前台会务培训计划

前台会务培训计划

在很多人的眼里前台、会务是比较简单轻松的工作，其实当你了解了，就会深知其中的重要性。前台是在办公室直接领导下服务岗位，它体现着公司（局里）的形象，也是公司对外联络的一个窗口，也是沟通局里内部各部门、各科室与办公室之间的桥梁。

一：前台会务人员着装以及仪容仪表要求

1、相关人员必须每天着淡妆上班。

2、头发干净整洁，不油腻不披头散发。

3、上班一律着工装、佩戴工牌。

4、坐姿不得歪斜、懒散，应保持良好的精神状态。

5、不能佩戴过多首饰，首饰应和着装相配合。

二、环境卫生、办公设施的保持和检查

1、每天早上相关人员8:30前打扫前台的卫生，整理前台物品，保持前台环

境清新整洁、物品摆放整齐；会务人员在8：30前检查完所有的会议室卫生，下班前也要巡视一遍所有会议室的卫生，并在下班前打扫茶水间的卫生，以及茶具清洁保养、存放等。

2、每天下班时必须检查领导办公室门窗、饮水机的电源、电脑电源关闭情

况（特别是下雨天）。

3、如发现通道内有垃圾，要及时通报保洁阿姨打扫。

三、接待来访人员

1、来访人员到来必须起身迎接，应该表示出热情友好和愿意提供服务的态

度。

2、并示意请来访人员在《来访登记本》上登记，询问其要找到人以及科室，

登记完后方可开门请来访人进去，应该有正确的引导方法和引导姿势。《来访登记本》每月月尾要交到一楼办公室内保管相关来访人员重要个人信息。

3、如果来访人员是拜访局领导，就必须向其领导通报，确认后方可请客人

进去，并带到相应的领导办公室，备好茶水才能出来。如局领导不在办公室，必须询问客人与领导的预约时间，并带客人先到洽谈室等候，通知会务人员备好茶水，等领导回来再通报。

四、电话的接听和记录

1、接听电话应热情，使用普通话和礼貌用语。声音要适度，并最终保持轻

松愉悦的声调，不得在电话中和来电着耍脾气、使性子甚至说粗口。应调整好表情，使用礼貌用语如“谢谢您”“请问有什么可以帮您吗？”“不用谢”

等。在电话响铃的第二声和第三声的时候接起电话。首先要说“您好，前台”

要勤说“请问、请稍等”之类的谦词。如果因故迟接，要向来电者说“对不起，让您久等了”

2、在打电话和接电话过程中都应牢记让对方先收线。因为一旦先挂上电话，

对方一定会听到“嗒嗒”的声音，这会让人感到很不舒服。因此，在电话即将结束时，应礼貌的请对方先收线，这时再挂电话；

3、在与客人进行电话沟通过程中需要做必要的文字记录，电话接听完毕之

前，不要忘记复诵一遍来电的要点，防止记录错误或者偏差而带来的误会，使整个工作的效率更高。

4、对方所要找的人不在时，应询问对方是否希望留言或留下回电号码并做

记录，切忌立即挂断电话；

五、会议会务

1、每天上班前打开电脑查询当天会议，并登记在《会议记录本》上，并且

每隔15分钟及时刷新电脑。

2、当天有时也有临时会议，也要及时登记好，前台并通知会务人员准备好

茶水、相关会议设备（必须要学会实际操作）。

3、会议前要提前查看会议室的卫生情况，会议结束后要把会议室恢复成原

先的样子，并报知前台通知保洁阿姨打扫会议室卫生。

4、如果是大会，必须在前一天提准备好相应的会议所需物品，并且联系相

关会议负责人，解决相应的问题。

5、在开会前准备好茶水、纸巾、多媒体设备，会中要及时的去续茶、会场

巡视以及会场秩序维护，会后要检查有无遗留物品并交给会议相关负责人或者前台、收放好茶具、关闭多媒体电源以及门窗等。

6、如会议中突发事件，要马上向前台以及相关人员通报，处理突发事件。

六、邮件（快递）、信件、文件的收发

1、普通邮件分类好就可以派送，如是快递就必须登记好相关的快递信息，必须在收件人不在局里的情况下，以及快递员与收件人联系好确认让前台签收时，才能签收；发放快递时，必须要本人签名或者其科室同事。

2、普通信件分类好就可以派送，如是重要信件，必须要求送信人留下他本人的联系方式和收件人的联系方式，要按时送到收件人手里。

3、普通文件与邮件、文件一起派送就可以了，重要文件就必须跟相关科室人员联系好，前台人员方可接收并留下送件人的联系方式和收件人的联系方式，及时送到相应科室人员。

注意：普通邮件、信件、文件必须在当天下午5点前派送完。

七、对内接待

1、每天早上8:00无安排人员必须到前台向局里领导各个科员问好。

2、看到领导必须要起身问好，并前去开门，等领导走后方可坐下。

2、前台要随时保持有人在位置上，如遇临时有事要离开，需主动交其他同事帮忙接电话或接待来访客人。

3、及时通知相应负责人，解决相应的事件。

八、以上具体培训内容会以实际操作为准。