行政接待管理制度

行政接待管理制度V1.0

无锡物联网产业研究院管理体系改进工作小组最后更新2010.04.09

目录

1 概述 (3)

1.1 目的 (3)

1.2 适用范围 (3)

1.3 引用流程 (3)

2 职责分工 (3)

2.1 总经理办公会 (3)

22总经理或部门主管副总经理 (3)

2.3 综合办公室 (3)

2.4 相关部门负责人 (4)

3 一般接待管理 (4)

3.1 一般接待范围 (4)

3.2 一般接待程序 (4)

4 来宾接待管理 (4)

4.1 接待来宾的范围 (4)

4.2 来宾接待程序 (5)

4.3 接待职责分工 (5)

4.4 接待管理的其他规定 (5)

4.5 接待勤务管理 (6)

5 招待费管理条例 (7)

5.1 招待费使用原则 (7)

5.2 业务招待费的使用范围 (7)

5.3 业务招待费使用标准及使用程序 (8)

5.4 业务招待费报销程序 (8)

6 来宾参观管理 (8)

7 本制度的效力 (9)

附录（一）访客登记单 (10)

附录（二）公务接待审批表 (11)

附录（二）参观登记表 (12)

1概述

1.1目的

为规范行政接待管理事务，使内部管理有据可依，使来访和参观有章可循，塑造企业良好外部形象，特制订本制度。

1.2适用范围

本制度适用于无锡物联院产业研究院各部门行政接待管理工作。

1.3引用流程

《来宾接待流程》

《访客接待流程》

2职责分工

2.1总经理办公会

负责审核批准公司接待与参观管理制度。

2.2总经理或部门主管副总经理

负责特殊接待情况和特殊接待费用的事前和事后审核。

2.3综合办公室

负责公司规定的行政接待管理；

负责安排协调参观工作；

负责本部门接待费用报销管理和其他部门费用报销审核工作。

2.4相关部门负责人

负责本部门的接待管理；

负责部门的参观管理；

负责本部门接待费用报销管理。

3 一般接待管理

3.1 一般接待范围

适用于办公区域前台对一般性来访人员的登记与接待管理。

3.2 —般接待程序

来访人员进入工作场所前台要求来访时，由前台服务人员进行常规的临时性接待，同时按来访人要求与公司内被访者联系。

被访者接受来访要求后，前台服务人员或被访者安排具体接待时间与地点。

前台服务人员要求来访人员填写《访客登记单》见附录（一），前台服务人员登记访客身份证;

前台服务人员向访客发放访客证，并收取押金10元；

来访人员按要求填写完毕后，携带《访客登记单》并佩戴访客证进入公司办公区；

来访结束后，来访人员将经过被访人员签字后的《访客登记单》返还至前台，并归还访客证；前台服务人员将事先收取的押金归还访客，收回并妥善保管访客证；

前台服务人员将《访客登记单》按时间妥善存档，并提供事后单据的查找和内容查证。

4来宾接待管理

4.1接待来宾的范围

国家机关、地方政府到公司视察、检查指导工作的领导及其他人员；

兄弟单位、合作单位到公司商洽业务或协同办公的人员；

参加上级单位在公司召开的有关会议的会议代表；

来公司进行技术合作、交流的外国客人；

来公司参加学术交流的各类专家和参观考察学习的重要团体；

领导安排的其他来宾和需要接待的人员。

4.2来宾接待程序

公务接待工作实行统一管理，统一安排，统一标准，对口负责，分级接待，除公司领导指定由

综合办公室负责的公务接待任务外，其他公务接待以对口业务部门为主，综合办公室给予配合；

公司副总以上领导的公务接待，由综合办公室统一安排。公司业务部门需要综合办公室安排接

待时，必须事先填写《公务接待审批表（存根联）》和《公务接待审批表（报销联）》（见附录二），经公司主管领导审批后，报综合办公室安排接待（包括食宿、会议地点、新闻报道、车辆、参观地

点等）。

《公务接待审批表（存根联）》在业务接待最终获批后交综合办公室存档，《公务接待审批表（报

销联）》申请部门自行保存，用于业务招待费的报销；

由综合办公室负责接待的费用归综合办公室负责，由业务部门招待发生的费用业务部门自行负

责，具体招待费报销流程参见“ 8.4业务招待费报销程序”；

4.3接待职责分工

接待副总级别以上客人，由主要相关部门或综合办公室提出接待方案，经公司主管领导审

批后，由综合办公室具体组织实施；

承办上级会议代表的接待，由会议承办单位或部门提出接待方案，经物联院主管领导审批

后，由综合办公室和会议承办部门共同组织实施；

其他人员的接待，由部门提出接待方案，经主管领导审批，与综合办公室联系后，由部门

组织实施，综合办公室配合；

具体招待费标准参照下文“ 8.招待费管理条例”。

4.4接待管理的其他规定

不准组织参加用公款支付的营业性歌厅、舞厅、夜总会等高消费娱乐和健身活动。不馈赠礼品和纪念品。特殊情况需安排娱乐活动和馈赠礼品、纪念品时，需经部门主管副总经理或总经理批准

后，由综合办公室统一安排；

接待会议一般不安排往返超过两天路程的外出游览，特殊情况需经公司主管副总经理或总经理

批准；

特殊情况确有必要在外接待的业务，要严格控制陪餐人员，降低接待费用支出。在工作时间进行的各类交流、谈判、洽谈、汇报等活动原则上不安排陪餐；因工作和礼节需要的可适当安排陪餐人员，但陪餐人员须按客三主一的比例控制；

来物联院进行技术交流、洽谈、拜访等活动的来宾，接待单位或公司主管领导原则上只宴请1次，严格控制有客必宴和多头宴请；

严格控制住宿费用补贴，物联院和各部门在安排接待、会议活动时，原则上不得给予来宾或代表住宿补贴；特殊情况需补贴住宿费时，必须向综合办公室提出申请，并经公司主管副总经理或总经理批准方可补贴；

部门指标费用必须用于对外业务交往接待，不得变相用于福利和奖励支出，不得用于公司内部

各种会议和公司内部相互交往活动，严禁各部门用接待费和会议费互相请吃请玩；

原则上，不允许除媒体记者外任何来访人员拍照和摄影。

因工作需要对公司有关部门及先进实验室、设备、产品等进行摄影摄像的媒体人员（包括外请记者）由接待单位向主管副总经理或总经理审批通过后，在公司综合办公室办理有关手续后方可拍照、摄影。

4.5接待勤务管理

接待中的协调服务工作：重要客人的接待工作，主办部门和综合办公室须派专人陪同，并随时

掌握接待计划变动情况，做好相应服务工作。

重要客人的接待工作具体如下：

迎接来宾：按要求通知领导、迎宾小组及有关人员提前15分钟到达迎候地点，需悬挂欢迎标和

宣传标的要提前悬挂，必要时还要由主办部门或综合办公室派人到指定地点迎接；

安排住宿：客人到达后，接待人员应及时将客户安排至宾馆并介绍相关情况；

活动安排：按照日程安排，周密组织协调好各项活动，提前没有日程安排的，及时与来宾商定

活动内容，并由接待人员将活动安排表报送给相关人员；

落实就餐和会议：凡有重要来宾或重要活动，接待人员要提前通知宾馆做好就餐服务、会议服

务（除会议期间必要的服务外，重要会议还需根据需要提前悬挂会标，摆放会议座签，印制双方人员情况简表，准备多媒体、音响设施、休息室等）。

接待后期工作安排如下：