简报制作技巧

色彩运用适当

不要超过3种颜色 同色配色 近似配色



互补配色
白色背景时推荐所用颜色明细：
图上所剩下的颜色皆为可与 白色背景搭配使用的文字颜色
推荐使用的文字颜色：
蓝色文字1 蓝色文字2 红色文字1 红色文字2 黄色文字 橘黄文字
常 用 颜 色
绿色文字1 绿色文字2 紫色文字1 紫色文字2
总结：浅色背景使用深颜色文字 深色背景使用浅颜色文字
「手机的优点：1）可直接通话；2）可透过短信联系」

重组关键词
「这次要介绍的是神奇毛巾,其最大特色就是超强的吸水力」
「吸水力超强的神奇毛巾」
制作简报-浓缩资料要点（P2-2)
Key：只放要点与关键词,控制投影片信息适量
好懂二秘技

归纳主题
「某音乐公司业务包含音乐教育/乐曲制作/录制CD/网页制作/音乐人才派遣等」
预先练习-准备演讲稿（P3-1)
Key：提前准备与预演,降低临场不确定感
演讲稿准备要点

开场 串场 逻辑 用词 耗时

演讲稿管控格式
No. PPT页码
1 2 1
报告内容大纲 演讲内容（台词）
标题 ……
演讲耗时（m/s)
10s
预先练习-反复练习（P3-2)
Key：提前准备与预演,降低临场不确定感
S1:成功简报案例及成果? S2:失败简报案例及后果 ?
类似简报情境是否经历?
讲者逐字念稿 投影片资料满面,文字Leabharlann Baidu的眯起眼睛也看不见 激光笔的红色光点乱转 只见讲者背影
简报重要性
个人营销与品牌

展现个人【实力】与【魅力】
涉及严肃结果

是否能成功说服主管
是否能成功跨部门沟通,推动工作
对象
时间
反复练习
现场检查
串场
Q&A 检讨
P1 事先准备
事先准备-确认目标（P1-1)
确认目标

思考【自己和对方要什么】理清简报目的
目标确认：从期望结果出发,决定简报内容 Example 基金说明会 部门会议 顾客决定下单 主管对A议题作出决策
厘清简报目标的步骤：我为什么要做这次简报
5
时序
把各概念依时序排列,呈现发生过程
制作简报-拟定简报大纲（P2-1)
举例 &练习 ：
主题：2013届菁干班公寓文化节风采展示 章 节
架构
序号 名称 序号 1.1 1.2 2.1 主体 2 历程及成果 2.2 2.3 结论 3 经验分享及后续 计划 名称 背景分析 需求分析 项目选定 制作历程 最后成果
现场检查要项：事前确认不可少,简报顺利没烦恼
简报设备及数据 1. 投影仪 2. 电脑 3. 音响 4. 灯光 检核事项 □ 机器能够正常开关,没有故障 □ 电源正常 □ 能够顺利播放简报投影片 □ 准备多支麦克风及电池 □ 简报若有音响,能够顺利播放 □ 调整简报灯亮度 □ 准备雷射光笔,及备用电池 □ 准备换片遥控器,及备用电池 □ 现场备有白板/黑板等书写平台 □ 讲义的数量充足 □ 装订方式统一
2
理解对方需求
怎样去分析听众、确认对象？
怎样去分析听众？
• A_udience (听众) 他们是谁？有多少人？ • U_nderstanding (了解) 他们是否了解简报内容？ • D_emographics (数据) 他们的年龄，性别及教育背景 • I_nterest (兴趣) 他们对我的话题感兴趣吗？ • E_nvironment (环境) 我该站在那里？听众能看见我们吗？ • N_eeds (需求) 听众的需求是什么？我需要做什么？
「3个代表不同信息的条例句」：分条秀出并搭配口语

表格动画:降到哪里秀到哪里
「8栏8列共64格」：分批秀出并搭配口语

图表动画:凸显重点和数据
「3张DVD封面介绍」:放在同一张投影片VS 1张介绍完进入下1张
练习
• • • • 幻灯片母片制作 调整图片大小 加入动画、音频、视频等 其他小技巧
P3 预先练习

Example
「金融/制造」：严肃稳重,颜色以冷色为主
「传播/服务」：活泼创意
「教育 训练」：严肃沉稳 「心得 分享」：活泼轻松
制作简报-版面设计（P2-3)
Key：视觉风格一致,版面配置美观,色彩运用适当
版面配置美观

版面要均衡

重点要置中
图文要对齐

制作简报-版面设计（P2-3)
Key：视觉风格一致,版面配置美观,色彩运用适当
制作简报-活用字体字型（P2-4)
Key：避免长篇大论,要吸引目光,让听众一看就懂
字型字体选用2要诀

选用「注视度高 」的字型
标楷体
Tahoma
「中文」：SimHei 「英文」：Arail
「简报」 「简报」 「Report」「Report」

依听众距离决定字体大小
「字体要大,行数要少,以最后一排能看清楚为原则」 「标题用40pt为宜,正文用28~32pt为宜,依4pt递减」 小贴士：文字建议采用横式/由左而右/由上而下的书写方式
是否能成功拿到商业项目 ……
简报目的 讨论:
Q: 简报的目的是什么?
简报目的(传达讯息）
沟通与了解

带领听众从【陌生】到【理解】 将听众从【起点】（一开始状态）推往【终点】
（演示者预期目的）
说服听众

说服之旅:一无所知 → 了解 → 深信不疑 → 内化
必须知道的事:特色&利益 听众想行动的理由,非你的理由
• C_ustomized (客制化) 我该怎样调整自己以适合听众？
• E_xpectations (期待) 听众想从我这里学到什么？
事先准备-确认时间（P1-3)
确认时间

剩余多少时间,决定简报制作方式
时间策略 No. 提交时间限度 应对策略 套用旧资料 调整文字说明重点
1 2
3
X 小时后 1天后
5.说服对方时,有效的方法与不 适当的方法？
6.预测对方的提问与反对意见
「负责人偏好数字」「负责人视力不佳」等 「X年X日可以完成吗？」「提案价格太高,不容易通过」等
P2 制作简报
制作简报-拟定简报大纲（P2-1)
资料分类,拟定简报大纲

汇整听众需要的资料,决定铺陈方式
策略 精准掌握目标需求/对方为何需要 快速成为相关领域专家/取得正确资料
制作简报-活用字体字型（P2-4)
Key：避免长篇大论,要吸引目光,让听众一看就懂
大标题用40点粗体黑体
• 标题一是32点、再加粗、很清楚
– 正文是28点、再加粗、也很清楚
• 正文是24点、再加粗、还算清楚
– 正文是20点、再加粗、再小就看不见了
制作简报-善用图表（P2-5)
Key：让图表说话,强化听众记忆
练习4面向

妥当分配时间

配合演讲内容,调整语气声调
灵活运用肢体动作,强化专业度 眼神接错,赢取信任


预先练习-反复练习（P3-2)
Key：提前准备与预演,降低临场不确定感
练习3工具

定时器

录音机
摄像机

预先练习-反复练习（P3-2)
Key：提前准备与预演,降低临场不确定感
演讲恶习纠正
商务简报


工作/项目简报
会议/情况简报
简报成功的关键
态度
我能做好简报 我的内容很有价值 我的观众很重要 我要让观众很有收获
运用声调技巧 停顿 感情 目光接触 节奏快慢 加强
声音
形象
情绪 我很高兴来做简报 我要用热情感染观众 衣着 我很专业 我很有精神
简报重要性 分享:职场上,几乎人人都要作简报
Key：让图表说话,强化听众记忆
视觉深刻化3原则

1张投影片只放1种视觉元素

E.G:图+表,容易造成焦点模糊

将重点归纳在3~6项目之间 强调唯一的重点


可使用不同颜色标示或文字加粗等
制作简报-活用动画（P2-6)
Key：1次1个信息,图表与口语同步,让简报更聚焦
活用动画3要诀

文字动画:强调信息顺序及重点
文字讯息图像化4步骤：图像化可增强50%记忆度
Step
1 2 3 4
操作步骤
获取关键词 找图解架构 利用连接线定义关系 加强视觉设计
概要
用笔记的方式获取关键词以重新整理架构 据关键词逻辑找适合图解架构 连接线按箭头指示方向 架构上色,增加立体/阴影等效果
BIRD
10%
65%
制作简报-善用图表（P2-5)
「得到成立新部门的认可」等
人数:男 人/女 学历： 个性： 人 年龄： 姓名.职位:
「尽量引进便宜的设备」「重视性能多于价格」等
3.对方的专业知识水平/对于专 「都是中高年龄层，所以IT知识薄弱」「都是医师，所以 使用医学术语没问题」等 对象 业用语的认识 4.对方对我方了解的程度为何？ 「完全不认识」「有实际的交易经验」等
其它颜色背景常用文字颜色搭配示例：
白色 白色
白色
黑色+阴影
白色
浅黄色
白色
黑色
浅黄色
蓝色
总结：浅色背景使用深颜色文字 深色背景使用浅颜色文字 所有的文字尽量使用红、黄、蓝、绿、紫、黑、白等纯色
制作简报-版面设计-鉴赏（P2-3)
失败的幻灯片 比较成功的幻灯片
技巧小贴士：可从网络找一些PPT模板进行套用
＞1天
在既有数据加入其它数据 重新调整内容
调查统计 重新制作
Remark：工作中务必与主管确认简报提交截止时间
事先准备-练习
项目
概要 目标
1.简报的主题 2.截止日期 1.掌握目的 年 月 日（星期 ） 点
内容
「简报的目的、强调的重点为何？」
2.这次的目标（~将会成为~）
1.对方的特色 2.对方希望/关心的重点

文字以呈现重要的核心概念为要 尽量少用标点符号

最好1张投影片1个主题

内容最好是条例式,以6个条例句为宜,字数90字为佳 图表以1张为宜
制作简报-浓缩资料要点（P2-2)
Key：只放要点与关键词,控制投影片信息适量
浓缩二方法

删除连接词
「不过,手机可在需要的时候直接通话,甚至无法通话时,依旧能透过短信联系」
「教育事业」：音乐教育
「音乐制作」：乐曲制作/录制CD
「宣传事业」：网页制作/音乐人才派遣

数字显化
「简单好上手的新设计」 「10分钟就能完成」
制作简报-版面设计（P2-3)
Key：视觉风格一致,版面配置美观,色彩运用适当
视觉风格一致

考虑对方需求,追求视觉元素整体一致与协调
「背景/字型/用色/图表样式 等」
第二章：成功简报的【4P】流程
成功简报的【4P】流程
事先准备 （Prepare) 目标
制作简报 (Power point) 拟定简报大纲 浓缩资料要点 版面设计 活用字体字型 善用图表 活用动画
预先练习 (Practice) 准备演讲稿
简报表演 (Present) 开场
资料汇整策略 No. 背景
1.1 1.2 主题 熟悉 主题 陌生
S: 视不同主题特性,进行有效研究 2.1 2.2 必要 信息
（务必知道的）
E1:软件升级的必要性&升级可创造的效益 E1:软件的技术背景/软件研发者
更好信息
（知道了不错的）
S: 依听众需求,妥善分类与管理信息
制作简报-拟定简报大纲（P2-1)
简报的艺术
讲师：王素粉 部门：郑州园区党委 日期：2013年9月11日
1
成功简报初探 成功简报的【4P】流程
2
第一章：成功简报初探
成功简报初探
简报概念
简报重要性
简报目的
简报概念
讨论:
Q: 何为简报 ?
简报概念
简报是就一主题向听众作报告的过程, 它以言语配合其它表现方式,分享重要 内容或信息,让大家了解、注意并被说 服,促使听众作出行动或决定. 分类：
资料分类,拟定简报大纲

以导言→主体→结论为主架构,辅以「流程架构」串连
概要 把一连串类似的单元或元素放在一起
环绕主要问题,说明所能提供的解决方案 罗列议题或困难,提出克服方法 以故事为主轴,透过发生经过,说明意义与方法
经典流程架构 Item 名称
1
2 3 4
模块
问题与解决之道 议题与行动 个案研究
• • • • • • • 过快 太慢或单调 “这个,那个……” 表情严肃 手放口袋 手中紧抓东西 目不视人 练习分段暂停／提醒 热诚／问问题说笑话 暂停数秒／加强准备 对镜微笑／提醒 拿开 放下 练习看每一位／每一区
预先练习-现场检查（P3-3)
Key：提前准备与预演,降低临场不确定感
关键内容
开发潜能 共建和谐宿舍 培训需求等 需开展的项目选定 策划/选材/执行等 满意度
导言
1
背景及需求分析
3.1
3.2
经验分享
后续计划
是否值得推广/推广经验与手法
推广目标/时间/进度
制作简报-浓缩资料要点（P2-2)
Key：只放要点与关键词,控制投影片信息适量
精简二原则

切勿将所有资料文字直接贴入投影片
Step1 主题：简报究竟是什么？ （What：范畴与深度） E1:建议重新编写员工手册 E2:产品开发计划
Step2
原因：为什么要做简报？ （Why)
W1:说服听众同意某事？ W2: 激发听众采取行动？
事先准备-确认对象（P1-2)
确认对象

知道对方是谁,了解对方需要什么
确认对象的步骤
Step 1 关键词 了解听众特性 关键要素 人数 性别 年龄层 知识水平 职位 嗜好 期望…… 揣测对方可能会考虑的面向与 重点