信息交流和内部沟通程序流程图
信息交流管理程序
信息交流管理程序Xx01-20241、目的建立适当的信息交流过程，确保各职能和层次间管理体系有效性信息的沟通，以保持和提高管理体系的有效性。
2、适用范围本程序适用于特种设备生产范围内的质量环境职业健康安全HSE体系的有效性信息的内外部沟通管理。
3、职责内部沟通过程，由总经理确保建立，由质量负责人组织实施与管理；内部沟通过程，由各部门依据相关程序文件的规定负责组织实施与管理；外部沟通过程记录，由技术质量部负责组织实施采集和管理。
4、信息交流过程和管理体系的有效性信息4.1沟通过程4.1.1 本程序所称信息交流过程，系指在公司内外部进行的管理体系的有效性信息的沟通及其处置等系统管理活动。
4.1.2 信息交流过程的建立涉及沟通的方式、时机、内容和部门等；信息交流过程的沟通内容，本程序统称为质量体系的有效性信息。
4.2 管理体系的有效性信息4.2.1 本程序所称管理体系的有效性信息，系指涉及公司管理体系有效性管理的相关信息。
4.2.2 管理体系的有效性信息的分类与内容4.2.2.1 管理体系的有效性信息的分类管理体系有效性信息划分为以下两类信息：1）公司外部的管理体系有效性信息；2）公司内部的管理体系有效性信息。
4.2.2.2 管理体系有效性信息的分类内容1）公司外部的管理体系有效性信息内容：a.与公司生产工作有关的法律、法规和标准、规范的颁布与修订信息；b.专业机构的质量环境职业健康安全监视与测量信息；c.市场环境条件变化和顾客需求的变化信息；d.相关方对管理体系的改进建议和顾客的抱怨信息；e.国内外科学技术进展及科技成果信息。
2）公司内部质量体系的有效性信息内容：a.管理方针和体系目标的变更信息；b.管理体系文件的颁布与修订信息；c.生产工作质量信息；d.管理体系运行信息。
5、管理体系的有效性信息沟通5.1 管理体系的有效性信息沟通管理网络5.1.1依托各业务部建立质量体系有效性信息的沟通管理网络，负责质量体系有效性信息的采集、交流、传递等内部沟通管理工作。
信息交流与沟通控制程序
信息交流与沟通控制程序信息交流与沟通控制程序本程序的目的是为了建立畅通的沟通渠道，明确信息交流的内容、范围和形式，规定内部和外部沟通的方法，以及通过及时、准确、快捷地接收、传递和处理公司内部和外部的质量、环境、食品安全和诚信信息，实现管理体系的有效运行。
本程序适用于公司生产经营管理等活动所涵盖的所有部门和层次内、外部的信息交流和控制。
在本程序中，管代/HACCP小组长负责公司内部和外部沟通事宜的审批和管理工作，技术中心负责公司管理体系信息交流的全面管理，配合收集行业、政策等方面的信息、整理、分析、研究，供公司领导和有关部门参考。
行政部负责相关部门的外部沟通，各部门负责人负责本部门员工之间的沟通，并配合技术中心和行政部作好公司信息交流、传递和处置工作。
在外部沟通方面，本程序规定了外部信息的来源，包括认证机构、当地环境保护机构、质量技术监督局等监测或检查的结果及反馈的信息，管理方针通告给相关方，对质量、环境、食品安全、计量管理有关的法律法规、条例、规范和标准等信息的获取与执法部门的联系，相关方的投诉、抱怨、期望和要求，包括顾客、供应商及周围社区居民的沟通，涉及重要环境影响的处理，伤亡事故的上报等，行业技术信息，上级或地方主管部门发出的规定、决定、要求、指示等信息，供方和其它分承包方的信息，以及环境监测和职业安全健康等有关的信息，以及与参观者、检查人员及发生业务关系的人员进行有关管理体系方面的信息交流。
在外部信息沟通方面，本程序规定了各部门应该注意获得法律法规的信息，上级行政部门传达的信息由公司行政部统一接收，行政部负责接收当地环保部门的环境监测信息，来自XXX的信息由各相关部门接收，各部门在与客户、社会与其他相关方接触或合作时，应将企业内必要的信息，如公司的管理方针及保护环境和预防、减少环境污染的思想、企业管理体系绩效以及企业适用的法律、法规等，向相关方进行宣传。
在信息传递方式方面，本程序规定了可以通过电话、传真、邮件、资料传递、走访、座谈等形式与顾客、供方、立法和监管部门或与管理体系有关的组织进行信息交流。
公司内部沟通流程图
公司内部沟通流程图
1. 确定沟通目标，确定沟通的目的和目标，包括传达信息、解决问题、协调行
动等。
2. 选择沟通方式，根据沟通目标和对象的特点，选择合适的沟通方式，如会议、邮件、电话、即时通讯等。
3. 制定沟通计划，确定沟通的时间、地点、参与人员、内容和形式，确保沟通
高效和顺畅。
4. 进行沟通，按照计划进行沟通，确保信息清晰、准确地传达给相关人员。
5. 接收反馈，及时收集和处理相关人员的反馈意见和建议，以便及时调整沟通
方式和内容。
6. 跟进执行，对沟通内容进行跟进和执行，确保沟通达到预期的效果。
7. 评估反馈，对沟通效果进行评估，总结经验，提出改进意见，不断优化公司
内部沟通流程。
内部沟通与信息交流
内部沟通与信息交流在任何组织或机构中，内部沟通与信息交流起着至关重要的作用。
良好的内部沟通能够促进团队合作、提高工作效率，而高效的信息交流则能够加强信息共享、减少误解和冲突。
本文将探讨内部沟通与信息交流的重要性，并介绍一些促进这两个方面发展的方法。
内部沟通是指在组织内部成员之间交流思想、分享信息和表达意见的过程。
它不仅仅是信息的传递，更是促进理解和团队合作的关键。
一个良好的内部沟通氛围能够建立起相互信任和尊重的基础，使员工能够自由地表达自己的想法和意见。
此外，内部沟通还有助于传达组织的目标和价值观，增强员工的归属感和使命感。
为了提升内部沟通效果，组织可以采取一些措施。
首先，建立开放的沟通渠道，例如设置反馈机制、定期组织团队会议等。
这些渠道能够让员工有机会分享自己的想法和反馈意见，同时也让管理层了解到组织内部存在的问题和需求。
其次，培养良好的沟通技巧和意识，包括倾听、表达清晰、尊重他人等方面。
这些技巧能够帮助员工更好地理解和解释信息，减少误解和冲突。
最后，注重沟通的双向性，不仅仅是从上到下的传递信息，还应该鼓励底层员工对上级的意见和建议。
信息交流是内部沟通的重要组成部分，它是组织内成员之间共享信息和知识的过程。
高效的信息交流能够加快决策过程、解决问题，并提高工作质量。
为了实现良好的信息交流，组织可以采取一些策略。
首先，利用现代信息技术，例如电子邮件、即时通讯工具等，快速、方便地传递信息。
这些工具能够跨越时间和地理的限制，使信息能够迅速传达到每一个成员。
其次，建立清晰的信息传递渠道和流程，确保信息能够准确传递给目标受众。
这可以通过制定明确的沟通计划和指南来实现。
最后，注重信息的及时性和准确性，避免信息滞后或失真。
除了上述策略，组织还可以采用一些其他方法来促进内部沟通和信息交流。
例如，定期组织培训和研讨会，为员工提供学习和交流的机会。
这些活动能够培养员工的沟通和信息管理能力，推动组织内部的学习和创新。
12外部联系与内部沟通管理制度
1234目的规范信息的沟通与协商，保证与外部相关方的联系及内部的沟通管理，减少误解和矛盾，融洽工作关系，建立良好的问题反映及解决渠道，避免出现因内部各环节沟通不及时或不顺畅导致的工作脱节、推诿现象。
5 适用范围适用于有关安全信息的传递及本矿与外部有关安全信息的交流与沟通。
6 职责3.1管理者代表负责本矿内外部有关质量、环境、职业健康安全信息交流与沟通的组织领导工作。
3.2安全副矿长负责矿长与员工之间有关质量、环境、职业健康安全信息的协商与沟通。
3.3企管科是质量、环境、职业健康安全等企业综合管理信息的主管单位。
3.4安环科负责环境、职业健康安全等管理信息的传递与处理，是安全标准化体系的主管单位。
3.5办公室负责外来信息的传递。
3.6各相关部门负责各自职责范围内的质量、环境、安全等管信息的传递与处理。
3.7员工参与质量、环境、职业健康安全的管理。
3.8本制度由办公室归口管理。
7 工作程序4.1信息传递流程图有关规XE 无敷4.2信息沟通方式a会议交流;b、电话交流；c、书面通知交流；d、公文传递交流；e口头传达或汇报、通报、调查表、内部刊物；f、广播、板报、意见箱、宣传栏、网络等；g、培训、考试、演讲、竞赛等。
4.3 协商、交流的内容a) 外来文件；b) 体系文件；c) 合同内容；d) 责任制、责任状；e) 时效性文件；各类记录、报表数据；f) 员工及相关方建议、意见、投诉、提案等；g) 其他需要协商、交流的事项。
4.4 信息沟通与交流4.4.1 内部沟通与交流4.4.1.1 内部沟通与交流的主要内容有：a) 质量、环境、职业健康安全方针；b) 各层次的质量、环境、职业健康安全目标、指标；c) 环境因素、危害辨识和风险评价的结果；d) 事故、事件、不符合信息；e) 员工的意见与建议；f) 内部审核与管理评审信息；g) 外部审核信息；h) 纠正和预防措施信息；i) 体系运行中的其他信息。
j) 纠正和预防措施信息；k) 体系运行中的其他信息。
信息与内部沟通控制程序
信息与内部沟通控制程序S3.2版本号：2编号：SKT-C-S3.2编制：年月日审核：年月日批准：年月日受控状态：年月日发布年月日起实施信息与内部沟通控制程序1 目的建立公司内外和谐运行机制。
2 范围本程序适用于公司内外的信息交流与沟通。
3 责任3.1 行政部：负责公司内纵向和横向信息传递与沟通协调工作，包括各种会议通知文件发放；负责与公司外部有关事宜单位与人员的接洽、联络与公共关系工作。
3.2 技质部：负责公司内技术信息传递、沟通工作。
3.3 技质部：负责公司内质量信息传递、沟通工作和供应商质量保证工作。
3.4 市场部：负责与顾客之间的沟通联络工作。
3.5 生产部、车间：负责生产信息的沟通联络工作。
3.6 物流部：负责与供方的沟通联络工作。
4．程序流程图质量信息流程图有关部门有关部门有关部门5．程序概要5.1内部沟通5.1.1每半年至一年召开一次管理评审会议。
5.1.2每月召开一次公司质量生产例会。
5.1.3每周召开一次部门工作例会。
5.1.4车间每个班次上班后十分钟召开班前会。
5.1.5每周召开一次贯标工作会议。
5.1.6行政部负责各种文件的收发。
5.1.7车间和办公室有适当的激励员工的标语。
5.1.8车间可办工作学习园地墙报。
5.1.9上下左右之间互相支持、互相帮助，及时沟通。
5.1.10每月至少组织一次学习培训、讨论。
5.1.11每年开展一至四次文体竞赛、知识竞赛或演讲、聚餐活动。
5.1.12其他形式的内部沟通。
5.2外部沟通5.2.1市场部：负责市场调查和客户的联络沟通，合同订单的签订及修订；负责顾客满意度调查。
5.2.2技质部：负责收集国内外同行业最新产品技术标准，新技术、新工艺、新材料、新设备的有关信息。
5.2.3 生产部：负责新设备到货后配合安装调试。
5.2.4 行政部：负责外部公共关系的全面工作，包括各种对外事宜的联络、安排与接待等。
5.2.5 物流部：负责供方评定和选择的组织工作，与供方保持友好互利的关系。
26.IATF16949信息交流和沟通控制程序
1.0 目的
规定内、外部沟通的渠道，以加强信息交流，确保质量管理体系运作的有效性。
2.0 适用范围
适用于公司内、外不同部门和不同层次人员之间的各种信息的沟通。
3.0 职责
3.1 管理者代表负责协调质量管理运作中各部门之间的沟通，确保沟通的顺畅。
3.2 办公室负责协助管理者代表督查内部信息沟通及处理。
3.3 质管部为外部信息的归口管理部门，接收部门负责传递顾客的信息反馈，研发中心负责工艺、工装等技术方面的处理；质管部负责质量问题反馈的处理，质管部负责所有顾客反馈信息的统计、归类、跟踪验证工作。
4.工作程序
4.1 外部沟通及信息管理
5.2 内部沟通及信息管理
6.相关文件
纠正和预防措施控制程序
会议管理及汇报制度
记录控制程序
7.质量记录
工作联络单
会议纪要
外部质量信息传递登记表
顾客反馈问题清单。
内部信息的收集,处理,传递流程图
信息沟通管理制度一、信息沟通制度（一）制定制度的目的为了加强各个部门的信息沟通工作，及时、准确的完成信息传递，以确保信息沟通的通畅。
（二）信息管理的原则1.及时性（1）信息管理人员应适时地记录、收集出现的各种信息。
（2）信息管理人员要以最快的速度将信息加工并传递给有关部门。
2.真实性信息管理人员在收集过程中必须保证信息的真实性和可靠性，在加工过程中必须防止和减少各种干扰，保证信息不失真。
3.适用性信息的处理必须适合项目管理的需要，便于利用。
（1）收集阶段。
信息必须完整。
（2）加工阶段。
必须根据管理的需要进行分类整理，以便于传输和利用。
（3）传输阶段。
必须本着项目的要求和情况，选择相应的高效的媒介手段。
（4）存贮方面。
应对信息进行分类、登记、编码等工作，使档案能便于今后的查询和利用。
4.经济信息的处理必须考虑经济和社会效益（1）要求以最低的费用获得更多的信息。
（2）要求以最低的费用获得更有价值和有效的信息。
（三）信息收集的原则1.信息源开发要广。
要从全面联系来认识事物，在信息收集上，就必须广辟信息来源。
2.信息流行的分析要加强。
信息流向反映事物的发展变化，应对信息作科学分析，从中抓住内在的必然联系。
要把握住信息流向，及时收集信息。
对重大信息变动，应早做准备，具备主动性。
3.信息量值的区分要准确。
应将量值大的信息作为收集的重点。
4.信息收集的主动性要增强。
收集者应主动、自觉，培养积极主动精神和一丝不苟的作风。
（四）信息收集的具体流程1.制定计划。
信息收集之前，根据所需信息的内容、范围和时限作出明确安排步骤，并在数量、时间、作用、种类上加以具体限定；2.信息收集。
信息管理人员必须根据意义、作用、时限、流速和需要，有选择性地收集信息；3.信息识别。
针对收集的信息，选取真实的、有用的、关键的信息，减少信息处理工作；4.信息检验。
对信息进行严格的正确性检查，防止信息尤其是数据有差错、重复和遗漏。
■■内部信息的收集内\外部信息收集流程公司内部信息： 公司基本背景信息，公司服务对象，具体项目情况，每月经营业绩汇总表，预算执行情况分析表，季度财务报表，公司年报，客户的财务信息，各部门信息简报和信息专题分析报告，特别的战略研究报告 原始信息汇总每季对原始信息进行质量评估，将评估表反馈给收集部门原始信息收集评估表根据评估表意见重新收集信息并改进收集方法通过上网查询、调查访谈以及特殊渠道收集客户的基本情况，财务状况等原始信息 必要时抄送相关部门，听取反馈意见对汇总表提出反馈意见，送投融资信息部提出指导性建议并研究信息对战略发展的影响经筛选提炼资料汇总表各部门收集整理确问题填写反馈报告交管理者代表审核制度处理与解决方案三、内部信息的处理（一）正常信息的处理：各部门根据相关文件的规定直接收集并传递日常正常信息（如工作计划、业务方案、通知公告、法律法规、规章制度、工作方针及完成情况、跟踪和监控记录、内部审核与管理报告以及公司正常运行时的其它记录等）。
信息交流沟通控制程序
信息交流沟通控制程序1 目的通过实施本程序，明确公司内部质量/环境/HACCP体系涉及的各部门人员及外部信息交流的畅通，以确保顾客与产品质量要求有关的需求和期望得到充分满足，并使顾客满意。
2 适用范围适用于公司管理层及各部门人员相关信息的内、外部交流及顾客沟通。
3 职责3.1 品管部负责监控本程序的执行；负责与各级食品安全主管部门进行外部沟通。
负责法律法规的收集、保存。
负责从国家政府部门或协会收集获取有关产品安全方面的信息以及收集公司内部有关产品安全方面的信息；负责组织对各方反馈回来的有关产品安全方面的信息进行讨论分析；3.2 销售部负责外部市场和客户信息的搜集、传递和答复；3.3 材料采购部负责采购信息收集。
3.4 材料采购部、销售部负责向承运方及客户发出《相关方告知函》，施加环境保护方面的影响。
3.5 行政人事部负责受理内部报告。
4 程序4.1内部沟通4.1.1最高管理者的内部沟通4.1.1.1总经理通过定期召开的高层管理会议、公司例会，与各部门负责人就实现质量目标、食品安全、生产过程、采购、销售、技术、基础建设等方面进行沟通，达到不断改进的目的。
4.1.1.2总经理通过召开的管理评审会议，与各部门负责人就环境、质量、食品安全体系的运行进行交流，确保能获得体系的变更信息，保持体系的持续更新和有效性。
4.1.1.3 利用员工满意度调查、员工合理化提案和持续改进项目等机会与员工进行沟通使员工与公司高层之间达成默契和理解。
4.1.1.4 行政管理部记录会议内容并形成决议，经总经理核定后，分发给各部门。
4.1.2各部门的内部沟通4.1.2.1各部门每周定期召开周例会，对上一周工作达成状况总结及本周工作安排，并做到上传下达。
4.1.2.2各部门内部不定期的会议，或者通过交接班，对生产运行情况进行沟通，保证生产运行过程中的食品安全问题能够被提出，必要时形成会议记录。
4.1.2.3各部门、各车间之间进行信息传递和交流，属简单容易处理的事宜可以用口头方式、微信等方式沟通;属较重要的事宜可以用电话或邮件的形式沟通，但书面沟通必须确保相关信息能及时和有效地传递，并追踪其有效性，以免贻误处理问题的时机。
内部沟通与信息交流反馈-流程图
3、信息分类
¤¤¤¤●¤¤●¤¤
4、信息档案的建立
¤¤¤¤¤¤¤●¤¤
5、信息的接收、传递、处理 ¤ ¤ ¤ ¤ ¤ ¤ ¤ ● ¤ ¤
1、各部门应正确对待信息，并 按分级表要求处理。
●●●●●●●●●●
4、信息
的分级
2、各类信息的处理必须执行5步 法，有始有终。PDCA原则是信息 ● ● ● ● ● ● ● ● ● ●
处理必须遵循的原则。
注：●表示责任部门或责任人¤表示涉及部门或责任人
共1页 第1页
周信息、本月信息回顾等。
¤¤
3、网络管理员规定网上阅览时 间，阅读信息后，网上自动记载 ¤ ¤ ¤ ● ¤ ¤ ¤ ¤ ¤ ¤ 是否阅读。
1、各部门主管及承办遇到口头
描述不清并需要正面沟通的事 宜，采用联络单形式（打印）进
●
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●
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2、联络 行沟通，防止口传失误。
单的沟通 2、跨部门的联络单由主管核准
后传递
¤¤回复事项。
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1、涉及顾客信息反馈的部门主 要有营销公司区域经理部、质管 ¤ ¤ ¤ ● ¤ ¤ ● ● ¤ ¤ 部、技术中心、集团办公室。
2、涉及到产品生产过程中信息
3、信息 反馈的部门主要有各公司生产中 ¤ ¤ ¤ ¤ ¤ ¤ ● ● ¤ ● 反馈 心、技术中心、质管部。
流程名称
内部沟通与信息交流反馈流程图
日期：XXXX年02月28日
流程涉及的部门
执行内容
总 裁
总 经 理
管 代
办 公 室
营 销 公 司
财 务 中 心
技 术 中 心
沟通与信息交流管理程序
沟通与信息交流控制程序1.目的运用有效的沟通方式,使公司全体员工在和谐、友好的氛围中开展工作,为更好地完成和实现公司工作任务与既定发展目标而达成共识,通力协作并有效地与相关方进行沟通协作以实现组织目标。
2.适用范围适用于公司各据点的内外部沟通、内部顾客满意度的调查、合理化建议等。
3.定义：无4.职责4.1人事行政中心：4.1.1负责内部员工满意度、内部顾客满意度的调查及反馈意见；4.1.2负责公司内横向、纵向的沟通协调工作；4.1.3负责与政府机构等相关方进行沟通联络。
4.2各相关部门：4.2.1负责实施纠正和预防不满意之措施；4.2.2负责沟通信息的实施。
4.3销售部:负责与客户进行沟通并对顾客满意度进行调查。
顾客满意度参照《顾客满意度管理办法》。
5.内容5.1沟通5.1.1建立内部沟通反馈机制5.1.1.1内部沟通a)各部门负责本部门的内部信息监控和反馈机制。
对内部信息进行收集、分析、归类和传递。
加强内部联络和沟通，及时提出意见和要求；b)内部沟通的形式主要有：自上而下的沟通、如质量方针、质量目标等；平行沟通如：如部门间的沟通。
沟通的渠道主要有：公司例会、质量分析会、信息联络单、问题反馈表、展示板；c)各部门应按内部沟通及信息传递流程开展工作，对接收的信息快速作出回应，以加快问题的解决，改善内部管理，提高工作效率。
5.1.1.2外部沟通相关部门负责本部门的外部信息监控和反馈机制。
对外部信息进行收集、分析、归类和传递。
加强外部联络和沟通，及时提出意见和要求；外部沟通包括与客户、供应商、相关方的沟通。
5.1.2信息反馈5.1.2.1内部信息反馈a)各部门之间进行信息传递和交流，属较简单处理的事宜可用现场口头交流或电话方式沟通。
属较重要的事宜应以书面联络或电子邮件的形式沟通；b)各车间、部门之间的工作沟通，或提出意见、反映问题，应填写<信息联络单>，并根据问题的关联，上报相关部门，由相关部门或主管领导解决处理；c)重要的工作还应该以会议沟通。
7.4 信息交流控制程序---7.4
5.2.2.7 QQ和共享盘
对于公司的体系文件、每个部门的内部文件，可通过IT设置共享盘实现信息的
保存、查看和共享。为实现部门间和人员间的快速沟通和信息传递，一些不涉
及企业机密的、普通的工作交流，可通过QQ软件进行。
5.3 信息收集、统计与整理：
5.3.1 外部信息收集、统计与整理
凡部门与部门之间或部门内部人员之间协调处理一般性工作时，适宜采用
此方式。采用此方式时，应注意避开生产作业通道或正在运行的生产作业岗位。
同时，还应避免大声喧哗。
书面联络，通过《信息反馈单》的形式：凡部门间协调处理较重要的工作，
特别是涉及作业要求、工艺数据、重要信息等事宜时，适宜采用此方式。
5.2.2.2 汇报
5.1.1.3 政策法规、标准类信息，如环境法律、法规、条例，产品标准等。
5.1.1.4 其他外部信息如：各部门直接从外部获取的有关技术质量、环境方面标准等的
信息。
5.1.2 内部信息
5.1.2.1 正常信息，如企业使命、愿景、方针、目标、指标、绩效等已完成的结果、检
验监测记录、内部审核与管理评审报告以及体系正常运行时的其它记录等。
5.2.1.1与客户的沟通
1)与客户沟通一般以销售部为窗口，必要时，其他部门应参与和协助。
2)与客户相关的订单接收与评审、客户意见反馈、满意度调查、退货处置的相关沟通过
程参照《合同评审控制程序》和《交付和服务控制程序》中的规定执行。
5.2.1.2 与供应商的沟通
1)与供应商的沟通一般以采购部为窗口，必要时，质量部及其他部门应参与和协助。
传递、反馈并记录各类信息，确保质量管理体系的有效实施。
2.0范围
本程序适用于本厂内、外部信息的沟通与交流。
内外部沟通控制程序
会议
同检讨。
8.1 可 分 别 依 “ 呈 报 ” 或 “ 会 签 ” 等
8
联络
形式或将交办事项知会相关部门
相关人员周知时使用。
文件类别 文件名称
程序文件 内外部沟通控制程序
文件编号 KCDGP004F 本页生效日 2005/08/01
页次 3
②外部沟通程序
NO
流程
接上页
外部关注 信息交流 1
2
外部信息的处理
核准
文件类别
程序文件
文件编号 KCDGP004F
页次
文件名称
内外部沟通控制程序
本页生效日 2005/08/01
2
一、适用范围：
本公司内部 ISO9001 和 ISO14001 品质/环境管理系统有关品质/环境/管理体系之信息交流及
外部与品质/环境因素相关之政府机构、社会团体、环保组织、行业协会、周边环境、客户、
2.5 事故或紧急情况时的通报按“紧急 状况准备与应变程序”实施。
3.1 外部信息接收后，由窗口部门拟定 “环境管理外部关注事项处理单” 将信息主题内容予以记录并附相关 资料，交部门主管承认。
“环境管 理外部关 注事项处 理单”
4.1 依问题性质予以检讨和承认并拟 定措施。
5.1 依需要使相关部门予以了解时参 考
环境体系运作文件
内外部沟通控制程序
制定单位: 行政部 文件编号: KCDGP004F 版 本: V.A 制定日期: 2005.08.01
发行
核准
审查
制定
文件类别 文件名称
程序文件 内外部沟通控制程序
文件编号 KCDGP004F 本页生效日 2005/08/01
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1.0 目的
——使组织与顾客建立沟通和快速反应机制。
——规定部沟通的渠道，以加强信息交流，确保质量管理体系运作的有效性。
2.0 适用围
适用于公司不同部门和不同层次人员之间的各种信息的沟通。
3.0 职责
3.1 管理者代表负责协调质量管理运作中各部门之间的沟通，确保沟通的顺畅。
3.2 质量部负责潜在质量风险预警的实施；负责协助管理者代表督查外部信息沟通及处理。
3.3 销售部负责处理顾客投诉，提供优质服务。
3.4 各部门负责制定和实施改进措施计划。
4.0 术语：无
5 工作程序
5.1 外部信息管理
5.2 部沟通及信息管理
6.0 过程绩效指标及计算方法
信息反馈完成率 =信息反馈完成项目数/信息反馈项目总数×100%
1、潜在质量风险预警的意义
·供应商与SGMW之间建立沟通和快速反应机制。
·鼓励供应商质量主动报警，在质量业绩考核给予适当减免
·当供应商报告潜在质量风险时，SGMW在制造、检验、售前环节采取必要的遏制措施，并视供应商需要，在质量管理体系和产品技术方面，提供供应商必要的支持，以降低质量损失
2、潜在质量风险预警的具体容
·职责规定－明确该项工作的主责部门、相关部门及职责。
·部报告机制－当发生符合上述潜在质量风险申报条件时，部报告机制如何保证及时上报企业部风险评审小组。
·外部报告机制-当发生潜在质量风险时，需要立即通报SGMW SQE及其他被影响的通用汽车公司工厂
·评审记录保存－如何规定潜在质量风险评审记录的保存要求。
·对下级供应商的要求－对下级供应商潜在风险提出适当方法相应加以控制。