资金、发票管理制度

资金管理制度

1、基本规定

1.1为加强货币资金的内部控制和管理。保证货币资金的安全，根据《中华人民共和国会计法》和集团公司相关财务制度，制定本办法;

1.2本办法所称货币资金是指现金、银行存款、电子提货卡、有价证券和其他货币资金；

1.3本办法适用于万千百货股份公司及其所属各地百货公司；

1.4各公司财务部应当明确货币资金业务的岗位职责、权限，遵守不相容岗位相互分离的原则。出纳人员不得兼任会计、稽核，会计档案保管，以及非现金、银行存款账目的记账工作。任何情况下，都不得由一人办理货币资金业务的全过程。

2、资金计划

2.1各地百货公司财务部每月根据公司财务预算和工作计划，编制本公司下月度资金计划；

2.2下月度资金计划经本公司财务负责人和总经理签批后，每月25日前上报万千百货股份公司财务部，财务部汇总后，编制万千百侯股份公司月度总体资金需求计划，经分管财务副总经理、总经理、分管副总裁审批后报集团财务部；

2.3各地百货公司应按照批准后的月度资金需求计划使用资金，凡有计划外的资金需求，各部门应提前向财务部提出申请，说明原因，各地公司财务部向股份公司财务部请示，股份公司财务部可根据事项的重要性及紧迫程度安排资金。

3、支付程序

3.1支付申请，各公司有关部门或个人用款时，应当提前提交资金支付申请，注明款项的用途、金额、预算、支付方式等内容，并附有效的单据（如发票、货运单、入库单、验收单、其他单据等）及上级批准的预算、资金申请、出差审批单、招待费审批单、其他相关证明等；

3.2支付审批。审批人根据其职责、权限和相应程序对支付申请进行审批。对不符合规定的货币资金支付申请，审批人应当拒绝批准；

3.3支付复核。复核人应当对审批后的货币资金支付申请进行复核，复核货币资金支付申请的审批范围、权限、程序是否正确，手续及相关单证是否齐备，金额计算是否准确，支付方式、支付单位是否妥当等，复核无误后，交由出纳人员办理支付手续；

3.4办理支付。出纳人员应当对复核过的支付申请再次复核，确认无误后，按规定办理货币资金支付手续，复核无误后，交由出纳人员办理支付手续；

3.5出纳人员需要从银行提取现金时，应事先获得财务负责人的签批（在现金支票存根联签字）。

4、现金管理

4.1各公司应当严格控制现金借款和现金报销；

4.2各公司应当加强现金库存限额的管理，超过库存限额的现金应及时存入银行，如遇特殊情况，需超过规定的库存现金限额，该公司财务部必须上报原因并获得股份公司财务部批准后方可超过限额；

4.3现金开支范围；现金结算的上限为一千元，各公司可以在下列范围内使用现金；

4.3.1职工工资、津贴；

4.3.2市内交通费；

4.3.3购买零星办公用品；

4.3.4各种劳保、福利费用；

4.3.5零星材料费用

4.3.6出差人员必须随身携带的差旅费；

4.3.7小额业务招待费用

4.3.8国家规定的对个人的其他支出及其他零星费用。

超出现金支出范围的不得使用现金。

4.4现金安全管理：

4.4.1公司设保险柜保存现金，库存现金的日常收支和保管由出纳负责；

4.4.2出纳库存现金限额为1万元。出纳必须严格执行核定的库存现金限额，每日的现金余额不得超过核定的库存限额，超过部分应及时解交银行；

4.4.3各公司取得的货币资金收入必须及时入账，现金收入应于当天（最迟应于下个工作日上午）存入银行，不准挪用现金，不准私自使用公款，不准用白条抵库，不准坐支现金，严禁私设“小金库”，严禁设账外账，严禁收款不入账；

4.4.4出纳现金需做到日清月结，序时记录现金日记账，出纳每天须自己盘点现金一次，将现金余额上报股份公司出纳主管。每月结账前财务经理监盘一次，财务经理应在现金盘点表上签字确认，并传真给股份公司出纳主管，财务经理每月至少还随进抽盘两次，并在现金盘点表上签字确认；

4.4.5每个收款点必须配备安全的现金保管工具，相关人员应当做好票据与现金的记录与核对工作；

4.4.6提取或者存放现金应专人办理，办理大额现金提存时必须两人同行，并派专车接送。

4.5备用金

对频繁使用现金的部门或岗位可借支一定备用金，如收银，备用金纳入库存现金管理。经办人在使用备用金时，如属于预算内款项的支出，按正常的报销流程报销，应补办申请，财务人员根据批准后的申请进行报销。出纳应随时对备用金的保管及使用情况进行检查，并提出相关意见。当备用金保管人员发生岗位（或工作）调动时，须交回备用金后，才能办理调动手续，接替其工作的人员应重新申请备用金。

5、银行账户管理

5.1银行账户管理

实行“收支两条线”银行账户管理，各地公司分别设立收入账户和支出账户，不得混用。

各地百货公司开立账户时，必须经万千百货股份公司财务部批准后，方可开立账户，不得擅自开立账户。对于临时性、长期不用的账户应及时清理、撤

销，撤销账户必须经万千百货股份公司财务部批准后，方可撤销。严禁出借、出租账户给外单位或个人使用，严禁为外单位人或个人代收代支、转账套现。

5.2银行账户印鉴必须分开保管。财务专用章及法人代表个人签名章应分设专人保管，严禁由一人全部保管（原则上财务专用章由财务负责人保管）。印鉴保管人出差时委托他人代管，但不得由一人同管。

5.3银行存款管理

出纳根据经济业务的发生时间序时登记银行存款日记账（分账户），随时掌握银行存款余额情况，并每天填写银行存款日报表，上报财务部负责人和股份公司出纳主管；

结算金额在1000元以上的支出业务必须通过银行存款账户转账，由经办人按照支付审批流程完成所有审批手续并附相关单据后，出纳开具转账支票，对审批手续或所附相关单据不完整的，出纳不予办理。出纳收到支票后，须及时送存开户银行，不得压票或延期办理，更不允许错过支票有效期；

各公司财务部应当指定专人（会计）定期核对银行账户金额，会计每月编制银行存款余额调节表（如有未达账项，须查明原因，并及时跟踪到账情况）经财务负责人签字后，报股份公司财务部出纳主管。

6、监督检查

股份公司及其所属各地百货公司财务部建立对货币资金业务的监督检查

制度，明确监督检查机构和人员的职责权限，定期和不定期地进行现场检查。对监督检查过程中发现的薄弱环节，须立即采取措施，控制风险；

百货系统所有人员调离公司、离职时，各财务部必须检查公司是否给该员工办理了商务信用卡，如办理了，调离公司的，将信用卡年费转入调入公司；离职的，书面通知离职人员和银行，公司不在承担该信用卡的所有风险和年费。