外贸函电unit_2资料

2018/10/23
19
正文内容
--“四不四少”原则 • 不长篇大论的介绍公司或工厂 • 不炫耀英文水平 • 不插入超链接或图片
如果一定要放图片，尽量不超过50K。文中不要 写：For more details, pls visit our website www.xxxx.com 之类的文字
• • • • •
• 垃圾邮件 根据国际电子邮件协会的判定规则：未经收 件人允许的在一段时间内，发送频率过快， 内容重复度过高；对方未订阅但发件人发 送附件的；邮件中含有SPAM高频词
2018/10/23
22
与销售有关的SPAM高频词：
Free, Discount, Opportunity, Win, Winner,
Unit Two Establishing Business Relationships
2018/10/23
1
Contents
• • • • • Subject 主题 Salutation 称呼 Body 正文 Attachment 附 件 Signature 签名
2018/10/23
2
Subject 主题 • • • • • •
•
2018/10/23
10
• Re: Flag & Banner factory/Coca-Cola, Carrefour supplier/FREE SAMPLES provided!
2018/10/23
11
• Dear Sir or Madam， Glad to hear that you're in the market of wet wipes and hand sanitizer. We specialized in wet wipes and hand sanitizer for many years,with the strengh of cooperating with the big customer,such as Wastons,Wangning,Dear soft,etc.and can supply wet wipes and hand sanitizer with high quality and competive price.
2018/10/23
28
• Appreciate • “感激、感谢” • E.g. Your kind cooperation will be highly appreciated. • “理解、体会” • E.g. We hope you will appreciate our position.
Good Example
• 假设我是做太阳能灯的公司DEF Co. Ltd，目 前公司最大的客人是美国的Home Depot， 尽管可能是通过贸易商做的，不是直接合 作，但是完全可以当作一个开发新客人的 筹码！如果我要写一封开发信给美国的ABC inc。我从google上了解了一些这个公司的信 息，知道他们是美国的进口商，有做太阳 能灯系列。
2018/10/23
Exercise
• 我们是一家普通的面料生产公司。现在遇 到这么一个情况。 我需要推广我们的旗帜面料给澳大利亚的 一些公司。我有消息是知道他们有在中国 采购旗帜面料。我想打进他们的市场。 首先我们是比较专业的做这个面料的，与 家乐福，可口可乐，新加坡等发生过合作。 但都是有中间贸易商的。 这次想主动出击，直接跟他们求购方发生 合作。
2018/10/23 12
• Should you have any questions,pls don't hesitate to contact with me.FREE SAMPLES will be sent for you evaluation.
Looking forward to hearing from you soon,thanks. Best Regards
2018/10/23 17
Body 正文
• 常用英文字体： 1)Arial 2)Verdana 3)Calibri 4)Times new roman 5)Tahoma 6)PMingLiU 台湾香港
2018/10/23 18
• 字体颜色 不要超过三色，一般都是黑色或者蓝色。 • 内容 对客户来说比较有吸引力的，可以加粗和 变色来突出处理。 • 字体大小 • 通常是12磅。亦可调整到13-14磅。 • 文字行距 一般18磅左右，不要太紧凑，也不要太松 散。
2018/10/23 6
“Re: ABC inc/Home Depot vendor-solar light/DEF Co., Ltd.” • ABC inc代表了客人的公司名，你在写给 他的主题上首先加上他公司名，表示对 他们公司的尊重； • Home Depot vendor-solar light明确表示 你是北美第二大零售商Home Depot的太 阳能灯供应商，既表明了实力，也勾起 他的兴趣； • DEF Co., Ltd.代表自己公司。
2018/10/23
不说毫无意义的废话 少说从哪里得到客人联系方式 少用第一人称 少用书面语 少用中国式英语
20
Info. Of E-mail 电子邮件
• 邮件地址
邮件地址中的符号@是英语“at” 的含义，所以我们的电子邮件地址 如***@sohu.com 的完整解释为“***在sohu.com这个服务器上面的 一 个 邮 件 账 号 。
2018/10/23 27
• Contact • “与…联系” • E.g. For further details, pls contact our local office. (Vt，直接跟联系人） • E.g. We have been in contact with that firm for two years. ( n. 用于短语in contact with)
23
• Million, Dollars, Compare, Check, Cash,
Bonus, Credit, Loans, Buy Direct, Get Paid,
Order Now, Specializing, Specialized,
Offer, Please Read, Don‘t Delete, Special
2018/10/23
25
• • • • • • • • • • • •
Co. 公司名 Tel. 电话 Fax.传真 E-mail.邮箱地址 MSN, SKYPE 联系工具 Website 网址 零售商 批发商 电子目录 报价单 转发 供应商
2018/10/23
Signature 签名
Interpretation
2018/10/23
29
Practical Expressions
• Glad to know that you are in the market of flags and banners. • 很高兴得知您有意订购旗帜等产品。 • Glad to get your name card from HK fair. • 很高兴在香港展会上得到您的名片。 • Thank you for visiting our booth in Canton Fair. • 非常感谢您在广交会上参观我们的摊位。
2018/10/23 30
• We supply plastic bottles to Japan with good quality and competitive price.
• 我们的塑料水瓶出口日本，品质不错且价 格有竞争力。 • Attached some photos for your review, for our hot-selling items. • 附上一些图片供您参考，都是我们的热卖 产品。
2018/10/23
13
•
Re: Wet wipes & Hand sanitizer/supplier for Watsons, Wangning, Dear Soft, etc./Free sample provided
2018/10/23
14
Other Suggestions
• Re: FW: 这些标记你不要随便用，因为人们 不喜欢欺骗性。如果打开以后根本这个人 不认识，或者这个人准备推销，那么邮件 读了个开头就被会删除。如果你和对方素 不相识，那么可能你的开发信要经过几次 转手才能到采购的邮箱中。而这途中被删 除的可能太高 。
2018/10/23
4
Bad Examples
• “Introduction of ***” • “Establishing biz relationships” • “Price list for lights-Guangdong *** trading company ltd”
2018/10/23 5
2018/10/23 7
“Re”
• “Re:”，指的是Regarding或Refer，意思是 “关于……” • “Re:”=reply,一般回信会自带，给客人模 棱两可的感觉。
2018/10/23
8
“Re:…”命名的益处
• home depot的供应商自动上门, 可以与现有供应商有个比较； • 关键词输入home depot，便于 以后有需要时及时查询。
Cheap, Deal, Debt, Income, Insurance, Loan, Money, Mortgage, Price, Rate, Profit, Save, Merchant, Stock, Act Now, All New, Call Now, Subscribe Now,
2018/10/23
• 发送路径
A方邮件客户端，A方邮件服务器（SMTP服 务器）， B 方邮件服务器（ POP3 ）， B 方邮 件 客 户 端 。
2018/10/23
21
• 使用企业邮箱
因为公共邮箱服务器上承载的邮件账号太多，可能之前 有很多其他人的邮件账户都发过未经接收方许可的垃圾 邮件，不利于邮件服务器的评级。所以最好的邮箱还是 企业邮箱，也就是你的用户名@你公司网站域名。这样 是一个干净的无不良记录的邮件服务器。
2018/10/23
Find Target Customer 寻找目标客户 Attract Customers’ Attentions 吸引客户注意力 Express Info. Briefly 传达主要信息
3
Bad Examples
• “We are th百度文库 manufacturer of lights” • “Need cooperation” • “Guangdong *** trading company ltd”
retailer wholesaler E-catalog Quotation list/sheet forward supplier/vendor
26
Useful Phrases
• Regarding • “关于”= Referring • E.g. Regarding the terms of payment, we require confirmed and irrevocable L/C. • E.g. Regarding the price you inquired on EXTRA-FLEXIBLE SILICONE RUBBER WIRE (Red & Black), attached our offer sheet for your reference.
Promotion, Satisfaction，Guaranteed, You've Been Selected.
2018/10/23
24
Attachment 附件
• 第一次主动联系客人的时候最好全文
本，不要附件（word, excel, image） • 收到一个新客人的询价时，那回复就 可以插入报价单或者图片了
2018/10/23
15
Salutation 称呼
• 1）不知道对方名字： Dear Friend, Dear, Dear Manager, Dear Director, Dear Your Teams…... Hi, Sir,
2018/10/23 16
• 2）知道对方名字： Dear Jone， Hi, Jone, Good Day， Jone,… • 3）学院派，古板： Dear Madam/Sir