主要公文文体与写作要求内容

主要公文文体及书写要求

目录

第一节总述

一、公文的概念 (2)

二、公文主体格式 (2)

第二节事务性通知

一、事务性通知的分类 (4)

二、事务性通知的写法 (4)

第三节通告

一、通告的概念与特点 (5)

二、通告的写法 (5)

第四节会议记录

一、会议记录的概念与特点 (6)

二、会议记录的结构与写法 (6)

三、注意事项 (6)

第五节计划

一、工作计划的概念与特点 (7)

二、工作计划的结构与写法 (7)

三、注意事项 (7)

第六节总结

一、总结的概念与类型 (8)

二、总结的结构与写法 (8)

三、注意事项 (8)

第一节总述

一、公文的概念

行政机关的公文，是行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规体式的文书。但在社会实践中，公文的使用围已远远超出机关的畴，这里所称“公文”，除公文外，还包括日常事务文书。

日常事务文书，是指机关、单位、团体和个人为处理日常事务使用的除法定公文以外的其他文体，主要有公务书信、备忘录、计划、总结、会议记录、简报、通知等。

二、公文眉首格式

（一）发文机关标识

（二）发文字号

（三）签发人

（四）紧急程度

（五）间隔横线

三、公文主体格式

公文主体格式包括：公文标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、特殊情况说明、附注、附件等

（一）公文标题

公文标题应当准确简要地概括公文的主要容并标明公文种类。公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。完整的标题包括发文机关名称、公文事由和文种三个部分，简称标题三要素。如《XX市人民政府关于开展财务大检查的通知》

（二）主送机关

“主送机关指公文的主要受理机关，应当使用全称或者规化简称、通称”。

主送机关位于“标题下空1行，左侧顶格用3号仿宋体标识，回行时仍顶格，最后一个主送机关名称后标全角冒号。

所有上行文都必须有主送机关，且主送机关一般只能有一个。

下行文的主送机关有两种情况：一是针对性强的下行文，都应当有主送机关，如指示性通知等这类针对性强的下行文，主送机关可以是一个，也可以是多个。二是凡收文对象无法限定或无须限定时，可以不用主送机关，如公告、通知等。

平行文一般都有主送机关，可以是一个，也可以是多个。

（三）公文的主体（正文）格式

公文正文位于主送机关名称下一行，每自然段左空2字，回行顶格。数字、年份不能回行。除综合性容的公文主体外，一般公文要求一文一事。

（四）附件及附件说明

附件是指那些用来说明、补充正件的图表、统计数字、情况说明以及其他文字材料。附件说明，是指用于说明公文正件所附材料的名称及件数的专用格式。

公文如有附件，应当注明附件顺序和名称，在正文下一行左空两格用3号仿宋体字标识“附件”，后表全角冒号和名称。附件如有序号须使用阿拉伯数字（如“附件：1、ＸＸＸ”），附件名称后面不加标点符号。附件应与公文正文一起装订，并在附件左上角第一行顶格标识“附件”，有序号时标识序号。

（五）印章

公文除“会议记录”和以电报形式发出的以外，应当加盖公章。

印章的作用：一是证实公文的效力，二是证实公文的信用，三是表示对公文的负责。

印章的位置和规：单一机关制发的公文在落款处不署发文机关名称，只标识成文时间。成文时间右空４格，加盖印章应端正、居中下压成文时间，印章用红色。

（六）签署

（七）成文日期

四、文尾格式

（一）主题词

（二）抄送机关

注：以上为正式公文格式，但公司有统一发文表头，部发文以公司统一表头为准。

第二节事务性通知

一、事务性通知的分类

事务性通知可分为：事项通知、非正式公文类通知和会议通知。

二、事务性通知的写法

（一）事项通知，其目的主要是为了让对方了解某件事情或某些情况，一般不要求执行或办理。

事项通知的适用围：当发文单位需要向有关方面知照某一事项或交流某些信息时，可使用这种通知，如撤销、调整某一机构，更换单位名称，更正某一次发文的差错等

这种通知的正文结构比较简单，要开宗明义，直叙其事，写得清楚实在，使对方不仅能了解到有关情况和动态，而且还能从中受到启发和教益，对工作有所推动和改进。这类通知在形成时大都不编号发文，用过之后，也无须立卷归档。

（二）非正式公文类通知

1、启事型通知：这类通知与启事相近，但需要把一些临时发生的情况和准备采取的措施告知有关单位和个人时，多使用这种通知，有些启事型通知的标题并不标明事由，可只写“通知”二字。

2、凭证型通知：这种通知既起到告知有关情况的作用，又起证明对方身份的作用，如某单位要主持召开一个学术讨论会，要事先向有关单位和个人发出通知，一方面告知与会议有关的单位和个人做好准备，一方面又作为其参加会议的凭证。

（三）会议通知：要把与会议有关的事项一次性交待清楚，应开门见山，直述其事，把会议通知的有关要素写清楚。

1、把召开会议的根据、原因写清楚。

2、把会议的名称写清楚。

3、把会议的主持单位（主持人）写清楚。

4、把会议的起止时间写清楚。

5、把与会人员、会议地点、时间写清楚

第三节通告

一、通告的概念与特点

通告是一种行政公文，适用于在一定围公布应遵守或者周知的事项。其特点主要有三个：一是公开性、二是广泛性、三是严正性

二、通告的写法

通告的标题经常将文种名称“通告”二字放大并置于突出的位置，标题下空一行，顶格写明所要告知的单位或团体，并以冒号结尾。下行空两格写正文的主体容，其容多采用分条列项的结构。正文容完成后，下行空两格写明“特此通告”，也可根据容的实际需要应用谦语，如“不便之处，敬请谅解”。尾部右下方需落款并写明日期。

例文

关于打击小额走私成品油活动的通告

各市、县人民政府，省直属有关部门单位：

为保障我省改革开放和经济建设的健康发展，打击小额走私成品油活动，特通告如下：

一、……

二、……

特此通告。

省人民政府

二OO七年一月十五日