文件信息资料管理制度

文件信息资料管理制度

目录

第一章总则

第二章文件信息资料管理的基本要求

第三章文件信息资料的存储管理

第四章文件信息资料的传输管理

第五章文件信息资料的使用管理

第六章文件信息资料的归档管理

第七章文件信息资料的安全管理

第八章文件信息资料的销毁管理

第九章文件信息资料管理的监督与检查

第十章附则

第一章总则

第一条为了规范组织内文件信息资料的管理，确保文件信息资料的安全、合理、高效使用，特制定本制度。

第二条本制度适用于组织内所有文件信息资料管理工作，包括电子文档、纸质文件、光盘、磁盘等各种载体的文件信息资料。

第三条文件信息资料管理应遵循便于查阅、安全保密、有效利用的原则，制定系统的管理

程序及具体操作规定，实施文件信息资料的分类、存储、传输、使用、归档、安全、销毁、监督与检查等方面的管理。

第四条文件信息资料管理应与现代化信息技术相结合，采用先进的管理手段，提高管理效

率和质量。

第二章文件信息资料管理的基本要求

第五条文件信息资料应按照文件管理的归档分类方法进行分类，明确责任单位、负责人，

并建立健全的管理制度。

第六条文件信息资料的编制、审批、签发、存储等环节，应严格按照程序规定进行，保证

文件信息资料的真实、准确、完整。

第七条文件信息资料不得随意外借或私自更改，如需修改或调用，应按照规定的手续进行，保证文件信息资料的完整性和安全性。

第三章文件信息资料的存储管理

第八条文件信息资料存储管理包括纸质文件、电子文档等的统一存储、分类管理、安全保管、快速检索等方面的规定。

第九条文件信息资料存储应符合规范要求，确保文件信息资料的安全和完整性，同时要保

证方便检索和使用。

第十条纸质文件的存储应根据文件的重要级别、保管期限等要求进行分类、编号、标识，

采取防潮、防火、防震功能的存储设备进行保管，确保纸质文件的安全。

第十一条电子文档的存储应使用先进的信息安全技术，实行数字化管理，设置权限保护，

定期备份，确保电子文档的安全性和可用性。

第四章文件信息资料的传输管理

第十二条文件信息资料的传输包括内部传递和外部传递。内部传递应根据工作需要，采取

安全可靠的方式进行传递；外部传递应符合法律法规的规定，保证信息的安全性和保密性。

第十三条内部传递文件信息资料时，应注明传递目的、传递人、接收人、时间等相关信息，确保传递的有效性和安全性。

第十四条外部传递文件信息资料时，应认真审核文件信息资料的内容和接收方的身份，选

择安全可靠的传输方式，确保文件信息资料的安全。

第五章文件信息资料的使用管理

第十五条文件信息资料的使用应符合工作需要，保障安全和合法性，不得超出权限范围进

行使用。

第十六条文件信息资料的使用人员应按照需要提取使用文件信息资料，使用后应及时放回

原处，禁止私自篡改、遗失文件信息资料。

第十七条文件信息资料的使用应严格遵守保密规定，不得擅自外传、泄密，确保文件信息

资料的机密性。

第六章文件信息资料的归档管理

第十八条文件信息资料的归档包括档案材料的整理、分类、装订、归档等相关工作。

第十九条文件信息资料的归档应按照规定的管理制度进行操作，确保文件信息资料的真实性、准确性和完整性。

第二十条文件信息资料的归档工作应定期整理，清理无用文件信息资料，保持档案的清晰、完整和有效性。

第七章文件信息资料的安全管理

第二十一条文件信息资料的安全管理包括物理安全和网络安全两个方面。

第二十二条物理安全包括纸质文件的安全存储、传输和销毁，电子文档的安全存储、备份

和防病毒等方面的管理。

第二十三条网络安全包括电子文档的权限控制、数据加密、网络防御等方面的管理，保护

文件信息资料免受网络攻击和泄密。

第八章文件信息资料的销毁管理

第二十四条文件信息资料的销毁应严格按照规定的程序进行，经过审批、公告通知、做好

记录并确认销毁，确保文件信息资料的安全。

第二十五条纸质文件的销毁应采取专门的销毁设备进行处理，不得随意扔掉或私自销毁，

确保文件信息资料的完整性。

第二十六条电子文档的销毁应采取安全、可靠的方式进行，确保文件信息资料的不可恢复性。

第九章文件信息资料管理的监督与检查

第二十七条文件信息资料管理的监督与检查是组织内文件信息资料管理制度的重要环节，

应加强监督与检查力度，保证文件信息资料管理工作的规范、高效。

第二十八条文件信息资料管理应建立健全的监督与检查制度，明确责任单位和相关人员的

监督与检查职责。

第二十九条对文件信息资料管理工作的监督与检查应定期进行，发现问题及时整改，加强

工作效果的评估。

第十章附则

第三十条本制度自颁布之日起生效，由组织内相关部门负责具体执行工作。

第三十一条违反本制度规定的，将受到相应的纪律处分。

第三十二条本制度的最终解释权归组织内相关负责人所有。

以上所述的文件信息资料管理制度，是对组织内文件信息资料管理工作的规范和约束，目

的是为了保证文件信息资料的安全、合理、高效使用。只有做好文件信息资料管理工作，

才能更好地服务于组织的发展，确保组织内各项工作的顺利进行。希望全体员工认真遵守并执行本制度，共同维护组织内的文件信息资料的安全和完整。