Outlook关于提醒及日历的设置

2、设置对自己工作的提醒，且根据日、工作日、周、月浏览
a、前两个步骤，同约他人参加会议一样，点一个新的Calendar对话框出来 b、 如下图一切设置好后，同样可以根据Recurrence进行周期性的提醒 c、不同处：不需要对Invite Attendees 进行设置 d、设置完后点Save and Close
收到邮件，浏览后对于要处理的邮件，使用不同色的Flag，标注出事 情的缓急，定好提醒时间，便于挨个有序处理，且不会遗漏，处理完 后，划勾或Clear Flag。通过search folders 可以统一查询还有多少邮 件未处理。例：
假设小辜的这封邮件是待处理 邮件，用鼠标右键点击标题右 边的小红旗，出现下拉菜单， 根据时间的紧急程度，选不同颜 色的Flag。已经标注了Flag的邮件， 如需恢复原状，点Clear Flag ， 若要表示事情已经完成，可点 Flag Complete。如需按时提醒， 请选Add Reminder…
点击此图标，进入Contact
（一）
在空白处点击鼠标 右键，出现下拉对 话框，选New Distribution List
（二）
在成员选好后，在此处 输入一个名字，假设：公司， 后点 Save and Close 保存
点Select Members， 在右边对话框里选成 员，点OK
（三）
点开一个新邮件，点To……
（五）
希望对大家有所帮助
D、Notes用法
1、可以记录一些重要事情、电话号码等 2、对于提醒功能用的频繁的人，有时候可能不会看提醒，而遗漏工作但
当天要做的紧要事情，可以向便签条一样贴在桌面。例：
通过Go下面的Notes或下面的 图标进入Notes
（一）
点击此图标，新建 一个Note，如右图 所示，填入内容
点击此图标，在下 面有一个显示Note 内容的区域，鼠标 点至哪个Note，相 应的内容就能显示 出来
循环的工作会议安排，非循环不会显示 刚才设置的工作安排
过去所有的设置都会出现在内，包括已经完成了的事项
C、Tasks的用法
个人认为Tasks的功能和Calendar雷同，同Calendar一样通过Tasks图标或 Go进入Tasks，建立一个新的Tasks可以有提醒功能，可以加附件，但无法 根据颜色看出重要性、无法约会议，可以作为任务发给相关人员。大家可 以根据喜好选择。
（一）
选Follow up
可修改Flag的颜色
在下拉框里面选 提醒的日期
各项选完后点OK,改邮件 就会在你设定的时间，提醒你！
选提醒时间，或自己 填入，记得在英文状态下输入
（二）
点击Search Folders的For Follow up， 可发现共有多少邮件需要跟进。颜色 的不同代表重要性的不同。可根据需要 每天或每半天回顾一次！
通过outlook来管理时间
一、运用outlook的提醒功能 备忘/管理工作
a、mark unread 及quick flag 的用法 b、calendar 的用法 c、tasks的用法 d、notes的用法
二、运用outlook的快速查找，建立规则及建立对象群来提高
工作效率
a、邮件按需求排序 b、使用find的功能 c、使用create rule的功能,将邮件规类 d、建立Contact
出现此对话 在 Show Names From the 中选择 Contacts，再 选“公司“ ，点
（四）
公司就出现在收件人一栏， 双击，点击公司左边的+号键， 出现下图 ，说明”公司”就代表 Liao Echo ，Xia Jessica ，Yu Lan
通过建立Contact 节约了大 家输入收件人姓名的时间
附注：Tasks 和Calendar 如果你是对已有邮件的设置，那么可以用鼠 标点击邮件的标题栏，摁住左键不放，后拖到相关的图表处，这样可 以节省输内容的时间。例：
Biblioteka Baidu
要约个会议，主要讨论内容，在 此邮件中，则点中此邮件标题不 放，后拖到下面Calendar图标处。 则可建立一个新的Calendar，但 省略了输入会议内容的时间。 Tasks同理
此邮件已经被阅读， 信封呈开启状态
（一）
标题处点击鼠标邮件，出现如 下菜单，选Mark as Unread， 邮件恢复未阅读状态
（二）
这就是我们刚才 浏览过的邮件
点击Search Folders 中 Unread Mail，所有未读的 邮件就呈现其中
（三）
2、根据flag的不同颜色标注事情的轻重缓急，并定时提醒
（二）
点击save as可以 将Notes贴在桌面
点击此处根据喜好或 重要性，填充颜色
（三）
（四）
在电脑的桌面上就出现了这个便签， 对提醒工作也许也能起到作用
二、运用outlook的快速查找，建立规则及建立对象群来提 高 工作效率
a、邮件按需求排序（这样方便大家查找邮件）
点击此处，会出现下 拉对话框，邮件会根 据日期、发件人、收 件人大小、标题等排 这样能方便大家更快 查找到相关邮件
b、使用find的功能
通过Find 输入你邮 件中出现 的字段， 迅速找到 相关邮件
C、使用create rule的功能,将邮件规类
通过Tools下Rules and Alerts可以根据需要，将 同类邮件归入一个folder
D、建立Contact
针对你经常发送邮件的对象群，建立 Contact，可以减少你输入收 件人姓名的时间
1、约会议，并在会前提醒与会者
点击此处约会议，或做工作日志
（二）
点回形针，加附件
会议主题
会议室名称
根据重要性质标注颜色 起止时间
会议开始前多少分钟提醒
当其他各项设置好点击 Invite Attendees
（三）
添加与会者， 后点Send，约 会议完成，会前 会提醒每位与会者
（四）
如果会议是周期性要开的，跳出对话框可以点击Recurrence， 根据要求选每周几、每日、每月几号/星期几等等，循环多少次会 结束，点OK，后选Send ，这样每次开会都会做提醒，直至到期
A、mark unread 及quick flag 的用法
• 功能： 1、方便查找没有阅读和处理的邮件 2、根据flag的不同颜色标注事情的轻重缓急，并定时提醒
操作：如下
1、方便查找没有阅读和处理的邮件
在收到邮件时，浏览邮件内容，对于不紧要的邮件，mark邮件为unread。 在有工作空歇时，通过 search folders 查询未开启的邮件，例：
浏览会议安排/自己的工作安排
按月/日/周/工作日浏览，目前是按月
点击Find，出现如下对话框， 在Look For 中输入你所存 Calendar中包含的字段，点Find now 就能找相关设置，了解相关内容。
按三角箭头，可按月滚动
按日/周/月浏览，就是目前图中状态 按目前还有效的会议及工作安排浏览
我们刚才做过设置的邮件
（三）
B、calendar 的用法
1、便于大家约与会者开会，并在会前提醒与会者 2、便于大家设置对自己的工作提醒，且根据日、工作日、周、月浏览
哪些天是有工作安排的 3、较之Flag它可以起到周期性提醒的作用
通过Go下面的Calendar 进入日历管理
（一）
点击此处也可进入日历管理