费用管理制度模板

费用管理制度模板

1、目的

为规范费用管理，明确费用报销程序,合理控制公司经营管理费用，制定本制度。

2、范围

适用于公司各项费用管理。

3、职责

3.1 董事长负责其他部门中层及以上管理人员（含助工、科长助理）差旅费及业务费、实报实销业务人员费用及非生产经营性支出的签批。

3.2 总经理负责生产辅助部门及项目相关部门中层及以上管理人员（含助工、科长助理）差旅费及业务费的签批。

3.3 财务总监负责费用定额计划的签批。

3.4 公司办公室（以下简称公司办）负责通讯费的制定、考核。

3.5 人力资源部（以下简称人资部）负责培训、工伤等相关费用的审核。

3.6 审计部负责费用过程的监督及单据的审核。

3.7 各厂区电仪科负责本厂区三轮车计划审核、维修评估及验收。

3.8 物管部负责三轮车采购计划及维修费用的审核、汇总及报废车辆、电瓶、电机的管理。

3.9 采购部负责三轮车维修业务联系及费用结算。

3.10 财务部负责办公费、三轮车费用定额计划的制定、考核及费用的报销。

4、具体内容

4.1 差旅费

4.1.1 出差审批

4.1.1.1 员工出差，须填写《出差备案登记台账》，经科室负责人审批备案。

4.1.1.2 中层及以上人员（含助工、科长/主任助理）出差，须填写《出差备案登记台账》，经部门主管审批备案。

4.1.1.3 部门主管出差，经董事长审批备案。

4.1.2 差旅费补助标准（见附录一）

4.1.2.1 出差用餐补助

（1）员工出差超过 3 小时且赶上 1 个饭点的，按 50%报销；超过 8 小时或赶上 2 个饭点的按100%报销（饭点界定：以公司正点上、下班时间为准，前、后半小时）。

（2）司机晚上出差超过凌晨 12 点未到 2 点的，按 50%报销，超过凌晨 2 点的，按 100%报销。

（3）因业务需要，用餐费用由公司或客户承担的，相关出差人员不再报销当次用餐补助。

（4）工伤陪护人员用餐补助按照一般员工出差用餐补助标准的 2/3 报销（无特殊情况

陪同人员仅限一名，如需一人以上应报分管领导同意）。

（5）公司外派 10 天（含）以内的短期培训，按标准全额报销用餐补助；外派超出 10 天的

长期培训，按标准的 2/3 报销用餐补助。

（6）用餐执行差旅费补助标准。

4.1.2.2 出差住宿费

（1）出差人员夜间住宿费按实际住宿天数计算（工伤陪护人员不得外出住宿）。

（2）司机出差住宿补助可按标准直接报销，每月在固定区域累计出差超过 20 天，住宿

补助按 80%报销。

（3）能出差人员，公司统一安排住宿，不享受住宿补助。

（4）其他出差人员的住宿费凭真实、合法、有效票据限额内据实报销，超支部分费用自理，如确需报销须经董事长签批。

4.1.3 交通费

4.1.3.1 交通费用标准

（1）经理、部长及以上人员：报销出租车费、来回车票（硬座、硬卧、飞机票、动车票）。

（2）中层（含助工）及以上人员：报销出租车费、来回车票（硬座、硬卧、动车票）。

（3）员工：报销公交车费、来回车票，包括硬座、硬卧（不超动车票费用即可）、动车票。

4.1.3.2 出差人员超标准乘坐交通工具所发生的交通费用，可按同等级别最高标准限额报销；超限额报销，生产辅助部门及项目相关部门须经总经理签批，其他部门须经董事长签批。

4.1.4 报销管理

4.1.4.1 在本县范围内出差，不报销差旅费补助（煤炭业务员除外）。

4.1.4.2 出差人员回公司后 7 日内办理报销手续，员工报销时，填写差旅费报销单经科室/车间负责人及分管领导/生产厂长审核后提交审计部审核，因领导签批等原因不能按期报销的，应事先经审计部备案，否则须经董事长批准后，方可延期报销。

4.1.4.3所有业务人员及其他公司有特殊要求的人员，均应按规定配备 GPS。人员岗位调整后一周内必须配备 GPS；已配备 GPS 的人员因岗位变动取消的，经部门负责人审批、审计部主管审核后，办公室主任签批办理。

4.1.4.4 差旅费报销时，部门会计需与 GPS 进行核对，部门主管审批后交审计员审核，审计员将审核无误的报销单交科室负责人审批，无问题的由经办人交财务部主管审批后相关会计办理报销，不相符的一律不予报销。

4.1.4.5 差旅费报销单应严格按公司要求妥善粘贴，不符合标准或填报单据不符、金额不符等一律不予报销。单据报销规定填写和粘贴方法。

（1）填写内容按照《差旅费报销单》的要求填写。

（2）车票费用单据一律按照出差行程先后顺序粘贴。

4.1.4.6 出国培训、考察，差旅费报销时的汇率，按照兑换或消费时的汇率执行。

4.2 通讯费

4.2.1 固定电话费

4.2.1.1 经营部门、职能部门、辅助部门固定电话费用实行定额管理，每季度由公司办负

责制定各部门话费定额计划，报财务总监审批。

4.2.1.2 每季度初公司办汇总上季度各部门话费，按话费定额计划进行考核，经营部门、职能部门、辅助部门超定额部分，经科室负责人、审计部、财务部签批从部门经费中列支；生产车间话费可从车间经费中列支，每月限额 50 元。

4.2.1.3 对于来协助工作的外方专家专用电话，所在部门负责做好管理，确保专线专用，外方人员离开公司时立即通知公司办关闭外线，未及时通知关闭的，所产生的费用由责任部门承担。需外方人员自费的，由所在部门负责做好督促，及时清算，否则费用由责任部门承担。 4.2.2 手机费

4.2.2.1 手机费实行定额管理，定额标准由部门申请，经公司办评估，报财务总监审批。4.2.2.2 岗位变动，手机费报销按定额标准对应岗位调整（见附录二）。

4.2.2.3 享受手机费补助的人员、所有中层（含助工）及以上人员，必须保持 24 小时（含节假日）通讯畅通。

4.2.2.4 公司办每年评估手机费用定额，报财务总监审批后执行。

4.3 办公费

4.3.1 经营部门、职能部门、辅助部门办公费实行定额管理，经部门主管、财务部签批可

从部门经费中列支，超出定额部分由部门自行承担。

4.3.2 每季度初财务部负责制定各部门办公费用定额计划，报财务总监签批。

4.3.3 每季度末由物管科汇总各部门领用办公用品，财务部核实后经财务总监审批后兑现考核。

4.4 业务费

4.4.1 经营部门实报实销的业务员及中层管理人员业务费用发生前需在 BPM 发起流程进行逐级审批并经部门会计登记备案后方可办理，业务员业务费用经科室负责人审核，部门主管批准，中层管理人员业务费用报部门主管批准。否则，发生的业务费用自行承担。

4.4.2 业务员出差返回公司 3 日内将费用原始凭据送科室负责人审核签字，并由部门会计根据《业务费用登记台账》核销登记,7 日内送财务部报销；限额业务费用季度报销一次，限额内据实报销；超限额报销须经董事长签字批准（见附录三）。

4.4.3 审计部不定期根据《业务费用登记台账》，抽查经营部门业务费报销控制情况。

4.4.4 生产辅助部门及项目相关部门中层及以上管理人员（含助工、科长助理）业务费用报销须经总经理签批，其他部门中层及以上管理人员（含助工、科长助理）、实报实销业务人员业务费用报销，部门主管对费用的合规性、真实性进行审核后，报董事长签批。

4.4.5 业务费报销，除提供正式发票外，须提供款项支付凭证（转账付款提供银行卡、微信