秘书实务第三章
新编秘书实务(第5版)习题与答案 第3章 秘书的日常事务工作
第三章秘书的日常事务工作一、单项选择题1 .15一一20平方米的小办公室。
优点是各部门有独自的工作空间；缺点是（D）,空间比较浪费。
A.监督不便B.缺乏活力C.等级森严D.联系不便2 .一间办公室如果有三人以上，应注意办公桌不要（C）摆设，以免影响思考。
A.靠墙B.当中C.面对面D.朝向门口3 .秘书对办公室的各种物品要养成（B）,归置整齐的习惯。
A.每月底B.随时清理C.隔一段时间清理D.留出大段时间清理4 .秘书替上司筛选电话，在说了迎接词后，如果来电者寻找你的上司，你应该（D）。
A.马上通报上司B.请对方留言C.转接电话D.弄清对方身份和来电目的5 .秘书接打电话过程中，以下三点特别重要：正确、（八）和礼貌。
A.有效B.弹性C.全面D.管理6 .以下接打电话的行为中，（C）是不适宜的。
A.电话机旁随时放着电话记录单和便笺和笔，一有留言就能立即记录B.秘书离开办公室时，要安排别人替你接电话C.应随时使用手机在飞机上、饭店里、大剧院等进行联系D.如果已经回电，但没打通，切记要再联系7 .衡量督促工作的好坏的标准（D）0A.准确B.事实C.实际D.实效8 .对列入督查范围的决策事项应坚持的立项原则是（D）。
A.责任到人B.分解量化C.落实时限D. 一事一项9 .专项督查的特点是（八）。
A.内容具体,事项单一B.内容广泛,事项较多C.内容具体,事项较多D.,内容广泛,事项单一10 .（C）是处理突发事件的一项基本原则。
A.齐心协力B.服从上级C.统一指挥D.实事求是11 .重大交通事故的处理属于（八）。
A.偶发性人为事故B.偶发性自然灾害C.刑事案件D.偶发性政治事件12∙（B）是决策督查的目的之一。
A.准备拟定决策B.补充和完善决策C.深入调查研究D.广泛征求意见13 .决策督查的程序要求按照（八）的原则立项。
A. 一事一项B. 一事多项C.多事多项D.多事一项14 .在决策督查的过程中,对已立项的决策事项,要制定（B）。
(完整版)秘书实务教学大纲
《秘书实务》教学大纲课程名称：秘书实务学分：4 总学时：72适用专业：汉语言文学（高级文秘）一、本课程的性质和任务秘书实务是秘书学课程中的一个重要组成部分，是普通高等学校本科专业高级文秘专业的一门专业必修课程。
它具有很强的综合性、实践性和规范性，对提高学生的专业素质，培养学生的秘书语言、办文、办事、办会、社交礼仪等实际能力均有突出的意义，是将本专业学生培养成具有一定秘书业务工作能力之人的重要一环。
本课程主要任务是：通过本课程的学习，获得秘书专业必要的基本理论、基本知识和基本技能。
为今后后续课程的学习及今后从事相关的工作打下一定的基础。
二、本课程的教学内容和基本要求第一章个人形象设计教学内容：仪表与礼仪教学要求：掌握：仪表中的个人形象设计（发型、化妆、服饰、体姿）了解：礼仪（握手、接递名片、介绍等）的主要内容第二章办公室工作教学内容：办公环境；办公用品；时间表和工作日志、办公自动化教学要求：熟练掌握：管理办公用品、办公自动化。
掌握：时间表和工作日志的使用。
了解：印章和介绍信的使用和财务管理知识。
第三章会务工作教学内容：会议要素；会务管理；会议组织与控制；会议记录和会议简报；会展服务。
教学要求：掌握：会议组织与控制的理论。
掌握：会展服务工作。
掌握：布置会场、会议记录和编发会议简报。
第四章文书处理教学内容：文书形成与处理的基本程序；进行文书处理的基本要求。
教学要求：熟练掌握：文书处理的基本程序。
掌握：文书处理的要求。
了解：文书及相关知识的概念。
第五章信息工作教学内容：信息管理；网络信息的搜集整理；调查研究。
教学要求：熟练掌握：利用恰当的调查方法得出信息写调查报告掌握：常见的调查方法。
了解：了解信息管理的基本要求。
第六章公务旅行教学内容：国内和国外的公务旅行要求及注意事项。
教学要求：熟练掌握：国内公务旅行计划制定要求；掌握：出国公务旅行的流程并学会编制公务旅行计划。
了解：国内外公务旅行的基本常识。
第七章保密工作教学内容：密级及其范围、保密政策与纪律；国家秘密与商业秘密。
秘书实务第3版-秘书学第3版-3章
（二）和谐度
秘书职能环境的和谐度，指的是组织运 转中各相关方面协同配合的和谐程度及秘书 工作中与各相关方面协同配合的和谐程度。
提高职能环境的和谐度，秘书必须做到： 要增强主动配合的服务意识； 要态度谦虚，尊重别人、真诚合作； 要加强沟通，促进相互理解和信任。
（三）开放度
职能环境的开放度，是由秘书所在组织 及秘书工作中与组织内外公众进行物质、能 量、信息交换的灵敏程度、广度、深度所决 定的。
（一）秘书机构内部环境
秘书机构是秘书开展业务活动分工合作 的基本单元，是各类管理领导机关的日常办 公部门即办事机构。秘书机构的人员构成、 管理制度、分工协作状况、气质和谐状况、 人际关系、秘书部门负责人的影响力，以及 办公设备、办公条件等要素，构成秘书机构 的内部环境。
（一）秘书机构内部环境
形成和保持秘书机构内部良好的环境必须具备 六方面的条件：
把领导与秘书工作上的上下
公民，都享有宪法规定的平 级关系搞成人身依附关系，不利
等权利和承担同等的义务 于工作和事业的发展，极有可能
酿成大错，走向反面，造成危害
实现工作 目标中的 同事关系
领导与秘书在事业发展
如果领导者个人的事业目标
目标上，应该是一致的，为 违背社会公众利益和国家法律法
了实现共同的事业目标和任 规，秘书必须加以劝谏。如果秘
秘书职能环境与职能场 只有在秘书有能力满足领导工作需要的情况下， 其职能场大小才能与领导工作需要相吻合（见图3-5）。
图3-5 职能场大小与领导工作需要的吻合
第三节 秘书与领导的关系
一、秘书与领导关系的认识 二、秘书与异性上级的关系 三、领导班子与秘书群体的关系 四、秘书为领导班子服务中
的几种关系的把握 相关链接
秘书实务.第三章
要成为“第一流的文字处理能手”。
2.秘书的文字表达能力，是秘书的首要能力 虽然秘书是集表达能力、办事能力、管理能力、交往能力、应变能力及研究能力于 一身的职业。但是居于首要地位的，应当是秘书的表达能力，特别是秘书的文字表 达能力： a.各种文书是各级领导机关集体意志的体现。 b.各级领导机关对内下达指示、发布命令、协调关系、对外沟通信息、联络工作、 答复问题，也大都采用文书的形式。这类文书都出自秘书之手。 c.各种文书的内容，是各级机关的真实记录，也是各项工作备查的重要凭证。
当然，计划赶不上变化，秘书要学会随机应变，见机行事的去处理以上给类事务。
第三节 下班之前 一、突击未了事宜
秘书工作的随机性较强，即使快下班也可能会出现紧急需要处理的事务。
可能出现的事务：很难当日办结而又必须当日办结；简单易行但无关大局，属领 导临时交办却要求下班前办结；突发性事件。在应对这些事项时，需做到以下几 点：
3.及时补充和修改，认真整理和记录 秘书要根据工作需要及时对记录进行整理，使使之成为记录稿，以便 日后工作。
需要注意的是：1.终于发话者说话的原意，尽量保持原话愿意2.表现出发话 人的语言特点，使人读完，如见其人3.在保持愿意地基础上进行技术性的加 工润色，使其更具备条理和顺序性，增加其可读性。
三、文字记录的方法
7.领导讲话记录。
8.领导口授记录
二、文字记录的过程
文字记录虽然是文字工作的初始行为，但是要出色地完成各项文字记 录任务，必须依次做好文字记录过程中的相关工作。 1.备好纸笔，随时准备记录
无论多么先进的设备也无法完全取代笔和纸：随身带笔纸或笔记本。
2.用心倾听和判断，快速做出记录
要会听，不仅仅是把语言转化为文字。即既能听懂发话者说话的内容，还能 听懂发话者的言外之音。学会多种记录方法，可以同时使用。
《秘书实务电子教案》课件
《秘书实务电子教案》课件第一章：秘书实务概述1.1 秘书实务的定义与意义解释秘书实务的概念阐述秘书实务在现代企业中的重要性1.2 秘书实务的基本原则与要求介绍秘书实务的工作原则分析秘书实务工作的具体要求1.3 秘书实务的职业技能与素质探讨秘书应具备的职业技能讲解秘书实务工作中所需的素质第二章：秘书日常工作任务2.1 文件管理讲解文件管理的具体工作内容分析文件管理的重要性2.2 会议组织与协调介绍会议组织的基本步骤分析会议协调的要点与技巧2.3 电话接听与沟通技巧讲解电话接听的基本规范探讨沟通技巧在电话工作中的应用第三章：商务礼仪与沟通技巧3.1 商务礼仪的基本要求介绍商务场合中的礼仪规范分析商务礼仪在实际工作中的应用3.2 商务沟通的基本原则讲解商务沟通的重要性探讨商务沟通的有效方法与技巧3.3 商务洽谈与演讲技巧介绍商务洽谈的基本流程讲解演讲技巧在商务场合中的应用第四章：商务写作技巧4.1 商务写作的基本要求讲解商务写作的标准与规范分析商务写作的特点与要求4.2 商务信函与商务报告的写作介绍商务信函的写作技巧讲解商务报告的写作要点与结构4.3 商务提案与商务合同的写作探讨商务提案的写作方法与步骤讲解商务合同的写作要点与注意事项第五章：秘书实务案例分析5.1 秘书实务案例解析分析实际工作中的秘书实务案例讲解案例中的问题与解决方法5.2 秘书实务案例讨论组织学生对实务案例进行讨论引导学生从案例中汲取经验与教训5.3 秘书实务案例演练设计模拟场景进行实务案例演练讲解演练中的技巧与注意事项第六章：办公室管理与办公设备使用6.1 办公室环境管理讲解办公室环境布置的原则和方法分析办公室环境管理对员工工作效率的影响6.2 办公设备的使用与维护介绍常见办公设备的功能和使用方法讲解办公设备的维护保养要点6.3 办公用品的管理阐述办公用品的分类和管理流程分析办公用品管理的重要性第七章：信息收集与处理7.1 信息收集的基本方法讲解信息收集的途径和技巧分析各种信息收集方法的优缺点7.2 信息处理与分析介绍信息处理的基本流程讲解信息分析的方法和技巧7.3 信息资料的整理与归档阐述信息资料整理的意义和原则讲解信息资料归档的方法和注意事项第八章：时间管理与个人效率提升8.1 时间管理的基本原则讲解时间管理的重要性阐述时间管理的原则和方法8.2 个人效率提升的策略介绍提高个人工作效率的技巧分析个人效率提升的方法和注意事项8.3 时间管理工具的应用讲解时间管理工具的功能和优势分析时间管理工具在实际工作中的应用第九章：危机管理与应对策略9.1 危机识别与评估讲解危机识别和评估的方法分析危机识别和评估的重要性9.2 危机应对策略介绍危机应对的基本原则讲解危机应对的具体方法和步骤9.3 危机处理后的善后工作阐述危机处理后善后工作的重要性讲解危机处理后善后工作的方法和注意事项第十章：秘书实务拓展与职业发展10.1 秘书实务的拓展领域讲解秘书实务拓展的方向和途径分析秘书实务拓展的意义和价值10.2 秘书职业发展规划介绍秘书职业发展的前景和趋势讲解秘书职业发展规划的制定方法和步骤10.3 秘书职业素养与能力提升阐述秘书职业素养的重要性讲解提升秘书职业素养的方法和技巧重点和难点解析：重点环节1：文件管理文件分类与归档方法电子文件与纸质文件的管理差异重点环节2：会议组织与协调会议策划与议程设置会议室布置与设备检查重点环节3：商务礼仪与沟通技巧商务场合着装与仪态要求跨文化交流中的礼仪注意事项重点环节4：商务写作技巧商务报告的结构与内容要求商务信函的格式与措辞规范重点环节5：危机管理与应对策略危机识别与评估的方法危机应对团队的组建与分工难点环节1：信息收集与处理非结构化信息的数据分析信息处理的实时性与准确性难点环节2：时间管理与个人效率提升优先级设定与时间分配个人时间管理工具的定制化应用难点环节3：秘书实务拓展与职业发展秘书角色转变与技能更新秘书职业发展规划的个性化制定全文总结和概括：本教案涵盖了秘书实务的各个方面，从基础的文件管理到复杂的危机应对，每个章节都包含了具体的工作流程和技能要求。
秘书实务第3章 文书处理
第二节 文书的撰写与编辑
一、 文书的撰写 二、 文书的字体与字号 三、 文书的排印
一、 文书的撰写
（一）文书的用语
1. 开头用语 一般可以用为、为了、根据、按照、依照、遵照、鉴于、
由于、目前、当前、兹（现在）、兹有、兹将、兹派等。 2. 承启用语
一般可以用下列表述：根据……现决定；根据……特通告 如下；依据……公告如下；为了……现决定；为……通 报如下；为此……现就……问题请示如下；现将……报 告如下；现就……问题，提出如下意见；经……批准， 现将有关事项通知如下；拟采取如下措施；经……研究， 答复如下；等等。
三、文书的排印
（一）公文用纸及版面尺寸
《党政机关公文格式》规定：公文用纸一般使用纸张定量为 60g/m2~80g/m2的胶版印刷纸或复印纸。纸张白度80％～ 90％，横向耐折度≥15次，不透明度≥85％，pH值为75～ 95。
公文用纸幅面尺寸：公文用纸采用国际标准A4型纸，其成品幅 面尺寸为210mm×297mm。
装订要求：公文应左侧装订，不掉页，不脱落。 不得随意改换字体和字号，同一篇文书中不采用几种字体。 从左至右横写、横排。
三、文书的排印
（三）公文的文面内容排版规范
1 份号
10 正文
2 秘密等级和保密期限 11 附件说明
四、文书处理的内容
➢ 公文拟制。包括起草、审核、签发等程序。 ➢ 发文处理。包括文书的复核、登记、印制、核发等
工作。 ➢ 收文处理。包括收进文书的签收、登记、初审、承
办、传阅、催办、答复等工作。 ➢ 文书管理。包括文书的日常管理和文书的立卷与归
档工作。 ➢ 文书保密。
五、文书处理的工作要求
➢ 及时 ➢ 准确 ➢ 安全 ➢ 统一
秘书实务(章节重点)
《秘书实务》辅导资料第一章绪论 (3)第一节秘书实务的对象和范围 (3)第二节秘书实务的性质和特点 (3)第三节秘书实务与相关学科 (3)第二章秘书的一天 (4)第一节上班之前 (4)第二节上班之后 (4)第三节下班之前 (5)第四节下班之后 (5)第三章文字工作 (5)第一节文字工作概述 (5)第二节文字记录 (6)第三节文稿撰拟 (6)第四节文稿审核 (7)第四章文书工作 (7)第一节文书工作概述 (7)第二节发文处理 (8)第三节收文处理 (8)第五章信息工作 (9)第一节信息工作概述 (9)第二节信息的获取 (10)第三节信息加工 (10)第四节信息的提供 (10)第五节信息的存储 (10)第六节高层信息的开发 (10)第六章调研工作 (11)第一节调研工作概述 (11)第二节准备阶段 (11)第三节实施阶段 (11)第四节研究阶段 (12)第七章会议工作 (12)第一节会议工作概述 (12)第二节会议的准备 (12)第三节会议的召开 (13)第四节会议结束 (13)第八章建议（提案）工作 (14)第一节建议提案工作概述 (14)第二节建议提案的形成 (14)第三节建议提案的办理（上） (15)第四节建议提案的办理（下） (16)第九章信访工作 (16)第一节信访工作概述 (16)第二节来信处理·················错误!未定义书签。
第三节来访接待 (17)第四节案件查办 (17)第五节综合反映 (17)第十章接待工作 (18)第一节接待工作概述 (18)第二节接待的准备 (18)第三节接待的实施 (18)第四节外宾接待 (19)第十一章谈判工作 (20)第一节谈判工作概述 (20)第二节谈判的准备 (20)第三节谈判的过程 (21)第四节秘书的受权谈判 (21)第十二章随从工作 (22)第一节随从工作概述 (22)第二节出差的准备 (22)第三节出差途中 (22)第四节出差的结束 (23)第五节商务随从工作 (23)第十三章通讯工作 (24)第一节通讯工作概述 (24)第二节电话的应对 (24)第三节电报电传传真 (24)第四节邮件的处理 (25)第十四章保密工作 (25)第一节保密工作概述 (25)第二节文书保密 (26)第三节会议保密 (26)第五节通讯保密 (27)第六节涉外保密 (27)第七节计算机信息系统的安全保密 (27)第十五章其他工作 (28)第一节值班工作 (28)第二节印章管理 (29)第三节领导日程安排 (30)第四节领导交办事项 (31)第十六章秘书礼仪 (31)第一节秘书礼仪概述 (31)第二节秘书的仪表 (32)第三节秘书的谈吐 (32)第四节秘书的体态 (32)第五节秘书常用礼节 (33)第六节秘书活动礼仪 (33)1.秘书实务是指（1）秘书实务就是秘书和秘书机构的专业工作（2）秘书实务的内容广泛而繁杂，大致决策辅助中的要务，小至日常中的琐事，几乎无所不包，无时不有（3）要求秘书必须精通各种秘书事务。
秘书实务第三章
全开放式办公环境
第三章 办公室日常事务管理
第一节 办公室环境的维护和管理
半开放式的办公环境
第三章 办公室日常事务管理
第一节 办公室环境的维护和管理
半开放式的办公环境
第三章 办公室日常事务管理
第一节 办公室环境的维护和管理 一、办公室环境的构成 3、开放式与封闭式办公室的优缺点比较 （1）开放式优点 降低建筑成本和能源成本 提高了办公室的空间利用率 减少了交流的心理障碍 易于管理者对员工进行监督和指导 可以共享办公设备， 可以共享办公设备，形成集中化的管理和服务
第三章 办公室日常事务管理
第一节 办公室环境的维护和管理 一、办公室环境的构成 3、开放式与封闭式办公室的优缺点比较 （4）封闭式缺点 建筑成本和能源成本高， 建筑成本和能源成本高，费用大 办公空间的浪费较大 不易于管理层监督和指导下属 影响了员工之间的交流， 影响了员工之间的交流，使其缺乏了解
第三章 办公室日常事务管理
第三章 办公室日常事务管理
第二节 一、办公程序管理 办公程序管理与时间管理
(2) 办公程序管理的构成要素 时间因素 空间因素 事项因素 资源因素 (3)办公程序管理的特征 (3)办公程序管理的特征 择优性 稳定性 可操作性
2、办公程序管理的必要性
第三章 办公室日常事务管理
第二节 一、办公程序管理 办公程序管理与时间管理
案例导入: 案例导入: 马红是腾达公司总经理办公室秘书.某日上午8 20来到公 马红是腾达公司总经理办公室秘书.某日上午8点20来到公 司。她总是提前10分钟左右到达公司，以便做好正式上班 她总是提前10分钟左右到达公司， 10分钟左右到达公司 前的准备工作。她先打开总经理办公室的窗户通风， 前的准备工作。她先打开总经理办公室的窗户通风，然后 将空调调到适宜的温度，接着开始整理总经理的桌面， 将空调调到适宜的温度，接着开始整理总经理的桌面，将 文件摞整齐，并将废纸篓中的垃圾倾倒干净。之后， 文件摞整齐，并将废纸篓中的垃圾倾倒干净。之后，她回 到自己的办公桌前，开始整理自己的办公桌， 到自己的办公桌前，开始整理自己的办公桌，清扫擦拭桌 面和文件柜，并用酒精棉擦拭电话送话器和传真机的磁头。 面和文件柜，并用酒精棉擦拭电话送话器和传真机的磁头。 30，总经理走了进来，马秘书坐在自己的座位上， 8点30，总经理走了进来，马秘书坐在自己的座位上，与 总经理打招呼： 总经理，早上好。 总经理打招呼：“总经理，早上好。”总经理向她点头示 意后，进入自己的办公室。 意后，进入自己的办公室。马秘书开始在电脑上录入一份 总经理下午谈判急需的合同，这时，总经理打电话过来： 总经理下午谈判急需的合同，这时，总经理打电话过来： “请把我今天的工作安排拿来，顺便请给我倒一杯咖啡。” 请把我今天的工作安排拿来，顺便请给我倒一杯咖啡。 马秘书便离开自己的座位，去给总经理送咖啡。 马秘书便离开自己的座位，去给总经理送咖啡。马红推门 进入经理室，总经理正在打电话， 进入经理室，总经理正在打电话，他示意马秘书放下咖啡
秘书实务3
三、简报工作
(一)简报及简报工作 简报是各行政机关之间用来下情上 报、上情下达和互通情况、交流信 息的一个文种，是信息类公文中最 重要、最常用的一种。
秘书实务3
(二)简报的作用 传播信息。简报本身即是一种信息载体，可 以使各级机关及从事行政工作的人互相了解 情况，吸收经验、学习先进、改进工作。
秘书实务3
3．信息管理 收集、整理、分类、保管、提取。
4．信息分类 字母、地区、主题、数字、时间。 PS：分类应讲究科学性、系统性、逻 辑性、实用性。
秘书实务3
(二)秘书的信息工作
我们认识信息的目的，是为了开展秘书工作范围 内的信息工作。
1．秘书的信息工作
2．秘书信息工作的特点
(1)普遍性。
(2)紧迫性。
秘书实务3
2．研究的方法
秘书在研究中常用的主要方法。 (1)度量研究方法。 (2)系统研究方法。 (3)动态研究方法。 (4)比较研究方法。
秘书实务3
(六)秘书调查研究的过程和要求
1．准备阶段 (1)明确调研题目。 (2)选择调研对象。 (3)选配调研人员。 (4)准备相关信息资料。 (5)编制确认调研计划。 (6)设计必要的调查问卷和表格。问卷和表格，
秘书实务3
(三)秘书调查研究的内容 1．政治性调研 2．政策性调研 3．市场调研 4．专业性调研 5．舆论热点调研
秘书实务3
(四)秘书调查研究的主要形式
1．调查的一般方法 (1)个别访问。 (2)召开座谈会。 (3)现场观察。 (4)发放书面问卷或表格。 (5)实际参与。 (6)查阅档案资料信息。
（1）使上级领导及时了解发文单位学习、工 作、生产情况和问题，以便取得上级机关的 指导与帮助。
管理秘书实务3课件
要真诚、内容要具体，要注意方式方法。
n批评指正 注意方法
要坚持原则，注意方法，坚持对事不对人，友善开 头、肯定为先，友好结尾，建议随后，要注意选择适当 的场合，考虑对方的接受心理、并尽可能保护对方自尊 心和上进心。
21
实训提高：
1、倾听能力自测： 2、案例分析：
22
课后拓展：
宜 n What 简洁 条理 要点突出 双方熟悉的语言 n Who 谁是最合适的接受者 接受者的观念、情
绪、言谈风格 n Where 地点是否合适 环境是否不被干扰
8
沟通中最重要的三个行为：说、听、问
说：提前准备、有针对性 听：认真倾听、放弃先见、融入谈话 问： 重复内容并以开放性的问题提出疑问
我还记得当初第一次采访基辛格博士，那时我还在美国留学，刚刚开始做 访谈，特别没有经验，问的问题东一榔头，西一棒子的，比如问：那时周总理 请你吃北京烤鸭，你吃了几只啊？你一生处理了很多外交事件，最骄傲的是什 么？后来中美建交30周年时，我再次采访了基辛格博士，虽然只有半小时，我 们团队把所有有关的资料都搜集了，从他在哈弗当教授时写的论文、演讲、到 他的传记，厚厚的一摞，还有七本书都看完了， …… 虽然采访只有27分钟，但 非常有效。虽然我看了那么多资料，可能用上的也就一两个问题，但事先准备 绝对是有用的。
14
n 及时周到 提醒建议 提醒可以采用口头和书面两种形式，电话、便笺 也是常用的方式，要保证上司明确收到了提醒。
n 考虑大局 维护团结 坚持服从直接领导，请示分管领导，不要多头请 示的基本原则，还要严守中立的工作态度，
n 全力辅助 不即不离 秘书应全力辅助领导的工作，与领导主动建立尊 重与理解基础之上的工作关系
3
秘书学第三章答案
第三章、办公室实务一、秘书环境二、办公室值班与上下班三、办公室接打电话一、秘书环境（一）、秘书客观环境的构成（因素）1、工作地点（办公人员处理公务的专用房间）2、工作人员（承担一定公务职责的办公人员）3、物质条件（为完成公务职责而配置的办公用具）4、工作空间（办公人员在工作时肢体能自如活动的范围）5、工作制度（为确保正常工作秩序而制定的一系列工作、行为准则）（二）、秘书客观环境的布置1、布置种类(开放程度/封闭程度）a、封闭式b、半封闭式c、开放式2、布置原则a、科学合理b、方便舒适c、整齐清洁二、办公室值班与上下班（一）、广义值班与狭义值班（二）、值班工作的任务1、保持信息渠道的畅通a、认真接听、处理每一个电话b、及时收纳、传递往来文书、报刊、邮电c、做好来客来访的接待工作2、处理临时发生的事件3、做好安全保卫工作（三）、值班要求和注意事项1、按时就班，坚守岗位（按时＝准时？）2、认真负责，礼貌待人（“能”与“不能”）3、完善物质配备和制度建设（1）、物质建设（…）（2）、制度建设（…）（四）、上下班注意事项1、做好准备，提前上班（1）、上班前的多方面充足准备（2）、提前15分钟到达办公室2、下班检查（1）、不能急于离去或提前下班（2）、琐碎事务的处理（自觉性）三、办公室接打电话（一）、接听电话1、接电话要快2、对方指名要找某人，而该人不在或不便3、对方拨错了号码4、熟悉的联系者来电（转换方式）5、转请他人接听6、辅助事项7、需要回复和后续处理的电话8、误解及不同意见的应对9、结束通话前的征询（二）、打出电话（1）、打出电话之前应做好准备a、精神（？）b、物质（2）、电话拨通后……a、问候b、两种方式的切入（…）c、中途“受挫”（…）（3）、叙话要清楚、准确，中音中速（4）、提出要求或请求的注意事项第四章、会务工作一、什么是会议？（概念）二会议的类型三、会务工作的程序一、什么是会议？（概念）（一）、广义会议“议事以制，政乃不迷”——最早记载《尚书·周官》“三人成会”——民间俗语（二）、狭义会议主要指党政领导机关或企事业、团体等机构召开的各种会议，这些会议是用以发挥集体智慧，互通情况，交流经验，统一认识，研究工作，进行决策，推动事业发展的一种工作方式。
《秘书实务》思考题和案例分析参考答案(第三章)(编辑定稿)
第三章会务工作思考题及参考答案1.简述几种常见会议中秘书工作的重点。
答：(1)常务会议中秘书工作重点：事先收集议题，并提供给会议主持人；会后形成的文件要及时下达执行。
(2)专题会议中秘书工作重点：首先，限定与会对象；其次，资料准备要充分；再次，会议形成的简报、纪要等文件等，如有必要，应及时上报、下达。
(3)学术会议中秘书工作重点：会议文字工作要尽量征求和尊重专家的意见；协助领导拟好讲话稿，要求少而精，不说外行话；会后编辑论文出版或组织论文评选。
(4)代表会议中秘书工作重点：秘书机构无法全部承担会务工作，但应协助领导(主持人)全面筹划、妥善安排、协调各项工作。
(5)现场会议中秘书工作重点：会前应调查清楚该经验或教训的典型性；会前、会中向领导提供该经验或教训的咨询材料和相关决定依据；会前还要根据内容，通知对口单位领导准时出席会议。
(6)联席会议中秘书工作重点：在会前通知有关单位的全权代表参加，谨防一方不表态或再回去请示而延误工作；在某个问题出现较激烈争论时，秘书要注意协助主持人加强协调工作，缓解矛盾；会议有关协议书要反复协商，会后备案。
(7)电视电话、网络视频会议中秘书工作重点：会前要协助领导拟好讲话稿和会议有关材料，并及时发给与会者。
还要检查落实线路畅通情况，并及时相互通报情况。
(8)活动性会议中秘书工作重点：抓好典型发言，保证到会人数，以扩大会议效果；做好安全保卫工作。
2.会议有哪些构成要素？答：(1)会议议题，(2)会议名称，(3)与会人员——由主持人员、出席人员、辅助人员三部分组成，(4)会议时间——包括会议召开的时间和会议结束时间（会期的长短），(5)会议地点——包括会议召开的所在地和会议召开的具体会场，(6)会议组织形式，(7)会议成本预算。
3.简述会前准备、会间服务、会后处理各阶段会务工作的内容。
答：会前准备阶段的工作有：制订会议预案（包括确定会议议程和日程），编制会务工作程序表，准备会议材料，发出会议通知，布置和检查会场，落实各项后勤服务（包括与会人员的住宿、餐饮、交通，会议各种票证的准备等）。
现代秘书实务课程学习内容
现代秘书实务第一章秘书实务概述1、秘书实务的含义理解（职能四个方面的关系）含义：秘书工作的实际事务。
从秘书学科体系的角度来看，秘书实务是秘书学科的一门分支学科、从秘书工作的职能角度来看，秘书实务是指秘书工作中具体办理事务的职能。
秘书工作职能的四个方面：辅助决策、处理信息、协调关系、办理事务（办文、办会、办事过程）秘书工作职能的四个方面的关系：办理事务职能是秘书实务的具体内容。
秘书实务是秘书工作的一个组成部分，与辅助决策、处理信息、协调关系的职能相互联系和渗透，互为条件，构成秘书工作的整体。
秘书实务是实现秘书工作各项职能的充分必要条件。
2、秘书实务的内容（1）拟写文书（2）处理文书（3）组织会议（4）安排领导活动（5）接待工作（6）信访工作（7）督查工作（8）协助领导处理危机（9）其他办公室日常事务：保密工作、值班工作、完成领导交办事项、管理办公用品和用房、接打电话、收发传真、管理印章与介绍信3、秘书实务的作用理解（危机管理案例中）（1）推动管理信息环流领导管理过程是动态控制系统，由研究、决策、执行、监督、反馈五个子系统构成，各子系统由信息连接。
（2）实现秘书工作职能（3）提高领导管理效率4、秘书实务的性质（从属性）（1）从属性秘书实务应领导工作需要而发生，从属于领导工作，呈现被动性（2）服务性5、秘书实务的特点（潜隐性）综合性、繁复性、程序性、突击性、潜隐性（具有潜在隐蔽的特点，包括活动名义的假借性、活动过程的幕后性、劳动成果的利他性）、机要性6、秘书实务的原则理解（1）主动原则①随时掌握领导工作的目标、思路和发展脉络，在思想上与领导保持高度一致，不断增强做好秘书实务的自觉性，提高秘书实务的针对性②加强工作的预见性，掌握工作的主动权。
首先，对领导工作的需求（当前需求、可能性需求）进行预测；其次，对过去、将来突发危机早做准备。
③善于总结秘书实务的经验和规律，不断提出改进秘书事务的新方法，努力提高秘书实务的水平，以适应形势的发展变化和领导工作的新要求、新标准。
秘书实务电子教案完整版
第一节 文档管理概述
三、文档管理的基本要求
(一)文书工作的基本要求 及时、准确、安全
第一节 文档管理概述
三、文档管理的基本要求
(二)档案工作的基本要求 1.统一领导，分级管理
2.维护档案的完整与安全 3.便于社会各方面利用
第一节 文字工作概述
一、文字工作的概念和内容
文字工作——将各种信息转变成书面材料 的工作。
包括文稿撰拟和文字记录两大类。 文字工作几乎贯穿一切秘书工作的始终。
第一节 文字工作概述
二、文字工作的意义
(一) 秘书机构发挥参谋作用的重要途径 (二) 秘书机构做好其他工作的前提条件 (三) 秘书增长才干、展示才华的良好机会
(七) 会议成本预算
(四) 会议时间
第二节 会前准备
一、制订会议预案
（一）会议预案的内容和格式 1.明确召开会议的目的、任务 2.会议的规模 3.会议名称、时间、地点 4.会议材料的组织和大会发言安排 5.其他事项的安排
（参见教材第100-101页示例）
第二节 会前准备
一、制订会议预案
（二）拟订会议议程和日程
达思想、传达意图、记载活动而形成的一切文字材料。 公文是国家机关或合法组织在公务活动中形成，按照
规定程序来制发和办理，具有法定效力和规范体式的文书。 文件(狭义)是指组织在履行其法定职责或处理事务中
形成的各种公文以及有名称或标题的内部文书。
第一节 文档管理概述
一、文书与档案的基本知识
（一）文书工作的基本术语 2.文种、稿本
2.秘书经常需要撰写的文稿主要有哪些？ 3.一篇高质量的文稿应该具备哪些特征？ 4.简述文稿撰拟的一般过程。 5.秘书的文字记录工作包括哪些种类？有何具
- 1、下载文档前请自行甄别文档内容的完整性，平台不提供额外的编辑、内容补充、找答案等附加服务。
- 2、"仅部分预览"的文档,不可在线预览部分如存在完整性等问题,可反馈申请退款(可完整预览的文档不适用该条件!)。
- 3、如文档侵犯您的权益，请联系客服反馈,我们会尽快为您处理(人工客服工作时间：9:00-18:30)。
上司个人的安排
上司私人的信息
事务 时间
内容安排
参与会 见人员 财务总 监、营 销总监
需准备的文 需准备的 件 物品 AJ项目合作 茶点、咖 事宜 啡
车辆安排
备注
星期一 上午9：0O与格 仑公司总经理 洽谈
星期二 下午1：00与公 司法律顾问见 面商量NP公司 还款事宜 星期三 上午9：30召开 部门经理会
第三章 办公室日常事务管理
第一节 办公室环境的维护和管理 二、秘书对办公责任区的管理 清除办公环境中常见的有碍健康和安全的隐患 1）电源的老化，纠缠在一起容易引起火灾
2）通道不够宽敞，桌子、椅子碰到人腿
3）空气、温湿度、噪音对身体和心理产生不利影响
4）工作的疏忽引起失密的隐患
5）把重物堆放在安全通道或消防器械上
第三章
第二节 二、时间管理概述
办公室日常事务管理
办公程序管理与时间管理
1．时间管理的必要性
2．时间管理理论
(1)时间管理的内涵
(2)时间管理理论的四个发展阶段 ABCD工作法
第三章
第二节 二、时间管理概述
办公室日常事务管理
办公程序管理与时间管理
3、有效管理时间的方法
(1)明确目标和自己的工作任务及职责
案例导入:
马红是腾达公司总经理办公室秘书.某日上午8点20来到公 司。她总是提前10分钟左右到达公司，以便做好正式上班 前的准备工作。她先打开总经理办公室的窗户通风，然后 将空调调到适宜的温度，接着开始整理总经理的桌面，将 文件摞整齐，并将废纸篓中的垃圾倾倒干净。之后，她回 到自己的办公桌前，开始整理自己的办公桌，清扫擦拭桌 面和文件柜，并用酒精棉擦拭电话送话器和传真机的磁头。 8点30，总经理走了进来，马秘书坐在自己的座位上，与 总经理打招呼：“总经理，早上好。”总经理向她点头示 意后，进入自己的办公室。马秘书开始在电脑上录入一份 总经理下午谈判急需的合同，这时，总经理打电话过来： “请把我今天的工作安排拿来，顺便请给我倒一杯咖啡。” 马秘书便离开自己的座位，去给总经理送咖啡。马红推门 进入经理室，总经理正在打电话，他示意马秘书放下咖啡
第三章 办公室日常事务管理
第一节 办公室环境的维护和管理 一、办公室环境的构成
3、开放式与封闭式办公室的优缺点比较
（2）开放式缺点 缺少单独办公的机会 难于集中工作的注意力 办公区域噪音太大 难于保密
第三章 办公室日常事务管理
第一节 办公室环境的维护和管理 一、办公室环境的构成 3、开放式与封闭式办公室的优缺点比较 （3）封闭式优点 可满足单独办公和无噪音办公环境的理想办公要求 易于集中注意力
第三章 办公室日常事务管理
第二节 一、办公程序管理 1．办公程序管理的内涵 (1)办公程序管理的概念 办公程序管理与时间管理
是指为了实现某项秘书工作目标，对工作中具有 多个环节、步骤，且这些环节、步骤间有规定性的时 间顺序的活动或事务流程进行科学有序地安排和管理， 以优化工作流程使其逐步成为处理某项工作的固定模 式和方法，以指导今后所有同类或类似的工作
本企业的规模和员工人数。
企业的机构设置和工作设计。
企业经营的性质和内容，业务部门的职能特点。 确保公司部门之间的联系，科学有效地设计工作流程。
第三章 办公室日常事务管理
第一节 办公室环境的维护和管理 二、秘书对办公责任区的管理 1．秘书的办公责任区 个人办公责任区 公用区域 上司的办公区域
先出去。马秘书回到自己的座位，看见行政部经理助理刘 丽正在等她，并在翻看合同底本。两人稍事寒喧后，刘丽 说明了来意，一个提醒马秘书她办公室内的设备存在着安 全隐患，电线缠绕在一起，有的插线板漏电；二是让马秘 书将她出门为公司办事的几张出租车车票给报销了；三是 顺路替马秘书取来了今天的信函。马红一看，刘丽没有按 要求先让行政部经理在出租车车票上签字，刘丽连忙解释 她们经理出差了，而她等钱急用，于是，马秘书用掌握的 零用现金为她报了销。刘丽拿了钱离去，马红也没对她拿 来的信函进行清点。这时桌上的电话响了，是上海启明公 司总经理的秘书来电要与马秘书商量下周他们公司江总经 理一行四人来腾达公司商讨合作的事宜。马秘书因急于将 合同录完，就简单地应付了几句，没有认真地做记录，此 时又正好来了位客人，马秘书赶忙挂断了电话，来的客人 是君豪公司的公关经理，他想见腾达公司的张副总经理， 马秘书告诉他：“很不巧，张副总出差了。”也没问清来
第三章 办公室日常事务管理
第一节 办公室环境的维护和管理 二、秘书对办公责任区的管理 2、秘书对办公责任区的管理
秘书要经常清洁、整理个人的责任区
1）保持台面、地面、电脑、墙壁的整洁
2）桌上不摆放过多的私人物品
3）专用电话放在左手位置，便笺纸放在右手位置， 字纸篓放在桌脚附近，最好是办公桌肚内。 4）如果光线不够好，最好让人工光在你的左前方 5）文件架书籍分门别类摆放，桌子上凌乱不代表你 有较高的工作效率。
星期五 全体员工大会
9：00
10：00 总经理面试营 销总监 总经理听取培 训经理汇报并 共进工作餐
接待瑞士投 资考察团
人力总监面 试前台秘书
部门经理会讨论 营销总监人选
周 时 间 表
11：OO 12：00 招待瑞士投 资考察团的 宴会 财务总监向 董事会汇报 财务状况 总经理与法律 顾问会面 瑞士投资考 察团参观公 司生产区 总经理去市工业 局开会 各部门会议
第三章 办公室日常事务管理
第一节 办公室环境的维护和管理 二、秘书对办公责任区的管理 主动清洁、整理本人参与的公用区域 1）经常清理、整理参与使用的复印机、打印机等设备
2）烟灰缸、一次性水杯及时清理，保证第二批客人到 访时，无废弃物，水渍，茶具清洁
3）经常清理参与使用的文件柜、书架、物品柜等家具 4）保证安全通道畅通无阻
第三章 办公室日常事务管理
第二节 一、办公程序管理 (2) 办公程序管理的构成要素 时间因素 空间因素 事项因素 资源因素 办公程序管理与时间管理
(3)办公程序管理的特征
择优性 稳定性 可操作性
2、办公程序管理的必要性
第三章 办公室日常事务管理
第二节 一、办公程序管理 3、改进办公程序的办法 (1)办公事务的一般性流程 办公程序管理与时间管理
确定问题
分析相关资料 确定造成问题的主要原因 提出解决问题的方案
第三章 办公室日常事务管理
第二节 一、办公程序管理
(2)办公流程的确定与改进
办公流程的确定首先要以组织的结构为根据 办公流程的设计与改进应由经过明确授权的专人来负责
办公程序管理与时间管理
办公流程的设计要充分考虑客户的需要和方便
第三章 办公室日常事务管理
第一节 办公室环境的维护和管理 一、办公室环境的构成 1．构成办公环境的要素 空气 光线 声音 空间 绿化
2．办公室的布局类型
(1)开放式办公室布局
(2)封闭式办公室布局
第三章 办公室日常事务管理
第一节 办公室环境的维护和管理
全开放式办公环境
第三章 办公室日常事务管理
第三章 办公室日常事务管理
第一节 办公室环境的维护和管理 二、秘书对办公责任区的管理 自觉整理上司的办公区域 1）经常清洁、整理上司的办公桌，把文件放整齐，文 件柜、书架、百宝阁和各种陈设要经常清洁，地面和字 纸篓要经常打扫和清倒 2）经常打开窗户为上司的办公室通风、调温，调试好 空调照明设备 3）经上司授权后，定期为上司的文件柜进行整理把文 件进行归类，将一些无用的文件销毁 4）注意对上司的办公室进行绿化，适当摆放一些植物
方便各业务部门和职能部门向领导请示、汇报
便于秘书跟踪掌握上司的行踪，及时搞好信息反馈
第三章
第二节 二、时间管理概述
办公室日常事务管理
办公程序管理与时间管理
5．做好上司和自己的工作日志
(1)工作日志填写的信息内容 上司在单位内部参加的会议、活动情况 当上司到单位外部参加会议、活动时的来访 上司在单位外部参加的会议、活动、约会等情况
工作行为 工作承办周期 接外线电话 应在3次铃声之内拿起电话 回复信件 收到信件后2个工作日内回复，紧急信件应在收到的当天回复
办公程序管理与时间管理
回复电子邮 收到电子邮件后12小时内回复，紧急电子邮件应立即回复 件
处理投诉 文件复印 立卷归档 接到电话投诉应立即处理，接到投诉信应在24小时之内发出回函 日常文件应在8小时之内提交，紧急文件应在2小时之内提交 当日文件当天整理归档，每个周末进行清理，紧急文件的归档应在1小 时之内完成
准确的日历
第三章
第二节 二、时间管理概述
办公室日常事务管理
办公程序管理与时间管理
4．为上司安排活动时间表 （1）时间表的类型 月时间表 周时间表
第三章
第二节 二、时间管理概述
月份 周次 第 1周 第 2周 第 3周 第 4周 4月份
办公室日常事务管理
办公程序管理与时间管理
5月份 总经理去香港与英 皇公司进行商务谈 判 周一上午开董事会 会议 周三召开公司办公 会议 周二公司领导审看 广告片
的联络电话和来意，就让来客悻悻地走了。马秘书继续录 入合同，总经理打电话来问上海启明公司来客的食宿安排 好了没有，马红这才意识到她没有在电话里问清对方四人 中有几位女士和飞机到达的确切时间，只好再打电话去问。 这时，张副总经理从西安打来电话，告知他的手提电脑被 盗，所有文件丢失，让马秘书看看能否帮他找出相关文件， 并电传过去，可是，马红并没有将这些文件备份，因而无 法完成上司交给的任务。
(1) 本单位或组织在办公事务的管理方面有哪些行为需要做 出时间期限的规定
(2) 从工作的实际出发，考虑各项工作确定多长的时间期限 做标准较适宜
(3) 完成同一项工作的具体方法和途径不同，确定的期限也 应不同。 (4)承办周期制度的制定要考虑各项工作的紧急程度