物资管理程序知识的讲座

ZS/CX/SW01 物资管理程序，2003年9月26日生效

0 目的

对物资采购过程、进货检验和试验过程、采购/顾客提供产品、易燃、易爆、有害有毒、油品及化学品的标识、搬运、贮存和发放过程实施控制，确保所提供的物资符合工程质量、社会环境和职业安全健康管理的要求。

1 适用围

适用于集团公司工程项目所需主要物资的控制和管理。

2 术语和定义

2.1 本程序中的术语采用GB/T19000-2000标准、GB/T24001-1996标准、GB/T28001-2001标准中的术语。

2.2 项目部:包括工程项目部在的集团公司在某工程上进行管理的派出机构。

2.3 采供部门:指集团公司在某工程上实施采购职能的单位或部门。

3 职责

3.1 设物部

3.1.1 负责拟制并督导本程序文件的执行；

3.1.2 负责定期整理公布“合格供方名录”；

3.1.3 对集团公司工程项目物资的质量、环境、职业健康安全等管理工作进行监督检查;

3.2 项目部

3.2.1贯彻执行集团公司制定的各项物资管理规定；

3.2.2负责制定本项目的《物资管理实施规则》；

3.2.3组织本工程项目所需主要物资的招标采购活动；

3.2.4负责甲方供应物资申请计划的审核、自采主要物资采购计划的审批及工程完工后的材料结算和价差清算；

3. 2.5组织对本项目物资质量、环境、职业健康安全等管理工作实施监督、检查；

3.2.6负责协调、处理本项目经理部的供需关系.

3.3采供部门

3.3.1负责实施集团公司工程项目的主要物资采购供应并对采购物资的质量负责; 3.3.2参与项目经理部组织的招标采购；负责签订“工矿产品购销合同”，与用料单位签订部“物资供应合同”；定期公布顾客提供物资和招标采购物资清单；

3.3.3收集、整理合格供方评价资料，编制“合格供方名录”报项目部审批；定期对合格供方进行质量跟踪和复评；

3.3.4 编制顾客提供物资的申请计划和自购物资的采购计划，报项目部审批，并组织实施采购。

3.3.5在特殊情况下，其物资采购职责经项目经理部审批后可书面委托有关单位采供部门组织采购；

3.3.6负责所有采购及顾客提供物资的验收、进货检验和试验、搬运、贮存和发放工作；

3.6.7负责物资采购、运输、保管过程中环境和职业健康安全管理工作。

3.3.8配合项目经理部做好甲方供应物资的结算及价差清算工作。

4 工作程序

4.1 物资采购

物资采购依据集团公司《物资供应办法》、《物资招标采购办法》实行“法人采购、公开

招标、采管分离、多方监督”的采购原则和“集中供应、分层管理”的供应管理方式。

4.1.1 物资供方的选择、评价准则：

a)采供部门根据所需采购的物资和招标活动的安排进行市场调查，对主要材料的每个品种选择两家以上供方，并对其生产能力、交货能力、产品信誉、质量、价格、服务和历史业绩等进行现场评价或函件调查取证，收集相关资质材料。

b)调查供方的质量体系保证能力、遵守法律法规的情况；

c)调查供方的顾客满意程度或其他用户的使用经验；

d)如果供方是经销单位，还应根据需要评价其经销产品的生产单位;

e)对产品的样品进行评价；特别对一次性采购或购买量较小的一般性产品，在采购前对产品样品进行直观验证或试用，并做出评价；

f)采供部门根据选择和评价情况，填制“物资供方调查及评定记录”，并根据招标结果和对供方做出的评价结论，建立“合格供方名录”，经采供部门负责人审核后报项目部审批，据以组织采购，并于每年元月、七月报设物部备案。

4.1.2 合格供方的管理

a)采供部门对合格供方进行动态管理。确因工程需要临时增加“合格供方名录”以外的供方时，执行4.1.1，并及时经项目部审核批准，报设备部备案；

b)对合格供方定期进行质量跟踪和复评，每半年一次；采供部门通过对自己的用户进行调查和对供方提供的各项资料进行评定，填写“供方质量跟踪及复评记录”；发现所供物资有质量不合格，或某些档案资料失效时，应及时向该供方反馈，视其整改和提供资料的情况确定是否继续充当合格供方;

c)设物部随时掌握各项目部合格供方的动态情况，并督促新增合格供方的评价选择和上报备案；每年元月、七月公布集团公司“合格供方名录”。

4.1.3采购信息管理

a)项目部严格执行集团公司《物资供应办法》和《物资招标采购办法》，组织有关单位对主要物资实行招标采购；

b)采供部门编制主要物资申请（采购）计划报项目部审批；

c)采供部门根据合格供方评价和招标结果，考虑价格、交货期、运输方式、运距等因素,选择最优采购方案并征求用料单位意见后，与合格供方签订“工矿产品购销合同”；项目部督促采供部门与需方签订“物资供应合同”，严格实行合同供应，并建立采购合同清单；

d)当合格供方不能满足合同要求或零星购置时，可在“合格供方名录”以外的供方处采购,但必须按本程序4.1.1的规定进行评价,确认能满足合同要求时方可进行采购；

e)如果采购物资的运输委托外单位承包时，执行4.1.1，对其进行评价确定为合格供方后，与之签订运输承包合同或协议。

f)采购合同应满足《合同法》及集团公司《物资管理细则》中有关规定和要求，明确采购产品的验证方式，规定双方权利、义务、违约责任及解决合同纠纷方式。

4.1.4 采购物资的验证

a)当组织或顾客要求在供方现场实施验证时，采供部门须在采购合同中就验证安排、形式、容及放行方法做出规定；

b)采供部门在接收采购产品时对采购物资/顾客提供物资进行数量、规格、外观质量、随货技术证件等进行验收，确认无误后填制收料单并签字；

c)采供部门不能把顾客对供方产品的验证视作供方对质量进行了有效控制的依据,采供部