对信息系统运用的理解

对信息系统运用的理解——臧家瑞

在前面的一系列文章中，我们探讨了财产保险的经营管理理念和方法，围绕核保、核赔以及核算方式等专题做了不同程度的阐述，而后又着重对车险的经营管理进行了探讨。要想把这些理念和方法贯穿于日常的经营管理实践的话，则离不开信息管理系统的正确运用。因此本文重点谈一谈对信息系统运用的理解。

在此提到的信息系统是指以核心业务管理系统为中心，包括再保险系统、财务系统、客户关系管理系统、人力资源管理系统、办公自动化系统等在内的一系列完整的满足产险公司经营管理需要的计算机信息管理系统。为什么说信息系统的正确运用对于产险的经营管理如此重要呢？首先，时至今日，电脑的应用如此之广泛，已经渗透到日常工作和生活的各个层面，在充分发挥人的作用的前提下，借助电脑可以使各项工作准确高效地完成，最大限度地提高质量和效率；其次，对于产险经营来说，由于其标的数量众多、标的间差异大、事故频繁，大量、繁杂、每天不断变化的承保理赔数据需要汇总统计和分析处理。作为经营决策和管理沟通的依据，如此巨量数据的处理离开具有强大计算和统计分析功能的电脑支持是难以实现的；第三，也是最重要的一点，随着我国经济发展市场化进程的加快、保险竞争格局的形成，各级保险业务管理者的经营意识在不断提高，相应地会根据发展变化的市场而不断调整其经营策略。在目前竞争激烈的保险市场上，谁有高效率，谁就能抢占先机，以优质快捷的服务取胜，树立公司品牌，成为市场中的赢家，而信息系统已成为保险公司最大限度地适应市场竞争、满足客户需求的最有效工具。因此，对业务信息系统的建设程度直接体现企业的经营能力，对其使用熟练程度则直接反映出各级管理者的经营水平。

在二十一世纪的今天，可以说国内各产险公司对信息技术都重视有加，在信息系统开发和网络建设上都有相当大的投入，尤其是近期即将实施的车险条款费率自由化，更是引起大家对信息系统的空前高度重视。但是，虽然大多数公司在ＩＴ建设的投入上不能说不大，但从实际收到的效果看存在很大的差异，有的并没有达到预期目标。为什么做了这么大的投入却没有得到相应的回报？是由于所启用的信息管理系统没有发挥出其应有的作用。造成这种现象的原因有很多，但对信息系统的不正确理解应是最主要的原因之一。

长期以来，在对信息系统的理解上存在以下几个误区：

误区之一———系统开发和使用者的工作定位问题，即业务部门和ＩＴ部门在信息系统的开发和运营过程中的先后位置没有摆正，都认为自己重要，也都认为自己不重要，特别是业务部门在用的时候认为自己重要，而在做的时候认为自己不重要。两个部门各说各的道理，不知道谁先谁后。

这样会出现什么问题呢？在系统开发之初，业务部门和ＩＴ部门容易互相等靠———业务部门认为信息系统理应由ＩＴ部门去开发完善，业务部门只需要使用即可；而ＩＴ部门则认为既然业务部门是最终使用者，应该对系统实现方案提出需求，ＩＴ部门只是负责把需求转换为可操作的电脑系统。双方这么互相依赖、互相推诿，从而造成开发慢、测试慢、上线慢！

这样不仅影响到系统开发的速度，也使其整体开发和运营质量大打折扣———虽然也在不断升级，但是信息系统的更新速度和优化程度始终难以满足保险业务不断发展变化的新需求。

对这个问题的正确理解应该是：业务第一、电脑第二。其含义是：

第一，按照工作程序和操作流程，应该业务在先，电脑在后，即先由业务部门提出需求，然后由ＩＴ部门负责开发，不仅在系统开发之初如此，在以后的运营和升级过程中都应该遵循这样的工作程序。有高质量的需求，才会有高水平的开发，需求的质量决定了信息系统的质量，因此说业务在先，电脑在后。

第二，虽然双方所处位置有先有后，但是业务部门和ＩＴ部门都应该抱着积极主动的态度去熟悉对方的工作，相互了解、相互协作、相互促进。

业务部门应把信息系统的开发运用当作自己的事情，把业务管理的思路、办法和措施等以需求的形式提交给ＩＴ部门，待系统开发完成后，业务部门应和ＩＴ部门共同进行系统测试，将测试中发现的问题随时反馈给ＩＴ部门。另外，业务部门还应该制订出规范的业务流程、标准的操作方法，它们是确保系统成功运行不可缺少的内容。在此过程中，业务部门应该对信息技术有一定了解，领会其基本要领，这样不但使相互交流更加通畅，更有助于提高需求的质量，不走或少走弯路，直达既定目标。

ＩＴ部门属于专业技术部门，其专业特点决定了它可以为各行各业服务，但

是不论其身处何种行业，都应该了解本行业的基本特征、核心业务流程、主要工作和相互关系等，只有这样，才能尽快进入角色，发挥其应有的作用，保证高质量的系统开发和正常运营。因此，在业务部门提需求的同时ＩＴ部门不能坐等，应以积极的态度参与业务需求的形成过程，这样不但能熟悉业务操作流程，尽快成为保险的行家里手；同时又能从技术的角度提出富有建设性的建议，从而既能提高系统的整体功能，还能从专业技术的角度帮助业务部门理顺流程、简化环节，从而改善和提高需求的质量，往往可以收到预料不到的好效果。

第三，业务和电脑互动，业务可以带动电脑，电脑也可以反作用于业务。

在两者中，总体上是业务起主导作用，因为高质量的电脑系统来源于高水平的业务需求，高水平的业务需求则来自于业务部门对于保险经营管理较高的理解和实践，我们可能不需要非常昂贵的电脑软件，但我们需要高水平的保险专业人员和电脑工程师，因此，在双方位置摆正的前提下，业务决定电脑。

但是电脑反过来也可以促进和提高业务管理水平。如果某公司引进了一套质量明显高于其管理水准的信息系统，那么，由于先进的信息系统往往体现着先进的管理思路和高效的操作流程，通过使用就可以逐步提升该公司业务人员的经营管理水平，因此信息系统在某个阶段、某种程度也可以引导或促进经营水平的提高，我们称之为“反作用力”，这也是电脑这个工具所独具的功能。因此，无论是改造现有系统还是引进外来系统，其所带来的管理理念应高于目前的管理水平，这就要求公司的决策者具有较高的前瞻性，这样的信息系统将更能适应公司经营管理能力发展的需要。

说到这里不得不提到一点，即有的公司在引进全新的业务管理系统之初，还没有完全熟悉掌握新系统就乱提需求，盲目改造。正确的态度应该是首先熟悉并了解新系统，掌握其所体现的管理思想，积累经验，总结不足，在此基础上才有条件谈改造，这样的改造才是进步的，才有助于提高系统的整体质量和管理水平，否则，盲目的改造不仅会造成人力、财力的浪费，还往往会导致系统的退步。

误区之二———信息系统在业务管理中的定位问题，简单地认为信息系统就是个简单的操作系统，仅仅是人工劳动的电子化，其作用无非是抄抄写写。

那么，信息系统对于业务管理到底有什么用？首先，在业务经营管理过程中，我们随时都要面对很多问题———核保政策的制订和调整、市场环境的变化对业