涉外活动保密管理制度

涉外活动保密管理制度
第一章总则
第一条为了加强我院涉外保密管理，防止涉外活动中发生失泄密事件，结合我院实际，制定本制度。

第二条本制度适用我院各部门涉外交流、合作与谈判等的保密管理。

第三条涉外管理，指以各种方式与境外组织、机构和人员开展交往活动中的保密管理工作，涉及与境外机构或人员开展项目合作、举办有境外人员参加的各项会议以及涉密人员出境等各项业务活动的保密管理。

第四条保密提醒制度，是指对参与涉外活动人员适时提出保密要求，指出问题，及时制止的措施。

第二章管理职责
第五条科技处负责涉外活动审查工作。

第六条人事教育处负责出国出境管理。

第七条保密办公室负责审核涉外活动管理方案和重要涉外活动的现场监督。

第八条组织外事活动的部门负责根据业务工作需要，组织开展涉外接待、涉外会议、交流的过程管理和实施。

第三章制度内容及要求
第九条涉外活动的种类。

（一）根据涉外活动的性质，涉外活动主要分为：
1.因公出国（境）：含参观访问、开展交流、合作和谈判等；
2.因私出国（境）：见《中国科学院重庆绿色智能技术研究院涉密人员管理制度》；
3.因公涉外接待：含参观访问、开展交流、合作和谈判等；
4.召开涉外会议：含开展交流、合作和谈判等；
5.提供文件资料和其他物品给国（境）外人员；
6.其他与境外人员进行接触的涉外活动。

（二）根据涉外活动的重要程度，涉外活动分为：
1.重要涉外活动：根据我院实际情况，重要涉外活动界定为国（境）外人员参与人数多、涉及面广、在政治、军事、外交等方面较为敏感的涉外活动；以及经国家有关部门批准的涉密涉外活动。

2.一般涉外活动：除重要涉外活动以外的其它涉外活动。

第十条涉外保密管理策划
（一）各类涉外活动应经过审批后才能实施。

因公出国（境），组织部门和出国人员应熟知《中国科学院重庆绿色智能技术研究院出国（境）保密提醒》内容（具体见《中国科学院重庆绿色智能技术研究院涉密人员管理制度》相关内容）；涉外接待、涉外会议等活动，组织或主要参与人员应熟知《中国科学院重庆绿色智能技术研究院涉外活动保密提醒要求》（见附件1）。

（二）组织部门应根据批准的涉外活动，组织制订《中国科学院重庆绿色智能技术研究院涉外活动保密方案》（以下简称《保密方案》，见附件2），明确保密事项，采取相应的保密措施执行保密提醒制度，并指定专人负责涉外活动全过程的保密管理。

（三）对重要涉外活动，由保密办公室负责进行保密检查，参与现场监督。

（四）《保密方案》的内容一般包括：任务性质、交流谈判的内容和口径、责任分工、保密措施和具体要求（活动事由、活动路线、参观项目、提供资料等）。

第十一条涉外保密管理实施
（一）涉外接待
1.接待外籍人员（包括外国人、外籍华人、华侨以及港澳台人员）参观访问，或开展交流、合作、谈判等，负责接待的部门须填写《中国科学院重庆绿色智能技术研究院因公接待外籍人员审批表》(见附件3)，经有关部门审核，主管院领导批准后实施。

2.涉外接待必须制定《保密方案》，经批准后执行。

在制订和执行《保密方案》过程中必须注意以下问题：
（1）接待部门及其工作人员应严格执行《保密方案》，未经批准不得擅自改变；
（2）任何部门和个人不得将境外人员带入保密要害部门部位和其它不对外开放的场所；
（3）对涉外参观路线中不允许境外人员参观的涉密物品和部门部位采取回避、转移或覆盖等措施。

对不允许拍照的部门部位，接待部门应设置“请勿拍照”的中外文标志；
（4）对聘请的外国专家、顾问以及合作项目中的外方人员，经科技处和保密办公室进行保密审查、保密委员会审批后，可提供其工作范围之内必需的文件资料，并与其签订《中国科学院重庆绿色智能技术研究院涉外活动保密承诺书》（见附件4）；
（5）涉外接待活动中要注意保护我院与其他合作方的秘密。

应将有关保密事项纳入合作或协作合同中。

严禁将我院与第二方合作事宜、接触渠道以及在合作协议下进行的其它合作事项泄露给第三方；
（6）接待人员不得在涉外接待活动办理境外人员和随行人员托办的与工作有关的其他事宜，严禁在接待境外人员的会议室或办公室存放涉密文件资料和其它国家秘密载体。

（二）因公出国（境）
1.我院各类人员因公出国（境）参加对外科技交流、合作谈判等涉外活动，须填写《中国科学院重庆绿色智能技术研究院职工出国（境）审批表》（见附件5）,经相关部门审核，主管院领导批准后才能实施。

2.我院各类人员因公出国（境）必须制定《保密方案》，经批准后执行。

制订和执行出国（境）《保密方案》过程中必须注意以下问题：
（1）因公出国（境）应推荐政治思想过硬，业务能力和保密观念强的同志参加，并按照国家和我院有关规定办理因公出国（境）手续，执行保密提醒制度。

保密提醒内容包括：爱国主义教育、外事纪律须知、保密法规知识、保密法律责任、密品密件管理、通信保密和紧急情况处置等；
（2）未经国家相关部门批准，出国（境）人员不得携带国家秘密载体出国（境）。

经国家有关部门批准携带国家秘密载体出国（境），必须使用保险箱随身携带，且至少两人同行；
（3）出席国际会议和出国学术交流、讲学、进修，所携带或邮寄出的非涉密业务文件资料、论文、讲稿，以及为国外刊物撰写的稿件，不得涉及国家秘密，在外出或邮寄前必须按照《中国科学院重庆绿色智能技术研究院宣传报道保密管理制度》相关要求进行保密审查；
（4）出国人员在国外期间要严防被窃听、窃照，不得在旅馆、饭店、车船以及其它公共场所谈论涉及国家秘密的事项；
（5）我院职工与国外同行建立学术交流关系，须报请主管院领导批准。

（三）召开涉外会议
1.负责组织召开或承办涉外会议的部门，须按照我院会议管理的有关要求提出申请，经有关部门审核，主管院领导批准后才能实施。

2.召开涉外会议必须制定《保密方案》，经批准后执行。

在制订和执行涉外会议《保密方案》的过程中必须注意以下问题：
（1）严格执行我院关于涉外接待的一系列保密管理规定；
（2）涉外会议内容不得涉及国家秘密。

如召开涉及国家秘密的涉外会议，必须取得国家有关部门的批准，并严格执行国家有关规定和《中国科学院重庆绿色智能技术研究院涉密会议保密管理制度》的相关规定；
（3）提供涉外会议的对外宣传报道材料应执行《中国科学院重庆绿色智能技术研究院宣传报道保密管理制度》有关保密审查的规定；
（4）组织召开或承办涉外会议的部门及其工作人员，应严格执行涉外会议《保密方案》，未经批准不得擅自改变。

未经事先批准，涉外会议主办或承办部门不得安排国（境）外人员到我院参观或从事其它活动。

（四）对外提供文件资料或物品的管理
1.因工作需要对外提供文件资料和物品，不得涉及国家秘密。

其内容必须经科技处和保密办公室进行严格的保密审查，并报主管院领导批准，明确发放人员、发放数量，以及回收和销毁的要求。

2.对外提供涉密文件资料和物品，应当按照国家有关规定报批。

3.涉外活动组织或参与部门未经批准，不得对外提供任何文件资料和物品，不得携带任何国家秘密载体或密品参加涉外活动。

第十二条涉外保密管理总结。

涉外活动完成后，组织或主要参与部门要收集整理涉外活动中的文件资料，编制《中国科学院重庆绿色智能技术研究院涉外活动总结报告》（见附件6），汇总总结涉外管理工作。

第十三条涉外泄密事件处理。

（一）涉外活动中要采取严格的保密措施，严格防止泄密事件的发生。

（二）在涉外活动中如疑似发生或已经发生泄密事件，按照《中国科学院重庆绿色智能技术研究院保密突发事件的报告和应急处理制度》执行。