地产集团投资文件管理工作指引

1.目的
为规范雅居乐地产集团（以下简称“地产集团”）及下属公司对投资文件的管理工作(包括收集、整理、移交、保存及使用等)，根据雅居乐集团控股有限公司《档案管理办法》及《雅居乐地产集团对外投资实施细则》的规定，制订本工作指引。

2.适用范围
2.1本工作指引适用于地产集团、地产集团管辖的区域公司及地产集团下属全体
子公司对投资文件的管理。

2.2投资文件指投资人员在开展投资工作中所获取及生成（自行输出或委托第三
方输出工作成果时指文件形成终稿，审批文件指最终审批人完成签批、需签订的文件指完成签订）的文件，包括：
1)与项目分析、获取相关的文件（A类文件）；
2)与其他日常工作相关的文件资料（B类文件）。

3.职责分工
3.1投资中心及投资部门全体人员（即“投资人员“）均有收集、整理、移交投资
文件的义务，有在规定范围内使用投资文件的权力以及确保所使用的投资文件完整与安全的责任。

3.2投资中心负责人及投资部门负责人应在部门内指定专人担任文件管理员。

文
件管理员按要求统一保存投资文件、向行政部门档案管理人员移交档案。

文件管理员变更时应对投资文件进行交接，交接双方对投资文件进行清点、登记，并在移交记录上签名确认。

3.3投资中心及投资部门应对投资文件建立业务档案（辖内不同项目应分别建档）、
专夹保管。

投资人员应及时将分类建档、格式及内容均符合要求的投资文件连同文件清单一起移交给文件管理员，并对投资文件的真实性、有效性、规范性和完整性负责。

4.文件管理
4.1收集
4.1.1投资人员根据“谁经办，谁负责”的原则对自己工作范围内获取及生成的
投资文件进行收集。

文件应收集最终版本且优先收集原件，无原件则收集复印件或原件、复印件的扫描件，但所有非原件的文件的内容均应与原件内容一致，复印件、扫描件的内容应清晰可辨。

4.1.2所有已立项的项目的投资文件均需收集，投资人员需收集的A类文件包括
但不限于：
1)与项目来源及状况相关的文件，如项目出让公告、项目规划条件、项目评
估报告、项目转让方提供的与项目转让方及项目相关的证照等；
2)对项目的分析及建议，如立项报告、尽调报告、投委会报告、项目测算；
3)与项目审批相关的文件, 如授权承诺书、跟投承诺书、投委会会议纪要、
有权决策人授权意见、合同审批表、资金计划；
4)与项目获取相关的文件，如成交确认书、土地出让合同及补充协议、意向
书、协议、合同、会议纪要、备忘录、章程、函件、项目成交信息（包括
投资主体已获授权但未能成功获取的项目的成交信息，尤其是公开市场投
资项目的成交信息）、项目地块参拍企业出价能力一览表；
5)与项目投后管理相关的文件，如目标责任书、联营合作公司的董事会会议
纪要及董事会决议、投后管理报告、投后管理专题会议纪要；
6)投资中心及档案管理人员要求收集的其他文件。

4.1.3投资人员需收集的B类文件包括但不限于：
1)与投资战略研究相关的文件，如战略规划报告、城市研究报告、城市选择
报告等；
2)与部门管理、体系建设相关的文件，如投资管理制度、流程、工作指引及
报告、请示、申请等；
3)投资会议文件，如会议通知、会议资料、会议纪要、会议现场照片等；
4)培训文件，如培训通知、培训教材、培训签到表、培训现场照片等；
5)投资中心及档案管理人员要求收集的其他文件。

4.2整理
4.2.1投资人员应对收集的投资文件进行整理，不同业务性质、不同项目的文件
应分别建档存放，文件夹的名称应与业务性质、项目名称相符，文件名应与文件的标题、内容相符。

4.2.2投资人员对投资文件进行整理时应编制文件清单，并对投资文件进行核对，
确保内容准确完整且排序无误、文件格式符合移交要求。

4.3移交
4.3.1移交格式
原则上投资部门向投资中心移交投资文件的电子版本，原件由投资部门自行保存或按要求移交给档案管理人员。

投资文件为原件、复印件或纸质文件时，移交文件的扫描件；投资文件为投资部门人员自行输出或委托第三方输出的工作成果时（如立项报告、尽调报告、投委会报告等），则应同时移交原生成格式（如word、excel、PPT等）的及转化为PDF格式的终稿清洁版文档，且PDF 文档的内容与原生成格式的文件一致。

对在OA上流转的审批文件（如合同审批表、资金计划），则应下载保存后移交。

投资中心的投资人员向文件管理员移交的文件参照上述规定执行。

4.3.2移交时间
1)与已立项但放弃提交有权决策人审议的项目相关的投资文件，投资部门应
在决定放弃提交审议的次工作日移交给投资中心；
2)与已获授权但未能成功获取的项目相关的投资文件，应在确认投资主体未
能获取的次工作日移交给投资中心；
3)与成功获取的项目相关的投资文件，应在确认获取后的次工作日（公开市
场投资项目以签订成交确认书为准，非公开市场投资项目以签订正式协议
为准）移交给投资中心。

4)在以上移交节点后形成的投资文件，投资部门的投资人员应在文件生成后
之次工作日移交给投资中心。

投资人员向文件管理员移交投资文件的时间节点按此规定执行，本工作指引另有说明时除外。

4.3.3投资部门的项目跟进人应将A类文件移交给投资中心对接人、将A类及B类
文件移交给投资部门的文件管理员。

投资中心对接人将投资部门移交的A类文件及自行收集整理的A类、B类文件移交给投资中心的文件管理员，原则上对投资部门移交的文件在接收的次工作日内完成核对及移交、自行收集整理的文件在文件生成后之次工作日移交。

移交的文件中如包含保密文件（包括对项目的授权意见及其他经投资中心/投资部门负责人确认需保密的文件），移交人员应在文件清单中进行备注以便文件管理员辨别。

4.3.4投资中心及投资部门的文件管理员负责按要求向行政部门档案管理人员
移交档案。

对为获取项目而签订的有法律效力的文件原件（如土地出让合同及补充协议、合作协议、股权转让协议、资产转让协议等），投资人员应在取得原件的当天移交给文件管理员、文件管理员应在投资人员移交后的两个工作日内移交给行政部门的档案管理人员。

如档案管理人员对该类文件的移交另有要求，则按其要求执行。

4.3.5为避免投资文件归档发生遗漏，投资中心对接人应将同意项目立项的回复、
项目投委会报告及以电子流程发起的审批文件（如合同审批表、资金计划）抄送投资中心的文件管理员。

4.4保存
4.4.1投资中心及投资部门均应建立安全的投资文件保存空间（包括纸质文件保
存空间及电子文件保存空间），由文件管理员管理。

原则上投资文件保存空间的编辑权仅对文件管理员开放，如需对其他人员开放编辑权限，应事先经投资中心负责人/投资部门负责人批准。

4.4.2投资文件原件由文件管理员统一保存。

文件管理员应对投资文件妥善保管，
并建立清单列明文件名称、移交人、移交日期等，移交文件原件时必须要求接收人签收并注明签收日期。

4.4.3文件管理员应对保存的投资文件按业务性质、项目获取时间等进行科学的
分类、编号以便查找、使用，每次将接收的文件存放进保存空间的同时用移动硬盘进行备份，且每季度进行一次全面检查，如发现有应移交未移交的文件，
应及时要求相关投资人员整理移交，投资人员应在文件管理员通知后三个工作日内移交完毕
4.5使用
4.5.1原则上投资人员均有权查阅及因工作需要使用辖内项目投资文件，有权
查看存放于投资中心/投资部门投资文件保存空间内的投资文件，但保密文件原则上仅限投资中心/投资部门负责人、文件移交人、文件管理员查看及因工作需要而使用，其他人员需查阅或使用需事先经投资中心/投资部门负责人批准。

非因工作需要、公司规章制度授权或要求、投资中心/投资部门负责人批准，投资文件不向投资人员以外的人员提供、出借。

4.5.2如需出借投资文件原件，文件管理员应进行借用登记并注明使用用途、拟
归还日期。

借用人在使用期间应妥善保管文件，不得污损、遗失，使用完毕后立即归还并在文件管理员处进行归还登记、注明归还日期。

5.附则
6.1投资中心及投资部门应按本工作指引做好投资文件的管理工作，投资部门是
否及时按要求移交投资文件是投资中心作出巡查评分的评价标准之一。

投资人员如因违反规定导致投资文件遗漏、缺失、损毁、泄露，将按公司相关规定进行处罚。

6.2投资文件的使用需符合合理、适度原则，所有知晓投资文件内容的人员均有
保密义务，非因工作需要、公司规定或经部门负责人批准不得向部门外人员泄露或提供，保密文件不得向有查看、使用权限人员以外的人员泄露、提供。

违者按公司相关规章制度进行处罚，如对公司造成损失或构成犯罪的，并将依法追究法律责任。

6.3本工作指引的解释权与修订权属于地产集团投资中心，自地产集团总裁批准
之日起实施。

附件：《文件移交清单》（模板）
×××（项目）文件移交清单。