会务工作流程图
会务管理工作指南流程图试用版
做好会议值 班保卫工作
编写会议简 报或快报
会议信息工 作
做好会议保 密工作
做好后勤保 障工作
安排与会 人员离会
撰写会议 纪要
会议总结
会议的宣 传报道
交办事项跟进监督工作
序 号 事 项 交 办 人 承 接 人 完宣传组、秘书组、文件组、 接待组、保卫组
怎么才能开一个有效 的会议？ 《罗伯特议事规则》
组织工作 文书工作 生活管理工作 安全保卫工作
协助领导确定会议议题； 根据议题安排议程、日程； 发会议通知，负责会议报到； 对与会人员进行编组； 布置会场，安排座次； 印发会议证件(出席证、列席证、工作证等)； 负责会议签到； 会中组织和协调；
会场其他组织和管理；
会外的联络和协调(负责与会议有关的邀请、报道、
乘车、参观、文体娱乐活动等方面的联系和组织)。 会议的结束收尾工作。
会议文书的起草 会议文书编写 会议文书印发及管理
与会人员的食宿管理 会议的财务管理 会议的交通保障 会议的文化活动 与会人员的医疗保健
会议的保密工作 会议的警卫工作 会场内外的安全保卫工作
刚进入苏荷的感觉？
会议多！！！
为什么怕开会？
流程不太懂、没什么东 西好讲、讲不好、人太 多、没空、没有效果
常见的会议： 1、行政周会 2、每日管理层例会 3、每日员工例会 4、月度员工大例会 5、分享会 6、活动专题会 7、公司年会
会议是不是时间越长越 好？
开会的好处？
1、身份的象征 2、锻炼心智 3、 开小会，可以集思广益、天马行空、 碰撞火花。 4、开大会，可以集中精力想事，攻克难 题。
会前
会中
会后
确定会议主题 与议题
会务工作流程图
办公室规范汇编
一、工作职责 (1)
二、工作流程 (1)
（一）会务工作流程图 (2)
（二）公文管理流程图 (3)
（三）文印管理流程图 (4)
（四）印章使用流程图 (6)
（五）车辆调度流程图 (7)
（六）档案管理流程图 (8)
（七）公务接待流程图 (9)
（八）信访工作流程图 (11)
如皋市司法局
二○○八年十月
办公室工作规范
一、工作职责
（一）负责局机关重要活动的组织实施和检查落实，协助局领导组织协调机关的日常工作；
（二）负责综合性文件的起草和其他业务部门起草需以局名义发出的文件文字审核；
（三）负责文秘、统计、档案、信访、安全和保密工作；
（四）负责本局国有资产的管理及各项社会工作，做好机关行政事务及全系统装备物资的计划申报、组织发放和管理；
（五）负责局机关的财务管理和后勤保障工作；
（六）承办市人大代表、政协委员提案的答复工作。
（七）负责本局政府信息公开及电子政务有关工作；
（八）负责落实市委、市政府及“两办”有关交办事项。
二、工作流程
（一）会务工作流程图
（二）公文管理流程图
（三）文印管理流程图
（四）印章使用流程图
（五）车辆调度流程图
（六）档案管理流程图
（七）公务接待流程图
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（八）信访工作流程图
12。
会议服务工作流程图
各办公室打电话
登记《会议室使用情况》
重要会议通知服务部 及后期管理中心
了解会议内容
看《会议室使用情况》 会前准备
检查会议设施设施及 绿植
根据会议要求级别摆 放会场
摆放会议用品，调试音 响设备、投影设备、套 务
重要会议
一般会议
会场清理
客人入 座后 按顺序上水
客到茶到
检查有无遗落物品
10-15 分 钟 续水
15-20 分 钟 续水
将使用过茶杯 倒入垃 圾筐
清理会场卫生
观察室内温度 及音响 投影仪的使用 情况并 及时调节
开门微笑送客
补齐杯子、整理桌椅
将使用后的会 议用品 车里现场
检查电源、插销、关闭空调、 灯、床、锁门
会务管理工作指南流程图
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会议由哪一级人员参加，由哪些单位派人出席，哪些 单位派人列席，事先都应全面考虑好。 秘书部门平时应掌握本地区或奉系统的机关和干部人 数的基本资料。 在确定会议规模和人数之后，应进一步分配会议人数 及名单。大型会议设有“组织组”负责考虑这些工作。
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会议地点，又称“会址”。既是指会议召开的地区、 城乡，又是指会议召开的具体会场。为了使会议取得 预期效果，选择会议的最佳会址也得考虑多种因素。
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➢据心理学家测定，成年人能集中精力的平均时间为45至60分钟，超过 45分钟，人就容易精神分散，超过90分钟，普遍感到疲倦。 因此，每次 会议时间最好不超过一小时。如果需要更长时间，应该安排中间休 息。 ➢ （会议议题应集中，日程安排应高度紧凑，尽量缩短时间。会议连续 进行的最佳时间是3小时之内，超过这一限度，会议效果呈下降趋势。） ➢安排会议时间要考虑人们的生理规律。一般上午9：00—1l：00，下午 2：30—4：30，人们办事的效率较高。 ➢确定会期的长短应与会议内容紧密联系。要注意提高效率，尽量开短 会。
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会场位置必须让领导和与会者方便前往。 一般应选择在距领导和与会者的工作地 点均较近的地方。
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一般来说，每人平均应有2～3平方米的活动 空间比较适宜。同时应考虑会议时间的长短， 时间长的会议，场地不妨大些。
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桌椅家具、通风设备、照明设备、空调设备、音像设备 要尽量齐全。同时应该根据会议的需要检查有无需要租 用的特殊设备，如演示板、电子白板、放映设备、音像 设备、录音机、投影仪、计算机、麦克风等。
确定与会者名 单
确定会议时间 与会期
明确会议所需 设备和工具
安排会议议程 和日程
制发会议通知
安排食住行
简单实用的会务工作流程图
简单实用的会务工作流程图2018—04—06 会务工作千头万绪、环节众多，稍有不慎就可能发生疏漏和失误.我们在工作中摸索出制作会务工作流程图（见下图）的方法，简明扼要标出会务流程和环节，按图索骥,可使繁杂的会务工作简洁、明了、高效。
一、突出一个“谋“字，做好会前准备会前准备是做好会务工作的基础和前提，应精细地统筹好会议的整个进程和每一个环节,对可能发生的问题超前谋划。
(一）制订方案会议方案是组织会议的总安排，主要包括会议名称、目的、时间、地点、参会人员、主要}义程、会务工作任务及职责分工等内容。
会议方案要简洁明了、具体清晰、可操作性强,并须报经相关领导审定。
会议方案确定后，主办部门要召集各有关部门召开会务工作协调会，协调各部门按照方案要求落实各自职责。
（二）明确任务在会议筹备阶段，主要有以下任务: 1．起草会议通知.会议通知的要素主要包括会议名称、主要内容、报到时间和地点、参会单位、报名要求、联系人姓名和电话等。
会议通知要求表达准确、条理清楚、言简意赅，尤其是时间、地点要明确,时间一般要注明年月日,不能用“明天"“后天"等容易产生混淆的词汇:会议地点要准确到具体楼层、门牌号，如：××办公楼六楼第三会议室。
2．下发会议通知。
会设通知有电话、短(微）信、书面及内网邮件等多种方式，可视情况选用一种或同时使用多种.下发通知一定要注意:一是保密,涉密会议不能通过短信、微信发布。
二是负责，必须确保会议通知及时送达参会者。
对于书面通知，要制作签收登记表，对每一份通知的发出都要签字确认。
通过电子邮件发送，要采取保留回执发送方式.采用短信、微信方式发送,应要求接收者及时回复。
采用电话方式要录音。
3．落实参会人员.统计汇总会议请假人员名单，必要时对请假情况进行核实.对参会人员名单要仔细核对，确保没有出入,并打印纸质请假人员名单及时向参会领导或会议主持人报告. 4．协调出席领导。
会务工作流程(PPT30页)
提出清退文件资料建议。 （2）待主席团或主持人批准后，下发收退文
件资料目录，并做好必要的解释工作。 （3）会议结束后进行清退，清退要逐份清点、
登记，发现丢失应查明原因，及时向领导 汇报。
• 文件清退的方法：
1、小型会议
• 由会议主持人宣布会议结束的同时，请与会人员 将文件放在桌上，由秘书统一收集。
误会。 • 4、清退文件，需要填写“文件清退登记表”，交
接双方清点无误并签字后留存。 • 5、文件清退、归档后，剩余的文件资料，经鉴别
没有保存价值的进行登记，经批准后，由2人以上 送到指定地点销毁。
三、整理会场、会议室
• 1、清点、检查物品 • 2、归还会议所借物品 • 3、揭去会场标示物、拿走指示牌 • 4、如有与会者遗留物品，应代为保管 • 5、与会议室（会场）管理人员交接
• 在签到表上签名。（签到表应事前制作， 其内容应包括姓名、单位、职务、到会时 间、签名栏）
• 小型会议或公司内部会议，秘书可自行在 名单上批划。
• 有条件的重要大型会议可采用电子签到卡。
• 注意：秘书应根据签到名单及时统计到会 人数，发现未到会的及时电话联系。
3、做好借用物品和代保管物品的登 记工作
四、及时做好会议总结，吸取本次会议的经 验和教训（复习指导P115操作题第二小题）
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• 由秘书在会议室门口收集
• 由秘书单独向个别已领取文件而未到会的人员收 集。
会务管理工作指南流程图
如： ➢国际性或全国性会议，要考虑政治、经济、文化等大因素，一般应在 首都北京或其他中心城市如上海、武汉、广州、西安等地召开。 ➢专业性会议，应选择富有专业特征的城乡地区召开，以便结合现场考 察。假如，棉花种植会议到深圳去开，钢铁生产会议到青岛去开，就不 可理喻了。 ➢小型的、经常性的会议就安排在单位的会议室。会议室尽可能不要紧 靠生产车间、营业部、教室等人声嘈杂的地方，以免受到干扰。
可编辑课件
会议名称要拟得妥当，名实相符。 会名不宜太长，但也不能乱简化。 会议名称一般由“单位+内容”两个要素构成，如“中国共产党第十 五次全国代表大会”，其中“中国共产党”即组织名称，也可称单位； “第十五次全国代表大会”即会议内容。 有的会议名称由单位、年度、内容构成，如广东省人民政府办公厅 (单位)1997年(年度)总结表彰(内容)大会”。有的会议名称有时间、会 议内容和会议类型构成。如“2002年浙江省公路春运票价听证会”。 会议名称要用确切、规范的文字表达。 有些会议的名称是固定的，如董事会等；有些会议名称是不固定的， 应根据会议的议题或主题来确定，有的名称中还可以包括时间、范围 等因素。如：“天地公司1998年全体员32,总结大会”。
可编辑课件
最好是每位与会者都能参加的时间。如日本的有些企业召开各部门干部 汇报会，常定在下班前半小时，而不是安排在刚上班时。
可编辑课件
✓先要考虑主要领导、主管领导和主持人时间的适宜。在领导出差返回 的当天尽量不安排重要会议。 ✓有外部人员参加的会议，要考虑邀请的有关上级领导和嘉宾能否到会。 ✓还要考虑本单位或本公司工作或生产经营的规律，尽量避免在工作或 生产销售的旺季和忙时召开牵涉人员多、时间长的会议。 ✓此外要考虑气候、环境等自然因素和社会因素。
会务服务岗位流程图
会务服务岗位操作流程
会议服务接待操作重点
会前准备茶杯的摆放
茶叶，杯茶叶适量
2.茶杯摆放在席子卡右侧，杯柄朝右；
3.若桌面上没有摆放席位卡，桌面两方以茶杯对
齐为标准
会前准备矿泉水的摆放1.若有需要摆放矿泉水时，摆放在茶杯左侧，席次卡右侧，矿泉水商标正对椅子
2.需提前告知矿泉水要记入部门费用，会议结束后，找会议主持方收取
会前准备
桌面物品摆放顺
序桌子上摆放顺序从左往右为：话筒、席子卡、矿泉水、茶杯。
拉线摆成一字直线；
如下图：
会前准备摆放烟缸1.重要接待时，桌面摆放烟缸
2.以座位左右两方摆放一个为标准
会前准备摆放纸巾盒1.以座位左右两方摆放一个纸巾盒为标准
2.纸巾盒纸巾要折叠成三角型立在抽纸口
会前准备
摆放参会人员或参会资料1.摆放在座位中间
2.资料前后两方摆放在一条直线上。
会务工作流程图
会务工作流程图第一篇：会务工作流程图会务工作流程图（会前）1.确定会议主题与议题：要有切实的依据；必须要结合本单位的实际；要有明确的目的。
2.确定会议名称：会议名称一般由“单位+内容+类型”构成,应根据会议的议题或主题来确定。
3.确定会议规模与规格：本着精简效能的原则会议的规模有大型、中型、小型。
会议的规格有高档次、中档次和低档次；4.确定会议时间与会期：会议的最佳时间，要考虑主要领导是否能出席，确定会期的长短应与会议内容紧密联系；5.明确会议所需设备和工具：（1）．必备用品是指各类会议都需要的用品和设备，包括文具、桌椅、茶具、扩音设备、照明设备、空调设备、投影和音像设备等。
（2）特殊用品是指一些特殊类型的会议，例如谈判会议、庆典会议、展览会议等所需的特殊用品和设备；6.明确会议组织机构：会务组、宣传组、秘书组、文件组、接待组、保卫组；7.确定与会者名单：出席会议和列席会议的有关人员。
应根据会议的性质、议题、任务来确定与会人员；8.选择会议地点：要根据会议的规模、规格和内容等要求来确定。
有时也考虑政治、经济、环境等因素；9.安排会议议程和日程：会议日程是指会议在一定时间内的具体安排，对会议所要通过的文件、所要解决的问题的概略安排，并冠以序号将其清晰地表达出来；10制发会议通知：会议通知的内容包括名称、时间、地点、与会人员、议题及要求等。
会议通知的种类有书信式和柬帖式。
会议通知的发送形式有正式通知和非正式通知。
会议通知的方式有书面、口头、电话、邮件；11制作会议证件：会议证件的内容有会议名称、与会者单位、姓名、职务、证件号码等。
有些重要证件还贴上本人照片，加盖印章。
12准备会议文件材料；安排食住行：主要有议程表和日程表、会场座位分区表和主席台及会场座次表、主题报告、领导讲话稿、其他发言材料、开幕词和闭幕词、其他会议材料等； 13制定会议经费预算方案；14布置会场；15会场检查。
会务工作流程图（会中）报到及接待工作；组织签到；做好会议记录；会议信息工作；编写会议简报或快报；做好会议值班保卫工作；做好会议保密工作；做好后勤保障工作会务工作流程图（会后）安排与会人员离会；撰写会议纪要；会议的宣传报道；会议总结；催办与反馈工作；会议文书的立卷归档第二篇：简单实用的会务工作流程图简单实用的会务工作流程图2018-04-06 会务工作千头万绪、环节众多，稍有不慎就可能发生疏漏和失误。
会务操作流程
会务操作流程一、会务策划1.确定会议目标（1）明确会议主题①讨论内容②目标受众（2）设定会议目的①信息交流②战略规划2.制定会议计划（1）会议时间安排①确定会议日期②确定会议时长（2）选择会议地点①审核场地可用性②考虑交通便利性3.预算编制（1）确定预算范围①场地租赁费用②设备租赁费用（2）预算审批①提交预算报告②获取相关部门审批二、会议准备1.参会人员邀请（1）制定邀请名单①确定主要参会人员②确定嘉宾邀请（2）发送邀请函①选择发送方式邮件传真②确认参会回复2.会议资料准备（1）准备会议议程①明确各环节时间②分配发言人（2）制作会议材料①会议手册②演示文稿3.设备和场地布置（1）设备租赁①确认所需设备投影仪音响设备②确认设备到位（2）场地布置①座位安排②现场标识三、会议实施1.会议签到（1）签到台设置①准备签到表②准备名牌（2）参会人员签到①确认参会人员名单②发放会议资料2.会议进行（1）主持人开场①简要介绍会议背景②说明会议流程（2）各环节发言①按照议程进行发言②控制时间（3）互动讨论①提问环节②听取意见反馈3.会议总结（1）主持人总结①概括会议要点②强调后续工作（2）结束会议①感谢参会人员②宣布会议结束四、会后跟进1.会议资料整理（1）整理会议记录①确认发言内容②整理讨论结果（2）分发会议纪要①确认参会人员邮箱②发送会议纪要2.反馈收集（1）发送反馈问卷①确定反馈内容②选择发送方式（2）汇总反馈结果①分析反馈数据②提出改进建议3.费用结算（1）汇总费用清单①确认各项费用支出②准备结算文件（2）提交费用报销①填写报销申请②附上相关凭证。