采购及供应商管理程序

XXXX有限公司

1.0．目的：对采购过程及供方进行控制，确保所采购的物资符合规定的要求。

2.0．适用范围：适用于本公司的物料采购以及相应供方的选择评定和控制。

3.0．职责：

3.1.1采购课负责采购材料和外发加工产品交期跟催、质量反馈及对相关部门的回复。

3.1.2采购课负责组织供方评定，建立“合格供方名录”并对供方的供货业绩进行评估。3.1.3主管副总经理负责审批“供方评价记录表”和“合格供方名录”

3.1.4品保课负责对进货物资进行检验或验证。

4.0．程序：

4.1.1采购物资分类

采购课根据开发部的材料明细中的物料对产品质量的影响程度和控制的难易程度，将采购物资分为：重点说明：ABC类供应商管理（ABC类产品分类依据供应商物料对产品或经济效益所产生的作用）。

A类：供应产品对产品及经济效益生产至关重要的影响，金额与采购数量较大，影响产品结构、安全性能。

B类：供应产品对产品及经济效益产生一般重要的影响，介于AC之间，外观件，不影响结构。

C类：零星物资采购，数量小，金额少，采购次数频繁。

4.1.2对供方的评定

4.1.3对于建立体系前已建立供货关系的，由采购课、生产课、品保课、开发部根据其以往的质量、价格、交货期、服务情况进行业绩评估，选定合格供方。

4.1.4对新的候选供方的评定方式有：

●A类物料：采用发放“供方调查表”或供方提交有关体系或产品认证证书等书面证

据或根据需要，采取现场考察的方式证实其质量保证能力；由供方送样品进行检测并试用，同时要求供方提供检验报告单。

●B类物料：由供方送样品进行检测并试用。

●C类物料：由供方送样品进行检测并试用。

对新的候选供方必须由供方提供样品进行确认。样品提交到采购课由采购员填写《样品检验申请单》交到开发部，开发部确认后需出具书面的检验报告连同样品一起交还采购课。若检验结论是合格的，需在样品上签名，由采购课分发到各部门（如品保课需要样品作为检验的依据）。所有合格样品的去向需要登记在册。

采购课根据以上要求组织评定，评定合格的方可列入“合格供方名录”。

4.1.5由采购课负责根据评定的结果建立并及时更新“合格供方名录”。

4.1.6对于顾客要求控制的采购产品，由采购课邀请顾客参加对供方的评价和选择。

4.3采购文件

4.3.1采购课采购员根据营业部下达的《产品订单》查核仓库提供的库存物料数据、备库库存和各部门提出的缺料情况，制定【物料需求计划】，系统转出【请购单】，经财务部审核后执行。

4.3.2对于A类物质供方及外协加工供方，采购课应与供方签订采购合同，明确技术要求和质量保证要求。

4.3.3采购员依据ERP生产需求分析计划编辑采购商品数量生存【请购单号】，提交董事区太审核，区太审核批准后交采购专员转成【请购订单】，总经理批准后交相关人员实施采购。请购单分为【正常请购】与【异常请购】，异常请购需常务副总审核批准方可采购。

4.3.4每次订货，采购课应向“合格供方名录”中的合格供方实施采购。采购订单上须明确产品名称、图纸图号或版本、数量、交货日期、交付方式、质量要求等。（在产品变更时，订购单摘要部分必须填写明确变更内容、图纸图号或版本）

4.4采购物资的验证

采购物资到货后由仓库仓管员核对产品数量、规格等，由品保课检验员按“进货物资检验标准”进行检验。当A类物资出现一次不合格，在下批来料时按抽样数×2进行抽样检查；当B类物资出现一次不合格，在下批来料时按抽样数×1.5进行抽样检查；当A类物资出现二次不合格，在下批来料时按抽样数×3进行抽样检查；抽样数×3的方式持续到A类物资质量恢复正常水平，才可以恢复到正常的抽样方法；当B类物资出现二次不合格，在下批来料时按抽样数×2进行抽样检查；抽样数×2的方式持续到B类物资质量恢复正常水平，才可以恢复到正常的抽样方法；因加严抽样所产生的额外费用（工资、场地、水电等），从供方当月的货款中扣除。

4.5对供方的质量监控

4.5.1采购课每年对供方进行一次业绩评估，使用“供方业绩评估表”对供方进行打分（百分制），评估时质量占60%（分值=合格批次/到货总批次×60），交货期占15%（分值=按时到货批次/到货总批次×15），价格占15%（适中15分，偏高7.5分,很高0分，或酌情打分）,其他情况（包括：服务、包装质量等）占10%。经评估总分低于60分的，取消其合格供方资格（如需留用的必须总经理批准）。

4.5.2同一供方的同一产品，如属A类物资出现一批不合格，如属B类物资出现连续二批不合格应由品保课发出“纠正/预防措施通知单”交采购课传递给供方，要求其分析原因，采取纠正措施并把整改情况回传采购课交品保课验证，详见“纠正和预防措施控制程序”。若连续三次因同样问题发出“纠正/预防措施通知单”，而质量无明显改善的，书面通知采购课、开发部、副总经理，取消合格供方资格，采购课不能继续向其采购物资。如属C类物资出现连续

三批不合格，由品保课发出“纠正/预防措施通知单”给采购课，要求其取消合格供方资格，不能继续向其采购物资。

4.5.3品保课根据每月统计的进料检验合格率，分析A、B类物资的合格率。对合格率低于90%的供应商或质量波动比较大、不稳定的供应商，采取到供应商现场查看、沟通了解、达成解决协议（或方法）并书面记录，作为跟踪改善的依据；连续三个月均有上述情况的，书面通知采购课、开发部、副总经理，取消合格供方资格，采购课不能继续向其采购物资。

4.6验证记录

品保课对采购产品的验证记录进行管理，妥善保存。

5.0．相关文件和记录

进货物资检验标准【采购订单】

纠正和预防措施控制程序供方业绩评估表

合格供方名录纠正/预防措施通单

供方评价记录表【请购单】

供方调查表样品检验申请单

【物料需求计划】样品去向