工会档案管理制度

沂北小学工会档案管理制度

一、档案工作岗位责任制

一、分管档案工作的领导职责

1、组织宣传、贯彻、执行《中华人民共和国档案法》和上级关于档案工作的各项方针政策的活动。

2、加强对乡镇工会档案工作的领导，将档案工作纳入乡镇的整体发展计划，列入乡镇议事日程，督促分管部门按上级档案部门要求做好应做的工作。

3、关心档案工作和档案室的建设与发展，从人力、物力、财力上给予支持，及时解决工作中的重大问题和困难，改善工作条件，使档案工作与乡镇工会各项工作协调发展。

二、工会档案员职责

1、贯彻实施《档案法》、《江苏省档案条例》等档案工作的法律、法规，建立健全档案管理制度。

2、对乡镇工会形成的各种材料的收集、整理、立卷和归档进行监督和指导。

3、负责管理各种门类和载体的档案，维护档案的完整、准确与安全，并为本单位各项工作的需要提供服务。

4、按时向上级主管部门报送档案工作统计材料。

5、按规定向档案室移交档案。

二、文件、材料收集归档制度

一、收集归档范围

工会在工作中形成的具有保存价值的，或者上级和下级送来的工会关系很密切的文件材料(包括公文、书信、会议、电话记录、图纸、登记表、报表、名册、奖品、照片、录音带、录像带等，下同)都属收集归档范围，应按规定的范围、时间和要求交本部门资料员或综合档案室归档。

(一)本级文件

1、各种代表会议、工作会议、专业会议的会议记录、会议纪要。

2、工作计划、规定、方案、安排、总结、小结、汇报、简报、通报、通知。

3、各种综合的或专题的调查、检查、考察等报告。

4、向上级请示，与其他单位的来往文书，对下级的指示、批复、通知。

5、各项决定、决议、规定、标准、规范、条例、办法、制度、守则、要求。

6、各级领导的报告、讲话、发言稿或提纲、记录。

7、各种报表、名册、登记表、簿册、数据、凭证。

8、工会重要活动的照片、录音带、录像带。

9、年鉴、大事记、基础数字汇编、基本情况综合。

10、本乡镇工会制发的奖状、奖证、奖章、奖旗、奖品。

11、有关房产、财产、物资、档案、债权、捐赠等的凭证，发放各种证明、证件存根。

12、重要的人民来信及处理材料。

13、工会(包括上报和下批)干部任免、呈批表、调配培训、干部名册、年终统计、报表及干部奖惩等文件材料。

(二)上级文件材料

1、工会工作或问题的决定、决议、指示、批复及调查、检查、经验材料。

2、各级领导同志、人民代表、政协委员视察本乡镇工会时的指示、讲话、题词、照片、录音、录像。

3、上级发给本乡镇工会的奖状、奖册、奖章、奖旗、奖品。

4、上级报刊刊载工会情况的文章。

(三)同级文件材料

有关单位工会联合召开会议，共同进行工作，协作查处案件或问题共同署名的文件材料。

二、归档时间和方法

1、一项工作已完成时(包括一项已完成或一个会议已结束，一个问题已解决，一件案件已处理等)，将进行该项工作形成的全部文件材料，系统整理后送交档案室归档。

3、外出开会、考察、学习、参观形成或带回应归档的文件材料，在该项活动结束时交由档案员归档。

4、年度工作总结、各种年报、干部名册，应于翌年一月底

前交档案室归档。5、每年的二月底前进行一次全面、彻底的归档，把上一年应归档而未归档的全部文件材料移交档案室归档。

三、归档要求

1、应归档的文件、材料应收集全齐。

2、正文与底稿(签发稿)主件或附件、请示与批复、来文与复文一起归档。

3、归档文件材料注意：检查应盖公章是否盖了，文件没有标题应加上标题，内容、摘要、文件没有标明日期的要标上日期。

4、归档的文件材料应是原稿原件，不得用复制件。

5、归档的照片、录音带、录像带要一一写上文字说明。

6、凡是归档的文件材料必须经过初步整理，把同一具体问题的文件材料集中在一起，按文件的先后形成排列好。

三、档案借阅管理制度

为了加强本单位档案管理，搞好各门类档案的提供利用工作，特制定以下制度：

1、工会各部门借阅档案，必须按照制定的各门类档案借阅管理标准办理借阅手续。

2、外单位来人查阅本乡镇工会档案，需持单位介绍信并经乡镇工会主席签字批准，方可查阅，不得抄录或借出。

3、机密、秘密、绝密档案借阅一律按照《档案安全保密标准》中的要求办理。

4、查阅各门类档案应在阅览室内进行，不划道、涂改、折卷、裁剪、拍照、撕毁等。特殊情况需借出的，需经乡镇工会主席批准，但借出时间不得超过一周，不得转借他人。需继续使用者要办续借手续，确保档案的完整与安全。

5、珍贵的实物档案、重要的照片、底片、缩微胶片等档案一律不借出。

6、凡私自抄录、摄、描绘、折散、删刮、撕毁档案等行为者严格按照国家《档案法》、《保密法》予以追究法律现行责任。

四、档案保密管理制度

一、档案是国家的宝贵财富，各门类档案本身具有机要性质，因此，档案部门和工作人员，必须遵守保密制度，履行保密手续，严格遵守保密十条原则，确保档案的安全。

二、凡是利用档案，必须经档案人员提供，任何人不得直接动用。

三、借阅档案必须严格按照档案借阅制度办理手续，限期使用，按期返还，返还档案要认真检查核对，发现问题及时追查。

四、发现有关泄密事件，应立即报告，及时追查。

五、不允许传抄、自行翻印机密文件和带密级的档案材料。

六、不允许将机密文件带回家中和到领导办公室随意翻阅文件。严禁携带机密文件、档案资料游览、参观、探亲、访友，出入公共场所。

七、单位领导和保密小组要定期检查保密工作，总结经验，堵塞漏洞严防失密、泄密发生。