研究生部日常管理和办公室制度.doc

研究生部日常管理和办公室制度

研究生部日常管理和办公室制度

(试行)

第一章日常管理制度

为规范管理日常工作，树立良好的形象，提高工作质量和办事效率，结合本部门特点，制定如下制度：

第一条着装仪表规范

1.日常着装应以端庄大方、整齐清洁为标准。

2.行为举止要文明、礼貌。

3.说话要和气、谦逊，要使用“请、您好、谢谢、对不起、再见”等文明用语。

第二条工作行为规范

1.遵守党纪和国家的法律、法规，遵守学校的各项规章制度。

2.各部门应按时上下班，不得迟到、早退。临时有事外出必须向主管领导请假，经批准后方可离开。

3.在接待来访和接听电话时要注意行为规范和文明用语,不准用办公室电话进行闲聊。

4.各科室应注意保持室内办公环境和办公台面的整洁有序。

5.节约用电、用水，做到人走灯灭，人走水停，注意防火、防盗等安全问题。

6.爱护办公设备、仪器，节约使用纸张等易耗品。

7.注意网络安全和信息保密。

第二章办公室管理制度

第一条办公用品管理规定

1.办公用品购买本着实用、节约的原则，由综合办公室统一购买。

2.办公用品管理实行需求审批、计划采购、领取登记和使用专人负责制度。

3.各科室根据实际需求填写《办公用品申请（领用）表》，由综合办公室核定汇总后报行政主管领导批准，再购置发放。

4.采购人员应及时了解市场商品信息，选择适用、质量可靠、价格合理的办公用品。

第二条办公用品使用管理

1.本着节约的原则使用办公用品，购置回的办公用品统一放在综合办公室管理、登记和发放。

2.领用办公用品用具必须认真履行手续，应填写《办公用品申请（领用）表》。

3.离职时应将所负责保管和使用的物品退回办公室（消耗品除外），并填写《物品交接表》。

4.办公用品费用由综合办公室统一报销，其他科室不能报销办公用品费用。

5.非消耗性办公用品因使用时间过长需要报废时，经报领导同意后，到综合办公室办理报废手续。

第三条印章管理

1.公章（含各科室）应由具体负责科室管理，并指派专人负责保管。

2.用印章须登记，并填写《印章使用登记表》。

3.不准在空白信纸、信封、纸张和介绍信盖章。##

第四条文件收发

1.上级机关来文由综合办公室负责领取、签收、登记。其他人员如有从上级单位单位带回的文件应先交由综合办公室统一编号、登记。

2.文件登记完毕，及时交领导阅批后，综合办公室根据文件涉及业务内容及科室，下发给相关科室进行处理，一般应在三日内办理完毕，相关科室可将文件复印保留，原件交回综合办公室存档。各科室必须及时阅读文件并提出相应的处理工作建议报主管领导审批。

3.上级部门传真文书，收到后要及时进行登记办理，进行编号归档管理。

4.各科室发通知、文件等，必须请示主管领导，经主管领导批准同意后方可操作。

第五条车辆使用管理

1.用车须提前向综合办公室领取办公用车单，并登记。在办公用车单上详细填写用车事由、路线等，用车时交给出车司机，做结算用车费凭证，无办公用车单或用车事由填写不详的一律不予报销。如遇特殊原因没有领取办公用车单的，需用车后到综合办公室补领，并交给出车司机。

2.如需使用校车队车辆，签单时注意标明事由，并到综合办公室登记。

3.用车科室办事范围超出**市区的，需请示领导同意后，方可出行。

第六条电话管理

各科室办公电话，应本着节约原则，一般不得用于个人私事通话，由各科室主任负责监管。各科室电话费用年末汇总后在全部门公布。

第七条招待管理

1.外事楼、培训楼用餐及住宿等必须由行政主管领导签字，如遇特殊原因须经领导指派专人签字，并标明事由。

2.在爱地超市等购买办公物品时，应由综合办公室工作人员签字，其他人员签字无效。

3.由于工作原因误餐的，经请示领导批准后，由综合办公室负责安排。

第八条报销管理

1.各科室由于工作产生的费用（含差旅费），须由个人填报，科室主任签字后，上报领导核准签章后，自行到校计财处办理报销手续。

2.综合办公室负责公共费用的报销，不负责其它部门的报销工作。

3.涉及行政办公的费用由行政领导审签，在行政经费列支，超出5000元时需报部主任审批；涉及学生活动等费用由党总支书记审签，并在学生活动经费中列支。

第九条会议制度

1.定期召开部内会议，由综合办公室负责记录。

2.举办各类会议应由承办科室负责会议的具体工作，同时做好会议的预算工作，综合办公室负责协办。

第十条使用勤工助学人员管理规定

1.各行政科室在每学期开学初上报勤工助学计划及预算，经领导审批后方可执行。

2.勤工助学人员必须为遵守校纪校规，为人诚实，学习努力，成绩优良，生活俭朴，踏实肯干，能够遵守研究生部的各项规章制度的研究生。

3.各科室在具体使用勤工助学人员之前，须向主管领导提出书面申请，并注明详细使用事由、人数、使用天数和具体名单。

4.为节省不必要开支，尽量减少勤工助学人员的使用。

5.勤工助学补助按学校规定标准执行。

第十一条会议室、工会活动室、休息间使用管理

1.会议室由综合办公室管理，各科室使用时应提前预约登记，会议结束后，使用科室人员应及时打扫会议室卫生。

2. 使用工会活动室时注意保持室内卫生，爱惜公共财物。