档案实务1

第一章文件管理第一节文件一、文件的概念与属性（一）文件的概念文件定义有很多种，以下列举两个有代表性的定义：一是学术定义；如一般教材中，文件是指社会组织和个人在各项活动中形成的、具有特定效用的凭证性信息记录。

另一是档案工作行业标准中的定义。

如中华人民共和国档案行业标准《档案工作基本术语》（DA/T1-2000）的文件定义是：国家机构、社会组织或个人在履行其法定职责或处理事务中形成的各种形式的信息记录。

从日常使用来看，“文件”一词通常与“文书”、“公文”混用。

这里使用的文件概念，也基于公务文件的理解，即狭义文件的理解。

（二）公务文件的特点1. 公文由法定作者制发2. 公文具有法定的权威性和现行效用3. 公文具有规范的体式和特定的处理程序二、文件的种类按文件的规范性情况分为通用公文和事务文件两类，现分述如下。

（一）通用公文通用公文一般是指党政机关的规范性文件。

1996年5月中共中央办公厅印发了《中国共产党机关公文处理条例》，规定中国共产党各级各类机关使用的文种有14种：决议、决定、指示、意见、通知、通报、公报、报告、请示、批复、条例、规定、函、会议纪要。

2000年中华人民共和国国务院办公厅发布（修订）了《国家行政机关公文处理办法》，规定我国各级各类国家行政机关使用的文种有13类14种：命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要等。

要了解各类通用公文的使用情况，并能分别加以区分。

如公报、公告和通告；决定和决议；意见、条例和规定；议案和报告；请示和批复；通知和通报等。

（二）事务文件事务文件是各级机关、社会团体、企事业单位处理日常事务，用来沟通信息，安排计划，总结经验，调查研究问题，指导工作的一类公文。

事务文件的主要文种有计划、总结、简报、工作要点、汇报提纲等。

第二节文件的形成与处理一、文件的拟写（一）文件拟写的基础文件的拟写过程有如下步骤：1. 领会意图，明确目的2. 调查研究，获取材料3. 总体构思，拟写提纲4. 起草初稿，认真修改（二）文件拟写的相关规范1. 行文规范（1）严格控制发文数量和范围，避免不必要的行文。

（2）除非确有必要，一般不越级行文，以免打乱正常的领导关系。

（3）行文要注意隶属关系。

（4）行文应分清主送与抄送机关。

（5）两个以上的机关单位联合行文，其行文的机关应当是同级机关。

2. 结构规范公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等部分组成。

二、文书处理程序文书处理是指公文的办理、管理、整理（立卷）、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。

文件拟出后，只有经过处理，才能完成它的使命。

（一）收文处理收文处理是指各单位围绕所收文件进行的一系列工作。

主要的工作程序包括签收、登记、审核、分送、传阅、拟办、批办、承办、催办、注办、归档等。

（二）发文处理发文处理是指各单位在发文过程中围绕着所发文件进行的一系列工作。

主要的工作程序包括拟稿、核稿、签发、编号、缮印、校对、用印、登记、分发等。

第三节文件整理与归档一、立卷（一）立卷基础1. 立卷的概念和含义（1）立卷的概念文书处理部门或人员将办理完毕的，具有保存价值的文件材料，根据文件之间固有的联系及形成的规律，组成案卷的过程称为立卷。

2. 立卷特征及其运用立卷特征就是在立卷过程中，按文件的基本特征确定文件分类和组卷的原则和依据。

文件一般有问题、作者、名称、时间、地区、通讯者等特征。

立卷特征需要灵活和结合运用。

（二）立卷环节的选择1. 部门立卷①集中式。

是指机关文书部门集中立卷的模式。

②部门式。

是指在机关文书部门的组织下，机关的一级内设部门分别立卷的模式。

部门式又分为完全部门式和部分部门式两种。

2. 文件处理部门与机关档案室结合立卷从机关档案室介入立卷工作的深度看，有组织型、分工型、兼职型三种基本类型。

（二）立卷的准备工作1. 立卷工作会议参加会议人员为机关分管领导、综合部门（中心机构）负责人、立卷部门人员、档案部门负责人和机关各部门内勤人员等。

2. 立卷业务培训3. 文件材料的收集和清理4. 机关档案室在立卷工作中的作用（1）协助立卷部门组织立卷的准备工作。

（2）进行立卷工作的业务指导和监督。

（3）为机关立卷工作提供良好的后勤服务。

（三）拟订（或修订）立卷类目立卷类目是机关文件处理部门根据机关工作活动和文件材料形成的规律进行预测，对新年度可能形成的文件材料按照立卷的要求和方法，预先拟制（修订）的新年度归档文件的类目表，又称为案卷类目、立卷条款、立卷计划等。

立卷类目的结构包括类号、类目名称、条款号、条款名称、保管期限、备注等。

（四）平时归卷就是立卷人员按照当年拟订（或修订）的立卷类目的要求，在日常工作中随时将已办理完毕的文件材料归类、归卷（或组卷），到年终与其他案卷一并归档的一种立卷方法。

（五）卷内文件的排列与编目1. 排列卷内文件文件的排列一般是采用几个特征相结合的方法进行，如按问题——时间、名称——时间、作者——时间、地区——时间、通讯者——时间、文件的重要程度——时间，作者——文件重要程度等进行排列，其中用得比较广泛的是按文件的时间先后顺序或按文件重要程度排列的方法。

2. 编页（件）号3. 填写卷内文件目录卷内文件目录，是揭示卷内文件内容与成分的一览表，置于案卷卷首，其主要功能是便于查阅、统计卷内文件。

卷内文件目录主要包括以下项目：顺序号、文号、责任者、题名、日期、页号、备注。

4. 填写卷内备考表卷内备考表，置于卷内文件之后，用以注明卷内文件及其立卷的状况，以备文件、档案人员和利用者日后查考。

卷内备考表包括以下内容：本卷情况说明、立卷人、检查人、立卷时间。

5. 拟写案卷题名案卷题名的基本结构是：作者（责任者）——内容（问题）——名称（文种）。

6. 填写案卷封面案卷封面包括以下项目：全宗名称、类目名称、案卷题名、时间、保管期限、件（页）数、归档号、档号。

（六）案卷的排列与编目1. 排列案卷排列案卷，就是根据一定的规则，将案卷系统化地排列成有机联系的整体。

排列案卷的实质是为了保持案卷之间的联系，更好地为立卷目的服务。

按保管期限和组织机构排列案卷是现行机关中最常用的两种基本方法。

2. 编制案卷号编制案卷号，就是按照案卷的排列顺序给每个案卷分别编号，用以固定案卷的位置。

由于排列方法不同，案卷号的编法也各异。

3. 编制案卷目录案卷目录，即案卷的名册，在案卷经过系统化排列后，对其逐一编号登记成册。

案卷目录的编制可以按年度、保管期限、机关内各内部机构分别编制。

二、组件归档文件整理，即将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。

这里的归档文件整理，即组件。

（一）组件的意义1. 有利于提高和控制档案的质量2. 有利于在降低资源耗费的同时提高归档文件整理的效率3. 便于深化档案信息资源的开发、利用和管理4. 更适应现代化的计算机管理（二）组件的方法步骤1. 装订装订即采用符合档案保护要求的装订材料，将归档文件以“件”为单位固定在一起。

“件”是指实体的文件，一般以每份文件为一件。

需要注意的是：文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，原件与复制件为一件，转发文与被转发文为一件，报表、名册、图册等一册（本）为一件，来文与复文可为一件。

2. 分类规则》推荐了常用的复式分类法，即年度——机构（问题）——保管期限或保管期限——年度——机构（问题）的分类方法。

3. 排列归档文件应在分类方案的最低一级类目内，按事由结合时间、重要程度等排列。

4. 编号编号是编制包括一组数字和字符在内的编号项目，包括：全宗号、年度、保管期限、机构（问题）、件号等。

归档文件应以分类方案和排列顺序逐件编号，在文件首页上端的空白位置上加盖归档章并填写相关内容。

此时所编之号称为室编件号。

档案室的档案移交进馆时，因需要再鉴定、整理，文件的位置有所调整而根据新排序所编的件号，称之为馆编件号。

上述编号项目中，全宗号、年度、保管期限和件号是必备项目，各级机关档案部门编号时必须编制。

机构（问题）项为选择项。

5. 编目归档文件应依据分类方案和室编件号顺序编制归档文件目录归档文件目录的项目包括件号、责任者、文号、题名、日期、页数和备注。

6. 装盒装盒包括将归档文件按件号顺序装入档案盒、填写备考表、编制档案盒封面及盒脊项目等工作内容。

三、归档归档是办理完毕且具有保存价值的文件经系统整理移交档案室（馆）保存的过程。

（一）归档范围根据2006年12月18日颁布的《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》规定（二）归档时间机关文件处理部门一般应在文件形成后第二年上半年向机关档案部门移交归档。

有些专门档案可根据有关专门规定时间移交归档。

（三）归档要求就是指对归档的档案文件和有关材料的质量要求。

主要内容有：归档的档案文件和有关材料应齐全、完整；归档的档案文件和有关材料应符合有关标准及规范；按时归档；严格办理归档交接手续等。

（四）归档工作内容和步骤包括编制移交有关目录、撰写立卷（或组件）说明、移交等工作。

（浙江大学公共管理学院信息资源管理系傅荣校供稿）。