意（签批）后，通过公司专用办公系统签报流程报送各部门及公司总经理会签批准。

第二十条合同管理部门按照便于管理的原则，对各项合同进行统一编号。

编号格式为：合同（协议）统一编号，编号规则为：合同（协议）－时间－－分类－顺序号。

第四章合同签订与履行第二十一条凡是以公司名义对外签订的合同，均应订立书面合同；因特殊情形无法订立书面合同的（如电报、电传、传真、电子数据交换和电子邮件），必须经公司主要领导的书面批示。

第二十二条合同签订主体应当具备合同主体资格。

公司各部门不得以自身名义对外签订、变更和解除合同。

第二十三条合同当事人可以依法委托代理人订立合同。

法定代表人授权委托代理人签署的，应由承办人办理授权委托书。

为切实降低合同风险，严禁与只有业务介绍信而无具体授权范围的人员签订合同。

第二十四条公司应当至少留存二份正式的合同文本。

合同签订后，合同承办部门应当将合同原件一份交财务融资部，作为付款凭证，一份存档。

第二十五条公司员工若因故离职，人力资源部门应当及时出具书面意见，通过合同承办部门将该意见向业务合作较为频繁的单位进行通报，以避免表见代理风险。

第二十六条法律、法规规定或者合同当事人约定需要公证的合同，合同签订后应当办理公证手续。

第二十七条合同生效后，合同主体应当全面履行合同。

遇有不可抗力等因素影响合同继续履行时，应当于法定或者约定期限内以书面形式及时通知对方，并采取有效措施减少损失的扩大，同时注意做好证据的收集与保存工作。

第二十八条对于未按规定程序进行审查或者经审查不符合法律法规规定的合同，以及资信状况不明或者不良，又无可靠担保的合同，任何单位和个人不得订立，不得加盖公司公章，财务部门不得付款，违反上述规定产生纠纷并给单位造成资产、信誉损失的，追究责任主体的相关责任。

第二十九条任何人发现对方不履行或者不全面、不适当履行合同时，应当立即通告合同承办部门，合同承办部门应当在法定或者约定期限内以法定或者约定方式向合同相对方提出异议；收到对方履行异议时，承办人应当在法定或者约定的期限内以法定或者约定的方式予以答复，异议文件和答复文件必须经综合部审核并备案。

第五章合同变更和终止第三十条合同在履行过程中，依据法律规定或者合同约定，变更、解除合同条件成立的，或者因客观情形需要变更或者终止的，经合同双方协商达成一致，可以变更或者终止合同。

第三十一条合同的变更或者终止，由原合同承办部门填写合同变更/终止审批表，按照本办法规定的程序办理。

第三十二条变更或者终止合同必须采用书面形式，并将合同文本连同合同附件一并归档保存。

第三十三条合同的变更、终止应当注意以下事项：（一）主体变更应当征得合同各方同意。

（二）有担保条款的合同变更，应当征得原担保人同意并在变更协议上由担保人签章。

（三）合同或者协议变更、终止的，应当经公司领导批准。

（四）经公证的合同，所达成的变更、解除协议，应当报原公证机关备案。

第六章合同印章与档案管理第三十四条公司对外签订的各类合同、协议，一律使用公司公章。

合同文本应当“骑缝”加盖公章。

第三十五条公章的保管、使用、遗失或者被盗，按照公司印章管理办法有关规定执行。

第三十六条合同档案管理是合同管理的基础工作，应当安排专人做好合同管理工作。

第三十七条合同档案包括：合同文本，合同审批表、授权委托书等附件材料，以及与合同签订、履行、变更、解除、合同纠纷处理等有关的其他合同材料。

第三十八条合同档案的管理部门，负责合同档案的接收、登记、归档、保存、查询和借阅工作。

为便于查阅与管理应做好合同台账管理。

第三十九条合同档案保存期限不得少于5年，重大合同档案应当永久保存。

第四十条公司相关部门如需合理使用合同，说明用途及使用内容后经合同主管部门同意，可以借阅或者复印合同原件，同时应当做好台账登记。

第四十一条合同承办部门及其他相关部门人员应当维护本公司利益，对涉及商业秘密的合同应当予以保密。

第七章合同纠纷处理第四十二条合同纠纷发生后，合同承办部门应当及时通知法律顾问，并负责收集与纠纷有关的证据材料，会同综合部及相关部门研究纠纷解决办法。

第四十三条合同在履行过程中发生争议，首先应当本着友好协商的原则由合同承办部门与对方协商解决，必要时可以申请法律顾问参与协商。

协商能够解决的，应当订立书面协议，由双方代表签字并加盖单位公章；协商不能解决的，应当提请法律顾问根据法定程序，在法定期间内向仲裁机构申请仲裁或者向人民法院提起诉讼。

第四十四条因合同纠纷引起的仲裁或者诉讼，合同承办部门应当派员出庭旁听或者作为代理人参加仲裁或者诉讼。

第四十五条合同承办部门应当自获知纠纷信息之日起2个工作日内收集资料以下证据资料。

（一）合同纠纷的情况说明。

（二）合同订立、履行过程中双方往来函电等原始资料，包括合同文本、变更或者解除协议、信函、图表、视听资料、授权委托书、介绍信及其他合同材料等。

（三）与合同纠纷相关的各项证据，包括验收、提货、发票等有关单位票据，货款的承付、托收凭证、有关的财务账目，工程项目、产品的技术规范、质量标准以及相关证人证言等。

（四）其他相关证据材料。

第四十六条合同纠纷处理完毕，合同承办部门将所有证据材料整理后存档。

第八章监督检查与奖惩管理第四十七条各部门应自觉检查合同的订立、履行、管理工作，发现问题及时纠正。