内部稽核训练教材
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健 峰 企 管 顧 問 公 司 牛 銘 光
1
管理系統之優點
與公司特性之相容性 與主要活動之一致性 以系統方式界定弱點 去除權責區分之疑點 持續改善
2
管理系統之要素
權利與責任 跨部門之界面 特殊功能之指導原則 績效評估 紀錄 客觀稽核
3
稽核之目的
提供審查所需之客觀證據 一致之搜集方法 展示對要求/標準 目標之符合性 展示對要求 標準/目標之符合性 標準 評估訓練與認知
9
ISO 14001 4.5.4
環境管理系統稽核
組織應建立並維持進行環境管理系統 稽核之方案與程序 稽核方案應以有關活動之環境重要性 與以往之稽核結果為依據
10
ISO 14001 4.5.4 ( 續 )
決定環境管理系統是否
和原先安排的環境管理規劃及 ISO14001標準相符 妥善實施並維持
提供稽核結果供上層參考
18
稽核人員之能力
稽核員應深入瞭解
環境政策 環境目標、標的及管理方案 重大環境考量面 法規要求
19
稽核人員之能力(續)
稽核員應能鑑別
所有環境考量面 造成環境考量面之原物料、機器設備 及副產品 控制重大環境考量面方法的適當性與 有效性
20
稽核四階段
計畫 準備 執行 報告及跟催
21
稽核計畫
排定行程 確定範圍 界定並收集所需之文件資料 選定稽核小組
7
重要名詞
環境考量面 (Environmental Aspect)
組織的活動/產品/服務中與環境互動者
環境衝擊(Environmental Impact) 環境衝擊
組織的活動/產品/服務對環境產生之有 利或不利的改變
8
重要名詞
重大(Significant) 重大
可引起強烈/迅速/重要環境議題的部份 會(或可能會)產生重大環境衝擊之環境 考量面即為重大環境考量面
11
ISO 14001 4.5.4 ( 續 )
為維持完整性， 為維持完整性，稽核程序應包括
稽核範圍、頻率和使用方法 執行稽核及結果報告的責任及要求
12
環境管理系統稽核的目標
展現系統績效及有效性 確定員工接受適當訓練 符合標準要求 收集上述所需之客觀證據 報告管理階層
13
針對內部稽核的評鑑
初評時， 初評時，驗證單位要確定內部稽 核所得結果之可信度
稽核時應確認
系統要素執行的完整性與一致性 系統要素執行的有效性
• 確保環境作業的管制 • 支援環境目標的達成
28
開幕會議
使管理階層與各部門瞭解稽核行 程 說明稽核員的工作 說明如何進行 要求陪審員
29
客觀證據
紀錄/報告 資料 紀錄 報告/資料 報告 稽核過程中觀察所得 訪談所得之陳述
30
抽樣
稽核基於充分樣本 掌握稽核時間 選樣深度必須符合被稽核作業對 環境的危害性
16
內部稽核的引申
將結果反映至環境政策、 將結果反映至環境政策、目標與標的 將注意力集中於有重大環境考量面的 地方 應考量那些製程或區域對環境影響較 大，並定義額外稽核的需求
17
內部稽核的引申(續)
稽核員必須瞭解環境考量面與環境衝 擊 評估重大環境考量面是否被有效控制 不符合事項是否矯正及預防 是否有展現持續改善與污染預防
36
實際現場觀察
檢視廠區較偏遠區域 由廠外檢視廠區 掌握會發生活動的時間去稽核
37
稽核小組會議
客觀證據與要求比較
程序書/工作指導書 ISO14001標準條文
38
發現事實之文件化
矯正措施需求單(CAR) 矯正措施需求單
發生地點 發現事項說明 不符合事項說明 問題的嚴重性(內稽可省略)
39
發現事實之文件化(續)
25
稽核員之選定
考慮稽核所需之技術、 考慮稽核所需之技術、經歷 展現足夠的公正性與客觀性 瞭解目標、標的， 瞭解目標、標的，並接受過環境 考量面訓練 能判斷有效性
26
稽核準備
文件審查 查驗表(Checklist) 查驗表
文件化、易讀易懂 焦點集中、但仍有彈性 參考資料 基於可記錄的證據
27
稽核執行
22
稽核發起之時機
定期 實際或潛在的重大環境衝擊 前次稽核結果 製程或產品之變化
23
稽核範圍
系統要素 製程/部門 區域 製程 部門/區域 部門 程序/工作指導書 程序 工作指導書 外來標準之要求 客戶、 客戶、母公司或其他利害相關者 之要求
24
稽核之文件資料
手冊 程序書 工作指導書 求 政策/目標 標的 政策 目標/標的 目標 外部參考標準 集團/總公司之要 集團 總公司之要
31
抽樣(續)
選樣深度必須符合以往稽核結果 選樣深度必須符合任何利害相關 者抱怨 選樣深度必須與被稽核人員的訓 練和認知相稱
32
稽核員基本技巧與態度
做一個好聽眾 知道何時該說和該說甚麼 尊敬 敏銳
33
稽核員基本技巧與態度 (續) 續
稽核員應該
專注 表示瞭解 展現興趣
稽核員不應該
不尊重 表現急躁 疏懶怠惰 不在意
34
訪談注意事項
預先安排討論行程 到場討論 面對防衛性人員表示諒解 避免是/否之問題 避免是 否之問題
35
發問技巧
廢水排放是否符合標準 → 是/否 否 誘導式問題 → 確認有效性
多久進行一次水質化驗 如何化驗 化驗設備如何進行校正 水質異常時如何處理 如何申報 取樣頻率(4.4.6) 實驗方法(4.3.2) 儀器校正(4.5.1) 異常處理(4.5.2) 溝通(4.4.3)
4
稽核之目的(續)
評估有效性 評估法規符合性 提高自信度 績效提昇之證明
5
成功的稽核應該提供
稽核員與被稽核者討論溝通的機 會 系統有效性的提昇 弱點/缺失的評估 弱點 缺失的評估 提高部門意識 執行的紀錄
6
稽核的定義
系統化與文件化之查證過程 客觀方式取得並評估證據 判定符合性 將結果傳達給管理階層 ( ISO14001 3.6 )
審查所提供之數據/資料 審查作業管制方法及執行狀況 審查員工訓練與認知 審查程序書/工作指導書之修改 跟催行動之時程應加以規劃
結案
46
管理審查
瞭解環境管理系統的執行效率
稽核之整體結論與建議 不符合事項之詳細分析 與先前稽核比較
47
42
缺失分類(續)
次要缺失(minor) 次要缺失
違反要求或規定但對環境影響有限
43
閉幕會議
較不正式 說明發現事實與結論 解釋疑點
44
稽核報告及跟催
報告
稽核日期 稽核組員 稽核目的 稽核範圍 稽核方法 符合度判別 發現事實詳述 EMS執行效率結論
45
稽核報告及跟催(續)
跟催(矯正 預防措施 跟催 矯正/預防措施 矯正 預防措施)
矯正措施需求單(CAR) 矯正措施需求單
稽核參考之資料/文件 矯正/預防措施 結果確認 結案
40
發現事實之文件化(續)
矯正措施需求單(CAR) 矯正措施需求單
稽核員姓名 被稽核代表簽名 稽核日期
41
缺失分類
主要缺失(major) 主要缺失
違法 可能造成環境立即且重大之危害 核心要項(18項)有部份未運作 minor缺失，但存在於每個單位
是否有程序書 稽核計畫的完整性 抽樣與內稽結果比對
14
針對內部稽核的評鑑 (續) 續
同時須考慮
稽核小組成員 稽核者之能力、經驗與資歷 稽核行程、使用方法及範圍 參考資料及標準
15
Baidu Nhomakorabea
針對內部稽核的評鑑 (續) 續
同時再考量
已執行之績效 稽核所需之資源 稽核結果 稽核結果之跟催 矯正預防行動與結果確認
1
管理系統之優點
與公司特性之相容性 與主要活動之一致性 以系統方式界定弱點 去除權責區分之疑點 持續改善
2
管理系統之要素
權利與責任 跨部門之界面 特殊功能之指導原則 績效評估 紀錄 客觀稽核
3
稽核之目的
提供審查所需之客觀證據 一致之搜集方法 展示對要求/標準 目標之符合性 展示對要求 標準/目標之符合性 標準 評估訓練與認知
9
ISO 14001 4.5.4
環境管理系統稽核
組織應建立並維持進行環境管理系統 稽核之方案與程序 稽核方案應以有關活動之環境重要性 與以往之稽核結果為依據
10
ISO 14001 4.5.4 ( 續 )
決定環境管理系統是否
和原先安排的環境管理規劃及 ISO14001標準相符 妥善實施並維持
提供稽核結果供上層參考
18
稽核人員之能力
稽核員應深入瞭解
環境政策 環境目標、標的及管理方案 重大環境考量面 法規要求
19
稽核人員之能力(續)
稽核員應能鑑別
所有環境考量面 造成環境考量面之原物料、機器設備 及副產品 控制重大環境考量面方法的適當性與 有效性
20
稽核四階段
計畫 準備 執行 報告及跟催
21
稽核計畫
排定行程 確定範圍 界定並收集所需之文件資料 選定稽核小組
7
重要名詞
環境考量面 (Environmental Aspect)
組織的活動/產品/服務中與環境互動者
環境衝擊(Environmental Impact) 環境衝擊
組織的活動/產品/服務對環境產生之有 利或不利的改變
8
重要名詞
重大(Significant) 重大
可引起強烈/迅速/重要環境議題的部份 會(或可能會)產生重大環境衝擊之環境 考量面即為重大環境考量面
11
ISO 14001 4.5.4 ( 續 )
為維持完整性， 為維持完整性，稽核程序應包括
稽核範圍、頻率和使用方法 執行稽核及結果報告的責任及要求
12
環境管理系統稽核的目標
展現系統績效及有效性 確定員工接受適當訓練 符合標準要求 收集上述所需之客觀證據 報告管理階層
13
針對內部稽核的評鑑
初評時， 初評時，驗證單位要確定內部稽 核所得結果之可信度
稽核時應確認
系統要素執行的完整性與一致性 系統要素執行的有效性
• 確保環境作業的管制 • 支援環境目標的達成
28
開幕會議
使管理階層與各部門瞭解稽核行 程 說明稽核員的工作 說明如何進行 要求陪審員
29
客觀證據
紀錄/報告 資料 紀錄 報告/資料 報告 稽核過程中觀察所得 訪談所得之陳述
30
抽樣
稽核基於充分樣本 掌握稽核時間 選樣深度必須符合被稽核作業對 環境的危害性
16
內部稽核的引申
將結果反映至環境政策、 將結果反映至環境政策、目標與標的 將注意力集中於有重大環境考量面的 地方 應考量那些製程或區域對環境影響較 大，並定義額外稽核的需求
17
內部稽核的引申(續)
稽核員必須瞭解環境考量面與環境衝 擊 評估重大環境考量面是否被有效控制 不符合事項是否矯正及預防 是否有展現持續改善與污染預防
36
實際現場觀察
檢視廠區較偏遠區域 由廠外檢視廠區 掌握會發生活動的時間去稽核
37
稽核小組會議
客觀證據與要求比較
程序書/工作指導書 ISO14001標準條文
38
發現事實之文件化
矯正措施需求單(CAR) 矯正措施需求單
發生地點 發現事項說明 不符合事項說明 問題的嚴重性(內稽可省略)
39
發現事實之文件化(續)
25
稽核員之選定
考慮稽核所需之技術、 考慮稽核所需之技術、經歷 展現足夠的公正性與客觀性 瞭解目標、標的， 瞭解目標、標的，並接受過環境 考量面訓練 能判斷有效性
26
稽核準備
文件審查 查驗表(Checklist) 查驗表
文件化、易讀易懂 焦點集中、但仍有彈性 參考資料 基於可記錄的證據
27
稽核執行
22
稽核發起之時機
定期 實際或潛在的重大環境衝擊 前次稽核結果 製程或產品之變化
23
稽核範圍
系統要素 製程/部門 區域 製程 部門/區域 部門 程序/工作指導書 程序 工作指導書 外來標準之要求 客戶、 客戶、母公司或其他利害相關者 之要求
24
稽核之文件資料
手冊 程序書 工作指導書 求 政策/目標 標的 政策 目標/標的 目標 外部參考標準 集團/總公司之要 集團 總公司之要
31
抽樣(續)
選樣深度必須符合以往稽核結果 選樣深度必須符合任何利害相關 者抱怨 選樣深度必須與被稽核人員的訓 練和認知相稱
32
稽核員基本技巧與態度
做一個好聽眾 知道何時該說和該說甚麼 尊敬 敏銳
33
稽核員基本技巧與態度 (續) 續
稽核員應該
專注 表示瞭解 展現興趣
稽核員不應該
不尊重 表現急躁 疏懶怠惰 不在意
34
訪談注意事項
預先安排討論行程 到場討論 面對防衛性人員表示諒解 避免是/否之問題 避免是 否之問題
35
發問技巧
廢水排放是否符合標準 → 是/否 否 誘導式問題 → 確認有效性
多久進行一次水質化驗 如何化驗 化驗設備如何進行校正 水質異常時如何處理 如何申報 取樣頻率(4.4.6) 實驗方法(4.3.2) 儀器校正(4.5.1) 異常處理(4.5.2) 溝通(4.4.3)
4
稽核之目的(續)
評估有效性 評估法規符合性 提高自信度 績效提昇之證明
5
成功的稽核應該提供
稽核員與被稽核者討論溝通的機 會 系統有效性的提昇 弱點/缺失的評估 弱點 缺失的評估 提高部門意識 執行的紀錄
6
稽核的定義
系統化與文件化之查證過程 客觀方式取得並評估證據 判定符合性 將結果傳達給管理階層 ( ISO14001 3.6 )
審查所提供之數據/資料 審查作業管制方法及執行狀況 審查員工訓練與認知 審查程序書/工作指導書之修改 跟催行動之時程應加以規劃
結案
46
管理審查
瞭解環境管理系統的執行效率
稽核之整體結論與建議 不符合事項之詳細分析 與先前稽核比較
47
42
缺失分類(續)
次要缺失(minor) 次要缺失
違反要求或規定但對環境影響有限
43
閉幕會議
較不正式 說明發現事實與結論 解釋疑點
44
稽核報告及跟催
報告
稽核日期 稽核組員 稽核目的 稽核範圍 稽核方法 符合度判別 發現事實詳述 EMS執行效率結論
45
稽核報告及跟催(續)
跟催(矯正 預防措施 跟催 矯正/預防措施 矯正 預防措施)
矯正措施需求單(CAR) 矯正措施需求單
稽核參考之資料/文件 矯正/預防措施 結果確認 結案
40
發現事實之文件化(續)
矯正措施需求單(CAR) 矯正措施需求單
稽核員姓名 被稽核代表簽名 稽核日期
41
缺失分類
主要缺失(major) 主要缺失
違法 可能造成環境立即且重大之危害 核心要項(18項)有部份未運作 minor缺失，但存在於每個單位
是否有程序書 稽核計畫的完整性 抽樣與內稽結果比對
14
針對內部稽核的評鑑 (續) 續
同時須考慮
稽核小組成員 稽核者之能力、經驗與資歷 稽核行程、使用方法及範圍 參考資料及標準
15
Baidu Nhomakorabea
針對內部稽核的評鑑 (續) 續
同時再考量
已執行之績效 稽核所需之資源 稽核結果 稽核結果之跟催 矯正預防行動與結果確認