物业公司组织结构和职能部 门及岗位职责(通用)

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第一节
物业公司组织架构 .
总经理 副经理 行政人事部 客服部 财务部 保洁部 工程部
安保部
第二节 职能部门及岗位职责
总经理
职能范围: 一、负责主持公司的全面经营管理工作; 二、组织实施集团公司及董事会决议; 三、审定公司内部管理和基本管理制度; 四、负责审定公司内部机构设置方案、定岗定编; 五、负责公司中层以下人员的任免; 六、组织审定公司的年度财务预、决算方案; 七、负责公司下属管理人员及员工的思想建设; 八、审定公司工资奖金分配方案并组织实施。
10、完成领导交办的其它工作。 ■ 岗位职责 一、会计 1、按照国家会计制度的规定进行会计核算,执行企业财务制度, 针对公司财务工作中出现的问题及产生的原因提出改进建议和措施,会 计核算及会计报表要及时准确; 2、负责指导检查各部门财产的登记保管使用工作,各种财产物资 的管理平日要随时完善,并定期进行盘点,一般季度一小点,年度内进 行两次彻底清查,对到期、报废、盘亏、盘盈的资产完善手续及时进行 处理和帐务处理,做到帐帐相符、帐物相符; 3、负责做好营业费用、管理费用、财务费用等帐簿登记工作,考 核与控制各部门费用指标,抓好日常费用管理工作,负责编制部门经营 状况报表; 4、负责对外来款的核算结算,特别是对应收款帐外部分建立台 帐,每月做帐内帐外应收报表备查并报财务经理一份,同时及时督促有 关部门进行催款,结清欠帐; 5、正确计算应缴税金,依法依时纳税; 6、负责物业管理软件数据的统计和审核,停车场收费系统的使用 和管理,使软件与财务帐相互统一,并达到财务统计核算的相关要求, 用软件规范各项工作流程(如收费流程、有偿服务流程等)达到以软件 为管理平台,同时及时对各种欠费的催缴及往来帐的核算管理; 7、定期不定期的现金、支票抽查制度,并做好现金检查记录,对 出纳银行余额调节表每月都要签字核对; 8、按会计档案管理要求编制和管理帐册、报表、 传票,建立会 计档案目录,平日随时归档,年度一次性归档; 9、完成财务部经理安排的其它工作。 二、出纳 1、负责办理现金、银行存款收付及结算业务:
组 织 架 构 及 岗 位 职 责
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XXX物业服务有限公司
物业公司组织架构及岗位职责
物业公司的主要职责职能:物业管理服务是房地产综合开发的延 续和完善物业管理的内容主要包括对房屋及公共设施的维护和保养、 公共场所的清洁、绿化、治安保卫以及向业主提供各种有偿服务。目 的在于充分合理的使用房屋,使房产保值、增值、延长使用寿命。通 过对公共设施的管理及提供各种便民服务,为住户营造一个整洁舒 适、安全方便的居住空间。
3、定期向公司各职能部门和公司领导汇报本部门的工作情况,听
取公司领导的意见和要求,并负责贯彻实施。 ■ 岗位职责
一、客服部主管 (岗位确定,先由总经理代为执行)
1、全面负责分管项目的经营管理工作,制定部门月度、年度的经 营计划,并保证计划的实施;
2、以身作则,调动员工的积极性,保质、保量的完成各项工作; 3、热情接待业户,及时有效的处理各项投诉,并做好记录; 4、定期对本部门员工进行培训和考核,不断提高员工的业务水平 和服务质量; 5、协调本部门与各部门的关系,合理调配人力和物力资源; 6、负责部门内各项不合格服务的纠正跟踪工作,不断促进物业管 理与服务水平的提高; 7、负责制定本部门的各项管理制度、服务标准和操作规程,并检 查落实; 8、及时掌握的物业费及相关费用收取情况,督促下属及时有效的 完成物业费及相关费用收取; 9、负责管理物业清洁、绿化、维修、接待、回访等服务工作; 10、完成领导交办的其它工作任务。 二、客服管理员 1、保持物业公司同业户的联系,通过与业户接触和定期拜访,收
7、对保洁员的服务质量进行定期或不定期的检查; 8、配合经理定期组织保洁员进行业务知识学习和专业技术的培 训;
9、负责上级部门交办及下达的各项工作任务。
四、保洁员 1、在保洁班长的领导下工作; 2、负责责任区内的保洁、清洁工作; 3、严格按照操作规程操作; 4、严格保证礼仪形象的要求; 5、对突发事件应及时上报并做相关处理; 6、完成班长交办的其他工作。
(1)及时登记现金日记帐,现金收付日清月结,防止长短款情况 发生,接受现金库存的抽查并做清点记录;
(2)及时处理银行相关业务,了解银行相关运作流程,掌握企业 在银行的资金存取情况,合理资金调拨,不签发空头支票;
(3)做支票登记备查簿、银行余额调节表,及时处理催缴已签发 的支票,保证企业资金安全管理规范;
排除常见故障的技术; 5、爱护车辆,经常保持车况良好,车容整洁,工具和附件无损坏
丢失; 6、出车时如实填写《派车单》。
客户服务部
■ 部门职能 1、对所辖物业实施一体化综合管理,推进公司质量方针、质量目
标、管理目标以及经济效益指标的实施;
2、落实公司关于所管项目的有关规定、决议,有计划、有步骤地
完善所管项目的房屋公共设施和综合服务管理。
装、维护及监督管理; 5、负责项目大、中、小工程维修的组织实施与协调; 6、负责公共区域内的钥匙管理。 ■ 岗位职责
一、工程部主管 1、全面负责工程部的管理工作; 2、负责管理区域内设施、设备的运行、保养、维修,安全检查工 作的安排与落实; 3、履行物业公司签订的设备管理合同,完成下达的各项管理指标 和经济指标; 4、确保机电安装维修工程管理的设施、设备处于安全、良好的运 行状态; 5、执行政府部门的有关行业法规,加强安全管理和安全教育,建 立各级安全制度,防止发生安全事故; 6、对设施、设备的运行、维修和保养的正常运行每月必须进行一 次全面检查; 7、负责物业土建、弱电系统、强电系统、给排水系统、消防系 统、综合布线系统及其他公共系统的日常维修保养工作; 8、负责组织对公司接管的机电设施、设备进行验收及其配套设施 完善工作; 9、负责组织技术文件盒设备档案的接管、建立和管理工作; 10、负责业户对机电工作的投诉处理,负责本部门不合格服务的 处理,纠正和预防措施的实施、跟踪和检查; 11、完成领导交办的其他工作。
表及用工成本、用工费用的分析报告; 4、根据现有编制及业务发展需求,组织协调、统计各部门的招聘
要求,及时督促与招聘相关岗位的缺岗人员; 5、组织检查制度的贯彻执行情况; 6、组织、协调公司年会、员工活动及各类会议,负责外联工作; 7、搜集整理公司内部信息,及时组织编写公司大事记; 8、负责组织编制公司月度、年度工作总结和计划; 9、负责组织编制公司行政费用开支计划; 10、考核和指导行政人事部工作人员的工作并给予业务指导; 11、负责员工的政治思想教育和专业技能培训,不断提高员工的综
财务部
■ 部门职能 1、负责公司各项目的财务核算与日常财务管理; 2、制定和完善公司内部各项目的会计核算制度; 3、具体负责公司内部的年度财务预、决算; 4、负责协调处理涉税问题,配合银行、税务及集团的审计工作; 5、负责搜集经营活动情况、资金动态、营业收入和费用开支的资 料,定期向总经理汇报; 6、负责各项财产的登记、调拨,并按规定摊销折旧; 7、组织各部门编制收支计划,结合公司的情况进行综合平衡,编 制月、季、年度财务收支计划和组织编制年度财务预算,定期进行分 析; 8、严格执行国家规定的财务制度,严格遵守有关财经纪律,并督 促财务人员遵章守法,做好财会工作; 9、检查各部门的经济活动情况,防止套汇、挪用内款,贪污盗窃 违法乱纪的行为;
副总经理
(岗位待定,具体工作先由总经理代为执行)
职能范围 一、按分工协助总经理主持公司的日常行政和管理活动; 二、协助组织工作,对公司中层管理以下人员有任免建议权; 三、定期或不定期的召开分管部门会议,听取分管部门的工作汇 报,及时解决工作中出现的问题和矛盾; 四、检查、督导、催办各部门的工作; 五、负责公司法务及外联工作; 六、全面主抓工程部工作,
集、整理业户信息和需求,并及时传达到有关部门; 2、安排新入住的业户办理入住手续,领取钥匙及填写单元设施交
接单,协助业户办理装修申请,负责联系业主的搬家事宜,并作好各项 登记工作;
3、配合工程部、安管部对二次装修进行管理,及时纠正违章施 工;
4、催缴物业管理费、采暖费及其它费用; 5、负责客户资料的整理及归档工作,建立客户档案和二次装修施 工管理档案; 6、负责管理区内业户的接待工作,做到仪表端庄、态度和蔼、热 情大方、反映敏捷、处事稳健; 7、按接待来访规定,做好来访登记,对电话预约的来访要及时通 知有关领导或部门; 8、负责接待及处理业户咨询、投诉工作,并定期进行回访; 9、定期对管辖范围进行巡视,发现问题及时记录并向上级汇报; 10、接受并处理客户投诉,做好记录,并及时向上级领导汇报; 11、记录管理日志,跟进所列问题; 12、完成领导临时交办的工作。 三、保洁班长 1、熟知管辖范围绿化布局和区域养护状况; 2、负责管辖范围的环境卫生清洁保洁服务、绿化管理服务; 3、根据作业频率,负责绿化,景观护理的日检工作,并做好记 录; 4、负责制定保洁员的值班工作表,安排好日常保洁员的各项工 作; 5、分配好各个保洁员对管辖范围内公共区域的环境卫生、绿化管 理工作; 6、负责指导保洁员的日常工作;
七、负责组织制定分管部门的管理考核标准; 八、协助总经理接待重要客人及处理重大公关事务。
行政人事部
■ 部门职能 行政人事部负责对内、对外的日常事务性工作,协调公司各部门之 间关系,维护公司整体利益,及时完成各级领导交办的各项任务,为总 经理、副总经理当好参谋和助手 1、负责安排公司的各项会议,撰写会议纪要,并检查督促各部门 的执行情况; 2、负责文件的上传下达,并将总经理的指示及时传达至有关部门 和相关人员; 3、负责公司档案的编目、立卷、归档、借阅工作; 4、负责公司的合同管理工作; 5、负责公司的人事管理工作,包括发布招聘信息、人员招聘及安 排面试等工作; 6、负责公司各项报表的整理、汇总及上报工作; 7、负责公司印章、印信的管理和使用工作; 8、负责各部门之间有关问题的协调; 9、负责公司车辆的管理工作; 10、负责公司的接待工作。 ■ 岗位职责 一、行政人事部主管 1、组织制定、执行、监督公司的各项管理制度; 2、组织制定各岗位职责,并根据公司职位调整进行相应的变更, 保证与实际工作相符; 3、负责编制公司员工的薪酬方案,并组织制作公司每月的工资报
工程部
■ 部门职能 1、负责管辖范围内土建、弱电系统、强电系统、给排水系统、消 防系统、综合布线系统及其他公共系统的运行管理、日常维修保养、设
备维护及故障检修等工作; 2、负责管辖范围内的整体设备设施的维修保养工作; 3、负责做好能源消耗控制工作; 4、负责对部门设备设施的购置、使用、保养、报废进行论证、安
(4)有效的调控各帐户间的资金,以方便工作的进行。 2、各项收款业务手续齐备,各审批程序要完整准确,支付及时有 效,当天收入当天入帐,各种收付款凭证支付完毕须加盖已收、已支或 已结清字样戳记。同时严格审核报销单据、发票等原始凭证,按照费用 报销的有关规定,办理现金收支付业务,做到合法准确、手续完备、单 证齐全。 3、物业管理收款的录入核对工作,对各项收入的物业管理费、供 暖费等要及时录入,每月与会计帐薄进行核对并编制录入核对情况表; 4、月份银行对帐单、工资存卡明细及有关付款明细等的保管装订 并装订成册存档,会计凭证的编制、装订,凭证装订前要注意检查,编 制是否完整、规范; 5、对物业服务性收费收入、其它由他人代收的费用入帐前要对相 应的发票、收据或其它收款凭据进行签字确认,防止责任不清产生的差 错,同时要及时入帐; 6、负责妥善保管现金、有关印章、空白支票和收据,做好有关单 据、帐册、报表等会计资料的整理、归档工作; 7、完成经理交办的其它临时性工作。
合能力和素质; 12、管理公司重要资质证件及办理公司所需各项证照; 13、负责公司印信和印鉴的管理工作; 14、负责办公用品的保管与发放工作; 15、完成上级领导交办的其它工作。
四、司机 1、认真贯彻执行公司车辆管理的有关规定,及时安全地完成行车
任务; 2、严格执行公安部门的交通管理规则,杜绝事故发生; 3、定期进行车辆维修、检查,力求节约,合理用油; 4、熟悉所驾驶车辆的构造、性能,掌握各种条件下的操作要领和
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