民办高校档案管理办法

XXXX学院档案管理办法

（修订稿）

第一章总则

第一条为实现学校档案建设和管理科学化、规范化,不断提升服务水平,根据《中华人民共和国档案法》、《高等学校档案管理办法》和《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》,结合学校实际，制定本办法。

第二条档案工作是维护学校历史真实面貌的重要工作，也是衡量、评价学校教育质量和管理水平的一个重要标志，是学校各部门的重要职责和主要工作之一。

第三条学校档案是指学校从事教学、科研、管理、招生、外事、基础建设等活动直接形成的对学校、学生和社会具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式载体的文件材料。学校档案由学校档案室按照国家档案工作管理标准统一管理。

第二章管理人员职责

第四条档案工作实行部门一把手负责制，各部门指定一名工作人员，在规定时间内完成本部门档案的收集、整理、保管和移交工作。

第五条档案工作人员应当遵纪守法，爱岗敬业，忠于职守，

具备档案业务知识和相应的科学文化知识以及现代化管理技能。

第六条档案室工作人员职责

（一）负责档案整理、编目、鉴定、统计、排列和检索工具编制等工作。

（二）负责库房档案的收进和移出工作，严格履行交接手续，准确掌握室内档案全宗、案卷数量及档案的保管期限。

（三）负责库房内部整理。案卷排放整齐、科学、有序，保证库内整洁、无灰尘。

（四）及时检查档案安全保管情况，发现对档案有害因素时，要及时上报并采取措施。做到以防为主，防治结合，保证档案的完整与安全。

（五）正确处理好利用和保密的关系，增强保密观念，严守党和国家机密，严格执行借阅、查阅登记制度。

（六）积极主动地做好使用工作，不断提高服务质量。做到提供准确、及时主动。用后及时清退，按时入库归位。

（七）应用电子计算机编目检索、贮存及调用档案；利用裱糊及复印技术，对纸张破损、字迹褪变、扩散的现行档案进行抢救。

（八）依法依规销毁无保存和利用价值的各类档案及有关资料。

第三章档案归档

第七条各部门要按照本办法规定的时间及时、完整的办理

归档手续。重大、重要档案要及时归档。

第八条文件材料的归档范围

（一）DQ 党群

主要包括学校党群部门在工作中形成的材料。

（二）XZ 行政

主要包括行政职能部门（教务、科研、基建、外事、财务等部门除外）工作中形成的文件材料。

（三）JX 教学

主要包括教学管理和教学实践活动中形成的文件材料。

（四）KY 科研

主要包括科研管理和科研实践活动过程中形成的文件材料。

（五）CP 产品生产与科技研发

主要包括产品生产、科技开发管理及活动过程中形成的文件材料。

（六）JJ 基建

主要包括基本建设管理和项目建设中形成的文件材料。

（七）SB 仪器设备

主要包括在仪器设备工作管理和仪器设备申购、开箱验收、安装调试、管理使用、维修改造、申请报废等环节中形成的文件材料。

（八）CB 出版

主要包括出版工作管理和出版活动过程中形成的文件材料。

（九）WS 外事

主要包括外事工作管理和外事活动中形成的文件材料。

（十）CK 财会

主要包括财务工作管理和会计核算活动中形成的文件材料。

（十一）RW 人物

主要包括在学校或曾在本学校学习、工作过的党政领导及著名专家学者，在从事各种活动中形成的对国家、学校和社会具有保存价值的各种文字、图表、音像等历史记录。

第九条归档要求

（一）能正确反映学校在教学、科研、管理各项活动中的真实内容和历史过程。

(二)材料应齐全、完整、准确、系统。

（三）质地优良、书绘工整、声像清晰、符合有关规范和标准的要求。

（四）移交存档的文件材料，不能采用易褪色的书写材料（如红色、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、热敏纸、铅笔等）书写绘制，应符合耐久性要求（一般为碳素墨水或黑色水笔）。

（五）移交材料格式要求：打印文件统一采用A4纸，标题要求为黑体三号居中，正文字体为小四号仿宋_GB2312。行间距20—26磅值，装订线设置为左（或上）30mm。

（六）凡是归档的文件材料应移交原件（学籍审批材料除外）。

（七）各部门按自然年度归档的应在次年三月底前完成归档工作。重要档案材料应随时归档。

（八）科研类档案应在项目结项后两个月内归档，基建类档案应在工程完成后三个月内归档。

（九）会计档案在财务部门保管三年，期满后次年六月底前转交档案室。

（十）职代会，党代会文件材料，应在会议结束后15天内归档。

（十一）归档材料移交应履行移交手续，填写移交登记表，一式两份，交接双方签名确认无误后方可移交。纸质版归档材料移交时应由部门领导签字确认并加盖部门印章（附带电子版），不履行移交手续的，档案管理员有权拒收。

第十条对学校规定应归档的文件材料，应按要求向档案室移交，实行集中统一管理，任何人不得据为己有，凡是不按规定要求移交的，档案室应及时报告校领导按本办法规定处理。

第四章档案管理

第十一条学校档案室根据《高等学校档案实体分类法》和《河南省档案局<归档文件整理规则>实施细则》，在充分反映档案的形成规律和内容特点的前提下，保持档案之间的有机联系，对档案进行分类、组合、排列、编号、编制目录、组织室藏。

第十二条档案鉴定和销毁

（一）根据国家档案局《机关文件材料归档范围和文书档案

保管期限规定》，确定档案材料的保管期限。

（二）对保管期限已满、已失去保存价值的档案，由主管校领导负责，办公室、教务处、人事处、基建办公室、学生处、招生就业办公室、财务处、评建办公室等部门负责人参加，成立档案保管期限鉴定小组。对无保存价值的文件材料登记造册，经理事会批准后予以销毁。未经鉴定和批准，不得销毁任何档案。

第十三条档案库房应坚固安全，应有防盗、防火、防光、防虫、防潮、防腐蚀等安全措施，防止档案破损、褪色、霉变和散失。对已经破损或字迹褪色的档案应及时修复或复制。应定期检查档案保管情况，消除安全隐患。遇有特殊情况，向校领导汇报并及时处理。

第十四条建立健全档案统计制度。对档案的接收、管理、利用等情况进行统计分析。认真执行档案统计年报制度，按国家有关规定报送档案工作基本情况统计报表。

第十五条学校全体工作人员应严格遵守学校保密工作规定。

（一）档案在未公开前，任何组织和个人无权公布档案内容或擅自扩大利用范围。

（二）严禁将档案带出单位，不准将档案带到家里和公共场所；除政策规定外，档案一般不得邮寄；外出工作必须携带档案时应经过学校领导批准，并采取必要安保措施。

（三）不得在公共场所、电话和通信中以及在家属、子女、