电子文件的生命周期与质量控制

电子文件的生命周期与质量控制

屠跃明

内容摘要本文从研究传统文件生命周期入手，对电子文件的生命周期进行了比较分析，明确将电子文件生命周期前移到电子文件管理系统的设计之中，提出了电子文件的全过程管理，对电子文件生命周期中的各个环节进行控制，进而把握和提高电子文件的质量。

关键词电子文件生命周期质量控制

一、对电子文件的几点认识

1.电子文件是社会发展和信息技术进步的时代标志与产物

随着计算机与网络技术的成熟应用，人类的各项活动已经越来越离不开计算机，特别是电子技术在公务和商务等各个方面的广泛应用（电子政务、金融、ERP、ARP等管理系统平台），使电子文件在社会各个领域的广泛出现成为社会发展的必然。在当今社会各项活动中，电子文件已经成为人类信息流通的主要形态，档案工作者必须清醒地认识到这种变化是不可逆转的，是不以档案管理者的意志为转移的，因此应以理智的心态来面对这种趋势和变化。

2.电子文件对传统档案工作的挑战

电子文件并没有改变从文件到档案的基本属性，但是从文件到档案转变的过程中，电子文件的载体形式、管理流程、保存方法和利用手段方式等方面都发生了根本性的变化。这种变化使原有传统的档案文件管理理念必然受到冲击，同时也为档案工作的发展带来巨大的机遇和挑战。原国际档案理事会秘书长查尔斯·凯斯凯姆蒂先生把这种以适应大规模的文件生成和进入电子文件时代为特征的变革称为“20世纪的档案革命”，美国档案学家戴维·比尔曼先生把电子文件出现而造成的变化称之为“重新创造档案”。

3.电子文件的描述

电子文件是通过电子计算机进行操作、处理和传输的文件，电子文件的类型有文本文件、图像文件和数据文件等多种形式。

许多使用者常常误认为电子文件就是单一的文本文件或是图像文件，其实这只是电子文件被认知的表面部分，常规的电子文件是由文件内容信息和元数据（保存描述信息）共同构成，国际档案管理专家把电子文件中的文件与元数据关系形象地比喻为信的内容和信封，文件是用元数据封装起来的对象，元数据加上文件内容就构成了有证据作用的文件。

4.电子文件的特性

电子文件具有信息的共享性（借助网络平台能被所有利用者使用）、利用便利性（传递速度快、高保真且不受地域限制）、设备依赖性（信息的非人工识读性）、系统环境依赖性（系统平台之间的兼容性）、信息的可变性（易更改、可复制）、信息的物理结构与逻辑结构关系的复杂性等等。对于上述各项电子文件特性的了解和认知，对今后电子文件的管理十分重要。

5.电子文件存在的主要问题

任何新生事物的产生必然伴随着困扰它的问题存在，而对这些问题的研究解决恰恰是事物进步和发展的体现。电子文件与传统纸质文件具有相同的功效，于是作为文件的存在和使用，电子文件的真实性、完整性和有效性问题迎面而来，这是作为各项管理和信息传递的基本要求，这些问题如不能解决，必然直接影响电子文件被作为文件的广泛使用。在此基础上，电子文件作为各项活动记录保存社会记忆，电子文件的安全性问题和长期有效保存问题是不容忽视的重要问题。因此，寻求对存在实际问题的解决思路和方法，是消除电子文件管理隐患的有效途径。

二、传统文件生命周期分析

档案学的基础理论由文件生命周期理论、文件价值理论和档案全宗理论等组成。结合这些理论先来分析传统文件的生命周期过程。

1.传统文件生命周期的四个阶段

文件生命周期的理论由来已久，但最早的文件生命周期是从文件的现行使用阶段开始，当时只有现行使用、阶段保存和永久保存3个阶段。直到20世纪中期，国际档案界发现了文件的形成阶段，并将文件生命周期的时间前移，变成了4个阶段一直延续至今。文件生命周期理论与文件价值理论密不可分，每一阶段都是文件自身从被赋予价值到不同价值大小的直接体现，而在生命周期的不同环节当中文件的存放地点也自然按照规律进行转变。如图1所示，图中所指第一价值是指文件形成者和文件内容涉及者对档案信息的利用；第二价值是指外界（第三者）对档案信息的利用。

图1 传统文件生命周期各阶段情况

2.传统文件在生命周期中的运动规律

文件在生命周期的各个阶段中进行着有规律的运动，如图2所示。每个阶段之间都有明显的界限，文件从形成过程开始，经过签名盖章才使文件正式生效并具有价值；现行使用的文件经过文件鉴定之后，才能区分出有价值文件归档备存，将无价值文件予以剔除；符合保管年限（满20年）的档案进行再次鉴定后，将最有价值的全宗档案移交档案馆，作为国家记忆进行安全保存和满足社会利用。

图2 传统文件运动规律

3.传统文件生命周期中不同阶段的相互关系

文件是各项工作的副产品，只要开展工作就必然会产生文件。因此所有工作的工作对象就是文件，同理，档案工作的工作对象是档案案卷，档案馆工作的工作对象是一个个档案全宗。从文件——案卷——全宗是同一事物的不同阶段，揭示了同一事物不同阶段的递进关系（当然每一次递进是有条件限制的），所以从档案馆工作——单位档案工作——各项工作之间都是密切相关的，前期的工作好坏将直接影响到下一环节的工作质量。在归档环节中将已经办理完毕的文件、具有保存价值的文件（文件鉴定）、系统整理并保持有机联系的文件，按照要求完成文件——档案的递进；在档案进馆环节中将一个立档单位各类档案的集合、具有长久保存价值的档案（档案鉴定）、符合规定年限的档案、经过系统整理编目可查的档案，按照规定完成档案——全宗的递进。工作与文件的具体相互关系如下图所示：

图3 工作与文件之间的相互关系

三、电子文件生命周期分析

1．电子文件生命周期的阶段划分方法

在传统文件生命周期理论基础上，电子文件生命周期又有了新的发展。尽管有不同的划分方法，但总体上是将电子文件的生命周期再次前移，也就是将电子文件生命周期前移到电子文件的概念（设计）阶段。

图4 电子文件生命周期的划分方法比较

图4所列电子文件生命周期的不同划分方法，笔者倾向于国际档案理事会1997年在《电子文件管理指南》中的3个阶段划分方法，即电子文件形成阶段与传统文件生命周期相同，把传统文件生命周