高效能人士的时间管理教材

谋杀时间的凶手
• 5．不吃午饭。
• 许多人不吃午饭，把午休时间用来工作 ，期望取得更大成效。这样做往往适得 其反。在午休时间工作也许是有效率的 ，但吃午饭能使工作效率更高。哪怕短 短15 分钟的午饭和休息，也能使我们精 力充沛地重新投入工作。想一想“磨刀 不误砍柴功”这句老话就明白了。
• 其次，为每个角色订定未来1周欲达成的 2至3个重要成果，列入目标栏中
• 这些短期目标应与使命宣言中的终极目 标有所关联，至少有一部分如此。
• 即使不曾写过使命宣言，也可以自己设 想每一角色及重要目标。
• 在未来1周的目标中，务必有一些真正重 要但不急迫之事。
个人管理四步骤－－安排进度
• 根据上面所列目标，安排未来7天的行程。
• 急迫之事通常都显而易见，推拖不得； 也可能较讨好、有趣，却不一定很重要 。
紧急与重要
• 重要性与目标有关，凡有价值、有利于 实现个人目标的就是要事。一般人往往 对燃眉之急立即反应，对当务之急却不 尽然，所以更需要自制力与主动精神， 急所当急。
工具：区分时间的重要性和紧迫性
I+重要性
I+ U—
个人管理四步骤－－安排进度
• 每个目标都可当做某一天的第一要务， 更理想的是当做特殊的约会，全力以赴 。
• 对本年度或1个月内已定的约会则一一检 讨，凡是符合个人目标的加以保留，否 则便取消或更改时间。
• 左下角的方格是“精益求精”栏，提醒 你定期就身体、心智、精神、社会情感 四个层面，来检讨追求人生目标后的情 况。
不重要
紧急
不紧急
重要
偏重第一类事务，结果 • 压力 • 精疲力竭 • 危机处理 • 忙于收拾残局
紧急
不重要
不紧急
重要 紧急
不重要
偏重第三类事务，结果 • 短视近利 • 危机处理 • 被视为巧言令色 • 轻视目标与计划 • 缺乏自制力，怪罪他人 • 人际关系浮泛，甚至破裂
不紧急
重要 紧急
偏重第四类事务，结果 • 全无责任感 • 工作不保 • 依赖他人或社会机构维生
谋杀时间的凶手
• 2．生活失去平衡。
• 我们的生活由七个不可或缺的部分构成 ：健康、家庭、金钱、知识、社交、事 业、精神。我们不需要把每天的时间均 分给它们，但要保证每一项都得到充足 的时间，维持生活的平衡。如果长期忽 视某个部分，不对它投入时间，生活就 会失衡，其他的各项将受干扰，致使我 们无法取得成功。
个人管理四步骤－－确定角色
• 首先，写下个人认为重要的角色。假若 以往不曾认真考虑这个问题，就把这时 闪过脑际的角色逐一写下。
• 除了“个人”以外，父母、儿女、职员 、老师……凡是你愿意定期投入时间精 力的，都可以纳入其中。
• 不必想得太严肃，仿佛立下终身职志， 只须考虑未来一周中应该扮演的角色即 可。
• 第二代理论强调行事历与日程表，反映 出时间管理已注意到规划未来的重要。
• 第三代是目前正流行、讲求优先顺序的 观念。也就是依据轻重缓急设定短、中、 长期目标，再逐日订定实现目标的计划， 将有限的时间、精力加以分配，争取最 高的效率。
第四代时间管理
• 与以往截然不同之处在于，它根本否定 “时间管理”这个名词，主张关键不在 于时间管理，而在于个人管理。
环境因素造成的时间障碍
1. 电话打断。 2. 不速之客的拜访。 3. 会议。 4. 内容不全或延误的信息。 5. 过多的文件工作。 6. 繁杂，拖拉的办事程序，过多的阅
读工作。 7. 人员不足或者人员过多。 8. 嘈杂环境导致注意力不集中。
谋杀时间的凶手
• 1．没有日程计划。
• 有没有日程计划，决定了你这一天是主动地 生活，还是被动地回应外界环境。如果你没 有规划时间，那么你对时间的使用便无效率 可言。你的时间变成一块蛋糕，谁来了都可 以分上一块，你不控制自己的时间，别人就 会来控制它。你把方向盘的操纵权让给了别 人，或者信马由缰，虽然你在努力工作不断 前进，却有可能走上了错误的方向，成天忙 忙碌碌地做些没有意义的事情，不但浪费了 时间，还浪费了精力。
时间管理的工具
Stephen Covey 的日计划表
一二 三四五六日
时间管理工具－每日计划时间表
• 必须做的事情
1. 2. 3. 4.
• 应该做的事情
1. 2. 3. 4.
• 能够做的事情
1. 2. 3. 4.
时间的加减乘除
• ＋：找出隐藏时间 • －：减少无谓的时间浪费 • ×：提高工作成效 • ÷：根除浪费时间习惯
‘重要’与‘紧要’之区别
重要
• 防患未然
• 改进产能
• 危机
• 建立人际关系
• 急迫的问题
• 发掘新机会
• 有期限压力的计划
• 规划、休闲
不紧急
• 繁琐的工作 • 某些信件 • 某些电话 • 浪费时间之事 • 有趣的活动
• 不速之客 • 某些电话 • 某些信件与报告 • 某些会议 • 必要而不重要的事 • 受欢迎的活动
谋杀时间的凶手
• 4．睡眠不足。
• 我们常常抱怨精力不足。我们每天的睡 眠时间通常一样，但睡眠的质量并不一 致。白天压力过大，常使我们成晚睡不 着。这会使人陷入恶性循环：精力不足 ，无法完成工作，压力加大，晚上睡不 着，精力更加不足。要跳出这个循环， 首先要规划好自己的时间，提高白天工 作的效率，提高成就感，减轻压力；其 次，要有意识地进行自我心理调适，缓 解焦虑不安的心理。
MII
I+ U+
MI
I— U—
MIV
I— U+
MIII
U+紧迫性
•重要的事：对个人工作生活会产生重大影响的事情。 •紧迫的事：此刻不做就会给我们带来麻烦的事情。 •紧迫的事情不一定是重要的事情。
工作排量表
哪些事情不用自己去做或干脆放弃不做？ 为什么？
哪件事情有最高的优先级？为什么？
你会高兴地执行这个计划吗？为什么？
时间的减法
• 五分钟思考法 • １分钟：决定目标及课题 • ２分钟：思考的扩张及探求 • ２分钟：整理思路，定出方法
时间的乘法
• １）物尽其所，物归原处。 • ２）建立有效的工作环境。 • ３）有效的文件处理。
时间的除法
• 时间的死敌—拖延 • 对付拖延的方法—当机立断
时间窃贼分析
• 人为因素造成的时间障碍 • 管理因素造成的时间障碍 • 环境因素造成的时间障碍
—（幼年的经历）需要你照顾我，事情若有差错，我便怪罪你， 你要对我的成败负责。（靠别人来完成愿望）
▪ 独立：着眼于“我”的思维
— 我可以独立自主对自己负责，我可以自由选择。（靠自己打 天下）
▪ 互利：从“我们”的思维出发
—我们可以自主、合作、统合综效，共同开创伟大的前程。 （群策群力达到成功）
5
消极被动行为
用更高的速度做更多的事替代 不了做正确的事
正确地做事得到效率 做正确的事得到效果
紧急与重要
• 根据新一代个人管理理论，将耗费时间 的事务依据急迫性与重要性分为四类。
• 急迫性是指必须立即处理，比方电话铃 响了，尽管你正忙得焦头烂额，也不得 不放下手边工作去接听。一般说来接电 话总要优先于你的私人工作。
• 比方说，目标之一是完成个人使命宣言初稿， 那么不妨在周日抽出连续2个小时完成此事。 通常星期日(或一周中对你最有意义或最特殊的 一天)，正是思考如何提升自我及规划一周行事 的最佳时刻。
• 再比方，锻炼身体是你的目标，那么不妨安排 3至4天，每天运动1小时。
• 有些目标可能必须在办公时间完成，有些得在 全家共聚一堂时实现。
一、依价值观来回应 二、为他们自己的行为负责 三、重点放在影响范围上
影响范围
一个人的影响范围包括所有
他或她可以影响的事情
关注范围
影响 范围
关注范围
一个人的关注范围包含所有
他或她关心的事件在内。
第二部分 第四代时间管理
以终为始的含义
• 以人生基本原则为核心 • 确定自己的努力方向 • 整理自己的价值观 • 确定自己的需要和追求点
时间的加法
• 1、善于利用等候 的时间
• 2、创造时间区
开找会东西 学习 4% 1% 6% 排队 7%
旅游 9% 电话 3% 吃饭
9% 个人卫生
10%
睡觉 31%
工作 20%
睡觉 工作 个人卫生 吃饭 电话 旅游 排队 学习 开会 找东西
• 人的平均生命是72岁 ，工作占你人生到底 有多少？
• 睡觉 21 旅游 6 • 工作 14 排队 5 • 个人卫生7 学习 4 • 吃饭 6 开会 3 • 电话 2 找东西 1
高效能人士的时间管理
目录
• 第一部分 思维与习惯 • 第二部分 第四代时间管理 • 第三部分 要事为先 • 第四部分 不断更新
第一部分 思维与习惯
思维定义
• 思维是什么？
• 不是实际的事物 • 是对事物的诠释或理论 • 行为与态度的根本
成长的三个层次（依赖-独立-互利）
▪ 依赖：围绕“你”这个思维
谋杀时间的凶手
• 3．桌面杂乱。
• 研究表明，桌面杂乱的人平均每天要花一个 半钟头找东西或因此走神。一个半钟头，听 起来不可想象，但确实是这么多。这儿多花 几分钟，那么多花几分钟，嘀嘀答答，就像 漏水的水龙头的一样，积少成多，每天漏去 大把时间。效率高的人，桌面和工作间一般 是很整洁的，这样他们就给把精力集中到今 天的工作重点上，不会被触目所及杂乱无章 的东西分神，而且能很快找到所要的东西。
三个基本问题
• 我是谁？ • 我该做什么？ • 我该怎么做？
常见的家庭与工作的冲突
• 不能在家照顾孩子而感到内疚 • 不能充分地与家人共度很多时光 • 工作时间过长而错过社会生活 • 收入不能满足期望的生活模式 • 在家庭和工作方面都希望十全十美
设法达到总体平衡
• 先问自己以下三个问题？
• 你想使自己的生活达到一种什么样的目的与境 界？
个人管理四步骤－－确定角色
• 一、个人 • 二、丈夫/父亲 • 三、新产品经理 • 四、研究经理 • 五、人事经理 • 六、行政经理 • 七、公司董事长
个人管理四步骤－－确定角色
• 一、个人发展 • 二、妻子 • 三、母亲 • 四、房地产推销员 • 五、主日学老师 • 六、交响乐团董事
个人管理四步骤－－选择目标
个人管理四步骤－－安排进度
• 经过一番规划，这张“一周行事历”中 ，居然还留有不少空白。
• 足以应付突发事件，调整工作日程，建 立人际关系，或偷得浮生半日闲。
• 由于一切都在个人掌握之中，便无须瞻 前顾后。
个人管理四步骤－－逐日调整
• 每天早晨依据行事历，安排一天的大小 事务。
• 第三代理论强调的逐日计划行事，在此 可以派上用场，使事情井然有序，不致 因小失大。
允许外面的影响（情绪、感受、或环境） 来控制他们的回应（反应）
Baidu Nhomakorabea
刺激
受制于人
回应（反应）
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主动积极行为
主动积极的人会用最适宜的价值观来选择，他们 智慧地运用刺激及回应（反应）的空间、扩展了 选择的自由。
刺激
用价值观做 自由的选择
回应（反应）
（自觉）自我意识 想象力 良知
独立意志
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主动积极的人具有的三种特质：
【小组讨论】你知道你身边的时间窃贼吗，找出他们！
人为因素造成的时间障碍
1. 企图做的太多 2. 安排紊乱：桌子上的东西杂乱
无章 3. 不会说：“不” 4. 缺乏自我约束能力 5. 做事经常拖延，犹豫不决 6. 工作时过多地和别人拉家常
管理因素造成的时间障碍
1. 危机管理：缺乏优先处理。 2. 缺乏目标，计划。 3. 无效的委派。 4. 员工未受训。 5. 缺乏交流或交流不清。 6. 责权混乱。 7. 缺乏控制，进展报告。 8. 不会倾听。
• 生活的各个方面达到什么程度，你才满足？ • 当前生活，你如何分配自己的时间？
效果的定义
• 效果是我们对某项努力的结果的满意程度 • “事倍功半”说的是满意程度达到最低：
• 效果不好
• “事半功倍”说的是满意程度达到最高：
• 效果很好
四代时间管理理论的演进
• 第一代理论着重利用便条与备忘录，在 忙碌中调配时间与精力。
• 与其着重于时间与事务的安排，不如把 重心放在维持产出与产能的平衡上。
第三部分 要事第一
要事第一(put first things first)
• 要事第一是通过独立意志的发挥，建立 以原则为重心的处事态度，进而达到有 效的自我管理。
时间管理的概念
• 时间管理的要义是“选择”
我的理想与我的现实：为什么做不 到？
不重要
偏重第二类事务，结果
重要
• 有远见，有理想
• 平衡
• 纪律
• 自制
• 少有危机
不紧急
紧急
不重要
时间管理的重点
认清角色，确立目标，分清工作的轻重 缓急
工作排量表
哪些事情不用自己去做或干脆放弃不做？ 为什么？
哪件事情有最高的优先级？为什么？
你会高兴地执行这个计划吗？为什么？
个人管理四步骤
• 确定角色 • 选择目标 • 安排进度 • 逐日调整